Подготовительная работа по составлению годовой отчетности

  Пользуются  бухгалтеры  и  специальными  базами  данных, которые  предоставляют  справочную  и  нормативную  информацию. Ценность  бухгалтерский  программ  и  информационно-правовых  баз  данных  напрямую  зависят  от  их  соответствия  действующему  законодательству. А  значит, большое  значение  имеет  частота  и  своевременность  их  обновления. Но  если  обновление  отчетных  форм  для  бухгалтерских  программ  чаще  всего  производится  бесплатно, то  пополнение  информационно-правовых  баз  данных  осуществляется  за отдельную  плату.

Следует заметить, что для сельскохозяйственных предприятий практически нет бухгалтерских программ, кроме «1С: Бухгалтерия 7.7 сельхоз.». В данной программе имеются все виды первичных документов, применяемых в сельскохозяйственном  учете. Документы по учету затрат труда фиксируют произведенные в отрасли трудовые затраты на выполнение конкретных работ и начисленную при этом оплату.

Пользование  компьютерными  средствами  мгновенно  сведет  на  нет  все  неудобства – распределение  сумм  пропорционально  известной  базе  достигается  в  любой  компьютерной  программе  элементарно. Вообще, при  компьютерном  учете  открывать  субсчета  и  даже  вести  аналитический  учет  в  разрезе  элементов  нет  необходимости, поскольку  элементы  задаются  корреспонденцией  счетов, для  решения  рассматриваемой  проблемы  достаточно  было  бы  сформулировать  принцип  пропорционального  распределения  элементов  затрат  по  производственным  счетам, после  чего  этот  принцип  безо  всякого  промедления  мог  быть  реализован  в  программных  продуктах.

Однако  внедрению  вычислительной  техники  должны  предшествовать  исчисление  эффективности  ее  внедрения, а  повышение  эффективности  ее  использования  следует  рассматривать  как  важнейшее  условие  совершенствования  управления  предприятием.

Эффективность  должна  определяться  как  на  стадии  технико-экономического  проектирования  (так  называемая  расчетная  эффективность), так  и  после  внедрения  проекта  и  освоения  его  эксплуатации  (фактическая  эффективность). Предварительный  расчет  должен  подтверждать  правильность  выбора  вида  вычислительной  техники  и  информационных  баз  и  целесообразность  проведения  дальнейших  проектных  работ.

Таким  образом, необходимо  не  только  автоматизировать  учет, но  рассчитать  эффективность  данной  операции.

В процессе работы на предприятии  были выявлены следующие недостатки в работе отдела бухгалтерии данной организации.

1. Плохо организовано разделение  труда, т.е. нет документов четко  определяющих обязанности каждого отдельного работника предприятия. Не ведется работа по унификации и анализу должностных инструкций. Вследствие этого возникают различного рода накладки, связанные с несвоевременной подготовкой документов, получением информации, необходимой главному бухгалтеру, с опозданием и т.д.

Таким образом будет целесообразным разработать перечень, четко определяющий обязанности работников предприятия, а также номенклатуру дел бухгалтерской службы.

2. Еще одним недостатком организации  бухгалтерского учета на предприятии является отсутствие автоматизации учета. Нет внутренних рабочих программ для формирования базы данных.

Совершенствование организации бухгалтерского учета в значительной степени  способствует создаваемые на предприятиях автоматизированные рабочие места бухгалтеров (АРМБ).

При решении проблемы организации  автоматизированного рабочего места  бухгалтера можно выделить несколько  этапов.

На первом этапе предполагается создание в подразделениях учетного аппарата отдельных АРМБ на основе средств организационной и вычислительной техники.

На втором этапе внутри учетного аппарата будут созданы локальные  сети АРМБ (многотерминальные системы).

На третьем этапе локальные  сети документирования и обработки  учетной информации будут объединены в одну систему со средствами организационной и вычислительной техники. Это приведет в перспективе к созданию безбумажной технологии обработки информации.

