Анализ финансового состояния и разработка комплекса мероприятий на повышение эффективности деятельности предприятия

Другим способом воздействия на ускорение расчетов с покупателями является введение в расчет штрафных санкций за задержку платежа. Система штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств покупателями, формируемая в процессе разработки кредитных условий, должна предусматривать соответствующие пени, штрафы и неустойки. Размеры этих штрафных санкций должны полностью возмещать все финансовые потери предприятия - кредитора (потерю дохода, инфляционные потери, возмещение риска снижения уровня платежеспособности и другие). Необходимо отметить, что механизм санкций не выгоден продавцу и покупателю, что связано с системой налогообложения организаций. Согласно требованиям Налогового кодекса РФ (часть вторая) сумма полученных штрафов в полном объеме является базой по расчету налога на добавленную стоимость [23, с. 20].

При неисполнении договорных обязательств необходимо проводить следующий комплекс мероприятий:

обзвонить должников и напомнить о необходимости погашения задолженности;

разослать претензии;

временно прекратить обслуживание должников;

взыскать задолженность в судебном порядке.

Таким образом, для успешного управления просроченной дебиторской задолженностью необходимо регламентировать процесс внутренними документами и создать для персонала ОАО Кондитерского объединения «Сладко» условия, позволяющие следовать данному регламенту.

3.2 Автоматизация управления дебиторской задолженностью

Любое предприятие, так или иначе, сталкивается с задачей контроля уровня дебиторской задолженности. Отсутствие действенных инструментов по контролю и возврату дебиторской задолженности существенно повышает риски предприятия по несвоевременному возврату данного вида задолженности.

Располагая многолетним успешным опытом по управлению и взысканию дебиторской задолженности, Консалтинговая группа «Лекс» разработала информационно-правовую систему «Управление дебиторской задолженностью» (далее - ИПС «УДЗ»)

Данная система обеспечивает возможность постоянной (ежедневной) работы с контрагентами, как исполняющими свои обязательства в установленные договором сроки, так и с недобросовестными должниками.

Основными пользователями программы являются:

1.       специалисты и руководители отдела сбыта (контроль и востребование дебиторской задолженности, а так же работа по ее взысканию);

2.       специалисты юридической службы (взыскание проблемных долгов с контрагентов);

3.       топ менеджмент небольших компаний (анализ причин не возврата долгов, принятие управленческих решений);

4.       бухгалтерская служба (контроль сроков оплаты дебиторской задолженности, ее востребование и учет).

Возможности и преимущества ИПС «Управление дебиторской задолженностью»:

        полностью автоматизирует процесс работы с должниками;

        оптимизирует рабочее время сотрудников предприятия, отвечающих за вопросы управления дебиторской задолженностью;

        своевременно обрабатывает историю взаимоотношений с каждым контрагентом;

        устанавливает и контролирует всех занесенных в систему дебиторов, вне зависимости от суммы долга и от сроков платежа;

        позволяет значительно снизить затраты организации на профессиональную юридическую помощь, оказываемую внешними юридическими компаниями;

        контролирует сроки взыскания задолженности, что исключает риски организации, вытекающие из несвоевременного получения денежных средств;

        оптимизирует процесс подготовки документов по взысканию дебиторской задолженности в претензионном и судебном порядке;

        позволяет вести работу по взысканию с должника не только суммы долга, но и штрафных санкции за несвоевременное исполнение обязательств, которые рассчитываются автоматически;

        автоматически формирует отчеты в целях принятия пользователем управленческих решений.

ИПС « Управление дебиторской задолженностью» предоставляет пользователю возможность работать:

        перечнем контрагентов организации;

        сведениями по основаниям возникновения задолженности;

        справочной информацией по истории работы с каждым контрагентом;

        автоматизированным алгоритмом действий по востребованию долгов;

        нормативно-правовой базой, регламентирующей порядок взыскания задолженности;

        положениями судебно-арбитражной практики;

        формами процессуальных и иных документов;

        аналитическими отчетами, необходимыми для принятия управленческих решений;

        комментариями и инструкциями ведущих специалистов Консалтинговой группы «Лекс».

Система является профессиональным помощником, который автоматически планирует, учитывает и контролирует деятельность по работе с контрагентами организации. Она проста в установке и эксплуатации, ее применение и использование не требует специального юридического образования, других профессиональных или технических знаний [32,с.52].

Фактически, в одной программе заложено два блока для работы с дебиторской задолженностью:

1.       контроллинг оплаты выставленных счетов;

2.       помощник востребования проблемной дебиторской задолженности.

В области управления дебиторской задолженностью ИПС «УДЗ» позволяет вести анализ выставленных счетов, как оплаченных, так и не оплаченных со стороны контрагентов и представляет собой инструмент для оптимизации работы с дебиторской задолженностью [34,с.27].

При большом количестве выставленных счетов осуществлять контроль своевременной оплаты очень сложно (редко в какой организации данный процесс отлажен до автоматизма). Не позволяет в автономном режиме это делать и программа 1С., так  как она направлена только на учет, а не на управление.

Вместе с тем, первая часть системы, позволяет осуществлять контрольные функции по выставленным счетам, при этом специальные действия пользователя минимальны (занести информацию в программу или импортировать ее из 1С). В дальнейшем программа отреагирует, и сама покажет неоплаченный счет.

