Информационная служба фирмы

Менеджмент

Информационная  служба фирмы 

                                 Содержание:

 

Введение…………………………………………………………………стр.3

Глава 1. Информационные службы на предприятиях………………..стр.4

  1.1. История создания информационных  служб на предприятиях….стр.4

  1.2. Информационная служба в  фирме. Современное состояние…...стр.7

Глава 2. Принципы работы информационной службы……………….стр.13

    1. Функции и задачи  информационной службы .………………...стр.13

    2. Структура информационной  службы…………………………..стр.16

Глава 3. Методы работы информационной службы…………………. стр.21

  3.1. Информационное обеспечение……………………………………стр.21

3.2. Обработка документов…………………………………………….стр.31

3.3. Экономическая разведка…………………………………………...стр.39

3.4. Конфиденциальность и защита  коммерческой информации……стр.48

  3.5.    Источники информации………………………………………….стр.54

Заключение………………………………………………………………стр.62

Список использованной литературы…………………………………стр.64

Приложения……………………………………………………………...стр.70

 

 

 

                                  Введение

Тема: Информационная служба фирмы.

 Актуальность: Эффективное развитие  рыночных отношений  тесно   взаимосвязано

с  организацией  информационных  служб  на   предприятиях,   т.к.   успешная

деятельность  предприятия  невозможна   без   информационного   обеспечения.

Информация  позволяет  ориентироваться   в   общей   обстановке,   уменьшить

финансовый  риск,  следить  за  внешней  средой,  рынком,   оценивать   свою

деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия.

Новизна:  Существует   много   работ,   посвященных   теме:   Информационное

обеспечение  коммерческой  деятельности.  Следует   выделить   специалистов,

работающих в данной области. Это  Бакланов М., Яновский А.М.,  Шкардун  В.Д.,

Новикова О.А. и другие. Но конкретно  по  деятельности  информационных  служб

фирмы информация рассеяна по различным  источникам.

Цель:  Комплексирование  информации  об   организации   и   методах   работы

информационной службы в фирме.

Задачи:

1) Проанализировать литературу  по теме

2) рассмотреть историю создания  информационных служб на предприятиях

3) рассмотреть принципы, функции  и задачи работы информационной  службы

4) рассмотреть методы работы  информационной службы.

Объект: Информационная служба на предприятиях

Предмет: Функции, задачи и методы работы информационной служб

Методы исследования: анализ специальной  литературы.

База исследования: фонды РНБ, Публичной  библиотеки имени Маяковского.

                  I.  Информационные службы на  предприятиях

 

         1.1. История  создания информационных служб  на предприятиях

 

     В СССР задачи обеспечения  научной и технической информацией  решались  в

рамках созданной в период 1952-1985 годов Государственной системы  научной  и

технической информации  (ГСНТИ),  которая  условно  разделялась  на  систему

открытой гражданской информации и систему информации в  оборонных  отраслях.

В связи с  распадом  Советского  Союза  ГСНТИ,  отражающая  характерные  для

прежнего  строя  ведомственные   структуры   управления   экономикой,   тоже

распалась. В рамках ГСНТИ была создана сеть информационных органов,  имеющих

статус всесоюзных, отраслевых, территориальных,  республиканских  и  низовых

на предприятиях (14).

       В  советское   время  активно  создавались   на  крупных   предприятиях

специальные библиотеки или  информационные  отделы.  Они  вели  многогранную

справочно-информационную работу.  Информационное  обслуживание  специалистов

осуществлялось  на  базе  укомплектованного  книжного  фонда.  Фонд  включал

справочный аппарат, состоящий  из  системы  каталогов  и  картотек.  В  своей

работе  информационные  службы   и   технические   библиотеки   использовали

традиционные  методы  информационного  обслуживания.  Это   обслуживание   в

системе  МБА,  режиме   «запрос-ответ»,   в   системе   ИРИ   (избирательное

распределение информации)  и  ДОР,  проведение  «Дней  информации»  и  «Дней

специалиста» (11).

