Совершенствование системы управления

     Из таблицы 12 видно, что среднее отклонение от нормы запаса (в днях) +/- 2 дня.

2.4 Информационные ресурсы

Информационные ресурсы - непосредственный продукт интеллектуальной деятельности наиболее квалифицированной и творчески активной части населения.

Информация - это сведения, необходимые для принятия решений. Различают внешнюю и внутреннюю информацию, а также информацию, посредством которой организация заявляет о своем существовании.

Внешняя деловая среда (или макросфера) – совокупность экономических и политических субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношения, складывающиеся между ними и предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами.

Внутренняя деловая среда – это отношения в коллективе, определяющие насыщенность информационных потоков и интенсивность коммуникационных потоков, а также знания, закладываемые и порождаемые в производстве.

Информационные ресурсы - это совокупность информационных материалов (информационных документов, массивов информации), имеющих социальную значимость и используемых в общественной практике. Их можно разделить на три группы:
          -Информационные ресурсы делового характера, включающие управленческую, социальную, статистическую, финансовую, коммерческую информацию, данные о продукции и т.п.

- Информационные ресурсы для специалистов, содержащие экономическую, научно-техническую, производственную, технологическую, маркетинговую информацию.
          - Информационные ресурсы массового характера - правовая, общественно-политическая, учебная, справочная, словарно-энциклопедическая, библиотечно-библиографическая, архивная информация и т.п.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации выступает документ.

Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители учреждения и структурных подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительная служба и т. д.)

В документообороте выделяются три документопотока: входящие документы, внутренние и исходящие документы.

Входящие документы составляют:

-документы вышестоящих учреждений: указы, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и сведения;

-документы подведомственных учреждений, организаций и предприятий, присылающих первичную плановую, отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

-документы не соподчиненных учреждений, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

-предложения, жалобы и заявления граждан.

Поступив к исполнителю, документ находится в работе до полного решения вопроса. В это время он находится в рабочей папке. Когда работа над документом полностью завершена и, если требуется, составлен ответный документ, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Завершающая отметка на документе – эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, и направления ответа. Эта отметка свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело.

Отметка о контроле. Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или контрольной даты на левом поле документа на уровне заголовка.

Согласование. Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованным учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.

Подпись – обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документ в пределах их компетенции.

Печать. Для придания юридической силы документу он заверяется печатью.

Утверждение. После подписания требуется подтверждение, после чего подтверждается юридическая сила. Необходимость утверждения предусмотрена в нормативных актах. Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования (в необходимых случаях), подписания (утверждения), регистрации, обработки для отправки.

Внутренние документы (приказы директора предприятия, протоколы, сводки, справки и т.д.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. По этому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

2.5 Технология

Технология - совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, применяемых в процессе производства, для получения готовой продукции … наука о способах воздействия на сырье, материалы и полупродукты соответствующими орудиями производства. Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора она отражает уровень научно-техничес­кого развития, который воздействует на организацию. Технологические нововве­дения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и прода­вать, на скорость устаревания продукта. Чтобы сохранить конкурентоспособность, каждая организация вынуждена использо­вать достижения научно-технического прогресса, по крайней мере те, от которых зависит эффективность ее деятельности.

На сегодняшний день, чтобы сохра­нить конкурентоспособность,  организация (ООО «Эльмашстрой ») вынуждена идти в ногу, по крайней мере, с теми разработками, от которых зависит эффективность их деятельности. Так, например, «быть в курсе» всех нововведений в области стройматериалов таких (на последнее время) как: антисептические материалы, например, пластификатор (добавка к  плиточной затирке, чтобы плитка не темнела, не изменяла цвет и т.д.).

В рознично-оптовой торговле стройматериалами используются различного рода скидки, продажа товара в кредит и т.д.

2.6 Техника

Техника определяется как, совокупность средств, создаваемых для осуществления процессов производства и обслуживания непроизводственных потребностей общества. Основное назначение техники «полная или частичная замена производственных функций человека с целью облегчения труда и повышения его производительности».

Компания имеет около ста единиц строительной техники и средств малой механизации, в том числе шесть башенных кранов.

В ООО «Эльмашстрой» применяется следующая техника: автопогрузчики (на складах), компьютеры ( и на складах, и в офисе), а также у организации есть собственный автопарк (самосвалы, экскаваторы, гидромолоты, бульдозеры и т.п.).

