Совершенствование системы менеджмента на предприятии

    Мотивация – это процесс стимулирования человека или группы к деятельности, направленной на достижение целей организации. Функция мотивации заключается в побуждении персонала к эффективной, добросовестной деятельности, т.е. в определении потребностей персонала, разработке систем вознаграждения, использовании различных форм оплаты труда, применение стимулов к эффективному взаимодействию субъектов совместной деятельности. Ни прекрасно составленные планы, ни совершенная структура организации сами по себе не побуждают людей к работе. Функция мотивации призвана обеспечить высококачественное и добросовестное выполнение членами организации своих обязанностей.

    Самым первым и наиболее распространенны  методом мотивации был метод наказания и поощрения. Такой метод был эффективен при повторяющихся рутинных операциях, незначительной содержательной части работы, а так же в условиях бригадных и коллективных подрядов, где действовали регламентированные надбавки и удержания к заработной плате. С повышением роли человеческого фактора появились психологические методы мотивации. В основе этих методов лежит утверждение, что основным мотивирующим фактором являются не только материальные стимулы, но и не материальные мотивы, такие как самоуважение, признание со стороны окружающих, моральное удовлетворение работой и гордость за свое предприятие. Такие методы мотивации базируются на изучении потребностей человека. Процесс мотивации очень сложен и неоднозначен. Существует несколько факторов, которые усложняют процесс мотивации:

     - неочевидность мотивов.

      - изменчивость мотивационного процесса. Характер мотивационного процесса зависит от того, какие потребности инициируют его. Сами потребности могут противоречить друг другу или, наоборот, усиливать действия отдельных потребностей. Могут возникать непредвиденные изменения в поведении человека или непредвиденная реакция на мотивирующие воздействия.

    - различие мотивационных структур  отдельных людей, различная степень  зависимости одних мотивов от  других.

 Функция контроля устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины. Контроль-это системное наблюдение за выполнением планов, заданий и результатами хозяйственной деятельности, обеспечение с помощью информации обратной связи с управляемым объектом. Главные инструменты выполнения функции контроля - это наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

Учет  и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплины на предприятии. Контроль как основная функция менеджмента объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. С помощью контроля менеджер выявляет проблемы, причины их возникновения и принимает активные меры по корректировке отклонений от цели и плана деятельности.

Существует  три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

  В  процессе контроля есть три  четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов  и принятие необходимых корректирующих  действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый  этап процесса контроля - это установка  стандартов, т.е. конкретных, поддающихся  измерению целей, имеющих временные  границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей  результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей  функционирования с заданными стандартами  определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым сложным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с  заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Контроль  является эффективным, если он имеет  стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Указанные общие функции управления объединены связующими процессами коммуникации и  принятия решений.

Наряду  с общими функциями управления, которые  имеют место в любом процессе управления, существуют специальные  функции. Специальные  функции – это виды управленческой деятельности, обособленные в процессе разделения и специализации труда. Это те функции, которые зависят от направления работы предприятия. Конкретные функции управления тесно связаны со спецификой предприятия и основными сферами его деятельности (общее управление, финансовое управление, производство, НИОКР, маркетинг). Состав конкретных функций управления зависит главным образом от масштаба организации и степени диверсификации деятельности: чем больше масштаб организации и разнообразнее ее деятельность, тем уже специализация менеджеров и в большей степени дифференцируются конкретные функции.

Анализ  общих и конкретных функций ООО  «Новый офис» представлен в приложении. 

4.   Аналитический обзор используемых на предприятии методов управления.

Методы  управления - способы воздействия управляющей подсистемы (субъекта управления) на управляемую подсистему (объект управления) для достижения поставленных целей. Методы управления характеризуют законченный процесс воздействия на объект управления. В системе методов управления выделяют общие методы. К ним относятся экономические, административные и социально-психологические методы.

Экономические методы управления представляют собой совокупность способов воздействия на экономические интересы объекта управления. К ним относятся такие методы как система материального поощрения работников; система ответственности за качество и эффективность работы; экономические нормативы функционирования организации, которые разрабатываются на основании маркетинговых исследований, анализа основных показателей качества продукции, уровня производства. К современным формам экономического стимулирования можно отнести: формирование системы заработной платы в зависимости от количества и качества труда, бонусы в виде дополнительных вознаграждений, премий, надбавок к основной заработной плате, предоставление работнику льгот и привилегий в виде формирования пенсионного фонда, обеспечения безопасности, предоставление льгот на транспортные услуги, обучение, аренду жилья, отдых и лечение, кредиты, страхование жизни. Наряду с такими формами стимулирования возможно применение системы штрафов и порицаний, снижения или полного снятия льгот.

