Особенности корпоративной системы организации на примере проведения детского праздника

 

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И  ПРОВЕДЕНИЕ ДЕТСКОГО ПРАЗДНИКА

 

2.1 Внутреннее состояние  организации

 

Рассматриваемая компания существует на Российском рынке с 1996 года. Более 10 лет компания является одной из ведущих в сфере своей деятельности. Численность сотрудников в компании составляет 40 человек. Из них 40 % (16 чел.) сотрудников работают в компании более 5 лет, 40 % (16 чел.) сотрудников стояли у истоков компании, 20 % (8 чел.) работают менее 1 года. Средний возраст сотрудников 35 лет. 80 % (32 чел.) состоит в официальном  браке и в 65 % (26 чел.) семей 2 и более  детей, средний возраст которых  составляет от 4 до 12 лет. Общее количество детей 30 человек.

 

Открытых конфликтов и  кадровой текучки не наблюдается.

 

Таким образом, мы видим, что  в компании не существует отдела PR или  хотя бы штатной единицы PR-специалиста. Но есть экономический отдел, в котором  частично выполняются PR-функции. В ближайшее  время компания не будет расширяться, и по мнению руководства нет необходимости для создания PR-отдела в настоящее время, это не входит в планы компании. Поэтому построение внутрифирменных коммуникаций ложится на плечи экономического отдела, а именно - специалиста по кадрам.

 

Надо отметить, что не уделяется ведущего значения в компании для построения коммуникации внутри организации, но стремление к налаживанию  внутрифирменных отношений растет, потому как 40 % сотрудников работают в компании более 5 лет, а 40 % стояли у истоков компании и лишь 20 % сотрудников работают менее 1 года, но менять место работы не собираются.

 

Как же выстраиваются коммуникации внутри организации? В ООО «Новосибирск - Южный» информация передается посредством  таких инструментов как отчеты, собрания, доски информаций и, конечно же, слухи  и сплетни. Сотрудников компании стараются всегда своевременно осведомлять  о предстоящих переменах в  компании, о повышениях и увольнениях, о возникающих проблемах. Однако подобная ситуация существует лишь в  сфере вертикальных коммуникаций внутри компании, исходящих от руководства. С передачей информации «снизу вверх» дела обстоят намного хуже. Подчиненные  зачастую не могут добиться обратной связи с руководством, точнее, не хотят, испытывают страх. Информация о  происходящих изменениях в коллективном мнении зачастую не доходит до руководства, поэтому менеджмент компании не может  своевременно реагировать на изменения  и возникающие проблемы и принять  правильное управленческое решение. Однако, как мы уже отметили, в ООО «Новосибирск - Южный» этой проблеме не уделяется  достаточно внимания. Руководство компании встречается с сотрудниками не так  часто, как должно быть, и поэтому  обратная связь не оперативна и неэффективна.

 

Работа в организации  выполнялась своевременно и качественно, жалоб со стороны клиентов не возникало, но высоких показателей труда  не наблюдалось. Инициатива проявлялась  редко и неохотно. Собрания проводились  зачастую без участия руководства  по причине занятости. В итоге  сплоченность в коллективе упала, барьер «снизу вверх» возрос.

 

Проблема в компании назрела, руководство наконец увидело барьер возникший между ним и сотрудниками. Еще не так давно начальство было уверено - каждый сотрудник имеет право голоса и может высказывать свое мнение в различных ситуациях. Уверенность была, не было лишь мнений и высказываний вслух. Информация доходила посредством слухов и сплетен.

 

Проанализировав служившуюся ситуацию, руководство компании приняло решение о привлечении стороннего специалиста для разрешения возникшей проблемы. Вышестоящее звено поручило привлеченному PR-cпециалисту наладить внутренние коммуникации снизу вверх.

 

На очередном собрании был проведен опрос сотрудников  с целью выявления основных причин возникшего барьера с руководством. Выяснилось, что организация, кроме  Нового года и юбилея фирмы, не отмечает больше ничего. Дни рождения проходят скромно за обедом и как правило без участия руководителей по причине занятости. По результатам опроса так же выяснилось, что сотрудникам хотелось бы чаще встречаться с руководством и лучше в неформальной обстановке.

 

В итоге руководство пришло к выводу: ничто не сближает лучше, как детского атмосфера праздника.

