Шпаргалка по "Менеджменту"

Помощь, которую  в различных ситуациях люди могут  легче получить у своих коллег, чем у начальства, является важным мотивом вступления в неформальные группы. Например, новый рабочий  скорее попросит другого рабочего объяснить  ему, как выполнить ту или иную операцию. Получение помощи от коллеги  полезно обоим: и тому, кто получил  ее, и тому, кто ее оказал. В результате оказания помощи дающий ее приобретает  престиж и самоуважение, а получающий — руководство к действию.

Защита, основанная на силе единства, осознается большинством людей и побуждает их вступать в те или иные группы. Защитная функция  приобретает наиболее важное значение, когда начальству не доверяют. Руководители также образуют неформальные организации для зашиты «своей зоны» от вторжения других подразделений организации. Например, сотрудники отдела маркетинга могут попробовать добиться прерогатив, которые обычны для финансовых подразделений, и использовать при этом такие способы, как неформальные собрания для выработки путей борьбы с «врагом».

Общение необходимо людям, чтобы знать, что происходит вокруг них, но во многих формальных организациях система внутренних контактов слаба, бывает руководство скрывает от своих подчиненных определенную информацию. Поэтому одной из причин принадлежности к неформальной организации является доступ к неформальной информации — слухам.

Общение и  симпатии — это потребности людей, которые они могут удовлетворить, присоединяясь к неформальным группам  для того, чтобы быть ближе к  тем, кому они симпатизируют. Люди, работающие вместе, часто имеют много общего и испытывают симпатию друг к другу, они могут ходить вместе обедать, обсуждать работу, личные дела во время  перерывов, обращаться к начальству с просьбой о повышении зарплаты и улучшении условий труда. Исследования показывают, что люди склонны устанавливать  более тесные отношения с другими  людьми, находящимися в непосредственной близости к ним, чем с теми, кто  находится на расстоянии нескольких метров. 

Свойства  неформальных организаций отличаются от свойств формальных организаций. 

Социальный  контроль — это установление и  укрепление групповых эталонов приемлемого  и неприемлемого поведения. Чтобы  быть принятым группой и сохранить  в ней свое положение, личность должна соблюдать эти нормы. В неформальной организации существуют свои правила, они могут касаться характера  одежды, поведения, приемлемых видов  работы и правил поведения. Несоблюдение этих норм может жестко караться, тех, кто их нарушает, может ждать отчуждение. Социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать  положительное влияние и направить  действия на достижение целей формальной организации.

Сопротивление переменам является типичным в неформальных организациях. Это объясняется тем, что перемены могут нести в  себе угрозу дальнейшему существованию  неформальной организации. Реорганизация, внедрение новой технологии, появление  большой группы новых сотрудников  может привести к распаду неформальной группы или организации. Подчас такие  изменения могут дать возможность  конкретным группам добиться положения  и власти. Например, группа управляющих  среднего уровня может сопротивляться внедрению компьютеров, опасаясь, что  эта техника отнимет у них  работу. Поскольку люди реагируют  не на то, что происходит объективно, а на то, что происходит по их представлению, предлагаемое изменение может показаться группе гораздо более опасным, чем  оно есть на самом деле.

Неформальные  лидеры фактически руководят неформальными  группами. Эти лидеры приобретают  свое положение, добиваясь власти и  п

рименяя ее к членам группы, подобно лидерам формальной организации. Существенных различий в средствах, применяемых лидерами формальных и неформальных организаций для оказания воздействия, по сути, нет. Отличается только то, что лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и обычно действует в отведенной ему конкретной функциональной области. Опора неформального лидера — признание его группой. В своих действиях он делает ставку на людей и их взаимоотношения. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации.

Неформальный  лидер имеет две первостепенные функции: помогать группе в достижении ее целей и поддерживать и укреплять  ее существование. Иногда эти функции  выполняются разными людьми, при  этом один обеспечивает достижение целей  группы, другой — социальное взаимодействие. 

