Состав и виды кадровых документов. Лекции

    Структура акта о нарушении дисциплины труда состоит из следующих элементов:

• дата, место и время составления;
• автор акта;
• свидетели составления акта;
• конкретное указание нарушения работника;
• предварительные объяснения нарушителя;
• подписи свидетелей;
• подпись составителя акта;
• подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

    В случае отказа работника, совершившего проступок, ставить свою подпись  в акте об ознакомлении с ним, мы обязательно делаем пометку об этом факте.

    Если  на работе сотрудник появился в алкогольном или наркотическом опьянении, то акт незамедлительно составляется в этот же день. Ознакомление сотрудника, совершившего проступок, в данной ситуации происходит на следующий день.

    В случае отказа дать объяснение в акте обязательно фиксируем причину, которую озвучил работник (почему он не захотел делать объяснение).

    Если  в организации существует утвержденный бланк для фиксации акта, то всю  информацию мы фиксируем в нем. Либо можно использовать специальный  бланк организации для оформления акта. ГОСТ Р 6.30-2003 предъявляет определенные требования, а именно, обязательное наличие следующих реквизитов:

• название организации;
• название вида документа (слово «акт»);
• дата и регистрационный номер документа;
• место составления;
• заголовок к тексту (название акта);
• подписи;
• в необходимых случаях - гриф утверждения.

    Заголовок должен согласовываться со словом «акт» и стоять в родительном или предложном падеже.

    Обязательно в акте указывают количество составленных экземпляров и, если есть, фиксируют приложения к акту.

    Если  акт подписан всеми участниками  события, то он вступает в силу с  момента его подписания всеми  заинтересованными лицами. В случае несогласия кого-либо, делается на акте отметка о его отношении, потом  им ставится подпись, и акт вступает в силу.

    10.3. Оформление поздравительных писем.

    Оформление  поздравительных писем - это еще одна приятная и хлопотная обязанность сотрудников отела по работе с персоналом или другого сотрудника организации, ответственного за данное направление.

    Поздравительные письма являются неотъемлемой частью деловой переписки, которую осуществляет та или иная организация. Обычно они направлены таким адресатам, как руководство другой организации. Поэтому их составление требует особого подхода, тщательного внимания. Помимо этого во внутренней корпоративной культуре также принято при помощи поздравительных открыток поздравлять своих коллег, руководство компании с важными положительными событиями в их жизни.

    Обычно  поздравительные письма пишутся  в свободной форме и в небольшом объеме. Поздравительные открытки необходимо оформлять на бумаге, где проставлены реквизиты компании. Оформив открытку на фирменном бланке, указывают следующую информацию:

• наименование организации;
• справочные данные о организации (юридический адрес, телефон, факс, адрес электронной почты и интернет-сайта);
• ОКПО (код организации);
• ОРГН (основной государственный регистрационный номер);
• ИНН/КПП (индивидуальный номер налогоплательщика/код причины/постановки на учет);
• дату;
• адресата (организацию или гражданина, кому предназначено письмо);
• подпись руководителя Вашей организации.

    Обычно  поздравительные письма не принято  регистрировать.

    Поздравительную открытку, лучше заказать в агентстве, специализирующемся на изготовлении эксклюзивных подарочных открыток. Таким образом, эта открытка послужит своего рода рекламой компании. Само поздравление должно быть написано официальным стилем, в котором прослеживаются нотки искренности и теплоты пожеланий.

    Написать  текст поздравления лучше от первого  лица множественного числа (например, «поздравляем») либо от первого лица единственного числа (например, «желаю»).

    Если  поздравление адресовано коллективу, то «вы» пишем с маленькой буквы. В случае адресации сообщения одному человеку «Вы» пишем с большой буквы.

    В самом начале письма не забудьте написать вступительное слово.

    Если  же надо поздравить коллег внутри организации, обычно прибегают к электронной  рассылке поздравительных писем.