Информационная служба фирмы

информационных сетях. Совсем нелегко  найти объективные сведения о  цене

продукта или услуги. Предприниматель  многократно сталкивается с указанием

цен прежних, не соответствующих определенному  периоду, региону, продукту, и

источники информации далеко не всегда удовлетворяют этот фактографический

информационный дефицит.

  Для удовлетворения четвертого  направления фактографического

информационного дефицита требуются  весьма разнообразные источники

отраслевого (тематического) профиля: справочники и даже другие типы

первичных документов (монографии, практические пособия, имеющие в фирме

официальные документы).

   Для удовлетворения этих  видов фактографического информационного  дефицита

могут быть использованы разные пути и варианты фактических сведений.

Опытный менеджер информационной фирмы  должен выбрать самый правильный

вариант.

    Получить ответ на  возникший концептографический  информационный дефицит

еще труднее, тем более что число  источников информации, дающих ответ  в виде

готовой концепции весьма ограниченно  особенно после 1991 года, а сами

объекты концептографического дефицита являются всегда сложными. Нередко

подобный дефицит требует глубокого  поиска источников, обеспечивающих

обобщенными сведениями концептуального  и конъюнктурного характера, или

проведения собственных разработок.

     Документальный информационный  дефицит – третий возникающий  в настоящее

время дефицит, для удовлетворения которого необходимы документ или комплекс

документов.

     Необходим поиск и  таких документов, которые по  разным причинам далеко

не сразу публикуются или  вообще сообщения о них отсутствуют. В первую

очередь это касается ведомственных, особенно внутренних документов. Поэтому

удовлетворение даже такого простейшего  как документальный  информационный

дефицит требует достаточного знания путей поиска, времени на их нахождение

и предоставление в реальном режиме.

    Предпринимательская идея  - понимание, предчувствие , смутное  знание

предпринимателя о том, что он ощущает  наметившиеся изменения в области

своего профессионального интереса необычайно важны в условиях рыночной

экономики. Для реализации  идеи предприниматель собирает информацию  и

анализирует ее исходя их информационного  дефицита.

    Можно назвать 4 группы  изменений, которые по существу  являются их

индикаторами в пределах фирм и  даже отраслевых и региональных направоений

деятельности:

    - неожиданные события;

    - несоответствия, несовпадение  с тем, что должно быть и  что реально

      происходит;

    - насущная потребность,  проявление негативных симптомов,  которые могут

      быть и должны  быть устранены внутри предприятий;

    - внешнее давление на  фирмы вследствие  внезапных изменений  в отрасли

      или регионе;

      В сферах внешней  деловой среды тоже проявляются  и создаются условия

      для новых возможных  изменений. Таких ситуаций три:

-  последствия  демографических  изменений;

-  культурные изменения, вызывающие  трансформации восприятий,

настроений и ценностей жизни;

    - научно-информационные  изменения, связанные  с расширением  границ и

      результатов познания  мира.

    Усилия  информационной  службы должны быть направлены  на обеспечение и

удовлетворение информационного  дефицита.

   Таким образом, цель информирования  в фирме – полное и быстрое

удовлетворение информационного  дефицита фирмы в целом и конкретной

предпринимательской идеи ( 17).

      Специальным   средством   информационного   обеспечения   коммерческой

деятельности выступает технология электронного обмена деловой  документацией

по стандарту ООН-ЭДИФАКТ.  Он  представляет  собой  набор  принципов  обмена

деловыми данными между различными участниками хозяйственных связей  в  сфере

коммерческой  деятельности  –  производственными   предприятиями,   торгово-

посредническими организациями, банками,  страховыми  компаниями  и  т.д.,  -

принципов, выработанных на базе информационной логистики.

     ЭДИФАКТ  –   это  особый  структурированный   язык  данных,  связанных  с

описанием  фактически  всех  видов  коммерческой  деятельности.   Технологию

ЭДИФАКТ можно сравнить с кубиком  Рубика. Постоянная сцепка его  составляющих

позволяет, не разрушая формы куба, создавать из одних  и  тех  же  элементов

при вращении в разных плоскостях все  новые  и  новые  зрительские  (суть  –

аналитические)  комбинации.  По  этим  же  принципам  формируется   ЭДИФАКТ-

сообщение.

