Использование современных информационных технологий при поиске и изучении литературных источников и обработке результатов

 

Неважные  показатели в сфере маркетинга. Желательно скорейшее изменение сложившейся  ситуации. Сильные стороны финансового  фактора, несколько превосходя слабые, необходимо отметить, что к преимуществам сильных сторон относится финансовая стабильность предприятия.

 

Глава 3. Рекомендации по формированию внутрифирменной управленческой информационной системы

 

Одна  из причин, почему информационные системы  играют большую роль в организациях и почему они влияют на большое  количество людей, - возрастающая мощность и уменьшающаяся стоимость компьютеров, которые являются основой информационных систем. Вычислительная мощность компьютеров  удваивается каждые 18 месяцев, поэтому  возможности микропроцессоров увеличились  в 25 000 раз, начиная с их изобретения 25 лет тому назад.

Революция в компьютерной технологии породила мощные сети связи, которые организации  могут использовать для доступа  к крупным складам информации во всем мире и координировать действия вне зависимости от места и  времени. Эти сети преобразуют форму  деловых предприятий и даже наше общество.

Всемирная самая большая и наиболее широкоиспользуемая сеть – Интернет (Internet). Интернет - международная сеть сетей, которые являются и коммерческими, и публичными. Интернет соединил более 100 000 различных сетей почти из 200 стран во всем мире. Больше 50 млн представителей науки, образования, правительства и деловых организаций используют Интернет, чтобы обмениваться информацией или поддерживать деловые отношения с другими организациями земного шара.

Технологические основы для этих всепроникающих информационных технологий (ИТ) - не только персональные компьютеры, стоящие на рабочем столе, но и компьютеры, подключенные к сетям.

 

3.1 Современная информационная  система

 

Рассмотрим  возможности управляющих информационных систем в управлении, которые появились  в связи с интенсивным развитием  информационных технологий. Говоря о "новых" возможностях ИС в менеджменте, более справедливо называть некоторые из них новыми только для нас. Например, системы поддержки принятия решений уже более двух десятилетий используются в развитых странах, но пока еще не получили широкого распространения в нашей стране [31, c. 205].

Системы поддержки принятия решений (Decision Support System)

Системы поддержки принятия решений (DSS) - это  компьютерные системы, почти всегда интерактивные, разработанные, чтобы  помочь менеджеру (или руководителю) в принятии решений. Рис. 10 показывает, что система поддержки принятия решений требует трех первичных компонентов: модели управления, управления данными для сбора и ручной обработки данных и управления диалогом для облегчения доступа пользователя к DSS. Пользователь взаимодействует с DSS через пользовательский интерфейс, выбирая частную модель и набор данных, которые нужно использовать, а затем DSS представляют результаты пользователю через тот же самый пользовательский интерфейс.

 

Рисунок 10. Компоненты системы поддержки принятия решений

Исполнительные информационные системы (Executive Support System - ESS) появились в 80-х годах. Ключевая концепция исполнительной информационной системы состоит в том, что такая система поставляет интерактивную совокупность текущей информации относительно конъюнктур рынка, формирует легкий доступ для старших руководителей и других менеджеров без помощи посредников. ESS использует современную графику, связь и методы хранения данных, обеспечивая исполнителям легкий интерактивный доступ к текущей информации относительно состояния организации.

ESS использует  данные, которые были отфильтрованы  и обличены в итоге в форму,  полезную для руководителей организации.  Кроме того, много эффективных  ESS включают качественные данные  типа информации о конкурентоспособности,  оценки и прогнозы.

Переработка руды данных (Data Mining)

Ранее идея "складирования" данных - идея выбора данных компании из операционных систем и помещения их в отдельной  базе данных представлялась так, чтобы  пользователи могли иметь доступ к ним и анализировать данные без опасности для операционных систем. Аргументом было то, что создание и обслуживание базы данных является операционной системой, поэтому база данных поддерживает всю организацию, создавая данные, доступные каждому, в то время как анализ данных выполняется  для отдельного менеджера или  маленькой группы менеджеров, и, следовательно, это система поддержки управления. Сейчас анализ данных производится в  базе, потому что системы поддержки  принятия решений, описанные в предыдущем разделе, часто извлекают данные, в которых они нуждаются, непосредственно  из баз данных организаций.