На предприятии  ООО «Новый офис» экономические  методы управления представлены только заработной платой. Организация заработной платы имеет сильно упрощенный характер. Рядовые работники (технички, грузчики) имеют строго фиксированный оклад, не зависящий от их личного вклада в деятельность организации. Такая же схема оплаты труда применяется к работникам бухгалтерии. Заведующие магазином и складом также имеют фиксированный оклад + премия по результатам деятельности. Руководители служб (коммерческий директор, главный бухгалтер) помимо должностного оклада имеют процент от прибыли. Таким образом, непосредственно материально заинтересованными в улучшении показателей работы ООО «Новый офис» являются руководящие работники, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы явно недостаточна.

Экономическая ответственность работников ООО «Новый офис» реализуется путем прямого уменьшения заработной платы виновных работников на сумму предъявленных к ним претензий за упущения в работе.

Административные  методы управления направлены на такие  мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в этой организации. Данные методы управления включают систему нормативных и методических документов организации и систему оперативного управления (систему власти). Система нормативных и методических документов организации включает стандарты, методики, положения, инструкции и другие документы долговременного пользования, а так же приказы, распоряжения, указания, утвержденные руководством. Эти документы должны регламентировать состав, содержание и взаимосвязи всех подсистем менеджмента организации. Система оперативного управления очень важна для организации. Существует четыре способа реализации своей власти руководителем, они находятся в диапазоне от прямого использования до практически полного отказа от власти. Это распоряжения, участие в управлении и передача полномочий и ответственности. Для административных методов характерно их соответствие правовым нормам, действующих на определенном уровне управления, а так же актам и распоряжениям вышестоящих органов управления.

     Административные  методы являются способом осуществления  управленческих воздействий на персонал и базируются на власти, дисциплине и взысканиях. В ООО «Новый офис» есть дисциплинарная ответственность и взыскания. За опоздание более чем на 30 минут взимается штраф размером 1% от заработной платы. Если нарушается трудовое законодательство, также взимается штраф.

Социально-психологические  методы направлены на управление социально-психологическими процессами в коллективе для достижения поставленной цели при условии сохранения здоровья работников и хорошего морально-психологического климата в коллективе, соблюдения законодательства и требований нормативных актов. Управление социально-психологическими процессами включает: разработку норм и нормативов социально-психологических процессов, анализ и контроль выполнения разработанных норм и нормативов, разработку мероприятий по нормализации и оздоровлению протекания социально-психологических процессов, организацию и контроль за выполнением разработанных мероприятий. Важное значение для обеспечения высокой эффективности работы коллектива имеет создание и сохранение в нем благоприятного морально-психологического климата. В качестве специальных мер для обеспечения благоприятного климата следует использовать: научно обоснованный подбор кадров, формирование трудовых коллективов с учетом психологической совместимости работников, методы, способствующие выработке у членов коллектива навыков взаимопонимания и взаимодействия. Важный блок методов управления трудовым коллективом социального характера составляет социальный пакет. Социальный пакет – это дополнительные прямые и косвенные выгоды, преимущественно материального характера, которые работодатель предоставляет своему сотруднику. Прямые выгоды работника можно подразделить на материальные (премии, бонусы и т.д.) и нематериальные (ордена, грамоты, почетные звания и др.) выгоды. А косвенные выгоды можно подразделить на гостребования (пенсионное обеспечение, оплата отпусков) и формы корпоративного обслуживания (медицинская страховка, служебный автомобиль, оплата мобильного телефона, бесплатный медицинский осмотр и т.д.) На практике система методов управления постоянно меняется. В последнее время в экономике возросла роль человеческого фактора, поэтому больше времени стало уделяться социально-психологическим методам управления. Методы управления используются комплексно, т.е. они учитывают одновременно экономический интерес, моральное и материальное стимулирование, социально-психологические факторы. Отдельные методы дополняют друг друга в конкретных ситуациях, позволяют комплексно устанавливать влияние на объект управления различных факторов. Менеджеры должны уметь владеть комплексом методов управления, делать правильный выбор и применять именно те методы, которые в данных условиях наиболее эффективны.

    В ООО «Новый офис» организуется проведение праздников, дней рождений. Ежегодно проводится день фирмы с выездом за город. Социальный пакет на исследуемом предприятии включает: медицинскую страховку, пенсионные отчисления, оплату мобильного телефона, ежегодный оплачиваемый отпуск. Таким образом, социально-психологические методы представлены довольно широко, что свидетельствует о хорошем морально-психологическом климате в коллективе.