Планирование и организация деятельности системы найма персонала

• установление требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризуют предъявляемые требования к техническим средствам;

• перечня  технических средств, выпускаемых  отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

• определение  показателей качества и функциональных возможностей технических средств  в рамках сформированного перечня;

• выбор  метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

• проведение сравнительного анализа технических  средств;

• обоснование  рекомендаций по выбору наиболее эффективных  технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым  требованиям;

• принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

     Выбор типа, модели, марки технических  средств, которые используются в службе управления персоналом ООО МПЗ «Ташлинский», осуществляется по классификатору продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.

     В настоящее время в техническом  оснащении службы управления персоналом ООО МПЗ «Ташлинский» основным направлением совершенствования является более широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопления, обработки и выдачи пользователям результирующей информации. В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации. Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

     Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.

     КТС службы управления персоналом включает и средства оргтехники, применение которых уже имеет определенные традиции. Однако усложнение управленческих процессов, увеличение объемов перерабатываемой при этом информации, ужесточение  сроков такой переработки и многие другие факторы обусловливают  применение новых средств оргтехники, сравнительно недавно  начавших внедряться в управленческие процессы. Следу принять во внимание и тот факт, что, по экспертным оценкам, использование различных средств оргтехники приводит сокращению трудоемкости отдельных видов работы с документами в 3 – 4 раза. В целях наиболее рационального использования данных технических средств необходимо иметь их классификацию, которая отражала бы области их функционального назначения.

     Сложившаяся практика показывает, что основными  группами средств оргтехники являются:

1) носители  информации: носители информации  на бумажной основе несветочувствительные;  носители для репрографических  процессов (термобумага, фотопленка  т.д.); микроносители визуальной информации; звуконосители; видеоносители информации; магнитные носители для записи кодированной информации;

2) средства  составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие  машины; диктофонная техника; печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители; специализированные программные продукты для ПК;

3)средства  репрографии и оперативной полиграфии: для фотокопирования; диазокопирования; электрографического копирования;  термографического копирования; машины электронно – искрового копирования; ризографического копирования (дубликаторы);  микрографии; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати;

4) средства  обработки документов: фальцовочные, перфораторные и резательные машины; листоподборочные и сортировальные устройства; машины для уничтожения документов (шредеры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы) и др.;

5) средства  хранения, поиска и транспортировки документов: шкафы; стеллажи; тележки; пневмопочта и др.;

6) средства  электросвязи: средства и системы  стационарной и мобильной телефонной  связи; средства и системы телеграфной  связи; средства и системы факсимильной  передачи информации;

7) другие  средства оргтехники: сканеры; компьютерные  аксессуары.

     В последнее время параллельно  развитию компьютерной техники бурно  развиваются средства коммуникации. Кроме телефонной связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диалога  с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение получает система персонального оповещения – пейджинг и система факсимильной связи. Достоинства факсимильной связи заключаются в возможности передачи практически любых текстов и полной автоматизации процессов передачи-приема, исключающей необходимость обязательного присутствия оператора. Высокая эффективность максимальной связи достигается при передаче небольших по объему документов, сложных графиков и таблиц.

     Факсимильные аппараты позволяют в ООО МПЗ «Ташлинский» организовать связь не только по линиям факсимильной передачи информации, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих преобразование форматов. Использование факс-модема в ООО МПЗ «Ташлинский» позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений вычислительные ресурсы и память ПК. Программная поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др.

     Факс-модем  не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в  том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата модема – только передачу изображения или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата модема не является самостоятельным устройством.

     Наиболее  простым средством организации  взаимодействия между удаленными абонентами является электронная почта. Высокая  скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости  услуг) позволяет качественно изменить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот. К основным требованиям, предъявляемым  к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности.

     Из  технических средств, помещенных в группу «другие средства оргтехники», наибольший интерес у пользователей вызывают сканеры, устройства создания в компьютере электронной и изображения (текста, рисунка и т.п.). Применение сканеров имеет широкий диапазон и находится в постоянном развитии. В частности, их можно использовать в настольных издательских системах, системах обработки документов, автоматизированного проектирования, передачи информации (факс + модем + сканер).

