Аудит системы подбора и отбора персонала на предприятии

   Независимо  от типа организации и имеющихся  вакансий, для успешного отбора новых  работников следует тщательно планировать  процесс отбора и готовиться к  его проведению. Если речь идет о  конкурсном отборе, когда количество претендентов превышает число имеющихся  вакансий, то процесс отбора строится таким образом, чтобы каждый из его  этапов выполнял функцию сита, последовательно  отсеивая кандидатов, которые либо не удовлетворяют установленным минимальным требованиям, либо по тем или иным критериям уступают другим участникам конкурса (рис. 1.2.). При этом, важно, чтобы до того, как кандидаты подойдут к наиболее сложным и требующим больших затрат времени процедурам отбора, в числе претендентов остались лишь те соискатели, которые по всем установленным характеристикам полностью устраивают работодателя.

   Рис. 1.2. Воронка отбора

 

   Этапы внешнего отбора, указанные на схеме, предполагают использование соответствующих методов -- это методы, которые позволяют на каждом этапе отсеивать неподходящих и выявлять наиболее перспективных кандидатов.

   При написании данной работы было изучено  много литературы по подбору и  отбору персонала, рассмотрены схемы  организации работы по подбору, поиску,  отбору персонала и на основании  «схемы организации работы по поиску, отбору и адаптации персонала» составлена схема работ по подбору и отбору персонала с небольшими изменениями  и дополнениями, которая будет  оптимальна для всех организаций  на зависимо от их сферы деятельности.

   Рис. 1.3. Схема работ по подбору и  отбору персонала

 

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

     

   

     

   

   

   

 

   Данная  схема будет использована в дальнейшем для проведения аудита системы подбора  и отбора персонала на предприятии  как идеальная модель.

1.2. Аудит подбора и отбора персонала

 
 

   Проведение  аудита подбора персонала в настоящее  время является актуальной проблемой  для большинства отечественных  организаций. Вопросами подбора  персонала занимается каждая организация  в силу объективных причин, связанных  с естественной текучестью персонала. А если организация находится  на стадии роста, то вопрос подбора  становится одним из самых значимых в управлении персоналом.

   Аудит системы подбора и отбора персонала  включает в себя следующие этапы:

1. Предварительный этап. На данном этапе проводится предварительная оценка условий аудита и происходит разработка плана самого аудита. Для ознакомления с организацией и проблемами, которые следует решать, проводится анкетирование сотрудников. На основе анкетирования составляется информационная карта организации, оценивается возможность проведения аудита.

   На  этом же этапе составляется и анализируется социальный паспорт организации, в который входит информация:

   -   о компании;

   - о численности персонала по  составу, полу, возрасту, специальности,  должностям, квалификации;

   - степень обеспечения кадрами;

   - причины движения рабочей силы;

   - коэффициенты стабильности и  текучести;

   - состояние дисциплины труда;

   - социальные аспекты деятельности  и т.д.

   Здесь же, после составления общей картины  организации, обсуждаются и отбираются с руководителем компании наиболее значимые вопросы в аудируемой области, на которых следует сосредоточить  дальнейшие действия.

   После обсуждения всех вопросов заключается  договор, в котором обязательно  должны быть разграничены обязанности  сторон: клиент отвечает за предоставление необходимой информации, помещений, за создание благонадежной обстановки для работы, за все PR мероприятия, за соблюдение графика встреч, за возможность проведения методов исследования и т.д.; консультант отвечает за методологии, формы, инструменты аудита, за конфиденциальность и др.

   При разработке плана аудита определяется: направление использования аудит, объект, цели, задачи, сроки аудита, трудоемкость, подсистема аудируемых показателей, последовательность и  периодичность проведения аудита, способы  исследования, разрабатывается бюджет, формируется аудиторская команда.

2. Основной этап – сбор и подготовка информации к анализу:

- определяется  информационная база и источники  ее получения;

- подготавливаются  и применяются инструменты сбора  информации:

• опросные листы;
• бланки интервью;
• листы наблюдений;
• спец. записи;
• отчеты;
• вопросники;
• прочее.

   При сборе информации проверяется ее точность, приводится в сопоставимый вид, детализируется, определяется временной  период и степень охвата информации.

   Сбор  информации обязательно проводится на основе сравнения фактической  системы подбора и отбора персонала  с идеальной моделью системы  подбора и отбора персонала.

   Для получения необходимой информации по процессу подбора и отбора в  организации делается соответствующий  запрос на предоставление документов.

3. Анализ информации и предварительная оценка результатов.

   Аудит процедур и методов, осуществляемых в рамках подбора персонала, заключается  в общей диагностике состояния  подбора персонала в организации, а также более детальной оценке информации об уровне организации и  контроле процессов привлечения, набора и отбора персонала и т.д.

   Детальный аудит процесса подбора и отбора персонала целесообразно строить  на основе вышепредложенной схемы подбора  и отбора персонала. В соответствии с этой схемой необходимо обращать внимание на наличие или отсутствие определенных документов и процедур на каждом из этапов подбора и отбора персонала.

   В соответствии с исследованиями Т.Д. Синявец, аудит процесса подбора и отбора включает следующие этапы:

1. Анализ работы – методический процесс определения навыков, обязанностей и знаний, необходимых для выполнения тех видов работ, которые осуществляет организация. Данный этап включает планирование подбора персонала  и формирование требований к кандидату.

   Целью аудита анализа работы в организации с точки зрения подбора и отбора персонала будет оценка определения состава работ в организации, требующих различного уровня знаний, навыков, способностей, которые являются основой для формирования должностных инструкций и квалификационных требований.

   Следовательно, организация должна иметь описание различных видов работ, необходимых  для достижения своих целей.

   Планирование  подбора персонала включает решение  вопросов, связанных с определением числа вакантных должностей в  организации, требующих заполнения в плановом периоде, поэтому аудит  должен преследовать цель оценки действий организации по установлению объективно необходимой потребности в персонале  на планируемый период.

   Изучение  данных анализа работы должно быть дополнено  анализом планов организационно-технического развития, отчетов по труду и других документов, содержащих  информацию о численности персонала для  осуществления требуемого объема работ, а также данных о возможном  сокращении численности при внедрении  различного рода организационно-технических  мероприятий. Аудитору следует проанализировать план подбора персонала, а при  его отсутствии – отчеты о численности  персонала в организации, а также  адекватность методов применяемых методов расчета численности в организации с учетом отраслевой специфики, стадии жизненного цикла и др. факторов.

   Аудит качества требований к набору персонала  предполагает следующие действия:

1. Следует установить наличие профессиограмм, описания позиций или иных документов, содержащих описание требований к должностям, по которым организован подбор персонала.
2. Провести оценку качества требований, предъявляемых к кандидатам для выполнения задач на конкретном рабочем месте, т.е. их соответствие фактической работе, которую будет выполнять сотрудник в сложившихся организационно-технических условиях.

   Требования  должны включать описание следующих  основных профессионально важных качеств (ПВК):

   - профессиональные;

   - психологические;

   - психофизиологические;

   - социологические;

   - мотивационные;

   - личностные;

   - общеорганизационные.

   Основными критериями оценки качества ПВК является их объективность и количество.

   Объективность можно оценить на основе наблюдения за фактической работой сотрудника в должности. Оптимальное количество профессионально важных качеств  должно быть невелико – 7-10. Это позволяет  сосредоточиться на самых важных характеристиках работника и  упростить процедуру отбора.