Особености учета и аудитана

Фінансовий стан «Четвертої Черкаської міської поліклініки» Черкаської міської ради є надзвичайно важким. Основною причиною такого становища є наявність постійного дефіциту бюджету, що призводить до жорсткого режиму економії коштів.

 

 

2.2.Організація обліку грошових коштів в установі

 

Грошові кошти в «Четвертій Черкаській міській поліклініці» Черкаської міської ради зберігають на реєстраційних (спеціальних реєстраційних) рахунках в органах ДКУ. Але на практиці виникає необхідність в розрахунках готівкою, наприклад при виплаті заробітної плати, допомоги з тимчасової втрати працездатності, стипендії, авансу на відрядження. Для цього бюджетні установи можуть зберігати свої грошові кошти в касі.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.2. Схема наявності та руху грошових коштів у касі установи[49]

Касові операції- операції, що пов'язані з прийманням і видачею готівки шляхом проведення розрахунків через касу установи (рис. 2.2).

Розмір суми грошових коштів у касі на кінець робочого дня  лімітований.

Ліміт каси - граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час[6].

Ліміт каси встановлюється залежно від режиму та специфіки  роботи бюджетної установи, віддаленості від установи банку, що здійснює готівкове  обслуговування, а також обсягу касових  оборотів за всіма рахунками, термінів здачі готівки тощо.

 «Четверта Черкаська міська поліклініка» Черкаської міської ради може мати у своїй касі готівку в межах установлених лімітів (за винятком готівки для виплат, пов'язаних з оплатою праці, грошового забезпечення, стипендій, що зберігаються в касі понад ліміт упродовж трьох робочих днів).

Усі касові операції ведуться касиром або іншим працівником, який призначається на цю посаду керівником установи.

Готівку до каси з реєстраційних  рахунків касир отримує за грошовими іменними чеками, які виписують органи Державного казначейства на підставі заявки на видання готівки.

Порядок отримання готівки в «Четвертій Черкаській міській поліклініці» Черкаської міської ради відображено на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Порядок отримання готівки бюджетною установою[34]

Умовні позначення:

1 - подача документів  для отримання готівки (заявку  на одержання готівки, платіжні  доручення на перерахування страхових  внесків);

2 - перевірка органом  ДКУ документів на відповідність

3 - виписка чеку на  отримання готівки

4 - отримання готівки  в банку на підставі одержаного  в органі ДКУ чеку

5 - оприбуткування готівки  в касі установи

На підставі перевіреної  заявки органи ДКУ виписують на касирів  чи уповноважених осіб, указаних у  заявці, грошові чеки на отримання готівки, котрі реєструють у журналі реєстрації виданих чекових книжок із зазначенням номерів чеків та осіб, які отримали чекові книжки. На підставі належно оформлених грошових чеків уповноважені особи розпорядників бюджетних коштів отримують готівку з рахунків, відкритих в установах банків на ім'я органів Державного казначейства[1].

В «Четвертій Черкаській міській поліклініці» Черкаської міської ради створені відповідні умови, які гарантують збереження готівки в касі (окреме приміщення з охоронною сигналізацією для каси, сейфа тощо). Перелік цінностей, які можуть зберігатися в касі відображено на рис. 2.4.

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.4. Перелік цінностей, які можуть зберігатися в касі[6]

Готівка- це грошові знаки (банкноти, монети). Касові документи- це документи (касові ордери та відомості на виплату грошей, розрахункові документи, квитанції програмно-технічних комплексів самообслуговування, відомості закупівлі сільськогосподарської продукції, інші прибуткові та видаткові касові документи), за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку.

Касові операції в «Четвертій Черкаській міській поліклініці» Черкаської міської ради оформляються наступними касовими документами, які відображені в табл. 2.4.

Касовий ордер- первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси.

Таблиця 2.4

Первинні документи касових операцій

№ з/п	Форма документа	Назва документа
1	2	3
1	КО-1	Прибутковий касовий ордер
2	КО-2	Видатковий касовий ордер
3	КО-3 КО-3а	Журнал реєстрації прибуткових  та видаткових касових ордерів
4	КО-4	Касова книга
5	КО-5	Книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей
6		Відомість на виплату грошей

* Джерело: складено та систематизовано на основі даних наукових джерел [22,34]

Журнал реєстрації прибуткових  і видаткових касових документів - документ, що застосовується для реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів та інших касових документів[47].

Касова книга - документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі.

Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії Звіт касира з касовими ордерами під підпис у касовій книзі.

Книга обліку виданих  та прийнятих старшим касиром  грошей - книга, що застосовується для  обліку готівки та сплачених документів.

Виплати, пов'язані з  оплатою праці в «Четвертій Черкаській міській поліклініці» Черкаської міської ради, проводяться касиром або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача чи за видатковими відомостями на виплату грошей.

На титульній сторінці видаткової відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених керівником, із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень - словами, копійок - цифрами).

У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму готівки, виданої для виплат, пов'язаних з оплатою праці, складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляються на кожній видатковій відомості.

 

Рис. 2.5 Схему розрахунку через РРО[30]

Кошти, які надходять  у вигляді виручки від платних  послуг збирають в операційній касі, яка обладнана реєстратором розрахункових  операцій.

Реєстратор розрахункових операцій (РРО) - пристрій або програмно-технічний  комплекс, у якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій під час продажу товарів (надання послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та/або реєстрації кількості проданих товарів (рис. 2.5).

Фіскальні функції- це здатність реєстраторів розрахункових операцій забезпечити одноразове занесення, довготермінове зберігання у фіскальній пам'яті, багаторазове зчитування і неможливість зміни підсумкової інформації про обсяг розрахункових операцій, виконаних у безготівковій формі.

