Аудит оценки персонала и разработка рекомендаций по ее усовершенствованию

 

Важную методологическую роль в проведении аудита и принятии обоснованных решений играет мониторинг в области персонала — научно обоснованная система периодического сбора, обобщения и анализа кадровой информации и представления полученных данных для принятия стратегических и тактических решений руководством организации.

Основными источниками информации, используемой для проведения аудита персонала, являются законы и инструкции в области управления трудом и  трудовыми отношениями, трудовые показатели организации, результаты анкетирования  и интервьюирования работников.

Сложность и многогранность объекта и целей аудита персонала  предполагают использование многообразного методологического инструментария проведения проверки и анализа, который можно разделить на три основные группы методов:

• Организационно-аналитические методы – проверка документов и отчетности. Анализ трудовых показателей о результативности деятельности организации и его персонала (показатели использования рабочей силы, рабочего времени, качества и производительности труда, оплаты труда). Источники информации: баланс трудовых ресурсов, описание работы и специфики, должностные инструкции, данные об издержках на найм, увольнение, обучение и переподготовка кадров, анкеты и тесты кандидатов, уровень производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, текучесть кадров и т.д.
• Социально-психологические методы – проведение социологических опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различного уровня. Данные методы используются для оценки удовлетворенности трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждения.
• Экономические методы – позволяющие путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними или лучшими в отрасли показателями оценить: конкурентоспособность организации на рынке труда; эффективность функционирования служб управления персоналом; эффективность самого аудита персонала [22, с.622].

В зависимости от ряда факторов выделяют несколько типов аудита персонала (таблица 2).

Таблица 2 – Классификация  типов аудита персонала

Признак классификации	Тип аудита персонала	Основные  характеристики
1. Периодичность  проведения	а) текущий   б) оперативный (специальный) в) регулярный   г) панельный	проводится  по заранее установленному регламенту за определенный период времени; проводится по оперативному распоряжению руководства; проводится через определенные промежутки времени; проводится с определенной периодичностью, с неизменными методикой и инструментарием на тех же группах людей и тех же объектах
2. Полнота  охвата изучаемых объектов	а) полный б) локальный в) тематический	охват всех объектов; охват отдельно выделенной группы объектов; все объекты, но по одной тематике
3. Методика  анализа	а) комплексный б) выборочный	используются все методы; анализу подвергаются работники, выбранные  по специальной методике – выборке
4. Уровень  проведения	а) стратегический б) управленческий в) тактический	на уровне высшего руководства; на уровне линейных руководителей; на уровне службы управления персоналом
5. Способ  проведения проверки	а) внешний б) внутренний	проводится сторонними специалистами; работниками самой организации

 

Осуществление аудиторской  проверки предполагает разделение работы на четыре этапа.

На подготовительном этапе осуществляются: формализация идеи проведения аудиторской проверки, определение ее целей, предполагаемой эффективности для организации; подбор персонала (внутри организации или вне ее) для организации проверки, его обучение в случае необходимости; разработка внутрифирменного документа (приказа, распоряжения), намечающего сроки, задачи, исполнителей и участников проверки, инструктаж исполнителей и участников; разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализируемой информации.

На этапе сбора информации осуществляются проверка документации и отчетности, мониторинг персонала, наблюдение, опросы, анкетирование, беседы с сотрудниками, предварительная обработка статистических данных, компоновка бухгалтерской и иной информации. Следует учитывать, что статистические и иные показатели становятся более доступными и содержательными с точки зрения анализа, если для их сбора, хранения и обработки используются компьютерная техника и современные информационные технологии.

На этапе обработки  и анализа информации полученная в ходе проверки информация обрабатывается и формализуется в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков и прочих форм представления данных, удобных для  оценки, и вводится в ЭВМ; на этом же этапе по разработанному алгоритму осуществляются анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с аналогичными особо преуспевающими организациями, научно обоснованными нормами и нормативами, путем применения методов экспертной оценки.

На заключительном этапе - этапе обобщения и представления  оценочных результатов, выводов  и рекомендаций - готовится итоговый материал, включающий, как правило, отчет о результатах аудиторской  проверки. В отчете могут быть рассмотрены  различные пути совершенствования  управления персоналом, включая внедрение  новых технологий (информационной, офисной, телекоммуникационной), сформулированы предложения по модификации существующих процедур управления, совершенствованию  документации, уточнения. На этом же этапе  осуществляется оценка результативности аудита персонала, заключающаяся прежде всего в социально-экономической и социально-психологической эффективности разработанных по итогам проведения аудиторской проверки мероприятий по рационализации организации труда персонала, а также по совершенствованию деятельности кадровой службы организации.

По результатам аудита можно оценить:

• коэффициент кадровой обеспеченности и потребность в персонале;
• качественную структуру управленческого персонала;
• потребность в обучении;
• стили управления;
• социально-психологический климат;
• инновационный потенциал;
• основные источники сопротивления изменениям;
• распределенность персонала в рамках организации.

Таким образом, аудит персонала, особенно в условиях рыночной экономики, позволяет повысить прибыльность организации  за счет выявления внутриорганизационных  резервов повышения эффективности  и производительности персонала  организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Аудит оценки (аттестации) персонала в ГУ – Управлении  Пенсионного фонда РФ по г. Большой Камень Приморского края

2.1 Характеристика организации

2.1.1 История  организации

 

Государственное учреждение - Управление Пенсионного  фонда Российской Федерации по городу Большой Камень (далее Управление) создан в соответствии с соглашением между Пенсионным фондом Российской Федерации и администрацией Приморского края о передаче Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации по Приморскому краю полномочий по назначению и выплате государственных пенсий.

Управление входит в структуру  Пенсионного фонда Российской Федерации (далее ПФР) и непосредственно подчиняется Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации по Приморскому краю (далее Отделение).

С августа 1991 года по февраль 2002 года Отделение пенсионного  фонда РСФСР по Приморскому краю имело отдел уполномоченных по г. Большой Камень, расположенный в г. Большой Камень по ул. Горького, 27 под руководством главного уполномоченного Валевахиной Веры Александровны.

В феврале 2002 года в соответствии с постановлением Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации от 04 декабря 2001 года № 185 «О передаче полномочий по назначению и выплате государственных пенсий Отделению ПФР по Приморскому краю»  было создано Государственное учреждение - Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по городу Большой Камень и Шкотовому району Приморского края и располагалось на территории г. Большой Камень по ул. Лазо, 8. Начальником Управления 8 февраля 2002 года назначена Валевахина Вера Александровна. В 2010 году начальником Управления стала Малецкова Елена Владимировна.

6 апреля 2011 года в г.Большой Камень была открыта новая клиентская служба по адресу: г. Большой Камень, ул. Горького,1.

2.1.2 Цель, задачи и функции организации

Управление является правопреемником соответствующего органа социальной защиты населения города Большого Камня Приморского края в части назначения (перерасчета) государственных пенсий, а также выплаты государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работавших на день смерти.

Свою миссию Управление видит  в том, чтобы обеспечивать достойный  уровень благосостояния россиян  после выхода на пенсию и таким  образом улучшать качество социальной защиты граждан нашей страны.

Цель Управления состоит  в пенсионном обеспечении граждан  России.

Основными задачами Управления являются:

• целевой сбор и аккумуляция страховых взносов, а также финансирование расходов в соответствии с назначением ПФ РФ;
• организация работы по взысканию с работодателей и граждан, виновных в причинении вреда здоровью работников и других граждан, сумм государственных пенсий по инвалидности вследствие трудового увечья, профессионального заболевания или по случаю потери кормильца;
• капитализация средств ПФ РФ, а также привлечение в него добровольных взносов (в том числе валютных ценностей) физических и юридических лиц;
• контроль с участием налоговых органов за своевременным и полным поступлением в ПФ РФ страховых взносов, а также за правильным и рациональным расходованием его средств;
• межгосударственное и международное сотрудничество РФ по вопросам, относящимся к компетенции ПФ РФ, участие в разработке и реализации в установленном законом порядке межгосударственных и международных договоров и соглашений по вопросам пенсий и пособий.

Управление в  своей деятельности руководствуется  Конституцией РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, положением о Пенсионном фонде РФ, утвержденным постановлением Верховного Совета РФ.

Для решения задач  Управление выполняет следующие  функции:

• учет страховых средств граждан, поступающих в рамках обязательного пенсионного страхования;
• назначение и выплата пенсий. Среди них трудовые пенсии (по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца), пенсии по государственному пенсионному обеспечению, пенсии военнослужащих и их семей, социальные пенсии, пенсии госслужащих;
• назначение и реализация социальных выплат отдельным категориям граждан: ветеранам, инвалидам, инвалидам вследствие военной травмы, Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации и др.;
• персонифицированный учет участников системы обязательного пенсионного страхования;
• взаимодействие с работодателями - плательщиками страховых пенсионных взносов;
• выдача сертификатов на получение материнского (семейного) капитала и выплата денежных средств по программе материнского капитала;
• управление средствами пенсионной системы, в т.ч. накопительной частью трудовой пенсии, которое осуществляется через государственную управляющую компанию и частные управляющие компании;
• реализация Программы государственного софинансирования пенсии.

2.1.3 Организационная структура организации

 

Структура Управления является линейно – функциональной. Она представлена в Приложении А.

Структура Управления состоит из 9 основных отделов:

• отдел назначения, перерасчета и выплаты пенсий;
• отдел оценки пенсионных прав застрахованных лиц;
• отдел персонифицированного учета, взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами;
• финансово-экономический отдел;
• главный специалист по кадрам;
• главный специалист по ведению делопроизводства и хранению пенсионных дел;

• главный юрисконсульт;

• группа автоматизации;

• административно-хозяйственная группа.

Структура Управления является в целом эффективной, потому что  отвечает необходимым показателям. В первую очередь тем, которые  характеризуют эффективность системы  управления: наблюдается увеличение объема выполненных работ, стабильные показатели деятельности. Во-вторых, характеризующим содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда: расходы на содержание аппарата управления, содержание зданий и помещений, переподготовка и подготовка.

Так же можно сказать, что  организационная структура Управления является простой, в организации  четко разграничены функции линейного  руководства и функциональных подразделений, окончательные глобальные и стратегические решения принимаются руководителем  высшего звена.

В Управлении постоянно поддерживается информационный обмен между подразделениями, также успешно проходит процесс  взаимной передачи информации от руководства  к подчиненным.

Управление в  своей деятельности привлекает человеческие, материальные, финансовые и информационные ресурсы.

Руководство ГУ - Управлением Пенсионного фонда Российской Федерации осуществляет начальник, который назначается на должность приказом управляющего Отделением.

Начальник Управления:

• несет всю полноту ответственности за выполнение работы, возложенной на Управление;
• является распорядителем средств, выделяемых на выплату государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работавших на день смерти, содержание Управления, несет ответственность за правильное использование этих средств;
• издает приказы и дает указания, обязательные для работников Управления;
• обеспечивает подбор, расстановку кадров и  их обучение на рабочем месте;
• заключает и расторгает трудовые договоры с работниками Управления;
• без доверенности действует от имени Управления, распоряжается его имуществом и заключает договоры в пределах компетенций, определенной Правлением ПФР, выдает доверенности;
• решает другие вопросы, отнесенные к его компетенции.