      ИРИ  включает  в  себя   следующие  обязательные  элементы:   адресную

(алфавитную)  картотеку  абонентов,  предметную   картотеку   информационных

запросов, картотеку источников информации, картотеку  карт  обратной  связи,

картотеку  заказов  МБА  для  удовлетворения  абонентов  ИРИ  запрашиваемыми

документами.  Преимущество  ИРИ  –  наличие  обратной   связи.   Обеспечение

специалистов в режиме  ИРИ  способствует  внедрению  на  предприятиях  новых

методов труда, передовой техники  и прогрессивных  технологий.  До  доведения

информации  до  цехов  были  организованы  Доски  информации,   на   которых

вывешивался список новых поступлений.

     Специальные библиотеки  при заводах изучали  информационные  потребности

специалистов по следующим группам:

   1) руководящий состав завода

   2) рядовой состав ИТР

   3) рабочие массовых профессий

На основании собранных анкет  и выявленных в беседе запросов составляется  на

год  тематика  информационного  обеспечения  ведущих  специалистов   завода.

Основными   источниками   для   обеспечения   информационных    потребностей

специалистов  являлись  –   журналы,   издания   отраслевых   информационных

институтов, книги, библиографические  пособия.

      Большое  значение   придавалось   выставкам,   посвященным   различным

социалистическим   соревнованиям.   Для   выставок   библиотеки    подбирали

литературу, посвященным лучшим  людям  завода,  новаторам,  передовикам.  На

выставках широко представлялись  и  сами  книги  в  помощь  соревнованию,  и

определенные номера газет и  журналов, папки с подобранными по тем  или  иным

проблемам соревнования вырезками  из периодических изданий.

Для  рабочих  проводились  Дни  информации,  где  много  уделялось  вопросам

системы подготовки и повышения  квалификации рабочих кадров.

Основные направления работы библиотек  в советское время:

    - пропаганда внутренней  и внешней политики КПСС

    - целенаправленная помощь  в решении  социально-экономических   и  научно-

      технических задач,  стоящих перед производственными  коллективами

    -  пропаганда  достижений  в  области  науки,   техники,   прогрессивной

      технологии, содействие  внедрению  передового  производственного   опыта

      трудовых починов,  развитию технического творчества

    -   содействие   системе   профессиональной   подготовки   и   повышению

      профессионального  уровня кадров

    - популяризация научно-технических  знаний.

   Библиотеки работали в  тесном содружестве с профсоюзными  комитетами  (10,

   27,29).

 

   Т.о.,  в  советское   время   информационным   обеспечением   специалистов

   занимались  специализированные  библиотеки  и  информационные  центры  на

   предприятиях.  Можно   сказать,  что  информационная  инфраструктура  была

   хорошо развита (правда,  только в отношении  НТИ),  однако,  в  последние

   годы  он  был  в   значительной  степени  утерян,  так  как   в   условиях

   экономического кризиса  отделы информации и научно-технические   библиотеки

   государственных предприятий  и учреждений стали  первыми   кандидатами  для

   ликвидации.  Вместе с  тем, в последние  годы  такие   службы  стали  вновь

   создаваться  в  рамках  коммерческих  структур,  и   некоторые   банки   и

   финансовые компании в  настоящее время уже имеют  весьма мощные собственные

   информационные службы. Вновь  была осознана  важность  высококачественного

   информационного обеспечения  для успеха во всех сферах  деятельности, и  во

   многих западных компаниях  появилась должность «управляющий  знаниями»,  он

   должен выполнять те же  работы, что в  60-70-х  годах   предполагались  для

   советских  информационных  работников  отделов  НТИ   на  предприятиях   и

   организациях. Это говорит  о том, что  в  советское   время  информационные

   отделы  всегда  обеспечивали  высокое  качество  услуг   и  несли  за  это

   ответственность  за  счет  тщательного  отбора,  оценки,   редактирования

   информации.

