Стратегическое планирование управленческой деятельностью

                                                                     2.3 Мотивация.

 

 

Иерархия  потребностей руководящего аппарата

 

Потребности

Руководитель

Физиологические     Потребности в безопасности           Социальные       Потребности в уважении             Самоутверждение

Пища, тепло, сон, отдых, здоровье, свежий воздух, хорошее  самочувствие.   Стабильное  экономическое положение, продвижение по служебной лестнице, физическая безопасность (телохранители, защита от возможных покушений, пожара, стихийных бедствий и других катастроф), охрана труда: хорошее освещение, шум; защита документации от утечки информации.   Хорошие отношения  с подчиненными и коллегами, вышестоящими руководителями; проведение досуга; хорошая зарплата на данный момент и в будущем.   Поощрения вышестоящими членами организации; положительная  обратная связь с достигнутыми результатами; потребность иметь полномочия, быть ответственным; продвижение по служебной лестнице; укрепление имеющегося положения; обучение, приобретение опыта; справедливое отношение к себе со стороны окружающих.   Развитие  и обучение; выполнение сложной и  важной работы с полной отдачей; творческий подход к делу; утвердить себя как личность на рабочем месте; видеть результаты своей работы.

таблица №1

 

 

2.4 Контроль

 

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измеряя фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль  очень важен для того, чтобы  организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным.

Контроль  является неотъемлемым элементом самой  сущности всякой организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникших проблем раньше, чем  они станут слишком серьезными.

Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассмотреть полностью в отрыве от контроля.

Выделяются 3 основных вида контроля:

• предварительный;
• текущий;
• заключительный.

       По форме осуществления все эти 3 контроля схожи, т.к. имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически полученные результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Заключительный контроль осуществляется, когда работа уже закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и  заключительный контроль основаны на обратных связях.

 

Системы обратной связи.

 

Под обратной связью подразумеваются данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы:

1. имеют цели;
2. используют внешние ресурсы;
3. преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;
4. следят за значительными отклонениями от намеченных целей;
5. корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

 

Этапы проведения контроля:

1. Установка стандартов, т.е. конкретных поддающихся измерению целей, имеющих временные границы;
2. Сравнение показателей, функционирования с заданными стандартами, определение масштаба отклонений;
3. Измерение результатов, сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами (менеджер получает возможность определить какие действия необходимо предпринять).

 

Правила проведения контроля:

1. Контроль не должен ограничиваться инцидентами;
2. тотальный контроль порождает небрежность, т.к. сотрудники освобождаются от собственной управленческой ответственности;
3. Скрытый контроль вызывает только досаду;
4. Следует контролировать не только "любимый" участок;
5. Контроль – это не проформа, кто ни контролирует, не интересуется достижениями своих сотрудников;
6. Нельзя контролировать из недоверия, подозрительность руководителя свидетельствует о неуверенности в себе;
7. Не держите своих выводов при себе.

                                        Раздел "3. Внутренняя и внешняя среда организации

3.1 Внутренняя среда организации

 

Внутренние  ситуационные факторы в организации образуют ее внутреннюю среду. К числу этих факторов обычно относят цели, структуры, задачи, технологии и людей, работающих в организации.

Цели. Организацию можно рассматривать как средство коллективного достижения целей, которые не могут быть достигнуты людьми индивидуально. Цель – это конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В процессе планирования руководство формулирует цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой механизм координации, так как дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

Структура. Организации состоят из нескольких уровней управления и подразделений. Подразделения могут быть определены как функциональные области. Понятие «функциональная область» относится к работе, которую выполняет подразделение, например, маркетинг, производство, обучение персонала, учет, планирование.

 

Задачи – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в заранее установленные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность предназначается для выполнения ряда задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, то организация будет действовать успешно.

Технология – четвертый важнейший фактор – имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с машинами, например, полупроводниками и компьютерами. Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкурентной технологии как средства преобразования материала, поступающего на выходе, в форму, получаемую на выходе.

Люди. Люди являются главным фактором в любой модели управления. В ситуационном подходе существуют следующие основные аспекты человеческого фактора: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. Поведение человека в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды.

                                                       3.2 Внешняя среда организации

 

Значение  внешней среды. В 1974г., в преддверии мирового экономического кризиса американский экономист Э. Элбинг писал: "Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители самых важных для общества организаций – деловых, образовательных, государственных – вынуждены сосредоточить внимание на быстро изменяющейся среде и ее воздействиях на внутреннее строение организации".

Это очень  актуально для российских организаций, действующих в условиях кризиса. Менеджеры должны выявлять существенные факторы в окружающей среде, находить способы реагирования на внешние воздействия. Организации должны приспосабливаться к среде, чтобы действовать эффективно.

Внешняя среда. Дж. Белл определяет ее так: "Внешняя  среда организации включает такие  элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов".

Среда прямого  воздействия и среда косвенного воздействия. Следует различать  силы прямого и косвенного воздействия на организацию извне. Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации. К этим факторам относят поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов.

Под средой косвенного воздействия понимают факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но тем не менее сказываются на них. К ним относятся состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

 

Характеристики  внешней среды

 

Взаимосвязанность факторов внешней среды – это  силы, с которыми одни факторы воздействуют на другие факторы. Так же как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других. Взаимосвязанность особенно значима для мирового рынка в связи с его глобализацией. Следует помнить, что сегодня из каждого потраченного жителем Москвы на продукты питания рубля 60 копеек приходится на импорт.

Руководители  больше не могут рассматривать внешние  факторы изолированно. Они должны понять, что эти факторы взаимосвязаны и быстро меняются, причем это приводит к необратимым общим изменениям.

Сложность внешней  среды – это многочисленность факторов, на которые организация  обязана реагировать, а также высокий уровень изменчивости каждого фактора. В числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, - давление государственных актов, заинтересованные группы влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения. Организации, использующие много видов исходных материалов, разных специалистов и ведущие дела с многими предприятиями мира, действуют в более сложной среде, чем организации, у которых эти параметры иные. В более сложных условиях действуют быстро развивающиеся организации, использующие разнообразные технологии.

Подвижность среды – это скорость, с которой  происходят изменения в окружении  организации. Исследования указывают на то, что окружение всех современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Но есть организации, внешняя среда которых особенно подвижна. Например, скорость изменения технологий и параметров конкурентной борьбы в авиационной промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и сфере телекоммуникаций, фармацевтической, химической и электронной промышленности выше, чем в кондитерской и табачной промышленности. Кроме того, подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. Подвижность среды определяет необходимость опираться на разнообразную информацию для принятия эффективных решений.

Неопределенность  внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация о конкретном факторе, и функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная, точная и надежная информация. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

 

Внешняя среда  прямого воздействия

 

Поставщики. С позиций системного подхода организация – это механизм преобразования "входов" в "выходы". Основные разновидности входов – рабочая сила, материалы, оборудование, энергия, капитал. Зависимость между организацией и поставщиками, обеспечивающими ввод указанных ресурсов, - это яркий пример прямого воздействия среды на операции организации. Изменчивость качества и цен ресурсов создает проблемы для организации.

Материалы. Некоторые организации зависят от непрерывного притока материалов. Примерами могут быть машиностроительные, торговые предприятия. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может создать большие трудности для таких организаций. Японцев считают создателями методов ограничения запасов, при котором предприятиям необходимо для следующего этапа производственного процесса материалы и детали доставлять по принципу "точно в срок". Такая система снабжения требует тесного взаимодействия производителя с поставщиками. Нередко предпочитают поиск альтернативных поставщиков или поддержание значительного объема запасов. Это неэффективно, так как запасы связывают денежные средства.

Капитал. Для роста и процветания предприятию нужны "поставщики" капитала. К потенциальным инвесторам относятся, например, банки, инвестиционные и кредитные программы федерального правительства и местных властей, акционера, частные лица, покупающие облигации акционерных обществ.