2.7  Организационная структура ООО «Эльмашстрой»

Основой структуры управления  на ООО «Эльмашстрой» является работа по рабочим группам (бригадам). Основными принципами работы этой структуры являются:

1.      Автономная работа «бригад» (групп, подразделений);

2.      Самостоятельность в принятии решений  рабочими  «бригадами» (группами) и координация деятельности по горизонтали;

3.      Сотрудники  различных подразделений привлекаются для разработки и решения общих задач.

Организационная структура ООО «Эльмашстрой» представлена в блок-схеме 1

Такая организационная структура создаёт условия для самосовершенствования не только персонала, но и управленческого аппарата.

Но у неё есть несколько недостатков:

1.      Возникает сложность в координации работы отдельных «Бригад»;

2.      Очень высокие требования к коммуникациям разного рода.

Таким образом эта организационная структура довольно эффективна, но если и дальше будет оставаться высокий уровень квалификации специалистов, работающих в этой организации.

3 Миссия предприятия

3.1 Понятие миссии

Наличие у компании своей миссии и стратегии - это ресурс управления. Сотрудники лишь тогда по-настоящему преданы фирме, когда гордятся своей работой и тем местом, которое занимает их компания в обществе. Многим людям тягостно осознание того, что работают они просто ради получения денег. Они жаждут заниматься полезным делом и зарабатывать на этом деньги. Миссия фирмы, с одной стороны, вдохновляет людей, а с другой — дает понять заинтересованному наблюдателю, что представляет собой предприятие и что от него можно ожидать. «Мотивировать в компании всех — от низшего звена, до высшего — необходимо. Но это можно сделать только тогда, когда каждый из них искренне разделяет некую систему ценностей», Кроме того, миссия — визитная карточка фирмы для третьих лиц. Миссия дает понять, кто вы, с чем выходите и как «вписываетесь в общество», вне которого компания просто не может существовать, иначе обществом она серьезно восприниматься не будет. «Миссия фирмы, это, с одной стороны, общественно полезная цель, с другой — ценности фирмы, они же — принципы работы, из которых выстраивается корпоративная культура, транслирующая миссию». «Миссия – это констатация философии и предназначения, смысла существования организации» (по А.Н. Дятлову). Миссия описывает ценности организации, ее устремления и основную причину создания. Миссия - это определение основной сферы бизнеса, которая отличает данную организацию от других организаций подобного типа. Группами, заинтересованными в идентификации миссии фирмы являются:

      собственники фирмы,

      сотрудники фирмы,

      покупатели и потребители продукции фирмы,

      деловые партнеры фирмы, находящиеся с ней в формальных и неформальных деловых отношениях,

      местное сообщество,

      общество в целом.

Ряд организационных исследований показал, что ключом к стабильному росту и существованию организации является поддержание определенного баланса интересов указанных групп. Обращать внимание на одну из приведенных групп интересов было бы ошибкой, поскольку все они в их совокупности составляют среду, в которой организация должна добиться успеха.

Организация должна выполнять множество функций, отражающих множественность заинтересованных групп, при этом одни из них могут являться публичным оправданием деятельности организации, в то время как другие могут существовать в скрытом, латентном виде или в известном смысле замалчиваться.

3.2 Формулирование миссии предприятия

Правильно сформулированная, миссия отвечает на вопрос, в чем отличие данной организации от ей подобных. 

Миссия должна дать понять, с какими целями компания пришла в общество.

Итак, миссия должна:

        Указывать на сущность и назначение предприятия - это свойство будет описываться понятием <миссия-предназначение> (конкретное понятие, обозначающее вид деятельности фирмы, характер продукции и услуг, круг потребителей, дающее представление о причине ее возникновения и смысле существования).

        Говорить о перспективности фирмы - значит иметь в виду <стратегическое видение> (взгляды менеджеров компании на то, какими видами деятельности собирается заниматься организация и каков долгосрочный курс).

        Устанавливать принципы относительно ведения какого-либо конкретного дела, направления, бизнеса - это значит сформулировать понятие <бизнес-идея> (определение потребностей покупателей, или что надо производить; определение группы покупателей, или для кого производятся товары; определение технологического и функционального исполнения, т. е. как удовлетворяются потребности покупателя).

        Говорить о ценностных ориентациях фирмы -значит описывать понятие <миссия-ориентация> (широкое развернутое представление, раскрывающее систему ценностей, которых придерживается руководством и персоналом фирмы, что позволяет судить о ее поведении по отношению к обществу, потребителям и партнерам).