Проведение анализа рабочего дня руководителя

      где ПО – потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.

      К потерям рабочего времени из-за нарушения  режима работ можно отнести служебные  перемещения (выполнение удаленных от офиса работ), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспортного потока – «пробки» (из-за этого увеличились затраты времени на служебные разъезды на 120 минут (это относится к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)). По данным таблицы 3 потери рабочего времени по причинам, независящим от исследователя, составляют 105 минут + 120 минут = 225 минут. Тогда коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя равен:

      

      Полученное  таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения  режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.

      Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:

      

      где ОТ – время на отдых и личные надобности, мин.

      В данном случае, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 645 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:

      

      В соответствии с нормативами организации  на регламентированные перерывы должно отводиться 13 % рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

      Таким образом, на основании вычисленных  коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.

      Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости  руководителя различными видами работ  можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми. При этом рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени К_р по формуле:

      

      где   У_iф – фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;

      У_iпл – плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени

      Рассчитаем  коэффициент рациональности использования  рабочего времени основываясь на данных приведенных в таблице 8:

Таблица 8

 
 

    

    Нельзя  сказать, что показатель К_р близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.

    Общая оценка степени рациональности использования  специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (К_э) и коэффициента рациональности (К_р). В данном случае этот показатель

равен:

    

    Максимальная  величина данного коэффициента при  условии соблюдения режима труда  и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

    Поскольку в план были включены не все выполненные работы, то рассчитаем коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (К_НП) и коэффициент, показывающий уровень затрат времени на выполнение работ, включенных в план (К_ВП).

    К_{НП = НП= НП/Ф – П = 620/(5400-850)=0,136}

    К_{ВП = 1 -} К_{НП = 1 – 0,136 = 0,864} 

      Как мы видим, коэффициент, характеризующий  затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (К_НП)  не велик, что говорит о том, что основная часть выполненных руководителем работ была включена в план.

      Проанализируем  затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительной время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 2% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.

    Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте перед и после работы в структуре затрат времени составит:

    

 

    Таким образом время обслуживания рабочего места составят 1,1% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.

    Время на выполнение оперативной работы (ВОР) – это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной  должностной инструкцией (3865 минут) и общественной работы (60 минут).

    

  

    Время на выполнение оперативной работы составляет 72,7% от общего фонда времени.

    Исходя  из полученных данных можно сделать  вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.

    Проанализируем  затраты времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ),   время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ).  По оценкам самого руководителя  время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 2070/3925=0,527), время творческой работы – 12% (КТ =470/3925= 0,12), время формально-логической работы – 23% (КФЛ =907/3925= 0,231), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =510/3925= 0,13).

    Как мы видим, время на организационно-административную преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.

    В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры  затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

1. необходимость выполнения работы;
2. оправданы ли затраты времени на ее выполнение;
3. целесообразность выполнения работы;
4. сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

    По  данным критериям проанализируем каждую из работ. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».

    По  каждому их критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.

    Проводятся  расчеты по следующим соотношениям:

      
 
 
 

     где –               суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня наблюдений, по которым получен ответ «нет» при анализе по j-му критерию (j=1¸4), мин.;

    åПД_К – суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.

    Если  в результате анализа окажется, что  более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

    Если  по второму критерию фактические  затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то будем считать  затраты на выполнение такой работы не оправданными.

    Если  более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации  труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

    Если  более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

    Если  более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен  случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

    Учтем, что распределение плановых затрат по дням и неделям было рассчитано пропорционально количеству дней за 2 недели, в которые планировалось делать ту или иную работу. 

Таблица 9 Результаты исследования