      Язык  позволяет   с  помощью  элементов,   стандартных   информационных

сообщений  составлять  описание  любого  распространенного  в   коммерческой

практике документа, сформулировать его электронную версию и транслировать  в

открытых телекоммуникационных сетях  без опасения перехвата  конфиденциальной

коммерческой  информации.  При  этом,  будучи,  например,  составленным   на

русском языке, счет или накладная  может быть успешно  транслирован  как  для

российских получателей, так и  для  зарубежных  партнеров  на  всех  основных

европейских языках. В месте получения  закодированного  документа  с  помощью

специальных программных средств, настроенных только на  систему  получателя,

ЭДИФАКТ-сообщение  разворачивается  в  обычную   читаемую   форму,   которая

превращается в стандартный  бумажный документ. Одновременно такое  сообщение,

передаваемое в сетях, оборудованных  запоминающими устройствами –  серверами,

частично   выполняет   и   роль    автоматизированной    системы    делового

администрирования, которая не позволяет  какому-  либо  партнеру  по  обмену

документами в ЭДИФАКТ уйти от ответственности  за свои послания.

      Технология ЭДИФАКТ  внедряется  в  России  уже   несколько  лет  –  факт

чрезвычайно важный в связи с  переходом ЕвроСоюза с 1  января  1995  года  на

обязательное   использование   электронного   языка   ЭДИФАКТ   при   обмене

документацией  и  информацией   между   государственными   ведомствами   ЕС,

работающими на английском, французском  и  немецком  языках.  Промедление  с

внедрением ЭДИФАКТ в России означало  бы  появление  нетарифного  барьера  в

торговле   между   Востоком   и   Западом.   Ведущими    организациями    по

распространению   технологии   изначально   выступили:   В\О    «ИНФОРМВЭС»,

Роскоинформ,  ЦБ  России,  Государственный  таможенный  комитет,   Минтранс,

Российская академия наук, Торгово-промышленная  палата  России.  Крупнейшими

центрами распространения технологии  ЭДИФАКТ  в  Европе  являются  СИТПРО  в

Англии, ЕДИФРАНС во Франции, ДЕНИШПРО в Дании и т.д.

      Существует множество   наработок в области  информационных  технологий,

а именно методов, технологий и общих  подходов,  применяемых  при  построении

информационных систем.

     Для  разработки  таких  систем  используются   профессиональные   СУБД.

Учитывая сложившиеся тенденции,  для  обеспечения  взаимодействия  конечного

пользователя с информационной  системой  целесообразным  видится  применение

технологий INTERNET ( 36).

     ИС должна создаваться   с  таким  расчетом,  чтобы   обеспечивать  доступ

удаленным пользователям. Естественно, что подключение  к  ИС  осуществляется

строго в соответствии с правами  доступа конкретного  пользователя  только  к

разрешенным сегментам  ИС.  Запрещенным  является  конфиденциальный  сегмент

информации, доступ к которой имеет  ограниченный круг пользователей и  только

внутри  локальной  сети  фирмы.  Пользователи  внутри  фирмы   также   имеют

разграничения по доступу  к  информации.  Вопросам  безопасности  необходимо

уделить самое пристальное внимание.

     Большинство информации  поступает  в  информационный  отдел  в  бумажном

виде, и очень много времени  занимает ее обработка и занесение  в  компьютер.

Получается, как бы двойная работа –  все  печатные  издания  формируются  на

компьютерной  основе.   После   поступления   печатного   издания   наиболее

интересные  материалы  преобразуются  и  заносятся  в  компьютер.  Очевидным

является устранение лишнего  звена  в  этой  цепочке  (электронная  форма  –

печатное  издание  –  электронная  форма),  поэтому,  по  возможности,   всю

поступающую информацию  необходимо  получать  в  электронном  виде  (хотя  в

некоторых случаях целесообразно  ее дублирование на  бумажных носителях).

