Использование современных информационных технологий при поиске и изучении литературных источников и обработке результатов

 

Компоненты  системы и ее системная логика представлены на рисунках 15 и 16 соответственно.

                   Договоры

Начисления

Счета

Рисунок 15. Компоненты системы

 

Начисления

 

• Место возникновения затрат
• Бюджетный центр
• Бюджетная категория
• Балансовая единица
• Сумма

Договоры:

 

• Номер договора, подрядчик
• Тип контракта
• Дата начала/окончания
• Состояние
• Метод отбора подрядчика
• Сумма договора и т.д.

 

Счета:

• Номер счета
• Подрядчик
• Номер договора
• Сумма счета
• Дата получения
• Дата оплаты

Отчеты

Вводные данные

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 16. Информация и системная логика

Этапы договорной работы в Contracts

Оформление  заявки à Стадии утверждения à Оплата счетов à Распределение затрат à Начисления à Продление или завершение договора

 

Пользователи  и функции (рис.17):

Ввод данных, системное  администрирование

Обзор, анализ

Обзор, контроль

Специалисты

по договорам

Руководство

ПУЭД

Рисунок 17. Пользователи и функции системы

 

В качестве реализации системы автоматизации  был выбран продукт компании Microsoft СУБД Access 2003.

Microsoft Access – это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Успех Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Одно из основных преимуществ MS Access – тесная интеграции с популярным офисным пакетом Microsoft Office.[11, c. 147]

3.4 Стратегические возможности  информационных технологий

 

Информационные  технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что  выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами.

Новый способ конкурировать

Предприниматели стремились достигать конкурентного  преимущества в прошлом (Porter, 1980), конкурируя одним из двух способов:

• стоимостью, т.е. дешевыми товарами или услугами;
• дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг.

Всплеск новых технологий в 80-х годах открыл дополнительные возможности, такие, как  уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проектирования; оптимизация процессов компьютеризированными  системами управления, в которые  внесены человеческие экспертные правила  решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые  интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация.

В течение 80-х годов ИТ также начали играть более важную роль в предоставлении возможности дифференцирования продуктов и услуг. Например, фирмы начали развивать прикладное программное обеспечение, которое давало конкурентоспособное преимущество, снабжая коммерческий персонал информацией, помогающей лучше обслужить определенного клиента, своевременно обеспечивая материалы для деловых клиентов и развивая новые, основанные на информации услуги, такие, как регулирование денежных потоков или лечебная диалоговая информация для фармацевтов. Некоторые фирмы развивали стратегические информационные системы, которые привели к преобразованию в способе поведения фирмы в промышленном бизнесе.

К 90-м  годам приложения ИТ были широко распространены и достаточно совершенны, чтобы позволить фирмам конкурировать новаторскими способами. Если в прошлом фирмы должны были выбрать между стратегиями стоимости или дифференцирования, сегодня ИТ позволяют фирмам в некоторых отраслях промышленности конкурировать с низкими ценами и дифференцированием изделий одновременно. Некоторые фирмы пытаются конкурировать не только с низкими ценами и высоким качеством, но также и на способности делать высоко варьируемые под пользователя изделия. Названные как "массовые настройки" ИТ используются, чтобы быстро увязать процессы и рабочие группы, произвести настроенные изделия, которые являются именно такими, в которых клиент нуждается.[13, c. 104]

Новые организационные формы

Поддерживаемые  усилиями реинжиниринга в начале 90-х годов многие организации  вводят служащих высокого уровня для  управления процессами. Например, директор-распорядитель  может стать ответственным за процесс типа выполнения заказа, который  требует координации действий, выполненных  отделами продажи, производства и дистрибуции. Улучшение процесса выполнения заказа означает увеличение числа удовлетворенных  клиентов.

Современные фирмы способны с помощью электроники  связать деловые подразделения, которые географически рассеяны, чтобы использовать информацию и  опыт внутри организации. Это дает возможность  фирмам лучше координировать действия среди рассредоточенных предпринимателей.

Например, некоторые большие фирмы начали преследовать маленькие, но объединенные стратегии, подразделения сохраняют  большое количество автономии в  принятии решения, но команды персонала  из многих отделов работают над общими проблемами и используют лучший опыт. Технологии, которые делают доступными внутренние и внешние данные, включая  глобальную электронную почту, систему  и базы данных электронных документов, позволяют достичь этой стратегической цели.

Успехи  в ИТ способствовали созданию союзов и командной работе не только среди географически рассеянных рабочих групп внутри того же самого бизнеса, но также и между разными компаниями. В начале 90-х годов электронные связи между клиентами и поставщиками стали стандартным способом ведения торговли во многих отраслях промышленности, включающих автомобилестроение и промышленность розничной продажи. Фирмы в некоторых отраслях промышленности даже сформировали электронные связи среди конкурентов, чтобы пользоваться преимуществом меж организационных сил и объединенных ресурсов.

Внутри  компьютерной промышленности лидеры ведущих  компаний сформировали стратегические союзы с потенциальными конкурентами (IBM и Microsoft) и даже с очевидными противниками (IBM и Apple), чтобы ускорить развитие изделия и устанавливать стандарты технологии оборудования/программного обеспечения (Intel и Microsoft, Sun и Netscape). ИТ открыли эти новые виды союзов среди предпринимателей.

Многие  фирмы также эксплуатировали  новые возможности, предлагаемые глобальным рынком. Для некоторых фирм это  подразумевало производство товаров  в других странах, чтобы пользоваться преимуществом меньшей стоимости  человеческих ресурсов. Для других фирм это подразумевало становиться  многонациональной корпорацией  с глобальным бизнесом: стратегия - не только создание товаров во многих странах, но также и продажа клиентам, живущим на разных континентах.

Международные стандарты архитектуры ИТ и большие, центральные базы данных, используемые через национальные границы, способствуют этому типу глобальной стратегии. Изменения вызываются необязательно самой технологией, но она усиливает другие тенденции, подобные наделению персонала полномочиями, перепроектированию бизнеса и самоуправления коллективами. [5, c. 76]

 

Заключение

 

В любой организации, как  большой, так и маленькой, возникает  проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации  используют для этого шкафы с  папками, однако крупные корпоративные  предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие  эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Крупные компании стремятся  моментально реализовать технические  новшества, однако для успешной реализации крупных систем управления требуется применить нестандартный подход, творческое решение.

ТНК-ВР – прогрессивная  компания, ориентированная на повышение  эффективности деятельности и постоянное улучшение производственных показателей. Компания стремится к достижению наиболее высоких результатов во всех областях своей деятельности. У каждого руководителя компании есть индивидуальный производственный контракт с четко сформулированными  задачами, которые направлены на достижение корпоративных целей, обозначенных в бизнес-планах компании.

Созданная БД «Contracts» – является современным решением задачи ведения учета договоров. Данная программа не имеет аналога на рынке. Основными преимуществами данной программы являются:

• легкость в использовании
• удовлетворение специфических свойств договоров.
• широкие возможности расширения

Информационные  технологии предоставили возможности  фирмам конкурировать новыми способами, потому что ИТ допускают, чтобы эти фирмы организовали себя новыми способами. Например, сегодня большие фирмы должны иметь меньшее количество служащих в средних уровнях управления, потому что ИТ могут облегчать применение необходимой информации, используемой большим числом служащих, а также поддерживать принятие решения на более низких уровнях в организации. В результате фирмы могут быть более эффективными. Успехи в ИТ дали возможности большим и малым фирмам организовать процессы, а не функции.

Фундаментальные тенденции, наблюдаемые в бизнесе  и управлении персоналом, изменят  организации и компании, но эти  изменения несостоятельны без компьютерной технологии, делающей все это возможным.

