Методологічні підходи до самоменеджменту

наступного дня почніть працювати  над собою.

4. Аналіз поглиначів часу

13

«Поглиначі» часу  –  це ті люди чи інші фактори, що найбільшою мірою 

відбирають (поглинають) Ваш час.

Найбільш типові поглиначі часу:

·  Нечітка постановка цілей

·  Відсутність пріоритетів у справах

·  Спроби дуже багато зробити за один раз

·  Відсутність цілісного уявлення про завдання та шляхи їх вирішення

·  Незадовільне планування робочого дня

·  Особиста неорганізованість, “завалений” письмовий стіл

·  Недостатня мотивація

·  Пошук документів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів,

тощо

·  Недоліки кооперації або розподілу праці

·  Відволікаючі від справ телефонні дзвінки

·  Незаплановані відвідувачі

·  Нездатність сказати “ні”

·  Неповна або запізнена інформація

·  Відсутність самодисципліни

·  Невміння довести справу до завершення

·  Відволікання

·  Тривалі наради

·  Відсутність комунікативних зв’язків

·  Занадто комунікабельність

·  Відкладання справ

·  Недостатнє делегування справ

Випишіть 5 найважливіших причин утрат  часу, що ви знайшли під час 

аналізу часових утрат. По суті, це і є ваші найважливіші поглиначі.

Здолавши свої 5 найважливіших поглиначів часу, ви побачите, що у Вас 

з'явилося значно більше часу для  інших справ і Ви стали більше встигати.

Ніхто краще Вас не знає Ваших  проблем у частині організації  праці. Тому

Ви вже зараз повинні починати практикувати активний самоменеджмент.

Висновки

1.  Таким чином, ми сьогодні  вивчили сутність самоменеджменту; 

розглянули теоретичні концепції  самоменеджменту, його цілі і переваги,

функції самоменеджменту. На конкретних прикладах ми побачили,  яке

значення відводять самоменеджменту  у своєму житті відомі менеджери  і ділові

люди і переконалися в тому, що ні велікі здібності, ні професійні знання і 

майстерність не можуть допомогти  керівнику чи іншій діловій людині, якщо

він не навчиться керувати собою, своїм часом.

2.  Ми вивчили методику виконання  самообліку й аналізу робочого  часу 

менеджера, детально розібрали, як зробити  фотографію свого часу, зробити 

аналіз використання часу, аналіз сильних і слабких сторін свого  робочого

стилю, аналіз часових втрат і поглиначів часу.

14

Тепер Ваша задача  –  зробити  такий аналіз використання свого  часу

самостійно.

Приклади виконання аналізу  витрат часу (у тому числі за допомогою 

комп’ютерної програми) наведено в розділі ІV „Аналіз конкретних практичних

ситуацій”.

При вивченні цієї теми студенти повинні  усвідомити, що передумовою 

успішного самоменеджменту є аналіз використання часу, тобто виявлення  того,

куди і на що іде час. Аналіз використання часу проводиться за допомогою 

таблиць “Аналіз видів діяльності та використання часу” та “Листочок денних

перешкод” [4,16]. Слід уважно вивчити  структуру таблиць та методику

проведення аналізу за їх допомогою. (Методику аналізу витрат робочого часу  –

див. вище, розділ 5  –  Практичне  заняття № 1)Необхідно зрозуміти, що аналіз

використання часу за допомогою  таблиць потребує від менеджера  додаткових

витрат часу, систематичної та цілеспрямованої  роботи. Але за допомогою цього 

аналізу менеджер зможе виявити  свої сильні та слабкі сторони, втрати та

“поглиначі” часу.

Зроблений аналіз, виявлення сильних  та слабких сторін допомагає 

менеджеру розвивати та застосовувати  у своїй роботі свої сильні сторони, а 

аналіз слабких сторін (“поглиначів” часу)  –  виявити недоліки в  роботі та

розробити стратегію їх усунення.

Аналіз витрат робочого часу дозволяє менеджеру значно підвищити свою

продуктивність

При вивченні цієї теми слід ознайомитися з кейсом “Аналіз використання

робочого часу” (Додаток)[20], методикою  аналізу, що наведена у кейсі, та

вирішити ситуаційні завдання.

15

Тема 3. Організування діяльності менеджера

План:

1.  Розміщення і планування  службових приміщень.

2.  Організація робочого місця  менеджера.

3.  Організація умов праці.

4.  Значення постановки цілей.

5.  Знаходження цілей.

6.  Ситуаційний аналіз.

7.  Формування цілей.

1. Розміщення і планування службових  приміщень

Мета раціонального планування

1.  Зменшення часу, необхідного  для виконання роботи

2.  Забезпечення умов праці,  що сприяють підвищенню ефективності  і 

зменшенню напруженості.

3. Ощадливе використання робочої площі без збитку для діяльності.

Правила розміщення і планування службових  приміщень

1.   Рух робочого потоку  повинен йти по прямих лініях, без зайвих 

поворотів і переміщень.

2.   Структурні підрозділи  і співробітників, які часто контактують між

собою, розміщують поблизу одне від  одного.

3.   Обладнання  і меблі  розміщують так, щоб працівникам  було зручно 

підходити до них і користуватися  ними.

4.   У приміщенні не повинні  знаходитися предмети, що не потрібні 

працівникам безпосередньо в процесі роботи.

5.   Площа для кожного співробітника  повинна відповідати виконуваній 

роботі.

Фактори, які необхідно враховувати  при розміщенні приміщення

1.   Функціональна значимість  підрозділів.

2.   Зміст і технологія виконуваних  робіт.

3.   Взаємозв'язки.

При розміщенні приміщень необхідно

1.   У першу чергу розташовувати  й оснащувати важливі структурні 

підрозділи.

2.   Враховувати можливість  розширення важливих відділів  і появи нових 

структурних підрозділів.

3.   Суміжні відділи розташовувати поруч.

4.   Відділам, що здійснюють  прийом відвідувачів, виділяти окрему 

кімнату поблизу входу.

16

5.   Відділи, у яких працює  оргтехніка, ізолювати від інших  структурних 

підрозділів.

6.   Складські приміщення розташовувати  так, щоб вони були ізольовані

від службових приміщень.

7.   Дотримувати нормативи  відстані між робочим устаткуванням.

2. Організація робочого місця

Наукова організація  робочого місця  передбачає, що воно займає

мінімальну площадку службового приміщення, обладнано меблями і сучасною

оргтехнікою, що забезпечують виконання  робіт відповідно до вимог науково-обгрунтованої  технології управлінського процесу  і мінімальних фізичних

зусиль з боку службовця.

Правила організації робочого місця

1.   Не слід тримати на  робочому місці нічого зайвого.

2.   Усе, що беруть правою  рукою, розташовується праворуч, лівої   -ліворуч.

3.   Усе, чим користуються  частіше, розташовується ближче, рідше - далі.

4.   Предмети праці, якими  працівник користається постійно, повинні 

розташовуватися на зручному місці, щоб уникнути зайвих рухів і поворотів.

5.   Документи, з якими працює  службовець, необхідно розміщувати  так, 

щоб їх можна було швидко побачити, взяти і зручно ними користатися.

Правила розміщення предметів праці

1.   Матеріали і предмети  праці необхідно розміщувати так, щоб

забезпечити найкращу послідовність  рухів.

2.   Службовець повинен забезпечити  оптимальні рухи при користуванні 

предметами праці.

3.   Матеріали і предмети  праці необхідно готувати заздалегідь.  Кожен 

предмет повинний знаходитися у визначеному місці з метою економії часу на їх

пошук.

4.   Різні предмети праці  краще об'єднати разом (наприклад,  олівець-ластик).

5.   Можна пристосувати меблі  для виконання конкретної роботи  чи  для 

конкретного співробітника, але не можна пристосувати працівника до

службових меблів.

6.   Письмовий стіл повинний  використовуватися тільки для  поточної 

роботи, а не для накопичення  і збереження документів.

17

Мал. Розміщення робочих місць відповідно до робочого потоку

Мал. Ергономічна схема організації робочого місця

Мал. Нормальна і максимальна  робоча зона

18

3. Організація умов праці

Фактори, що впливають на умови  праці

1.  Освітлення.

2.  Колір.

3.  Температура.

4.  Вологість повітря.

5.  Рівень шуму.

Мал. 4. Раціональне розміщення робочих  місць стосовно джерела світла.

Джерело світла повинно 

розташовуватися так, щоб світло

не сліпило очі.

Найкраще, щоб джерело світла

знаходилося ліворуч.

Джерело світла повинно 

розташовуватися так, щоб 

світло не сліпило очі,

відбиваючись від блискучої 

поверхні стола.

Лампу краще розташовувати над 

вікном, ніж в середені кімнати

Якщо тієї лампи, що розміщенна

над вікном, недостатньо, то можна 

розмістити ще одну лампу в 60-70

см від протилежної стіни, де часто 

розташовуються шафи та книжкові

полки.

19

Типи освітлення службових приміщень

1.   Пряме, при якому 90-100 % світла падає прямо  -  униз. При такому 

освітленні розсіювання майже  відсутнє, світло розподіляється нерівномірно,

створюються сильні тіні, значний  сліпучий ефект. Тому воно не є раціональним

для службових  приміщень.

2.   Напівпряме, при якому 60-90 % світла падає  вниз, а 10-40 %

направляється нагору і відбивається від стелі. Цей тип освітлення зручний для

невеликих службових приміщень. У великих  службових приміщеннях світло

дає сильний  сліпучий ефект.

3.   Пряме   –  непряме, при якому 40-60 % світла падає вниз. Він 

створюється лампами денного світла, де промені  світла розділяються у великих

службових приміщеннях.

4.   Напівнепряме, при якому  10-40 %  світла падає вниз і  60-90 % світла 

направляється нагору і відбивається від стелі. При цьому типі освітлення

досягається гарне розсіювання, скорочується сліпучий ефект, тіні зведені до

мінімуму.

5.   Непряме, при якому 90-100 % світла направляється нагору  і 

відбивається від стелі і  стін. У даному випадку розсіювання світла дуже гарне.

Однак при цьому необхідно велику увагу приділяти нагляду за стелею, щоб 

тримати її в чистоті і забезпечувати  максимальне відображення світла.

Колір є партнером світла. Світлий  колір  збільшує освітленість, темний  -зменшує.

Кольори класифікуються на теплі і  холодні. Теплі кольори  -  червоний,

жовтий, коричневий. Холодні кольори  -  синій, фіолетовий, темно-зелений. При 

фарбуванні службових приміщень  необхідно дотримувати таких  правил:

1.   Якщо природне світло падає з північної чи східної сторони, він буде

холодним світлом світло-блакитного кольору. Для того щоб створити більш 

радісну атмосферу, протилежну стіну  варто офарблювати в теплі  кольори.

2.   У тих випадках, коли  природне світло падає з південної чи західної

сторони, він буде теплим світлом  жовтуватого чи червонуватого відтінку. Для 

того щоб зм'якшити його, протилежну стіну варто офарблювати в  холодні 

кольори.

3.   У вузькій довгастій  кімнаті причілки краще офарблювати  у світлі 

кольори, а стіну, протилежну вікну, - у більш темні кольори.

4.   Щоб додати квадратній  кімнаті вид правильного чотирикутника,  стіну, 

протилежну вікну, необхідно офарблювати  у відмінний від інших колір.

5.   Для того щоб висока  стеля здавалася більш низькою,  її і верхню

частину стін офарблюють у темний колір. Щоб низька стеля здавалася  більш 

високою, крайку стелі фарбують тим  же кольором, яким покрита стіна, а  стелю 

-  світлим кольором. Стеля нормальної  висоти повинна бути пофарбована 

світлою, що добре відбиває світло, фарбою.

6.   Звичайно підлоги повинні  бути темніше стін, що, у свою  чергу, повинні 

бути темніше стелі. Однак існує  тенденція робити підлогу можливо  світліше,

щоб збільшити відображення світла і створювати велику освітленість

приміщень.

20

7.   Колір варто вибирати з урахуванням  типу освітлення. Лампи денного

світла додають квітам світло-блакитний  відтінок, лампи накалювання  -жовтуватий відтінок.

8.   Варто уникати різких  контрастів у кольорі. Тому  краще змішувати 

кольори. Одні кольори можна використовувати для того, щоб підкреслити

найбільш важливі елементи, а  інші – щоб сховати малозначні елементи.

9.   Для фарбування стін  в одному приміщенні бажано  використовувати 

два чи три різних кольори. Це в  першу чергу стосується великих  приміщень.

Використання різних кольорів у невеликому приміщенні додає йому ще

менший розмір.

10. Звичайно коефіцієнт відображення  стін повинний складати 50-60 %.

Це дозволить уникнути сліпучого  ефекту і максимально використовувати 

відбите світло.

11. Для скорочення витрат, пов'язаних з доглядом за приміщенням, колір

обробки  може бути більш темними, чим колір, у які пофарбовані  стіни.

Наприклад, ясно-коричневий колір  може бути використаний на зеленій  стіні,

ясно-сірий на стіні, пофарбованій в голубий чи коричневий колір. Можливі

найрізноманітніші сполучення кольорів.

12. Для того, щоб замаскувати  структурні елементи, такі, як труби, 

поглиблення, колони, варто використовувати  для їхнього фарбування той же

самий колір, яким пофарбоване тло. Двері можуть бути пофарбовані в той же

самий колір, що і стіна.

13. Яскраво-червоний колір доцільно  використовувати для того, щоб