Информационная служба фирмы

    - формирование «идеальной»  модели продукции

    - все о фирмах конкурентах  и товарах-аналогах

    - разработка бизнес-планов

    - реклама

    - предложения по совершенствованию  продукции и ее ассортимента

    - динамика объемов производства  и организация системы товародвижения

    - предложения по сервисному  обеспечению пользователей.

   Патентно-правовая группа:

    - патентно-правовая защита  промышленной и интеллектуальной  собственности

    - рекомендации по организации  конкурентной борьбы  на  рынках  продукции

      (услуг) предприятия

    - рекомендации по безопасному  вывозу новой продукции на  рынок.

   Группа сбора и обработки  информации:

    -  поиск,   обработка,   систематизация,   классификация   и   первичное

      преобразование (свертывание)  информации

    - формирование, ведение  и совершенствование баз данных

    - подготовка дифференцированной  информации  для  руководителей   и  лиц,

      принимающих решения.

   Группа экспертов:

    - поиск новых источников  информации, потенциальных инвесторов

    - отбор «нужной» информации (порог избыточности, достоверности)

    - определение структуры  и объема информации, необходимой   и  достаточной

      для информационного  обеспечения деятельности и развития  предприятия

   Группа анализа и синтеза  информации:

    - подготовка  аналитической   информации  для  обеспечения   хозяйственной

      деятельности предприятия

    - подготовка информации  о  деятельности  предприятия   для  передачи  во

      внешнюю среду.

        Следует отметить, что в данной работе модель  информационной  службы

   представлена в самом  общем виде. В каждой конкретной  области  существует

   своя специфика (49).

         Сотрудники  информационной  службы   должны   обладать   следующими

   качествами:

    - аналитическое, ассоциативное  мышление

    - способность идентифицировать  и  концептуализировать  проблемы  (темы,

      запросы)

    - умение анализировать  исходные документальные массивы  (информацию)

    - обостренное чувство  нового

    - мобильность сознания, восприимчивость к инновациям

    - целеустремленность и  последовательность действий

    - коммуникабельность

   В круг профессиональных  знаний сотрудников должны входить:

    -  теория  и   практика   коммуникации,   информатизации,   библиотечно-

      информационной деятельности

    - менеджмент и  маркетинг   библиотечно-информационных  ресурсов,  услуг,

      продукции

    - экономика библиотечно-информационной  деятельности

    - теория конъюнктуры

    - стандартизация библиотечно-информационной  деятельности

    - авторское право смежные  права на интеллектуальную собственность

    - хозяйственно-договорное (контрактное) право

    - порядок лицензирования  видов деятельности

    - экспертные системы  оценки потоков информации

    - логическое моделирование

    - справочно-информационное  источниковедение (бизнес-информ-ресурсы)

    - характеристики и свойства  нетрадиционных носителей информации

    - принципы подготовки  и характерные особенности метаинформации

    - основы реферирования  документной информации

    - информационные потребности  малого и среднего бизнеса

    - поведение потребителей  информации

    - методика социологических  исследований

    - теория факторного анализа

    - технология автоматизированной  обработки, организации (систематизации),

      управления, поиска  и передачи информации

    -  методика  работы  с  компьютером  и  современными  средствами  связи,

      копировально-множительной  техникой

    - свободное владение  минимум  одним  межгосударственным  языком  (прежде

      всего английским  как интернациональным языком  бизнеса, дополнительными

      языками могут  быть немецкий, французский и  испанский).

   Основные практические навыки:

    - экспертиза информационных  потоков

    - целевой отбор документальных  материалов

    - разноаспектный поиск  первичных источников и  информационный  поиск,  в

      том числе библиографический   и фактографический поиск

    - организация и контроль (сохранение) зафиксированной информации

    - использование конкретных  программно-методических продуктов

    - динамичное чтение (скоротечное)  текстовой информации

    - многофакторный анализ:

   библиографическое описание

   реферирование

   индексирование

   организация и ведение  баз данных

   информационный мониторинг

    -  применение  машиночитаемых  носителей  информации  (кассеты,   диски,

      дискеты)

    -  владение  микропроцессорной   техникой   (компьютерная   грамотность),

      прогрессивными  средствами   связи   (электронная   почта,   телефакс,

      видеотекст,   сотовая   телефонная   связь   и   др.),   копировально-

      множительными аппаратами

    - маркетинг и бизнес  планирование, оценка  эффективности   информационной

      деятельности

    - деловое общение

    - организационно-правовое  оформление экономических отношений  предприятия

      с партнерами (юридическими  и физическими лицами) (65).

 

 

 

                  III. Методы работы информационной  службы:

 

                       3.1. Информационное обеспечение

 

     Успешная деятельность  предприятия  в  современных   условиях  невозможна

без   информационного   обеспечения    по    вопросам,    относящимся    как

непосредственно к деятельности предприятия, так  и к общей  экономической  и

политической ситуации в стране. Под информационным обеспечением понимают:

   1) Совокупность процессов   по  подготовке  и  доведению   до  потребителей

      информации для   решения  управленческих,  научно-технических   задач  в

      соответствии с  этапами их выполнения

   2) Совокупность единой системы  классификации и кодирования   информации  и

      единой системы  документации, используемых  в   автоматизированной  ИПС;

      совокупность  методов   и   средств   организации   машинных   массивов

      информации

Информация  позволяет  ориентироваться   в   общей   обстановке,   уменьшить

финансовый риск, следить за внешней  средой, рынком  и  изменениями  рыночной

конъюнктуры, оценивать  свою  деятельность,  вырабатывать  и  корректировать

стратегию предприятия.

Информация не только становится особым товаром во всех сферах  деятельности,

но и приводит в движение иные ресурсы –  материальные,  денежные,  кадровые.