Искусственный интеллект (Artificial Intelligence)

Идея  искусственного интеллекта (AI), т.е. изучение того, как компьютеры могут "думать", имеет приблизительно 30-летний возраст, но только недавно появились достаточно мощные компьютеры, чтобы делать коммерчески  привлекательными AI-приложения. AI-исследования развились в пять отдельных, но связанных областей: естественные языки, робототехника, системы ощущения (системы зрения и слуха), экспертные системы и нейронные сети. Чтобы работать с естественными языками, необходимо создание систем, которые переводят обычные человеческие инструкции в язык, который компьютеры могут понимать и выполнять. Робототехника в большей степени относится к промышленности. Исследование систем ощущения направлено на создание машин, обладающих визуальными и слуховыми способностями, которые воздействуют на их физическое поведение. Другими словами, это исследование нацелено на создание роботов, которые могут "видеть" или "слышать" и реагировать соответственно тому, что они видят или слышат.[32, c. 318]

Заключительные  две ветви AI наиболее пригодны для  поддержки управления. Экспертные системы  – это системы, которые используют логику принятия решения человеческого  эксперта. Самая новая отрасль AI - нейронные сети, которые устроены по аналогии с тем, как работает человеческая нервная система, но фактически используют статистический анализ, чтобы распознать модели из большого количества информации посредством адаптивного изучения.

Экспертные системы (Expert Systems)

Как применяет  логику эксперта компьютерная система? Чтобы спроектировать экспертную систему, специалист, называемый инженером знания (специально подготовленный системный  аналитик), очень тесно работает с одним или большим количеством  экспертов в изучаемой области. Инженеры знания пробуют узнавать все  относительно способа, которым эксперт  принимает решения. Если строится экспертная система для планирования оборудования, то инженер знания работает с опытными планировщиками оборудования, чтобы  видеть, как они работают. Знание, полученное инженером знания, затем  загружается в компьютерную систему, в специализированном формате, в  блоке, названном базой знаний (рис. 11). Эта база знаний содержит правила и заключения, которые используются в принятии решений, - параметры, или факты, необходимые для решения.

 

Рисунок 11. Архитектура экспертной системы

 

Нейронные сети (Neural Networks)

В то время  как экспертные системы пробуют  ввести опыт людей в компьютерную программу, нейронные сети пытаются создать значимые модели из большого количества данных. Нейронные сети могут распознавать модели, слишком  не ясные для людей, и адаптировать их при получении новой информации. Ключевая характеристика нейронных  сетей в том, что они обучаются.

Виртуальная реальность (Virtual Reality)

Виртуальная реальность (VR) предполагает использование  машинных систем для создания окружающей среды, которая кажется реальной пользователю-человеку. Использование VR в неразвлекательных установках разделяется на две категории: обучение и проектирование.

Системы поддержки работы группы (Group Support Systems - GSS) - важный вариант DSS, в котором система разработана, чтобы поддержать группу, а не индивидуума. GSS, иногда называемые системами поддержки принятия решений группы или системами электронных встреч, стремятся воспользоваться преимуществом возможностей группы, чтобы находить лучшие решения, чем решения личностей, действующих отдельно. Это специализированный тип группового программного обеспечения, которое специально предназначено для поддержки встреч. Менеджеры расходуют значительную часть своего времени на участие в работе групп (встречи, комитеты, конференции). В среднем у менеджеров это составляет 35% рабочего времени в неделю, у главных управляющих - от 50 до 80%. GSS старается сделать сеансы электронных встреч группы более производительными. GroupSystems, разработанные в университете Аризоны, являются превосходным примером программного обеспечения GSS. GroupSystems используются более чем 1200 клиентами, включая 500 преуспевающих компаний типа "Chevron", "Hewlett-Packard", IBM и "Procter and Gamble", а также правительственные организации типа армии США, флота, морских пехотинцев и военно-воздушных сил. В типовом исполнении (рис. 12) компьютерная встреча представляет собой микрокомпьютеры для каждого участника, связанные локальной вычислительной сетью. Большой общий экран облегчает общий просмотр информации, когда это желательно. GroupSystems, установленная на каждой машине в сети, обеспечивает компьютеризированную поддержку для генерации идей, располагая их по приоритетам и выявляя основную идею.