     Эксплуатация  средств оргтехники, как и других технических средств связана с множеством различных факторов, которые следует  учитывать при организации и внедрении этого процесса. Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обеспечивающих высокоэффективный производственный процесс и безопасность в работе, предупреждение травматизма и возникновения профессиональных заболеваний.

     В процессе управления руководители и  специалисты ООО МПЗ «Ташлинский» постоянно имеют дело с информацией как необходимым средством выработки управленческих решений и их реализацией. Производительность труда и его качество во многом зависят от организации информирования, то есть современного получения и передачи необходимой информации.

     На  разных стадиях процесса управления роль информации неодинакова. Например, для определения целей и задач управления важную роль играют полнота и новизна информации, а при разработке управленческого решения важны своевременность, высокая степень обработки (анализа и синтеза) информации и т.д.

     В современных условиях наблюдается  непрерывный рост объема информации, что, с одной стороны, усложняет управление производством, с другой – повышает требования к нему. Поэтому руководители и специалисты ООО МПЗ «Ташлинский» обязаны в совершенстве владеть научными основами работы с информацией, которая является главным предметом их труда.

     Теория  информации изучает основные принципы и закономерности переработки, хранения и передачи информации в управляющих  системах. Циркулирующая в них  информация весьма разнообразна и может  классифицироваться по различным признакам:

- общему назначению (директивная и справочно-нормативная информация);

- целевому назначению (плановая, отчетно-статистическая, научно-техническая, административная и др.);

- характеру носителей информации (документированная и недокументированная);

- степени обработки (первичная и вторичная);

- источникам поступления (внутренняя и внешняя); направлению движения (входящая, исходящая.);

- периодичности (периодическая, разовая);

- стабильности (постоянная, переменная);

- форме представления (письменная и устная, цифровая, буквенная, кодированная);

- насыщенности (достаточная, недостаточная, избыточная);

- действительности (достоверная, недостоверная) и т.д.

     Руководитель  ООО МПЗ «Ташлинский» имеет дело с тремя видами информации: технической, экономической и социальной. Под социальной информацией в условиях производства понимают совокупность социологических и социально-психологических данных, способствующих управлению процессами, протекающими в коллективе. Эти данные отличаются от технической и экономической информации не только по содержанию, но и по своим источникам и методам получения. Если для двух последних характерно обобщение объективных факторов производства, то для социальной информации не меньший интерес представляют субъективные оценки работников. Поэтому такой источник информации, как мнения в коллективе по поводу организации производства, условий труда и другим вопросам, весьма важен для работников управления.

     Руководители  и специалисты ООО МПЗ «Ташлинский», используя различную информацию, должны предъявлять к ней определенные требования не только при ее получении, но и в процессе переработки, при передаче ее другим пользователям. Любая информация по возможности должна быть значимой, ясной (выразительной), краткой, но с достаточной степенью полноты, достоверной (точной), своевременной, удобной к восприятию и оценке, предварительно обработанной и надежной. Желательно, чтобы производная информация после обработки первичной но сила элементы прогностического характера. Информацию руководителям следует давать с конкретными рекомендациями по рассматриваемому вопросу.

     Каждый  вид данных имеет свои преимущества и недостатки. Например, письменная информация в ООО МПЗ «Ташлинский» обычно определенным образом обработана, стандартизирована и сконцентрирована, но обеспечивает только одностороннюю связь. Устная информация дает возможность ее получателю задавать вопросы, комментировать те или иные сведения, освещать проблему с разных сторон. Письменная информация может сохраняться долго, а устная существует лишь одно мгновение. Недостатком письменной информации является чувствительность к фальсификации; нередко наблюдаются искажение сведений, их неполнота, тенденциозность. По этому истина достигается чаще всего, когда руководители и специалисты сочетают устную и письменную информацию, а также личные контакты и непосредственное наблюдение.