 

2.2 Подготовка и проведение  мероприятия

 

Праздник - мероприятие разовое, и исправить что-то впоследствии невозможно. Его нельзя до конца  отрепетировать, нельзя предугадать  и нельзя повторить дважды. Поэтому  все должно пройти ярко, эмоционально, без накладок.

 

Особенностью данного  корпоративного праздника было то, что он проводился не только среди  сотрудников, но и с участием членов их семей, включая детей. Поэтому  праздник имел два направления - детская  программа и программа для  взрослых.

 

Целями корпоративного праздника  были заявлены:

 

1) создание необходимых  условий для неформального общения  сотрудников и руководства;

 

2) мотивация сотрудников  на достижение лучших результатов;

 

3) трансформация внутрикорпоративных  взаимоотношений в сторону повышения  эффективности внутренних коммуникаций;

 

4) привлечение внимания  руководства к проблемам внутри  организации.

 

Для достижения вышеназванных  целей необходимо было решить ряд  задач:

 

1) Организовать программу  для совместного времяпровождения  сотрудников в приятной обстановке;

 

2) Наградить лучших сотрудников  дипломами и сувенирами;

 

3) Поднять престижа предприятия  в глаза семей сотрудников;

 

4) Способствовать возникновению  благоприятного психологического  климата в коллективе.

 

Описание праздника. Общее  количество гостей составило 110 человек, включая 30 человек детей.

 

Основную идею праздника  решили выделить кратким лозунгом «мы  все одна семья» и поместили анонс  мероприятия на информационную доску.

 

Для проведения праздника  была выбрана площадка на территории организации, на открытом воздухе, это  представило большое количество возможностей для проведения различных  конкурсов и соревнований среди  сотрудников.

 

Так как изначально было определено, что мероприятие будет  носить семейный характер, а именно праздник для детей, то необходимо было проработать следующие моменты:

 

Конкурсная программа, предполагающая детские конкурсы и конкурсы для  всей семьи.

 

Музыкальное оформление.

 

Оформление места проведения мероприятия (шары).

 

Возможность привлечения  костюмированных героев.

 

Реквизиты.

 

Видеосъемка.

 

Фотосъемка.

 

Банкет после мероприятия.

 

Конкурсная программа  в данном случае обязательно должна была предполагать тесное взаимодействие сотрудников и руководства в  течении всего мероприятия.

 

Еще одним обязательным условием являлось неформальное общение сотрудников  и их семей между собой, что  позволяло рассчитывать на снижение уровня напряженности в коллективе.

 

Праздник был оформлен в детском стиле. К приглашениям прикрепили маленьких плюшевых мишек, а всем детям раздали разноцветные колпачки.

 

Меню праздника составлялось в 2-х экземплярах. Накрывать решили отдельно детям и взрослым, чтобы  по окончанию конкурсной программы  родители получили возможность отдохнуть  отдельно от детей, но в то же время  не выпускать их из виду.

 

Программа праздника была составлена следующим образом:

 

1 июня 2007 года

 

13.00 - 13.30 - встреча гостей

 

13.30 - 14.30 - экскурсия по  организации

 

14.30 - 17.00 - конкурсная программа

 

17.00 - 17.30 - награждение сотрудников

 

17.30 - 19.30 - фуршет

 

19.30 - 23.00 - фуршет, дискотека

 

23.00 - 23.15 - салют

 

23.30 - посадка на автобусы

 

Определение бюджета мероприятия. Для организации семейного мероприятия  руководством компании выделено 70000 рублей.

 

Наименование

 

Рабочие часы

 

Организационные расходы (сумма), руб.

 

Музыкальная аппаратура

 

8 часов

 

12.000

 

Фотосъемка

 

5 часов

 

2.500

 

Видеосъемка

 

5 часов

 

4.500

 

Оформление шарами

 

300 штук (гелий)

 

2.000

 

Клоун

 

3 часа

 

1.500

 

Реквизит на конкурс

 

2.500

 

Транспорт (доставка)

 

2.500

 

Салют

 

5.000

 

Всего: 32000

 

Мероприятие получилось действительно  семейным.

 

Развлекательная программа  оказалась насыщенной различными конкурсами и выступлениями (см. Приложение 2), ни один гость не чувствовал себя обделенным вниманием, а каждый ребенок смог показать свой талант.

 

Стержнем программы стала  Церемония вручения сотрудникам  дипломов и памятных сувениров. Руководство  отметило каждого сотрудника, и это  было оценено не только самими работниками, но и их семьями.

 

Очень живо, эмоционально и  весело прошли детские конкурсы, все  победители и участники были отмечены и награждены.

 

Праздник продолжился  фуршетом (см. Приложение 3 и 4), дискотекой для детей и взрослых и завершился ярким салютом. После всем гостям был предложен автобус для  доставки домой.

 

Мероприятие высоко оценили  не только руководство, но и гости  организации. Опрос, проведенный среди сотрудников ООО «Новосибирск - Южный» сразу же после мероприятия, показал, что все остались довольны праздником. 100 % опрошенных признались, что позитивным моментом и удачным решением была идея проведения семейного праздника с участием детей. 90 % опрошенных отметили, что мероприятие дало возможность сотрудникам увидеть руководство компании с другой стороны и вывести взаимоотношения на новый уровень.

 

Среди положительных моментов ООО «Новосибирск - Южный» было особенно отмечено вручение дипломов и памятных сувениров сотрудникам организации, что способствовало повышению имиджа руководства компании в глазах сотрудников.

 

2.3 Анализ эффективности  проведенного мероприятия

 

Таким образом, по итогам проведенного мероприятия можно сделать следующие  выводы:

 

1) Цель повысить мотивацию  сотрудников на достижение лучших  результатов, можно считать достигнутой.

 

2) Несомненно можно считать выполненной цель - изменение корпоративной культуры в сторону повышения эффективности внутренних коммуникаций.

 

3) Руководство ООО «Новосибирск - Южный» высоко отметило создание необходимых условий для неформального общения сотрудников и руководства, где было предусмотрено все для отдыха и знакомства.

 

4) Высокий уровень проведенного  мероприятия способствовало формированию  положительного имиджа компании  в глазах членов семей сотрудников.

 

5) Среди сотрудников были  распространены фото- и видеоматериалы  о празднике. На информационном  стенде были также помещены  фотографии с праздника и благодарственное  письмо руководства компании. Было  проведено общее собрание, где  каждый сотрудник счел нужным  высказать лично руководителю свое собственное положительное мнение о проведенном мероприятии.

 

В целом результаты праздника  позволяют сделать вывод, что  проведенное мероприятие оказалось  достаточно эффективным.

 

Взаимоотношения в коллективе вышли на новый уровень. В организации  начала проявляться инициатива, и  вопросы теперь выдвигаются на каждом собрании и соответственно решаются непосредственно с руководством. Результаты проведенного мероприятия  были высоко оценены руководством компании ООО «Новосибирск - Южный».

 

Одним из результатов мероприятия  стало изъявление желания сотрудников  проводить чаще корпоративные мероприятия.

 

Таким образом в ходе анализа  были обозначены причины возникновения  необходимости его проведении, проанализирована обстановка внутри компании.

 

Исходя из полученных данных, был проведен детский праздник, в  котором участвовали сотрудники и члены их семей. Мероприятие  было направлено на нейтрализацию негативных тенденций в коллективе, налаживанию  эффективных внутренних коммуникаций, а так же устранению коммуникативного барьера между руководством и  сотрудниками организации.

 

После первого шага по налаживанию  в организации эффективных внутренних коммуникаций руководство ООО «Новосибирск - Южный» начало понимать, для того чтобы в компании всегда существовали эффективные коммуникации, работа в этой сфере должна осуществляться PR- специалистом.

 

Однако не все проблемы организации были решены в ходе корпоративного мероприятия. Так, в настоящее время  руководящее звено не может уделять  должного внимания информированию своих  сотрудников. Вследствие этого они  не получают достаточно информации о  жизнедеятельности компании, внутри организации используются не все  средства коммуникации и сотрудники не допускаются к принятию управленческих решений. Следует сделать вывод: корпоративную культуру организации  нельзя исправить одним праздником, ее нужно постоянно поддерживать и развивать. В данном случае сложно рассчитывать на эффективные внутренние коммуникации в дальнейшем.

 

Как представляется, подобный объем работы должен проводиться  собственным PR- специалистом, тогда  корпоративная культура ООО «Новосибирск - южный» начнет совершенствоваться.

 

PR- специалист может предложить  руководству следующие рекомендации:

 

1. Создать кодекс корпоративного  управления. Он может включать  в себя правила поведения сотрудников  и их взаимоотношения с клиентами  и руководством компании;

 

2. Разработать единый  корпоративный стиль, например, единый  логотип компании, единый стиль  одежды;

 

3. Разработать программы  косвенной материальной заинтересованности (субсидии, поощрения, премии, бонусы);