Информационные  ресурсы  преодолевают  ограниченность  природных   ресурсов,

приводят к колоссальной  экономии  живого  труда,  увеличивают  совокупность

мощность материально-вещественных факторов производства.

       Согласно Федеральному  закону «Об информации, информатизации  и  защите

информации»  от  22  февраля  1995  года:  «Информационные  ресурсы  –   это

отдельные документы и массивы  документов, которые могут  являться  составной

частью информационной системы, базы данных» (1).

Информационные  ресурсы  –  множество  профессионально-значимых   источников

информации, необходимых  для  развития  определенной  сферы  деятельности  в

каждый  конкретный   период   времени.   Информация   –   основное   условие

конкурентной способности организации (16).

     Любое предприятие  можно представить  погруженным   в  поток  информации,

поступающей от внешней среды,  которое  включает  государство,  общественные

организации,  поставщиков,  конкурентов,   инфраструктуру   рынка   и   т.п.

Информационные  органы   предприятия   отфильтровывают   из   этого   потока

информацию, необходимую для жизнедеятельности  предприятия и  преобразуют  ее

в удобную для выработки управляющих  решений форму.

    Хотя приемников  маркетинговой   информации  на  предприятии   может  быть

множество (вплоть до отдельных сотрудников, получающих важную  информацию  в

служебных командировках, на конференциях  и  т.п.),  центр  ее  обработки  и

первичного анализа должен быть един, что исключит «разрывы»  и  дублирование

в  информационных  потоках.  Логично  представить   таким   центром   службу

информации,  являющейся  главным  «нервным  узлом»  информационной   системы

предприятия (44).

       Информационная  служба должна обеспечивать информацией  любую

возникающую ситуацию в условиях рыночной экономики и это достаточно сложно,

поскольку среда в каждой конкретной фирме всегда имеет различия, вполне

специфична и зависит от многих мотивов. Важнейшими являются пять признаков:

    - организационно-правовая  структура: государственные и  муниципальные

      предприятия (бюджетные), смешанные предприятия, частные  фирмы и

      кооперативы

    - функциональная деятельность  фирм: инновация, проектирование,

      конструирование,  технология, маркетинг, менеджмент, консультирование,

      консалтинг и т.д.

    - отраслевая направленность  работы фирм: комплекс отраслей

      (лесохимический, топливно-энергетический, машиностроительный комплекс

      и т.д.), отрасли  здравоохранения, культуры, сельского  хозяйства и их

      узкоотраслевые направления

    - региональная направленность  работы фирм: район Санкт-Петербурга, весь

      город, весь Северо-Запад  или другие области и республики  России, СНГ,

      зарубежные страны

    - личностно-профессиональные  особенности руководства и сотрудников  фирм

      (базовое образование,  профиль, специализация, стаж  и опыт работы,

      уровень знания  иностранных языков, компьютерной  подготовки и т.д.).

Информационное обеспечение, представленное  в  виде  процесса,  предполагает

выполнение следующих операций:

    - сбор данных

    - обработка данных и  формирование информационных банков  пользователей

    - хранение информации

    - поиск информации

    - преобразование информации

    - передача информации

Исходной и главной операцией  считается сбор данных. От  качества  выполнения

ее зависит соблюдение требование  полноты,  достоверности  и  оперативности,

предъявляемых не только к самим  сведениям, но и в отношении  всего  процесса

информационного обеспечения.

     Сбор данных происходит  в форме  приема  сообщений,  каждое  из  которых

представляет собой  совокупность  данных,  содержащих  какие-либо  сведения,

предназначенные  для  передачи  по  каналу   связи   от       источника    к

пользователю информации.  Технически  эта  операция  совершается  с  помощью

специальных средств передачи (приема) данных – модемов, факсов, телефонов  и

т.п.

    Возникающий в ходе  разнообразной предпринимательской  деятельности

информационный дефицит (недостаток или нехватка информации, перебои  с

информированием) предопределяет необходимость  поиска информации, которая

была бы способна его удовлетворить. Иными словами, поиску информации всегда

предшествует появление информационного  дефицита.

     В наши дни, как  и прежде, информационный дефицит  необычайно

разнообразен, но наиболее частыми  являются три разновидности

информационного дефицита:

    - фактографический дефицит

    - концептографический дефицит

    - документальный дефицит.

Фактографический информационный дефицит предполагает нахождение и

предоставление специалисту реально  существующего факта (сведения, события),

максимально соответствующего потребности. В настоящее время чаще других

требуются факты адресные, статистические, ценовые и отраслевые

(тематические), касающиеся в первую  очередь профессиональной деятельности

предпринимателей.

 Обычно считается, что найти  адрес просто. Но на самом деле  далеко не

всегда удается установить точный, достоверный адрес организации,

предприятия, объединения. Даже в пределах нашего города поиск не всегда

успешен по разным и подчас весьма неожиданным причинам. Например, фирма  не

заинтересована в рекламе, нет  необходимости сообщать свои адресные сведения

в силу желания изменить свой профиль  деятельности или предполагается

поменять адресные сведения, закрыть  фирму, открыть новую и т.д. И  в такой

ситуации даже простейший информационный дефицит остается неудовлетворенным.

    Другой пример – поиск  статистических сведений может  оказаться еще более

длительным, особенно если необходимы конкретные факты. Выполнить и тем

более оперативно такой поиск далеко не всегда удается, если и вообще

возможно. И не потому, что специалист не знает источников информирования

или профессионально безграмотен, а по вполне объективным причинам –

задержка выпуска статистических изданий и трудности доступа  к компьютерной

информации или простое отсутствие конкретных статистических данных в