Книга обліку розрахункових операцій (КОРО) - прошнурована і належним чином зареєстрована в органах державної податкової служби України книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг)[57].

Розрахункова книжка (РК) - належним чином зброшурована та прошнурована книжка, зареєстрована в органах державної податкової служби України, що містить номерні розрахункові квитанції, які видаються покупцям у визначених Законом України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" від 06.07.1995 № 265/95-ВР випадках, коли не застосовуються РРО.

Синтетичний та аналітичний  облік касових операцій в національній валюті у «Четвертій Черкаській міській поліклініці» Черкаської міської ради ведуть відповідно до Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установах, затвердженої наказом Державного казначейства України від 26.12.2003 року № 242.

Для обліку касових операцій Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ передбачено рахунок 30 «Каса».

Регістром синтетичного обліку касових операцій є Накопичувальна відомість за касовими операціями ф. 380 (бюджет) - меморіальний ордер 1.

Аналітичний облік касових операцій в «Четвертій Черкаській міській поліклініці» Черкаської міської ради ведеться у Картці аналітичного обліку готівкових операцій, яка призначена для відображення операцій з готівкою в касі бюджетної установи в розрізі кодів бюджетної класифікації та видів коштів (окремо за загальним та спеціальним фондами й видами коштів спеціального фонду).

Картка відкривається  щомісячно, записи в ній здійснюються на підставі кожного звіту касира.

Кореспонденцію господарських  операцій з обліку готівкових коштів відображено в табл. 2.5.

 

Таблиця 2.5

Кореспонденція господарських  операцій з обліку готівкових коштів в «Четвертій Черкаській міській полікліці» Черкаської міської ради

№ з/п	Зміст господарських операцій	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
Облік надходження готівки до бюджетної установи
1	Отримання в касу готівки з реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків за прибутковими касовими ордерами	301	321, 323, 324, 326
2	Одержано спонсорських, благодійних  внесків та іншої гуманітарної допомоги	301	712
3	Погашення дебіторської заборгованості	301	364
4	Внесення плату за проживання в  гуртожитках	301	364
5	Отримані кошти від підзвітних осіб (залишок авансу)	301	362
6	Отримані кошти від винних осіб за завдані збитки	301	363
7	Повернено зайво отриману заробітну плату	301	661
8	Надходження коштів за харчування працівників  за місцем роботи, утримання дітей  в дитячих дошкільних закладах	301	364, 674
9	Надходження в касу плати за телефонні  переговори, які йдуть на відшкодування  касових видатків	301	801, 802, 811 - 813
Облік видачі готівки бюджетної установи
1	Зарахування сум на спеціальні реєстраційні рахунки коштів, які надійшли в  касу установи	323, 324	301
2	Зарахування плати за телефонні  переговори та інших коштів, які  відповідно до чинного законодавства України спрямовують на відшкодування касових видатків	321, 323	301
3	Видано готівку під звіт	362	301
4	Зарахування на рахунок винних осіб недостач грошових коштів	363	301
5	Виплачено заробітну плату	661	301
6	Виплачено стипендію	662	301
7	Видано депоновану заробітну плату	671	301

* Джерело: складено та систематизовано на основі даних кореспонденції рахунків Четвертої Черкаської міської поліклініки» Черкаської міської ради

 

Поряд з грошовими  коштами в касі бюджетні установи розпоряджаються іншими коштами, до яких належать: грошові документи в національній та іноземній валюті, грошові кошти в дорозі.

До грошових документів в «Четвертій Черкаській міській поліклініці» Черкаської міської ради належать сплачені талони на бензин і мастило, оплачені путівки в будинки відпочинку, санаторії, на турбази, отримані повідомлені на поштові перекази, поштові марки і марки держмита, бланки трудових книжок і вкладиші до них тощо, а також оборотні активи у формі еквівалентів грошових коштів, тобто коштів, що містяться в акредитивах, у чекових книжках. У господарській діяльності бюджетних установ такі документи називають документами суворого обліку та звітності, за допомогою яких оформлюють лише окремі господарські операції.

Акредитив - договір, що містить зобов'язання банку-емітента, за яким цей банк за дорученням клієнта (заявника акредитива) або від свого імені проти документів, які відповідають умовам акредитива, зобов'язаний виконати платіж на користь бенефіціара або доручає іншому (виконуючому) банку здійснити цей платіж[33].

Для скорочення термінів розрахунків  готівкою застосовують розрахункові чеки - розрахунковий документ, що містить  нічим не обумовлене письмове розпорядження  власника рахунку (чекодавця) банку-емітенту, у якому відкрито його рахунок, про сплату чекодержателю зазначеної в чеку суми коштів. Форми розрахункових чеків затверджуються Національним банком України.

При отриманні горючих і мастильних матеріалів деякі установи застосовують смарт-картка.

Смарт-картка - це пластикова картка з влаштованим мікропроцесором, який містить інформацію про суму грошових коштів у файлі на рахунку.

Для обліку інших коштів в «Четвертій Черкаській міській поліклініці» Черкаської міської ради передбачено рахунок 33 "Інші кошти", його субрахунки:

331 «Грошові документи в національній валюті»

333 «Грошові документи в дорозі в національній валюті»

Видача талонів на пальне, поштових марок, марок держмита відображається за дебетом субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами» Видача підзвіт зазначених грошових документів здійснюється в установах за розпорядженням їхніх керівників, повторна видача без попереднього звітування не допускається.

Кореспонденцію рахунків з обліку інших коштів відображено в табл. 2.6.