Лекции по "Менеджменту"

Единство людей и условий их деятельности, находящихся в определенных соотношениях и взаимосвязях, образует организационную структуру. Действия, направленные на создание такой структуры, необходимых предпосылок ее функционирования и обновления, получили название организационного процесса. Таким образом, в широком смысле слова организация есть единство организационной структуры и организационного процесса.

2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ  ПРОЦЕССЫ

Жизнь любой  организации представляется в виде двух групп процессов, предназначенных  для обеспечения ее существования: процессов функционирования и процессов развития.

Функционирование  — это деятельность организации, направленная на сохранение ее как  единого целого на основе постоянного поддержания и сохранения сложившихся отношений и связей, обмена ресурсами, энергией и информацией во внутренней среде и в процессе обмена с внешней средой.

Развитие —  это создание необходимых условий  для функционирования организации  с помощью обеспечения приспособления организации к изменениям, происходящим во внутренней и внешней среде.

Жизнедеятельность организации обусловливает отмирание  отдельных элементов и связей и возникновение новых, адаптивных к изменениям, происходящим с организацией. Этот процесс может вызывать прогрессивное, нейтральное и регрессивное развитие.

Организационное развитие — это постоянное совершенствование  различных сторон деятельности организации, которое представляется в регламентации  функций отдельных структурных  подразделений и сотрудников, упорядочение в пространстве и времени производственных, экономических, научных, трудовых, исследовательских, управленческих процессов и их взаимодействия.

Существует четыре основные формы организационного развития:

• структуризация;

• композиция;

• регламентация;

• ориентация.

Структуризация — это процесс определения состава подразделений, их структуры, задач, стоящих перед ними, рабочих мест и должностей, входящих в них, исходя из установленных перед организацией целей.

Композиция представляет собой разработку общей организационной структуры организации, схемы технологических, информационных и иных взаимосвязей между структурными отделами и работниками.

Регламентация — это создание процедур и правил для руководства сотрудниками организации в ежедневной деятельности, определение обязанностей сотрудников, их функций, контрольных показателей конкретных операций.

Ориентация — это обеспечение условий для упорядочения положения и движения материальных объектов и сотрудников в пределах организации.

Ориентация может  быть нескольких видов (табл.1).

Таблица 1

Виды ориентации

Вид	Примеры
Графическая	Сетевая модель технологического процесса, путь движения транспорта, план эвакуации при пожаре
Словесная	Табличка на двери, предупреждающая о заседании, табличка с именем сотрудника
Нумерационная	Шифры папок  в архиве, личных дел в отделе кадров
Словесно>нумерационная	Объявление о  расписании занятий групп студентов, обозначенных номерами
Цветовая	Светофор, служебная  одежда разных цветов в зависимости от занимаемой должности
Символическая	Дорожный знак, «Красный крест», обозначающий аптеку

Базой организационного развития являются:

1) организационное  проектирование — формирование  организационной структуры управления, направляемой на достижение общей цели предприятия;

2) рационализация  — это постоянный переход организации из одного качественного состояния в другое, более высшего порядка посредством реорганизации.

 

3. ЭЛЕМЕНТЫ  ОРГАНИЗАЦИИ

Организация как  процесс включает в себя несколько  элементов:

• разделение труда  и специализацию;

• применяемые  технологии;

• распределение прав и ответственности;

• иерархия организации  и ее звенность;

• департаментизация и  кооперация;

• связи между частями  и координация;

• дифференциация и интеграция;

• масштаб управляемости  и контроля;

• централизация и децентрализация;

Организация управленческого труда стала настолько сложным процессом, что предполагает разделение на более мелкие части. Разделение труда предназначено для специализации сотрудников на осуществлении конкретных операций, процедур, частей работы. Критерием специализации являются профессиональные знания и навыки. От точности определения квалификации работников и закрепления их за конкретными должностями будет зависеть способность выполнить ими поставленные задачи и результативность деятельности организации.

Разделение труда может выступать в двух формах: горизонтальное и вертикальное.

Горизонтальное разделение труда — это качественная и  количественная дифференциация и специализация  трудовой деятельности. Это деление всего производственного процесса на участки; обособление отдельных работ со специализацией производства и сотрудников.

Выделяют три вида горизонтальной специализации: квалификационную (специализация  работников основывается на уровне сложности  осуществляемых операций и требуемых  для этого профессиональных знаний, способностей, опыта), функциональную (разделение труда по видам деятельности), товарно-отраслевую (специализация работников на выполнении определенных работ, специализаций).

Вертикальное разделение труда — специализация сотрудников  на выполнении конкретных операций управленческого труда, функций управления. Вертикальная специализация разделяет работу исполнителей от координации этой работы, управления ею, выстраивает управленческую деятельность в иерархической последовательности на разные уровни. Вертикальная специализация осуществляется по следующим направлениям: общее руководство, технологическое руководство, экономическое руководство, оперативное управление, управление персоналом.

Определение направленности и глубины является началом в  процессе проектирования организации. Специализация в организации имеет ряд преимуществ и недостатков, которые отражены в табл. 2.