На современном этапе имеются  все предпосылки для решения  задач первого и второго этапов АРМБ для различных работников аппарата управления и учета.

В общем виде процесс создания и  обработки документов можно представить в виде последовательных фаз обработки, проводимых на различных участках учета. В свою очередь, фазы могут состоять из одного или нескольких каналов обработки - рабочих мест сотрудников аппарата бухгалтерского учета. Каналы обработки строятся в зависимости от средств организационной и вычислительной техники.

Системные функции автоматизированного  канала обработки информации на основе АРМБ должны обеспечивать: контролируемый ввод и вывод информации; организацию хранения учетной информации на внешних носителях; защиту информации от несанкционированного доступа; семантическую целостность и защиту от физического разрушения хранимой учетной информации; поиск, арифметическую и логическую обработку информации; обмен с другими информационными объектами.

В качестве технической базы для  построения АРМБ могут быть использованы микроЭВМ различных сетей. Автоматизированный канал должен включать помимо микроЭВМ периферийное оборудование - дисплей, накопители, на магнитных лентах, твердых и гибких дисках, устройство печати.

Перспективным направлением развития отечественной микропериферии является разработка компактных твердых дисков (накопителей) и печатающих устройств на основе «ромашки», обеспечивающих качественное документирование информации (на уровне машинописного изготовления).

Можно выделить следующие основные функциональные направления использования  АРМБ: обработка учетной информации; информационно - справочное обслуживание производственно - хозяйственной и  финансовой деятельности; анализ функционирования АРМБ для подразделения учетного аппарата, где создано АРМБ.

Первое направление предполагает автоматизацию таких стадий учетного процесса, как изготовление, регистрация документов, контроль использования и обработка документов и т.п.

Второе направление предполагает создание локальных баз данных нормативно - справочной информации, используемой в деятельности учетного аппарата.

Функциональное направление, связанное  с деятельностью учетного аппарата и его анализом на базе АРМБ, предполагает решение ряда задач по определению эффективности процессов обработки (оценка времени, экономических показателей, параметров надежности и качества процесса обработки) и общей организации работ по учету, планированию и анализу. Уделяется внимание также вопросам использования полученной информации в условиях функционирования АРМБ для подготовки и принятия соответствующих управленческих решений. Получаемая информация дифференцируется по уровням ее применения.

При автоматизации бухгалтерского учета используются различные программы. Рынок бухгалтерских программ насыщен  сравнительно недорогими, но достаточно мощными программами (особенно для малых и средних предприятий).

В новом уставе не предусмотрено  формирование резервного фонда, кроме  того, отчисления в этот фонд не производились  в течение нескольких лет. Поэтому  следует или закрыть счет 86 «Резервный фонд» как несоответствующий уставным документам или внести изменения в устав и сформировать его в размере, предусмотренным уставом.

В целях недопущения подделки документации целесообразно создать документ с образцами подписей сотрудников, наделенных правом подписывать финансовые документы.

В учете товарно-материальных ценностей  были выявлены следующие недостатки:

Отражение товарно-материальных ценностей  следует с опозданием;

Не выделяется НДС, уплаченный предпринимателям;

Имеют место случаи отсутствия счетов-фактур. Следует проводить проверки наличия  документов на предприятии не реже одного раза в полгода.;

Инвентаризация оформляется не должным образом (в отсутствии материально ответственных лиц); На данном предприятии инвентаризация проводится один раз в год, а инвентаризация основных средств раз в три года. Рекомендуется проводить инвентаризацию каждые полгода, а инвентаризацию основных средств каждые два года, т.к. на предприятии были случаи выявления недостачи.

Устранение этих недостатков в  большей мере зависит от применения на предприятии вышеуказанных рекомендаций.

Новые требования к отчетам

Формы бухгалтерской отчетности, утвержденные комментируемым приказом № 66н, не являются «рекомендуемыми». Это  значит, что они предназначены для всех без исключения компаний. Правда, степень детализации показателей бухгалтер может выбрать по своему усмотрению. К примеру, он вправе расшифровать, из чего складываются управленческие расходы, введя в отчете о прибылях и убытках дополнительные строки «в том числе».