      Информация бывает  представлена в самом разнообразном  виде  –  цифровая

(табличная),  текстовая,  аудиографическая,  видео,  может  иметь  различные

форматы.  Появляется  задача   быстрого   ввода,   обработки,   оптимального

хранения, обеспечения доступа  и  оперативного  анализа  такого  многообразия

информации.

     Существуют технологии, позволяющие решить данные проблемы.

Проблема оптимального хранения большого объема разнородных  данных  решается

с помощью технологии Хранилищ Данных.  Технология OLTP обеспечивает  ввод  и

оперативную обработку информации. Оптимальный доступ    и  получение  данных

обеспечивается применением  технологий  работы  с  многомерными  структурами

данных – OLAP.

Вышеперечисленные технологии – это  не конечный продукт, а  только  методы  и

рекомендации, применение  которых  помогает  решить  указанные  задачи.  Для

анализа данных  и  прогнозирования  ситуации  перспективным  является  новые

направления – нейросети, генетические алгоритмы, а  также  различные  методы

моделирования (математическое моделирование).

    Очень важная задача,  которую  нельзя  недооценивать,  -  предоставление

результатов анализа. Поскольку информация  лучше  воспринимается  визуально,

то основной упор необходимо сделать  на  максимально  возможную  визуализацию

материала.  Простейшими  способами  графического  представления   информации

являются различные схемы, графики, диаграммы.

      Следующим   шагом   в   этом   направлении   являются   Географические

Информационные  Системы  (ГИС),  использующие  оцифрованные   географические

карты в качестве основы, на которой  потом накладываются самые  разнообразные

числовые данные и имеется возможность  их  дальнейшей  обработки  и  анализа

(построение диаграмм,  цветное   выделение,  различные  отчеты  по  выбранным

объектам, областям и т.д.).

    Очень интересным и  перспективным является использование  технологии  VRML

(язык моделирования виртуальной   реальности),  который  применяется   в  ГИС.

Целесообразно   также   использование   звукового   сопровождения   процесса

предоставления информации (22).

 

                          3.2. Обработка документов

 

    Информационные службы  используют как новые методы  обработки, так и

традиционные методы библиографирования.

Методы библиографирования делятся  на две группы:

    - аналитические;

    - синтетические.

К аналитическим методам относятся:

1) Общий библиографический анализ  документа, осуществляемый в целях

   выяснения ее основной  тематики, формальных и содержательных  особенностей,

   достоинств и недостатков,  целевого и читательского назначения;

2) Библиографическое описание документа;

3) Аннотирование или реферирование;

4) Индексирование и предметизация,  т.е. выражение содержания документа  с

   помощью предметных рубрик  или условных знаков какой-то  классификации.

Результат последних трех операций в совокупности объединяются в

библиографическую запись, составление  которой образует переход от

аналитических методов к синтетическим.

    К синтетическим методам  библиографирования относятся:

1) Выявление документа как объекта  библиографирования в целях их

   последующей библиографической  обработки, представляющее собой  начальный

   синтез, фактически предшествующий  библиографическому анализу;

2) Отбор документов по заранее  заданным критериям;

3) Группировка библиографических  записей в библиографическом  пособии.

Условность выделения аналитических  и синтетических методов

библиографирования состоит в  том, что в действительности процессы

библиографического анализа и  синтеза диалектически взаимосвязаны  и взаимно

обусловлены, они переходят друг в друга и в реальном процессе

библиографирования  осуществляются в значительной мере одновременно.

     Библиографическое описание  – результат анализа первичного  документа с

целью идентификации и выявления  совокупности необходимых и достаточных

внешних признаков, преимущественно  выявляемых по титулу документа без

ознакомления с содержанием  текста. Библиографическое описание первичных

документов – самая лаконичная, «отчужденная» от содержания первичных

документов разновидность вторичных  документов.

Библиографическое описание позволяет: