Совершенствование системы менеджмента на предприятии

1. Обеспечение надежной, достоверной и своевременной информацией о рынке, структуре и динамике конкретного спроса, предпочтениях потребителей на предлагаемый товар.
2. Разработка концепции закупок (приобретения) товаров.
3. Создание ассортимента продукции, который должен наиболее полно удовлетворять условиям и приносить наибольшую прибыль;
4. Контроль реализации продукции.
5. Организация всех видов рекламной деятельности: наглядная реклама, дизайн стендов, целевая реклама по переписке, телефону, телефаксу.
6. Анализ рыночных цен на аналогичную продукцию
7. Анализ действующего законодательства России и других стран, региональных постановлений.

Для успешной работы новой службы исходя из текущего материального обеспечения, необходимо приобретение ещё одного персонального компьютера.

   Работа  маркетинговой службы позволит предприятию  более рационально использовать свои средства, работать прибыльно, обеспечивать высокий уровень рентабельности.  

   В текущих сложных экономических  условиях предприятиям необходимо не только сохранить бизнес и прежние обороты, но и развивать инфраструктуру и основные направления, стремиться к повышению прибыли, иначе они проиграют в обострившейся конкурентной борьбе. Если компания хочет расти и развиваться, она должна постоянно искать новые возможности по совершенствованию своей деятельности и приобретению новых конкурентных преимуществ.

   Важнейшими  условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования  системы управления народным хозяйством являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. Совершенствование документооборота стало высокоэффективным инструментом повышения конкурентоспособности предприятий и рассматривается как мероприятие по приведению условий функционирования предприятия в соответствие с изменяющимися условиями рынка и выработанной стратегией.

   На  сегодняшний день автоматизация  документооборота необходима в любой  организации, независимо от масштаба и  типа собственности. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

   Можно выделить ряд проблем, общих для  тех, организаций, где работа с документами  ведется традиционным способом:

   - документы теряются;

   - накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

   - документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

   - тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

   - создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

   - на подготовку и согласование документов тратится много времени.

   В условиях системной организации значение правильно организованного документооборота трудно переоценить.

   Во-первых, документооборот - это организованная память предприятия, которая может  быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса  с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п. Во-вторых, документооборот - это учет и контроль результатов деятельности; Эффективно организованный документооборот сокращает время поиска информации для выработки решений, обеспечивает скорость движения информации, эффективный контроль, учет и доступ к документам, а также большую конфиденциальность.

   Процесс внедрения системы электронного документооборота состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:

1. Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
2. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
3. Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.
4. Установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация.
5. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
6. Обучение персонала организации.

   Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, так  как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная  система, идеально подходящая для вашей организации, будет малоэффективна.

   В зависимости от перечисленных выше факторов внедрение системы может  занять от одной-двух недель до полугода.

   Количественно оценить экономическую эффективность  от внедрения системы автоматизации  достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.

   Существуют  и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

   Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

   Если  говорить о ООО «Новый офис», то с каждым годом объем текущей документации растет и компании необходима система электронного документооборота. В основном сотрудники компании ведут договорную деятельность (создание, редактирование документов в формате office, передача документов по сети). Также сотрудники пользуются реквизитной информацией о клиентах и поставщиках - более 300 клиентов и поставщиков, по каждому около 30 реквизитных позиций (номера договоров, сроки, объекты и т.д.). Система электронного документооборота для ООО «Новый офис» должна обладать следующими критериями: хранение всей документации на отдельном сервере, возможность открытия, редактирования, публикования документов любым пользователем, возможность одновременной работы с одним документом нескольким сотрудникам. Наличие возможности ограничивать доступ к информации.

   Специально  для небольших предприятий была разработана система  ЕВФРАТ-Документооборот v.12, соединяющая в себе функциональные возможности системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства, простоту освоения и удобство настройки, что позволяет осуществить внедрение в разумные сроки при минимальных финансовых вложениях. Наличие в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» гибкого инструментария позволяет осуществить настройку и запуск системы в эксплуатацию силами собственных специалистов, а в дальнейшем развивать и модифицировать ее. Задачи, наиболее часто решаемые сегодня с помощью системы это:

   - автоматизация канцелярии;

   - электронный архив документов;

   - корпоративный электронный документооборот (workflow).

     Так же «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.

   Преимущества  системы «ЕВФРАТ-Документооборот»:

• Полнота комплекта поставки
• Отлаженность и стабильность работы
• Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут)
• Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге
• Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения
• Низкая стоимость владения системой

   При переходе на работу с электронным документооборотом поиск документа сводится к минимуму. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Клиенты и поставщики получают возможность обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по пиктограмме, соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматически подключиться к библиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли заказанные изделия. Еще одна функция будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа к информационным библиотекам как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которые смогут получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой тайны. 

   Внедрение системы электронного документооборота:

• упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
• повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• повысит оперативность доступа к информации;
• позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

   Для того чтобы приобрести и установить ЕВФРАТ-Документооборот v.12 необходимо 30000 рублей за лицензию на 6 пользователей  и "ЕВФРАТ-документооборот" сервер для работы с указанным количеством пользователей: 15000 руб. за 1сервер. Итого:  45000 руб. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 
 

     В курсовом проекте были рассмотрены  теоретические и практические положения по анализу системы менеджмента предприятия на примере ООО «Новый офис»

     В первой части курсового проекта были рассмотрены теоретические аспекты и проведен анализ организационной структуры предприятия, функций и методов управления, анализ затрат на управление. Была рассмотрена характеристика информационно-управляющей системы и документооборота на предприятии. Были выделены слабые и сильные стороны системы менеджмента, применительно к данному предприятию. Проведенный в работе анализ деятельности ООО «Новый офис» показал, что, предприятие успешно развивается, обладает высоким потенциалом.

     Во  втором разделе были предложены мероприятия  для устранения выявленных недостатков, такие как: совершенствование документооборота и совершенствование организационной структуры. Внедрение предложенных мероприятий позволит повысить эффективность работы предприятия, увеличить рентабельность продаж, привлечь новых клиентов что будет способствовать более эффективному ведению бизнеса и укреплению позиций предприятия на рынке.    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература

1. http://corpsite.ru/Encyclopedia/
2. Виханский О.С. «Менеджмент»
3. Гольдштейн Г.Я. «Основы менеджмента»
4. Гусева Е.П. «Менеджмент»
5. Дирлав Д. «Избранные концепции бизнеса. Теории, которые изменили мир.»
6. Драчева Е.Л., Юликов Л.И. «Менеджмент»
7. Кавторева Я., Кузнецов В. «Документооборот: организация и ведение»
8. Мескон М.Х., Альберт М, Хедоури Ф. «Основы менеджмента»
9. Полукаров В.Л. «Основы менеджмента»
10. Румянцева З.П., Саломатин Н.А. «Менеджмент организации»
11. Румянцева З.П. «Общее управление организацией»
12. Семенов А.К., Набоков В.И. «Основы менеджмента»

13 Сладкевич В.П. «Мотивационный  менеджмент»

     14.Эддоус М., Стенсфилд Р. «Методы принятия решений»