 

 

 

         1.2. Информационная  служба в фирме. Современное  состояние.

 

          За последние  несколько лет информационно-аналитическая

   деятельность в российских  государственных и коммерческих  учреждениях

   получила существенное развитие. Это объясняется рядом причин. Переход к

   рыночной экономике возможен  только при условии возрождения

   предпринимательства. В  немалой степени успех любого  дела зависит от того

   объема информации, которым  владеет лицо, принимающее решение.  Генри Форд

   говорил: «Основа успеха  в бизнесе – своевременно полученная, правильно

   понятая и умело использованная  информация». Важно не просто  получить

   информацию, но и иметь  ее в таком виде, который бы  обеспечивал ее

   однозначную интерпретацию  и был нагляден для восприятия. На первый

   взгляд, информации в окружающем  мире настолько много, что,  кажется,

   недостатка в ней не  испытывает никто. Однако нынешнее  состояние экономики

   в значительной степени  связано с острой информационной  недостаточностью.

   Для принятия адекватных  ситуации решений на всех уровнях  управления нужна

   оперативная, доступная  и качественная информация. Информация  должна

   поступать к руководителю  в тщательно обработанном и  подготовленном для

   анализа виде. Таким образом,  возникает задача установки некоего

   «информационного фильтра»  на нескольких ветвях информационной

   «магистрали». Частично данная  задача решается за счет наличия  в фирме

   референта. Частичность  решения заключается в том,  что один референт может

   просмотреть только часть  из поступающего потока информации  и выделить из

   него наиболее важные  моменты, другая же часть информационного  потока

   остается невостребованной. О каком-либо оперативном получении

   дополнительных сведений, разнообразном  анализе, планировании и

   прогнозировании здесь не  может быть и речи. Кроме этого  референт

   ориентирован только на  высшее руководство, и при этом  совершенно не

   учитывается заинтересованность  рядового сотрудника в оперативном

   получении необходимой ему  информации. В качестве «улучшенных  фильтров»

   выступает информационная  служба.

   Сегодня  все  крупные   и  процветающие  коммерческие  структуры  развитых

   государств имеют в своем  штате  подразделения,  которые        занимаются

   информационной деятельностью.  В одних фирмах -  это        информационно-

   аналитический отдел,  в   других  -  отдел  маркетинга,  на        который

   руководство фирмы наряду  с  другими  возлагает   и        информационно  -

   аналитические задачи, в  третьих – отдел коммерческой  разведки. Часто  все

   зависит  от  степени   понимания  руководством  фирмы   степени   важности

   информационно - аналитической   работы   для   безопасности  всех  сторон

   деятельности любой коммерческой  структуры (18).

          Вся   поступающая  в   информационную   службу   информация   может

   рассматриваться как маркетинговая,  поскольку она отбирается  в   интересах

   предприятия. Задача информационной  службы –  квалифицированно  обработать

   ее и распределить по  потребителям, то  есть  обслужить   внутренний  рынок

   информационной продукции  и услуг  на  предприятии.  При  этом  происходит

   специфический  переход   информационной  службы  из  состояния   участника

   маркетинга  продукции   предприятия,  его   информационных   аспектов,   в

   производителя  информации,   осуществляющего   маркетинг   информационной

   продукции и услуг.

       Основная цель  – это обеспечение оперативного  получения  руководителем

   и  другими  службами  максимального  объема  качественной  и   конкретной

   информации, необходимой им  для принятия более обоснованных  и  взвешенных

   решений,  адекватного   реагирования  на  происходящие  события,  а  также

   получения своевременных  рекомендаций и предложений. Наличие   качественной

   информации у руководства   помогает  не  только  при   принятии  каких-либо

   решений, но может сыграть  в его пользу  при  проведении  переговоров  или

   дискуссий (9).

         В качестве  основных аспектов информационной  деятельности  и  новых

   задач информационной службы  предприятия могут быть представлены: