Совершенствование системы менеджмента на предприятии

   - Организационные документы, которые  регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

   - Распорядительные документы, издаваемые  Генеральным директором, его заместителями  и руководителями структурных  подразделений;

   - Информационно-справочные документы,  создаваемые для решения оперативных  вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

   Внутренние  документы  оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Microsoft Office.

   Корпоративную информационную систему можно условно  представить в виде двух основных частей: прикладное ПО, с которым  имеют дело непосредственно пользователи, и инфраструктурное ПО, обеспечивающее работу приложений. Первая группа непосредственно предназначена для поддержки функционирования организации.

   В данной компании прикладное программное  обеспечение представлено такими программами как: Microsoft XP, Пакет Microsoft Office, Антивирус Kaspersky, 1C: Торговля и склад, 1С: Бухгалтерия, 1С: Зарплата. Кадры.

   Техническое обеспечение: факсы, персональные компьютеры, принтеры, сканеры, копировально-множительные устройства и прочая оргтехника. 

7. Анализ  затрат на управление и оценка его эффективности

   Эффективность управления – это результативность, степень оптимальности использования  материальных, финансовых и трудовых ресурсов. Эффективность выступает  как некий результат функционирования системы менеджмента. При выявлении эффективности системы менеджмента исследуется важнейшая линия формирования эффективности: цель-результат-эффективность. Другая составляющая оценки эффективности – с позиций самого процесса. Сюда относится использование ресурсов производства и менеджмента, а так же уровень изменения затрат, связанных с ними. Речь идет об оценке средств результата, рассматривается цепочка: затраты – результат – эффективность. Важнейшая задача состоит в том, чтобы результаты производства росли быстрее, чем затраты на них, чтобы, используя сравнительно меньше ресурсов, можно было добиться большего результата. Решению этой задачи должны быть подчинены планирование, научно-техническая и структурная политика. На эффективность должны работать и методы хозяйствования и политика в области менеджмента.

   Эффективность менеджмента – это сложная  многогранная категория, которая пронизывает  все стороны управления. Для ее измерения существует система критериев и показателей. В практической деятельности используется не сам критерий, а построенная на его основе система показателей. Показатель выражает количественную характеристику явления и позволяет судить о его состоянии и динамике. Каждый критерий и показатель имеет свою целевую направленность, свое содержание и место в оценке системы управления. Их совокупность может дать реальное представление о состоянии эффективности менеджмента.

   Эффективность управления организацией находится  под влиянием мероприятий по  совершенствованию системы управления. Необходимо учитывать, что произведенные изменения и затраты и полученные результаты могут иметь совершенно разный характер. Объективная и полная оценка эффективности менеджмента требует рассмотрения прежде всего ее экономической составляющей.

   В общем случае эффективность управленческой деятельности выражают следующей формулой:                       

                                                              Э = ;

где Р - результат функционирования управленческой деятельности,

       З – затраты на управленческую деятельность.

   Результаты  управленческой деятельности проявляются  в результатах деятельности организации, в качестве которых можно использовать валовой доход, прибыль, уровень  рентабельности, объем производства и т.д. Затраты на управленческую деятельность – это материальные и финансовые затраты и ресурсы, обеспечивающие функционирование системы управления  и используемые в процессе управления. Это затраты не связаны напрямую с производством, выступающие в форме издержек управления.

   В структуре затрат на управление важнейшими статьями являются расходы по оплате труда, расходы на технику управления, текущие расходы на функционирование системы управления. Но, расходы на управление не учитывают всех затрат, связанных с управленческой деятельностью, что не позволяет исчислять действительные затраты.

   Важную  задачу составляет определение оптимального уровня затрат на управление. Экономию зачастую перекрывают потери из-за неполадок в системе управления. Более важным является достижение высоких конечных результатов деятельности организации. Важно акцентировать внимание на поиске оптимального, научно обоснованного уровня затрат на управление.

     Анализируя затраты на управление в ООО «Новый офис» за первые три квартала 2008 года можно заметить, что они уменьшаются. Это связано с завершением крупного проекта. Наибольшую долю затрат составляют транспортные расходы и расходы на материалы, а наименьшую – затраты на Интернет и отчисления в фонд социального страхования. Структура и динамика затрат на управление на исследуемом предприятии представлена в таблице 1. 

