Использование современных информационных технологий при поиске и изучении литературных источников и обработке результатов

Любая современная  среда табличного процессора имеет  средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность  получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически  согласовать время встречи с  их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается  особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие  дни которых расписаны надолго  вперед.

Компьютерные  конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображении текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

• создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
• заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;
• заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.[4, c. 169]

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей  продукции между компаниями в  форме видеотекста приобретает  сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение  изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение  изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Следует напомнить, что идея хранения изображений  не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения — оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудио-конференции. Они используют аудио-связь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудио-конференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудио-конференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудио-связи между ее участниками.

Использование аудио-конференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудио-конференций повышается при выполнении следующих условий:

• работник, организующий аудио-конференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;
• количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;
• программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;
• перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;
• должны быть организованы запись конференции и ее хранение;
• запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.[4, c. 171]

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудио-конференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя  видеоконференции позволяют сократить  транспортные и командировочные  расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее  популярны три конфигурации построения видеоконференций:

• односторонняя видео- и аудио-связь. Здесь видео- и аудио-сигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;
• односторонняя видео- и двухсторонняя аудио-связь Двухсторонняя аудио-связь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;
• двухсторонняя видео- и аудио-связь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудио-связь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.[7, c. 268]

Факсимильная  связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная  связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

1.6 Информационная технология поддержки принятия решений

Системы поддержки принятия решений и  соответствующая им информационная технология появились усилиями в  основном американских ученых в конце 70-х — начале 80-х гг., чему способствовали широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов  прикладных программ, а также успехи в создании систем искусственного интеллекта.[14]

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса [Рис. 5], в котором участвуют:

• система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;
• человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.[14]

Рис. 5. Информационная технология поддержки принятия решения как итерационный процесс

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно  говорить о способности информационной системы совместно с пользователем  создавать новую информацию для  принятия решений.

Дополнительно к этой особенности информационной технологии поддержки принятия решений  можно указать еще ряд ее отличительных  характеристик:

• ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;
• сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;
• направленность на непрофессионального пользователя компьютера;
• высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.[23]

Информационная  технология поддержки принятия решений  может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые  на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

Рассмотрим  структуру системы поддержки  принятия решений [Рис.6], а также функции составляющих ее блоков, которые определяют основные технологические операции.

Рис. 6. Основные компоненты информационной технологии поддержки принятия решений

В состав системы поддержки принятия решений  входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная  подсистема, которая состоит из системы  управления базой данных (СУБД), системы  управления базой моделей (СУБМ) и  системы управления интерфейсом  между пользователем и компьютером.

База  данных. Она играет в информационной технологии поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей. Рассмотрим источники данных и их особенности.

1. Часть  данных поступает от информационной  системы операционного уровня. Чтобы  использовать их эффективно, эти  данные должны быть предварительно  обработаны. Для этого имеются  две возможности:

• использовать для обработки данных об операциях фирмы систему управления базой данных, входящую в состав системы поддержки принятия решений;
• сделать обработку за пределами системы поддержки принятия решений, создав для этого специальную базу данных. Этот вариант более предпочтителен для фирм, производящих большое количество коммерческих операций. Обработанные данные об операциях фирмы образуют файлы, которые для повышения надежности и быстроты доступа хранятся за пределами системы поддержки принятия решений.

2. Помимо  данных об операциях фирмы  для функционирования системы  поддержки принятия решений требуются  и другие внутренние данные, например  данные о движении персонала,  инженерные данные и т.п., которые  должны быть своевременно собраны,  введены и поддержаны.

3. Важное значение, особенно для поддержки принятия решений на верхних уровнях управления, имеют данные из внешних источников. В числе необходимых внешних данных следует указать данные о конкурентах, национальной и мировой экономике. В отличие oт внутренних данных внешние данные обычно приобретаются у специализирующихся на их сборе организаций.

4. В настоящее  время широко исследуется вопрос  о включении в базу данных  еще одного источника данных  — документов, включающих в себя  записи, письма, контракты, приказы  и т.п. Если содержание этих  документов будет записано в  памяти и затем обработано по некоторым ключевым характеристикам (поставщикам, потребителям, датам, видам услуг и др.), то система получит новый мощный источник информации.

Система управления данными должна обладать следующими возможностями:

• составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, посредством использования процедур агрегирования и фильтрации;
• быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;
• построение логической структуры данных в терминах пользователя;
• использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;
• обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.[3, c. 42-76]