Использование современных информационных технологий при поиске и изучении литературных источников и обработке результатов

«Использование  современных информационных технологий при поиске и изучении литературных источников и обработке результатов»

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Стр.

Введение……………………………………………………………………………...4

Глава 1. Информационные технологии…………………………………………….7

1.1 Понятие  и определение информационной  технологии……………………….7

1.2 Проблемы  использования информационных технологий…………………….8

1.3Виды информационных технологий…………………………………………….9

1.4 Информационная технология управления……………………………………11

1.5 Автоматизация офиса………………………………………………………….14

1.6 Информационная технология поддержки принятия решений………………23

Глава 2. Характеристика деятельности ОАО «ТНК-ВР Менеджмент» как аппарата управления группой компаний ТНК-ВР……………………………….33

2.1 Общая характеристика  предприятия………………………………………….33

2.1.1 Организационная  структура предприятия………………………………….37

2.1.2 Функции и  задачи основных структурных  подразделений управления информационными  технологиями………………………………………………...38

2.2 Анализ информационной  системы предприятия……………………………..41

2.2.1 Оценка информационной  системы, технических и программных  ресурсов……………………………………………………………………………..42

2.2.2 Система электронного  документооборота и управления  взаимодействием…………………………………………………………………...45

2.2.3 Создание  комплексной автоматизированной  системы управления………47

3. SWOT-анализ ОАО «ТНК-ВР Менеджмент»……………………………...49

Глава 3. Рекомендации по формированию внутрифирменной управленческой информационной системы…………………………………………………………51

3.1 Современная  информационная система………………………………………51

3.2 Описание  коммуникаций и информационных  потоков компании………….57

3.3 Рекомендации  по формированию внутрифирменной  управленческой информационной  системы…………………………………………………………60

3.4 Стратегические  возможности информационных технологий……………….68

Заключение  …………………………………………………………………………72

Список использованной литературы……………………………………………...74

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Информационные  технологии оказывают все большее  влияние на различные стороны  нашей жизни, в том числе на экономику. В развитых странах проходят одновременно две революции: в информационных технологиях и в бизнесе, взаимно  помогая друг другу. В результате под воздействием информационных технологий сначала появились методы эффективного управления предприятием - всеобщее управление качеством (Total Quality Management), а затем преобразования предприятий - реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Reengineering) и многие другие.

В нашу страну революция в информационных технологиях  приходит относительно быстро. В это  же время экономика совершает  поворот от централизованной к рыночной. Но такой слаженности взаимодействия двух революций у нас пока нет. В экономическом образовании продолжают сказываться последствия преподавания политэкономии вместо Экономикса. Идеологизированная политэкономия не использовала ни математики, ни статистики, ни компьютеров. За исторически короткий промежуток – 10 лет многим преподавателям экономических дисциплин и экономистам со стажем было трудно их освоить.

Рост сектора информации является лишь одной причиной, по которой  управление процессом связи приобретает  для производительности все более  важный характер. Технический прогресс в обработке информации – компьютеры, спутники связи, всемирная телекоммуникационная сеть – радикальнейшим образом увеличили  объемы обращающейся информации и сократили  время на ее передачу.

Информационные  технологии – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических  средств, объединенных в технологическую  цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение (транспортировку) и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.[15, c. 166]

Менеджеру все время приходится принимать  решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером все время висит вопрос "что, если?". Компьютеры могут быстро и хорошо просчитывать варианты и давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы типа "что, если?". В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком.

Но это  не означает, что теперь вместо менеджеров все решения будут принимать  компьютеры. По закону Грида "компьютерная программа выполняет то, что вы приказали ей делать, а не то, что вы хотели, чтобы она делала".[21, c. 23] Да и Пятый закон ненадежности гласит: "Человек может ошибиться, но окончательно все запутать может только компьютер".[21, c. 29] Поэтому компьютеры выступают в роли консультантов, соответствующие информационные системы называются системами поддержки принятия решений, а принятие решений остается за менеджером.

В настоящее  время практически все предприятия  используют в своей работе современные  информационные технологии, способы  обмена данными через Интернет, использование  электронной почты, работа в корпоративной  сети, конференц-связь.

Целью данной работы является исследование информационных технологий, используемых для обеспечения управленческой деятельности компании «ТНК-ВР Менеджмент».

Для достижения цели, поставленной в работе, необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть  теоретические основы применения  информационных технологий в  управлении организацией;

- изучить  структуру ОАО «ТНК-ВР Менеджмент»  и проанализировать ее информационную  систему;

- сделать  выводы и дать рекомендации  по внедрению информационных  технологий в процесс управления  организацией.

Объектом  исследования является управленческая деятельность на предприятии.

Предметом исследования являются информационные технологии, обеспечивающие управленческую деятельность.

Теоретическую и научно-методологическую основу курсового проекта составляют работы отечественных и зарубежных ученых, основные выводы и ключевые положения ученых экономистов, нормативно - правовые акты действующего Российского законодательства, учебная литература, периодические издания по теме проекта, нормативная документация.

Содержание  курсового проекта изложено на 76 страницах, она состоит из введения, 3 глав, выводов и предложений, Списка использованной литературы, содержащей 34 источника. Работа содержит 17 рисунков и 3 таблицы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Информационные технологии

1.1 Понятие и определение информационной технологии

 

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.[9, c. 34]

Под технологией  материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта [Рис. 1].

Рис. 1. Информационная технология как аналог технологии переработки  материальных ресурсов

Информация  является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

Информационная  технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).[9, c. 33]

Цель  технологии материального производства — выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы.[2, c. 298]

Цель  информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.[9, c. 43]

Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации. 

Реализация  технологического процесса материального  производства осуществляется с помощью различных технических средств, к которым относятся: оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т.п.

По аналогии и для информационной технологии должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной технологии. Определим это понятие.

Инструментарий  информационной технологии — один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.[24, c. 158]

 

1.2 Проблемы использования информационных технологий

 

Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми.

При внедрении  новой информационной технологии в  организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года.

Если  в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устареет и придется принимать меры к ее модернизации. Такие неудачи с внедрением информационной технологии обычно связывают с несовершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной технологии.

1.3 Виды информационных технологий

 

Информационная  технология обработки данных предназначена  для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности [Рис. 3] персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие  задачи:

• обработка данных об операциях, производимых фирмой;
• создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
• получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.[16]

Существует  несколько особенностей, связанных  с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

• выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;
• решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
• выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
• выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
• использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;
• акцент на хронологию событий;
• требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.[16]