 

Рабочие станции участников

Рисунок 12. Схема системы поддержки работы группы

Географические информационные системы (Geographical Information System - GIS) пространственные системы поддержки принятия решений: геодемографическое, компьютерное картографирование и автоматизированные шаблоны - так называется группа приложений, основанных на обработке связей в пространстве. GIS собирает, запасает, преобразует, демонстрирует и анализирует данные, пространственно привязанные к земле. GIS имеет дисплей с богатыми возможностями демонстрации окружающей среды, что очень полезно для людей, принимающих решения.

Такие различные  области, как управление природными ресурсами, государственная служба, NASA, военное и градостроительное  проектирование, использовали GIS в течение 30 лет. Ученые, планировщики, нефтяные и газовые зонды, лесничие, военные  и картографы стимулировали эту  технологию, развивая сложные возможности  для создания, показа и управления географической информацией. В 90-х годах  географические компьютерные технологии привлекли внимание деловых пользователей. Сегодня Бюро статистики США обеспечивает бизнес высококачественными кодируемыми  географическими данными, чтобы  анализировать и манипулировать на рабочем столе с помощью GIS, без оцифровывания карт или сканирования фотографий. [12, c. 107]

 

3.2 Описание коммуникаций  и информационных потоков компании

 

В результате применения информационных систем и  информационных технологий автоматизируются системы получения, систематизации информации, обеспечивается чистота  информационных каналов, исключается  дублирование, достигается адресность поступления информации.

Система телекоммуникаций позволяет проводить  совещания, конференции заочно, в  режиме on-line, не покидая рабочего места.

Все большее  развитие получают так называемые корпоративные  системы управления предприятиями. В этом случае электронная обработка  данных обеспечивает все стороны управления: производство, финансы, поставки, персонал и т.д.

Структура современной информационной системы  выглядит следующим образом (рис.13).

Системы управления документами

Средства  распознавания текста

Экспертные  системы и системы принятия решения

Бухгалтерский учет

Финансовый  анализ

Системы поддержки  клиентов

Управление  проектами

Средства  работы с графическими образами документов

Средства  описания и анализа

Текстовые редакторы. Электронные таблицы

Компьютерная  графика

Справочные  системы

Коммуникационные  пакеты

Выход на внешние  организации

База данных организации

 

 

 

 

 

Рисунок 13. Современная информационная система

 

И так, что  же мы хотим от системы, и как она  будет работать? Для начала нам  необходимо понять, какую информацию мы можем предоставить. Опишем процесс  заключения договора. Когда возникает  потребность на пример купить компьютеры, в отдел услуг по контрактованию приходит заявка на договор подписанная БИМом, ответственный за распределение заявок назначает ответственного исполнителя, после чего тот начинает процесс визирования договора. Договор проходит стадии визирования по инстанциям (департамент администрирования договоров, юридическая служба, группа учета и хранения договоров), после чего договор, подписанный с нашей стороны, отправляется контрагенту.

Договор проходит цикл от подписания до завершения обязательств по нему, затем закрытие. Изначальным звеном является заявка на договор. Она несет информацию о сумме договора, основание для  заключения договора (тендер, лимит  финансовой ответственности), наименовании контрагента, статьи бюджета и т.д. К заявке так же прилагается драфт договора/приложения к договору.

Руководство и проектных менеджеров часто  интересует информация о процессе подписания договора, кто является ответственным  исполнителем, на какой стадии визирования  находится договор, когда будет  оплата. Сейчас ситуация такая, что  эту информацию приходится собирать по крупицам, обзванивать множество  людей в поисках необходимых  данных, соответственно тратить на это время.

В отдельном  случае возьмем в качестве информации, которую хранит БД «Contracts», договоры на предоставление услуг связи, таких как доступ в Интернет, проводка каналов сетей, телефония. Договоры на покупку компьютерной техники, покупку и техническую поддержку программного обеспечения (ПО), разработку и гарантийное обслуживание ПО, консультационные услуги Особенность такой базы заключается в том, что без приложения больших усилий можно получить интересующую информацию по договорам, оплате платежных поручений, расходу трафика. Рассчитать приблизительное время затрат на заключение договора, оценить загруженность ответственных исполнителей. Отчеты помогут анализировать и прогнозировать работу и расходы на данные ресурсы. На основе полученных отчетов, руководство сможет принимать управленческие решения. Так же данный ресурс позволит значительно сократить время на составление различных финансовых отчетов.[5, c. 16]