УПРАВЛЕНИЕ  НЕФОРМАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Модель Хомаиса объясняет взаимодействие формальных и неформальных организаций. В этой модели под видами деятельности понимаются задачи, выполняемые людьми. В процессе выполнения этих задач люди вступают во взаимодействие, которое, в свою очередь, способствует появлению положительных и отрицательных эмоций в отношении друг друга и начальства. Эти эмоции, в свою очередь, влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем. Модель показывает, как из процесса управления — делегирования заданий, вызывающих взаимодействие, — возникают неформальные организации, она подчеркивает необходимость управления неформальной организацией, которая влияет на эффективность формальной организации.

Проблемы  и преимущества, связанные с неформальными  организациями. Главная проблема, осложняющая  управление неформальными группами, как это не странно, — невысокое  мнение о них в среде менеджеров. Действительно, некоторые неформальные группы могут вести себя так, что  это будет мешать достижению формальных целей, могут способствовать сопротивлению  всяким переменам, распространять ложные слухи, порочащие руководство. Такие  случаи часто мешают руководителям  видеть огромные потенциальные выгоды от неформальных организаций.

Например, для  того, чтобы быть членом группы, надо работать в организации, и преданность  группе может перейти в преданность  организации. Цели группы могут совпадать  с целями формальной организации, а  нормы эффективности неформальной организации могут превышать  нормы формальной организации. Дух  коллективизма, характерный для  некоторых организаций и порождающий  сильное стремление к успеху, часто  произрастает из неформальных взаимоотношений. Неформальные каналы связи могут  помогать организации, дополняя формальную систему коммуникаций.

Теоретики менеджмента предлагают следующий  подход к неформальным группам и  организациям: признавать существование  неформальной организации и работать с ней; выслушивать мнения членов и лидеров неформальных групп, работать с ними, поощряя тех, кто способствует достижению целей предприятия; принимая решения, просчитывать их возможное отрицательное воздействие на неформальную организацию; для ослабления сопротивления переменам неформальной организации привлекать ее группы к участию в принятии решений; быстро выдавать точную информацию, тем самым препятствуя распространению слухов. 

46 билет

Виды коммуникаций

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного  информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации - устное общение людей  в одном из перечисленных видов. Природа межличностных отношений  существенно отличается от природы  общественных отношений, так как  их важнейшая специфическая черта - эмоциональная основа. По этому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.

 Эффективная  межличностная коммуникация очень  важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны,  решение многих управленческих  задач строится на непосредственном  взаимодействии людей - начальник  с подчиненным, подчиненные друг  с другом - в рамках различных  событий, а с другой, межличностная  коммуникация является лучшим  способом обсуждения и решения  вопросов, характеризующихся неопределенностью  и двусмысленностью. 

 Внешние  коммуникации

 Внешние  коммуникации - это коммуникации  между организацией и средой. Факторы внешней среды очень  сильно влияют на деятельность  организации. От этих факторов  зависят коммуникационные потребности  организации. Если бы нужно  было проанализировать, о чем  говорят, пишут и читают в  действительности люди в организации,  основное внимание пришлось бы  сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями  информационного взаимодействия  с внешним окружением, которое  влияет или будет влиять на  организацию.

 Организации  пользуются разнообразными средствами  для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С  имеющимися и потенциальными  потребителями они сообщаются  с помощью рекламы и других  программ продвижения товаров  на рынок. В сфере отношений  с общественностью первостепенное  внимание уделяется созданию  определенного образа, имиджа организации  на местном, общенациональном  или международном уровне. Организациям  приходится подчиняться государственному  регулированию и заполнять в  этой связи проОрганизации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. п. Используя лоббистов иделая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением. 

 Внутренние  коммуникации

 Внутренние  коммуникации - это коммуникации  внутри организации между различными  уровнями и подразделениями.

Формальные  коммуникации - это коммуникации, которые  определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней  управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем  выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать  сообщения.

Неформальные  коммуникации . Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".

 Приписываемая  слухам репутация неточной информации  сохраняется и до сегодняшнего  дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80—99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным. 
 

Вертикальные  коммуникации

 Информация  перемещается внутри организации  с уровня на уровень в рамках  вертикальных коммуникаций. Она  может передаватьсяпо нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменивши.

 Помимо  обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникацияхпо восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.. Эти группы, получившие название кружков качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.