    Таблица 1 - Структура и динамика затрат на управление 

Результат управленческой деятельности и коэффициент эффективности представлены в таблице 2. 

Таблица 2 - Данные о результате деятельности компании.

                                              2.1 Динамика изменения эффективности управления. 

   Таким образом, эффективность управленческой деятельности возросла, что свидетельствует о возрастающей результативности использования материальных, финансовых, трудовых и других ресурсов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Проектная часть

     Анализ структуры управления  в ООО «Новый офис» позволил выделить несколько недостатков. В компании уделяется не достаточно внимания вопросам мотивации, стимулирования работников, а так же исследованию рынка. В последнее время значительно увеличился объем продаж, за счет расширения рынка сбыта, что повлекло за собой значительное увеличение количества документов.

   Следовательно,  стратегия компании должна быть нацелена на рост и  перспективное решение существующих проблем, путем совершенствования документооборота, систем мотивации и маркетинга,  разработки и реализации новых видов услуг с целью обновления ассортимента, активизации рекламной деятельности.

   В данной организации недостаточно внимания уделяется маркетинговым исследованиям, что влечёт за собой серьёзное торможение темпов развития всего предприятия в целом. Это осложняет поиск для нее необходимых рынку видов изделий и увеличивает неопределенность в будущих результатах при выпуске новых видов продукции. Так же фирма практически не использует в своей деятельности, ни рекламу, ни стимулирование сбыта.

   В рыночных условиях экономическое обоснование принимаемых решений играет немаловажную роль. Нельзя полагаться лишь на субъективное мнение, необходимы расчеты, подтверждающие правильность управленческих решений. Чтобы предприятие успешно функционировало, необходимо проводить глубокий анализ его коммерческой деятельности в зависимости от постоянно меняющейся рыночной среды. Это позволит сделать предприятие устойчиво прибыльным и конкурентоспособным, обеспечить его развитие, предвидеть будущее.

   Прежде  всего, для устранения найденного недостатка необходимо внести некоторые изменения в организационную структуру предприятия, выделив из структуры службы сбыта отдел маркетинга. Проводя систематический и глубокий анализ ситуации на рынке, служба маркетинга обеспечит возможность: быстро, качественно и профессионально реагировать на изменения рыночной конъюнктуры и потребностей целевого для предприятия сегмента потребителей; проводить маркетинговые исследования на рынке с целью выявления потребностей потребителей, а также наилучших путей их удовлетворения посредством предложения новых товаров; точно и своевременно находить и учитывать факторы, влияющие на прибыль по конкретным видам реализуемых товаров; находить оптимальные пути решения маркетинговых проблем предприятия и получение достаточной прибыли в ближайшей и отдаленной перспективе.

   Маркетинговые исследования позволяют руководителям  предприятий при принятии решений  учитывать такие факторы, как  конъюнктура, анализ сбыта, тенденции  деловой активности и развития, деятельность и влияние конкурентов, политика цен, выполнять намеченную программу в установленные сроки.Основные объекты маркетинговой деятельности — это объем продаж, размеры прибылей и убытков, реакция покупателей на предлагаемые предприятием новые товары и услуги, соответствие запланированных и реальных результатов производственно-коммерческой деятельности. В стратегическом плане предприятию важно знать, действительно ли и достаточно ли эффективно оно использует все имеющиеся у него маркетинговые возможности.

   Малые предприятия имеют и свои преимущества, например - более простая организация  маркетинговой деятельности. Малая  организация быстрее реагирует  на новые вкусы потребителей и  может скорее приобрести новых клиентов и удержать тех, кто уже пользуется ее продукцией, за счет повышения эффективности работы с ними.

   В условиях ООО «Новый офис» формирование отдельного функционального подразделения, ответственного за выполнение функций маркетинга и формирование полного штата специалистов нецелесообразно. Поэтому для предложенных структурных изменений вполне достаточно привлечения одного работника – на должность специалиста по маркетингу. В его обязанности будет входить: