Состав и виды кадровых документов. Лекции

    Табель  учета рабочего времени подписывается  непосредственными руководителями тех или иных структурных подразделений, ответственным за кадровое делопроизводство сотрудником по окончании каждого месяца и сдается в единственном экземпляре в отдел «Бухгалтерия» для расчета заработной платы.

    Обычно  функции по регистрации явки или неявки на рабочее место, если в организации отсутствует автоматическая система, возлагают либо на сотрудника отдела «Бухгалтерия», либо отдела по работе с персоналом, либо на непосредственных руководителей подразделений. Эти функциональные обязанности прописываются в должностной инструкции сотрудника, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени и визируются руководителем предприятия.

    В течение месяца при ведении табеля необходимо подвести итог по количеству реально отработанного времени, в каждой ячейке того или иного числа месяца мы фиксируем присутствие или отсутствие сотрудника на рабочем месте. Если мы зафиксировали неявку, то обязательно нужно выяснить причину данного поступка. Также предусмотрена возможность фиксировать только неявки или отсутствие работника на своем рабочем месте. По результатам ведения табеля нам нужно подводить предварительные итоги за первую и вторую половину месяца, а также суммарный итог за весь месяц.

    Проставление  обозначений происходит на основании  всех видов затрат рабочего времени, ставится в квадратике каждого дня. К таким затратам можно отнести: отпуск, больничный, явка, командировка и т.д. Фиксация данных происходит в графах 4 и 6 формы Т-12. В верхней строке ставят буквенное обозначение. Нижняя строка предназначена для фиксации количества затраченных часов по каждому буквенному обозначению. Например, если работник Иванов В.В. 8 ноября находился в командировке весь рабочий день, то соответственно в табеле за ноябрь с числом 8 напротив сотрудника с фамилией Иванов В.В. ставят букву «к» и 9 рабочих часов. Если необходимо зафиксировать выходные у работника организации, то для этого применяются следующие обозначения: в нижней строке ставится «0» (ноль), а в верхней строке - буква «в». Заметим, если ставят в табеле учета букву «б», которая говорит о том, что человек находился на больничном листе, значит есть документальное подтверждение (листок о временной нетрудоспособности). Если не получили документальное подтверждение отсутствия сотрудника на рабочем месте, то в графе ставят следующее обозначение «ни» - неявка по невыясненным причинам. В табл. 9.1. указаны условные обозначения в табеле учета рабочего времени.

    Таблица 9.1.

    Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

    Для того чтобы подсчитать в конце месяца реально отработанное количество дней, нужно:

• вычесть суммарное количество выходных дней;
• вычесть суммарное количество дней неявок по невыясненным причинам;
• вычесть другие виды невыхода на работу;
• посчитать реально отработанные часы путем сложения строк граф 4 и 6;
• в графу 5 (первая половина месяца) занести полученные результаты;
• в графу 7 (вторая половина месяца) занести полученные результаты;
• в графы 8—13 (весь месяц) занести полученный результат;
• в графы 14—16 занести информацию о суммарном количестве неотработанных часов;
• в графе 15 прописываем информацию в виде цифровых кодов с отражением причин отсутствия на рабочем месте. Цифровые коды и буквенные обозначения можно найти на титульном листе формы;
• в графе 17 фиксируем суммарное количество выходных дней работника.

    9.2. Журналы и книги по учету кадров.

    В работе сотрудника, который отвечает за ведение кадрового делопроизводства, всегда присутствует достаточно большой  объем информации. Для отражения  информации о передвижениях сотрудников организации существуют специальные журналы и книги для учета такой информации.

    Ведение журналов и книг по учету кадров позволяет:

• организовать учет кадров;
• отследить передвижения персонала внутри организации;
• отследить документы, выданные сотрудникам предприятия под расписку;
• снизить ресурсные затраты по поиску необходимых документов.

    Ответственный за кадровое делопроизводство сам решает, какие книги и журналы ему  нужно вести в организации. Существует только один документ, который обязаны вести в компании. Таким документом считается книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. За неведение данного документа предусмотрен штраф, который может наложить инспектор по труду. Сама же форма «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» была утверждена 10 октября 2004 г. № 69 постановлением Минтруда РФ.

    Рассмотрим более подробно вопрос оформления журнала. Первое - определяем расположение страниц: горизонтальное или вертикальное. Расположение журнала будет полностью зависеть от того количества граф, которое Вы хотите видеть в Вашем будущем журнале. Материал для изготовления журнала может быть совершенно различным: от простых листов формата A4 до специальной канцелярской книги. На титульном листе журнала пишут его название. После этого ответственный за ведение данного журнала ставит свою подпись на лицевой или оборотной его стороне. Также можно ставить свою подпись на каждой странице или на последней странице журнала.

    Потом делим журнал на графы, нумеруем страницы, прошнуровываем и скрепляем печатью. Следующим этапом идет визирование журнала у руководителя отдела кадров и руководителя организации либо генерального директора компании. Визирование журнала осуществляется на последней странице журнала.

    В журнале запрещается делать какие-либо исправления, зачеркивания, использование корректирующей жидкости. Исправления лучше вписывать в специально предназначенной для этого графе под названием «Примечание». Если в журнале отсутствует данная графа, то исправление делаем следующим способом: в графе с ошибкой пишем «Запись за номером таким-то недействительна», после этой записи пишем правильный ее вариант. Рекомендуется при заполнении журнала пользоваться теми же средствами для написания, что и при заполнении трудовых книжек.

    После того, как все страницы в журнале заполнены, на его титульном листе проставляется дата окончания, и происходит сдача его в архив, до этого журнал хранится только в подразделении сотрудника, ответственного за кадровое делопроизводства. В табл. 9.2. приведены сроки хранения журналов, установленные Росархивом.

    Таблица 9.2.

    Сроки хранения журналов, установленные Росархивом

    В заключение стоит отметить, что в  случае ведения журнала, на который  не распространяется ни один из вышеперечисленных  установленных сроков, решение о  его хранении принимает руководитель компании. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Тема 10. ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ И ПОЗДРАВИТЕЛЬНЫХ ПИСЕМ

    10.1. Что такое акты?

    Акты - это еще один вид документа, который относится к категории учетно-справочной документации.

    Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий.

    Акты  принято разделять на следующие категории:

    1) по содержанию;

    2) по назначению.

    В свою очередь, вышеперечисленные категории  принято разделять на акты, в которых отражены:

• нарушения правил внутреннего трудового распорядка;
• нарушения дисциплины труда;
• отказ от подписи, который свидетельствует ознакомление с приказом;
• сдача-приемка;
• отказ от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
• испытания (образцов, систем, технологий);
• прием-сдача;
• ревизии, инвентаризации;
• передача-прием;
• ликвидация организаций и др.

    10.2. Процедура оформления акта.

    Акты всегда составляются в присутствии нескольких сотрудников, которые выступают в качестве свидетелей. В дальнейшем благодаря составленному акту могут быть приняты решения, которые могут изменить ход событий, повлиять, на чью-либо жизнь. Достаточно часто акты используются при судебных разбирательствах. На основании статьи 230 ТК РФ, акты приема-сдачи документов, ценностей, при проведении инвентаризации и в других случаях составляются только специально созданной для этих целей комиссией.

    Самой распространенной причиной в области составления актов является нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации. Отметим, что в данном случае установленной формы для издания акта с такой формулировкой нет. Поэтому будем прибегать к практической стороне вопроса. Итак, к наиболее распространенным проступкам относят:

• прогулы;
• появление на работе в состоянии опьянения;
• несвоевременное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
• некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
• некачественное выполнение распоряжений, приказов, заданий руководства;
• несвоевременное выполнение распоряжений, приказов, заданий руководства.