При загрузке приложения перед пользователем открывается главная форма - список организаций-дебиторов (с указанием суммы долга, срока платежа), которые ранжированы в зависимости от установленных для них сроков оплаты по следующим группам:

1.       «срочные» дебиторы, работа по которым запланирована на текущую дату;

2.       дебиторы «средней срочности», которые переходят в разряд «срочных» в ближайшие дни;

3.       «несрочные» дебиторы, работа по которым запланирована на более поздний срок.

Система самостоятельно определяет состояние дебиторской задолженности по каждому должнику и «подсказывает» пользователю, когда и какие конкретные действия необходимо осуществить, автоматически демонстрируя именно те сведения, которые требуются для реализации этих действий:

        наименование контрагента;

        основания возникновения задолженности (номер и дата договора, номер и дата счета на оплату);

        сумма долга по договору;

        сумма, оплаченная должником на текущую дату;

        сумма задолженности по состоянию на текущую дату;

        срок оплаты;

        сумма, уплаченная контрагентом добровольно или после определенных действий пользователя (список произведенных должником платежей);

        количество дней просрочки;

        сумма штрафных санкций (рассчитывается автоматически);

        необходимые действия по востребованию задолженности;

        рекомендации по осуществлению пошаговых действий (сценарий проведения переговоров, оформление письменных документов и т.п.).

Вторая часть функционала программы направлена на поэтапную работу с несвоевременными платежами - дебиторской задолженностью. В программе четко и последовательно выстроена схема действий, направленных на погашение дебиторской задолженности:

1.       Телефонный звонок;

2.       Проект претензии и комментарии по ее оформлению и отправке;

3.       Проект искового заявления [2].

Пользователю предоставлена возможность в любой момент обратиться к разделу «Правовая поддержка», в котором подробно описана последовательность действий по взысканию дебиторской задолженности, изложены требования действующего законодательства и материалы судебно-арбитражной практики, а также представлены формы необходимых документов и рекомендации по их заполнению. При этом предусмотрена возможность автоматического заполнения текстов документов (претензии, исковые заявления, ходатайства и т.д.), которые могут быть отредактированы путем копирования в любом текстовом редакторе [1].

Покупая и устанавливая информационно-правовую систему «Управление дебиторской задолженностью» мы приобретаем, следующие ценности:

        экономия существенных денежных средств на привлечении внешних специалистов: контролировать и взыскивать дебиторскую задолженность может любой работник Вашей компании, обладающий минимальными навыками;

        приобретение возможности работы с встроенными в ИПС УДЗ методиками для сопровождения и поддержания каждого шага при работе с дебиторами, как на этапе управления, так и на этапе взыскания долгов с проблемных дебиторов;

        приобретение эффективного инструмента, покупая и устанавливая информационно-правовую систему «Управление дебиторской контроля и учета выставленных счетов, их оплаты и движения денежных средств внутри Вашей компании;

        автоматизация процесса учета, контроля и взыскания средств с недобросовестных контрагентов;

        приобретение возможности принимать управленческие решения на основании автоматически формируемых программой аналитических отчетов;

        техническая поддержка, консультации специалистов и бесплатные обновления методической базы в течение всего срока службы программы.

Затраты, связанные с приобретением и внедрением программного продукта ИПС «Управление дебиторской задолженностью» будут следующие:

1.       Стоимость программного продукта 35 000 руб.

2.       Определение структуры бюджетов, описание источников, статей затрат и составление технического задания экономистом для приглашенного программиста потребуется 15 чел./часов.

        Заработная плата штатного экономиста составляет 25 000 рублей в месяц.

        Среднедневная стоимость 1 чел./часа экономиста приблизительно стоит, рассчитаем по формуле (29):

СДС = 25 000 / 22 / 8 = 142  руб.,

              В стоимостном выражении: 2 130 рублей.

3.       Установка и настройка программного продукта, исполнение технического задания приглашенным программистом потребует 10 чел./часов. Средняя стоимость аналогичных работ стоит 1 400 рублей в час, рассчитаем по формуле (30):

В стоимостном выражении: СУ = 10 × 1 400 = 14 000 рублей.

Таким образом, общая стоимость приобретенного, установленного и настроенного программного продукта составит: 46 130 руб.

В качестве подтверждения необходимости данного нововведения рассчитаем экономию времени и средств от внедрения данного мероприятия на этапе планирования. Существенным недостатком в работе на ОАО «Кондитерское объединение «Сладко» являются значительные затраты рабочего времени на планирование рабочего дня, согласование графиков завозов, доставок, платежей.

В среднем на эту процедуру тратится 3 часа в день. Среднемесячная заработная плата 1 экономиста составляет 25 000 рублей в месяц (среднечасовая заработная плата 1 чел./часа составляет 142 рубля). После внедрения программного продукта данная процедура будет занимать 1 час в день. Следовательно, экономия времени составляет 2 часа, отсюда условная экономия средств, расчет по формуле (32):

ЭВ = 142 × 2 = 284 рубля в день, или 284 × 22 × 12 = 74 976 рублей в год. Условная экономия средств, включая всех экономистов, составит, рассчитаем по формуле (31): 

УЭС = 74 976 × 2 = 149 952 рубля в масштабах 1 года.