В отчеты, предназначенные  для налоговиков и органов  статистики, нужно ввести дополнительную графу «Код». Она нужна, чтобы  присвоить каждому показателю свой код согласно перечню, приведенному в приказе № 66н. Например, строка «денежные средства» в балансе помечается цифрой «1250», а выручка в отчете о прибылях и убытках — цифрой «2110».

Состав годовой  отчетности

Раньше годовая отчетность в общем случае состояла из баланса (форма № 1), отчета о прибылях и  убытках (форма № 2), отчета об изменениях капитала (форма № 3), отчета о движении денежных средств (форма № 4), приложения к балансу (форма № 5) и пояснительной записки. Кроме того, предприятия, подлежащие обязательному аудиту, должны были предоставить аудиторское заключение.

Согласно комментируемому  приказу № 66н в состав годовой  отчетности входит баланс, отчет о прибылях и убытках, а также отчеты об изменениях капитала и о движении денежных средств. Плюс к этому общественные организации, не ведущие коммерческой деятельности, должны сдавать отчет о целевом использовании полученных средств.

Приложение к балансу  по форме № 5 отменено. Теперь дополнительные сведения нужно оформлять в виде так называемых пояснений. Специального бланка для них не предусмотрено, компания по собственному выбору может либо сгруппировать пояснения в таблицах, либо представить в текстовой форме.

Заключение аудиторов  в новом приказе не упоминается. Тем не менее компании, подлежащие обязательному аудиту, по-прежнему должны сдавать этот документ. Данное правило закреплено пунктом 2 статьи 3 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Пояснительная записка в  комментируемом приказе тоже не названа. Однако отказываться от нее не следует, потому что записка фигурирует в  законе о бухучете и в некоторых других нормативных правовых актах. В частности, в ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности». Там говорится, что при обнаружении существенных ошибок прошлых периодов в пояснительной записке нужно указать характер неточности и сумму корректировки.

Сдавать итоговую отчетность в ИФНС надо по-прежнему в течение 90 дней по окончании года.

Состав промежуточной  отчетности

Как и раньше, предприятие  будет отчитываться по итогам квартала, полугодия и девяти месяцев. Объем промежуточной отчетности остался таким же — баланс и отчет о прибылях и убытках (п. 49 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»). Не изменились и сроки сдачи в налоговую: квартальные отчеты следует предоставить в течение 30 дней по окончании квартала.

Отчетность малых  предприятий

Субъекты малого предпринимательства  имели право по итогам года не сдавать ничего, кроме баланса и формы № 2. К тому же малые предприятия, не подлежащие обязательному аудиту, могли заполнять их по группам статей без дополнительных расшифровок.

Сейчас малые предприятия  в общем случае должны заполнять  не только баланс и отчет о прибылях и убытках, но и отчеты об изменениях капитала, о движении денежных средств и пояснения. Но существует оговорка: в этих отчетах следует приводить только наиболее важную информацию, необходимую для оценки финансового положения и результатов. Отсюда можно сделать вывод: если особо важной информации нет, то субъекты малого предпринимательства вправе ограничиться балансом и отчетом о прибылях и убытках. При этом детализация по отдельным статьям для них по-прежнему не требуется.

Баланс

Главная отличительная черта  нового баланса — это увеличенное  количество столбцов, предназначенных для показателей прошлых периодов. Раньше существовали всего две графы «На начало отчетного года» и «На конец отчетного периода». В них указывали данные по состоянию на 1 января и на 31 марта (30 июня, 30 сентября, 31 декабря) текущего года соответственно.

Теперь предусмотрено  три столбца: «На отчетную дату», «На 31 декабря предыдущего года» и «На 31 декабря года, предшествующего предыдущему». Так, при оформлении баланса по итогам первого квартала 2011 года бухгалтеру понадобятся данные по состоянию на 31 марта 2011 года, на 31 декабря 2010 года и на 31 декабря 2009 года соответственно.