Управление временем руководителя

    Мнение  многих зарубежных менеджеров, что  тайм-менеджмент не приживётся в России, сейчас опровергнуто успешными русскими руководителями и бизнесменами, однако, действительно, русскому человеку сложнее  принять необходимость управления временем. Во многом это объясняется  нашим менталитетом, нежеланием руководителей  тратить время и деньги на обучение, а также недостаточной мотивацией.

    Безусловно, для любой деятельности нужна  мотивация и для изучения тайм-менеджмента необходимо мотивировать самого руководителя, причём не материальными стимулами, а, например данными исследований.

    По данным фирмы «Esselte Leitz», опросившей 2500 руководителей высшего звена Европы и США, немецкие менеджеры проводят на работе 70 часов в неделю, английские – 60 часов, американские – 58, французские – 56, шведские – 54 часа. 23% опрошенных немецких менеджеров работают по 80 часов в неделю, 24% – по 100 часов. Для 75% опрошенных рабочая неделя превратилась в семидневку. Самым страшным «киллером» времени стали заседания, конференции, совещания, планерки, занимающие до 65% рабочего времени. При этом 80% менеджеров выражают недовольство организацией подобных мероприятий и считают, что теряют на этом до 30% своего времени.

    Исследования  международной консультационной компании «Chipin&Partner» показывают, что 36% (78 дней в году) рабочего времени тратится впустую. Главными причинами эксперты называют недостаточное планирование и недостаточный контроль. 43% своего времени руководители высшего звена тратят не на руководство, а на администрирование и бумажную работу.

    Овладеть  искусством тайм-менеджмента не означает, что ваша жизнь будет полностью подчинена времени и расписана по минутам, наоборот, вы сами решаете для себя, сколько времени вам потребуется на реализацию той или иной задачи и чем больше вы запланируете, тем больше времени окажется в вашем распоряжении. На планирование рабочего дня руководителя обычно уходит не более 10-12 минут, однако это время сэкономит, по меньшей мере, два часа, что позволит «уложиться» в восьмичасовой рабочий день и использовать его с наибольшей эффективностью.

    Отличительная черта эффективного руководителя –  бережное отношение ко времени, когда  остальные воспринимают время как  должное.

    Цель тайм-менеджмента – изыскать временные ресурсы и направить их на реализацию действительно важных задач.

    Основная  задача тайм-менеджмента – выявить принципы эффективного управления временем.

    Тайм-менеджмент даст руководителю следующие преимущества:

    - понимание, что является важным для достижения поставленных целей;

    - более  быстрое достижение целей;

    - успех на работе и в личной жизни;

    - умение избегать стрессовых ситуаций или умение выходить из стресса с минимальными потерями;

    - достижение большего за меньшее время;

    - использование сэкономленного времени для достижения других целей;

    - приятная работа с начальником и подчиненными;

    - больше простора для творчества;

    - больше свободного времени для себя.

    Причины дефицита времени руководителя:

    - отсутствие приоритетов при выполнении дел;

    - спешка при выполнении объемных заданий;

    - большой поток всевозможных рутинных дел;

    - несвоевременное изучение деловой переписки;

    - работа по вечерам и выходным;

    - постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных;

    - работа не по своему профилю;

    - непрерывные помехи в работе;

    - уточнение сведений, постоянное переспрашивание.

    Итак, сущность управления временем – максимально  эффективно организовать своё рабочее  время, правильно расставить приоритеты, решить все поставленные задачи в отведённые сроки, при этом не переутомиться, во время придти домой и переключиться на личные дела, никак не связанные с делами служебными. 
 

    1.2 Основные законы и секреты управления временем 
 

    Прежде  чем приступать к выполнению какой-либо задачи, руководитель должен следовать  алгоритму, представленному на рисунке 1.

      

Рисунок 1 - Алгоритм выполнения задачи 

    Рассмотрим  несколько законов тайм-менеджмента.

    а) «Десять заповедей тайм-менеджмента» приведены в таблице 1. После изучения любого предмета рано или поздно забывается многое, кроме самого основного. Эти заповеди – «то, что должно остаться после того, как все забудется».  