 

Список использованной литературы

 

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник // Под ред. Г.А.Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2008.
2. Баззел Р.Д., Кокс Д.Ф., Браун Р.В. Информация и риск в маркетинге./ Р.Д. Баззел, Д.Ф. Кокс, Р.В.  Браун – М.: Финстатинформ, 2003. – 298 с.
3. Бушуева Л.И. Теоретические подходы к формированию системы информационного обеспечения управленческих решений // Вестник НИЦ «Корпоративное управление и инновационное развитие экономики Севера». – Сыктывкар, 2007. – С.42-76.
4. Васильков Ю.В., Василькова Н.Н. Компьютерная технология вычислений в математическом моделировании. - М.: Финансы и статистика, 2009.
5. ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы. Термины и определения. — М.- Изд-во стандартов, 2001.
6. ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания. — М.: Изд-во стандартов, 2001.
7. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 268 с.: ил.
8. Громов Г.Р. Автоформализация профессиональных знаний / Г.Р.  Громов Микропроцессорные средства и системы. - 2006. - № 3. - С. 80-91.
9. Гусев С.А. Технология построения информационного блока управленческой отчетности и аналитической обработки данных в сфере управления// С.А. Гусев КМ-бизнес. – 2008. - №7. - С.34-43.
10. Доктрина информационной безопасности Российской Федерации от 09.09.2000 г. ПР-1895.
11. Дьяконов В.П., Абраменкова И.В. Mathcad & PRO в математике, физике и Internet./ В.П. Дьяконов, И.В.  Абраменкова - М.: Нолидж, 2009.
12. Дюк В. Обработка данных на ПК в примерах./ В. Дюк - СПб: Питер, 2007.
13. Информационные системы в экономике // Под ред. В. В. Дика. - М.: Финансы и статистика, 2009.
14. Информационные системы. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.islu.ru/k_inform/infsystekst.html.
15. Информационные технологии управления: Учебн. пособие для вузов// Под ред. проф. Г.А.Титоренко. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003.
16. Информационные технологии. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://kunegin.narod.ru/index.html.
17. Использование современных информационных технологий в работе с населением. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://koi.www.expos.ru/it/it.shtml.
18. Карлсберг К. Бизнес-анализ с помощью Excel./ К. Карлсберг - Киев: Диалектика, 1997.
19. Карминский А. М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. / А. М. Карминский, П.В. Нестеров - М.: Финансы и статистика, 2007.
20. Коротецкий И., Никитчанова Е. Подтверждение рейтинга корпоративного управления ТНК-ВР//Консорциум «РИД-Эксперт РА», октябрь 2006. – 7 с.
21. Кручинецкий С.М. Этап управленческого консалтинга при внедрении информационных систем// С.М. Кручинецкий Менеджмент. – 2009. - №3. – С.23-29.
22. Макарова Н. В., Матвеева Л. А., Бройдо В. Л. Информатика: Учебник./ Н. В. Макарова, Л. А. Матвеева, В. Л. Бройдо – М.: Финансы и статистика, 2007.
23. Реформирование стандартизации по информационным технологиям. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.techno.edu.ru:16001/db/msg/18628.html.
24. Роберт И. Современные информационные технологии в образовании./ И.  Роберт – М.: Школа-Пресс, 2004.
25. Росбизнесконсалтинг. ТНК-ВР.- www.rbc.ru
26. Рубенкинг Нейл Дж. Эффективный поиск в Интернете/ Нейл Дж. Рубенкинг PC Magazine. – 2001. – №6.
27. Саммерс Т. ТНК-ВР. Результаты 2011 года. Бюллетень, 2011. – 24 с.
28. Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике / М.И. Семенов и др. Финансы и статистика – 2000 - № 9.
29. Титоренко Г.А. Информационные технологии управления: Учеб.пособие для вузов./ Г.А. Титоренко– 2-е изд., доп. – М.: Юнити-Дана, 2003. – 439 с.
30. Тюрин Ю.Н., Макаров А.А. Анализ данных на компьютере // Под ред. В.Э. Фигурнова. - М.: Финансы и статистика, 2005.
31. ЦИЭС «Бизнес-Программы-Сервис»// Финансовая газета. – 2001. – № 27.
32. Шахова Е. Развитие управленческого ИТ-консалтинга в России./ Е.  Шахова – М: 21.09.2008 г.
33. Ядов Г.Б. Информация и общество// Вокруг света. – 2004. - № 2.