 

 

 

Таблица 2

Преимущества  и недостатки специализации

Преимущества	недостатки
Позволяет сконцентрироваться на стратегически значимых сферах	Уводит общую цель организации от работника
Способствует  поиску путей совершенствования  работы	Развивается внутриличностная ориентация и порождаются различия в микрокультуре труда
Увеличивает формализацию деятельности	Увеличение объемов  координации работы
Упрощает потребность коммуникации и процесс принятия решений по отношению к индивидуальной работе	Может снижаться  уровень морали и удовлетворенности  работой

 

Применяемые технологии. Организация связана с технологией работы по двум направлениям: разделение труда и группировка работ (формирование структурных единиц — отделов, цехов и т.д.). На рис. 1 отражена взаимосвязь между неопределенностью в знании относительно того, как делать работу и неопределенностью в поступлении работы и месте ее выполнения. Эти две переменные, представленные в области высокой и низкой степени неопределенности, дают четыре квадранта.

Высокая	Отдел маркетинга Отдел финансов Технический отдел Отдел снабжения                                                         1		Отдел НИОКР Отдел планирования Дирекция Комиссия по разрешению конфликтов                                               3
Неопределенность  в знании относительно того, как делать работу
	Цех сборки Измерительная лаборатория Отдел охраны Отдел АСУ                                                       2		Ремонтный цех Машбюро Бухгалтерия Отдел кадров                                              4
Низкая
	Низкая	Неопределенность  в поступлении работы и месте  ее выполнения		Высокая

Рис. 1. Влияние технологии на проектирование организации

Представленная  матрица при создании организационной  структуры помогает организовать подразделения, основываясь на схожести технологических  характеристик. Структура подразделения  должна соответствовать ее положению  на поле матрицы.

Распределение прав и ответственности. Возможны две системы распределения прав и ответственности или полномочий по уровням иерархии. В основе первой системы лежит принцип единства подчинения. Исполнитель при данной схеме получает распоряжение, относящееся к его работе, только от одного начальника. Но при этом права и ответственность вышестоящего руководителя включают в себя только часть прав и ответственности нижестоящего менеджера.

Модель схожа  с «елочкой». Вторая система предполагает двойное и множественное подчинение.

Права и ответственность  вышестоящего менеджера полностью  поглощают права и ответственность  всех нижестоящих управленцев. Модель «матрешки».

Иерархия  в организации и ее звенность. Термин «иерархия» означает расположение частей целого в порядке от высшего к низшему. В организации иерархия представляет собой структуру власти или ее звенность.

Уровень управления — это часть организации, по отношению  к которой решения могут приниматься самостоятельно, без согласования с выше- или нижерасположенными подразделениями. Количество уровней управления определяет «этажность» организации. Если исключить побочные факторы и явления, то «этажность» организации обратно пропорциональна эффективности организации. Например, при значительном количестве уровней затраты на содержание управленческого персонала значительно возрастают.

Департаментизация и кооперация. Объединение похожих операций и работников, ответственных за их выполнение, называется департаментизацией. Департаментизация бывает двух типов: группировка работ вокруг ресурсов и вокруг результата деятельности (рис. 2).

Узкая специализация работ	По функциям По продуктам По технологии                                                     1		Матричная Инновационная Бесструктурная                                              3
Группировка работ  вокруг ресурсов
	По численности По времени По территории                                                 2		По продукту По потребителю По рынку                                              4
Широкая специализация работ
	Широкая специализация работ	Группирование работ вокруг результата деятельности		Узкая специализация работ

Рис. 2. Типы департаментизации, выделяемые на основе направления группирования работ

 

Существует четыре вида депараментизации: линейная, функциональная, по продукту и матричная.

Линейная депараментизация (квадрант 1) и функциональная департаментизация (квадрант 2) предполагают специализацию работ, связанных с получением и распределением ресурсов в организации. Департаментизация по продукту, по рынку, по потребителю (квадрант 3) предполагает группирование схожих работ над получением результата. Матричная (инновационная, бесструктурная) (квадрант 4) департаментизация является сбалансированным компромиссом между делением и группированием работ вокруг ресурсов и вокруг результатов.

Связи между частями и координация. Организация как процесс включает в себя координацию как необходимое и одно из главных действий. Координация выступает основой структуры организации, под которой подразумевают совокупность устойчивых связей в организации. Связь — это условие, определяющее возможность взаимодействия частей целого. Связь — это выражение отношений, а не какое-то действие. Связи различаются не тем, как реализуются отношения координации, и не тем, что определяется, а тем, какие отношения лежат в основе связи. С помощью связей в организации осуществляется координация ролей и деятельности.

Связи в организации  подразделяются на горизонтальные и  вертикальные. Вертикальные связи выступают  в качестве соединителей иерархических уровней в организации и ее частях. Они принимают формальный вид, действуют постоянно и изображаются на всех организационных схемах, показывая распределение полномочий. Горизонтальные связи являются связями между равными по местоположению в иерархии или статусу частями или членами организации. Цель горизонтальных связей — обеспечивать наиболее эффективное взаимодействие частей организации при решении возникающих между ними проблем.