Таблица 1 - «Десять заповедей тайм-менеджмента» [3] 

№	ТМ-критерии	ТМ-заповеди
1	Материализованность и обозримость задач и информации	Материализуйте  мысли и задачи. Находясь "в  голове", они не контролируемы.
2	Измеримость результатов, времени и эффективности.	Хотите управлять  – измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.
3	Системность, согласованность, скоординированность работы	Систематизируйте  работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы – нет результата.
4	Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность  реагирования	Планируйте  максимально просто и гибко. Повышайте  скорость реагирования на изменения.
5	Целеориентированность, определенность направления	Формулируйте  цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей.
6	Приоритизированность, сфокусированность на главном	Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему  лучшее время и силы.
7	Инвестиционность, ориентация на развитие	Инвестируйте  время в будущее. Это очень  трудно делать, но это окупается.
8	Своевременность исполнения	Ловите удачные  возможности. План – средство это  делать, но не самоцель.
9	Контролируемость  исполнения	Создавайте  обзор всех делегированных задач  и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы "ничего не забываете" и всегда добиваетесь своего.
10	Легкость работы	Управляйте  рабочей нагрузкой; работайте "меньше, но умнее". "Загнанный как лошадь" менеджер – профнепригоден.

 

     б) Принцип Парето. Итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал принцип, названный впоследствии его именем. Иногда его называют "правилом 80/20". Его суть представлена на рисунке 2.

     Применительно для рабочей ситуации руководителя – за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% от общего итога.

     Правила экономии усилий [4]:

     - концентрируйтесь на ресурсах, приносящих  наибольшую прибыль;

     - не пытайтесь повысить показатели по всем направлениям деятельности одновременно;

     - рутинную работу поручайте специалистам, которые могут сделать ее более профессионально;

     - выбирайте работодателей с осторожностью;

     - делайте только то, что у вас  получается лучше всего; 

     - обращайте внимание на странности и "иронию судьбы";

     - в каждой области определяйте, какие 20% усилий могут привести к 80% результатов;

     - ставьте перед собой важные  цели;

     - помните, что "всех денег не заработаешь";

     - максимально используйте удачные  моменты, когда вы способны  показать наивысшие результаты.  

 

Рисунок 2 - Принцип Парето 

     в) Закон Мёрфи – это универсальный философский принцип. Закон и семь его следствий приведены в таблице 2 в строгой и канонической формулировках, [5] 

Таблица 2 – Закон  Мёрфи и его следствия 

№	Строгая формулировка	Каноническая  формулировка
1	2	3
Закон Мёрфи	Если проводится n испытаний, результат каждого из которых оценивается булевой функцией z, причём результат «ложь» является нежелательным, то для достаточно большого n обязательно хотя бы для одного испытания A получим нежелательный результат	Если какая-нибудь неприятность может случиться, она  случается

 
 
 

Окончание таблицы 2 

1	2	3
1 и  2	Если имеется  оценочная функция, причем желательными значениями являются неотрицательные, и известно, что для n испытаний функция достаточно достоверно даёт неотрицательные значения, то всегда найдётся m < n, такое, что для m испытаний функция обязательно даст весомое количество отрицательных значений.	1 Всё не так легко, как кажется. 2 Всякая работа требует больше времени, чем вы думаете.
3	Если есть несколько  возможных вариантов исхода каждого  из событий, и часть вариантов  является нежелательной, причём в разной степени, то при возрастании количества испытаний вероятность выпадения  наиболее нежелательного варианта стремится  к единице.	Из всех неприятностей  произойдет именно та, ущерб от которой  больше
4	Если исход  события зависит от бесконечного числа априорных факторов, причём из них найдено n таких, о которых достоверно известно, что их наличие приведёт к нежелательному исходу, то всегда существует как минимум (n + 1)-й такой фактор.	Если четыре причины возможных неприятностей  заранее устранены, то всегда найдётся пятая
5	При неограниченном возрастании количества испытаний  вероятность нежелательного исхода возрастает (стремится к единице).	Предоставленные сами себе события имеют тенденцию  развиваться от плохого к худшему
6	Для любого процесса найдётся такой, без завершения которого невозможен данный.	Как только вы принимаетесь делать какую-то работу, находится другая, которую надо сделать ещё раньше
7	Устранение  факторов, могущих привести к нежелательному исходу, обнаруживает новые такие  факторы.	Всякое решение  плодит новые проблемы

 

     Конечно, «закон» Мёрфи — это не закон в том смысле, в каком это слово принято употреблять в учебниках, однако он тоже действует. Можно сократить его действие путём тщательного планирования и анализа поставленных задач, расширения временных рамок для какой-либо поставленной задачи, чтобы в вероятных экстренных обстоятельствах суметь выполнить её в срок.