Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Июня 2012 в 13:16, курсовая работа
Цель курсовой работы – предложение рекомендаций по улучшению использования времени руководителей МОУ Константиновской СОШ.
Для достижения этой цели в исследовании ставятся следующие задачи:
1) Исследование различных методик и приёмов тайм-менеджмента;
2) Анализ основных хронофагов руководителей;
3) Рассмотрение процесса делегирования полномочий и умения отказывать;
4) Анализ рабочего времени руководителей МОУ Константиновской СОШ.
Введение…………………………………………………………………………...5
1 Тайм-менеджмент как основа успешности руководителя XXI века………...7
1.1 Сущность, цели и задачи управления временем………………..........7
1.2 Основные законы и секреты управления временем………………….9
1.3 Факторы, влияющие на работоспособность руководителя………...16
1.4 Делегирование полномочий и умение сказать «нет»……………….19
2 Анализ управления временем руководителей МОУ Константиновской СОШ………………………………………………………………………………21
2.1 Оценка эффективности рабочего времени руководителей МОУ Константиновской СОШ………………………………………………………...21
2.2 Определение биоритма руководителей МОУ Константиновской СОШ………………………………………………………………………………25
2.3 Проблемы введения тайм-менеджмента в МОУ Константиновской СОШ………………………………………………………………………………26
3 Рекомендации по улучшению использования времени руководителей МОУ Константиновской СОШ………………………………………………………...29
3.1 Этапы введения тайм-менеджмента в МОУ Константиновской СОШ........................................................................................................................29
3.2 Влияние введения тайм-менеджмента на деятельность руководителей МОУ Константиновской СОШ………………………………..32
Заключение…………………………………………………………………….....34
Список используемых источников……………………………………………..36
Приложение А. Тест: «Жаворонок или Сова? Определение Ваших биологических часов»…………………………………………………………...37
Приложение Б. Стандартная вежливая форма отказа………………………....38
Приложение В. Анкета: «Насколько эффективно Вы распределяете своё рабочее время?»………………………………………………………………….39
Мнение
многих зарубежных менеджеров, что
тайм-менеджмент не приживётся в России,
сейчас опровергнуто успешными русскими
руководителями и бизнесменами, однако,
действительно, русскому человеку сложнее
принять необходимость
Безусловно, для любой деятельности нужна мотивация и для изучения тайм-менеджмента необходимо мотивировать самого руководителя, причём не материальными стимулами, а, например данными исследований.
По данным фирмы «Esselte Leitz», опросившей 2500 руководителей высшего звена Европы и США, немецкие менеджеры проводят на работе 70 часов в неделю, английские – 60 часов, американские – 58, французские – 56, шведские – 54 часа. 23% опрошенных немецких менеджеров работают по 80 часов в неделю, 24% – по 100 часов. Для 75% опрошенных рабочая неделя превратилась в семидневку. Самым страшным «киллером» времени стали заседания, конференции, совещания, планерки, занимающие до 65% рабочего времени. При этом 80% менеджеров выражают недовольство организацией подобных мероприятий и считают, что теряют на этом до 30% своего времени.
Исследования международной консультационной компании «Chipin&Partner» показывают, что 36% (78 дней в году) рабочего времени тратится впустую. Главными причинами эксперты называют недостаточное планирование и недостаточный контроль. 43% своего времени руководители высшего звена тратят не на руководство, а на администрирование и бумажную работу.
Овладеть искусством тайм-менеджмента не означает, что ваша жизнь будет полностью подчинена времени и расписана по минутам, наоборот, вы сами решаете для себя, сколько времени вам потребуется на реализацию той или иной задачи и чем больше вы запланируете, тем больше времени окажется в вашем распоряжении. На планирование рабочего дня руководителя обычно уходит не более 10-12 минут, однако это время сэкономит, по меньшей мере, два часа, что позволит «уложиться» в восьмичасовой рабочий день и использовать его с наибольшей эффективностью.
Отличительная черта эффективного руководителя – бережное отношение ко времени, когда остальные воспринимают время как должное.
Цель тайм-менеджмента – изыскать временные ресурсы и направить их на реализацию действительно важных задач.
Основная задача тайм-менеджмента – выявить принципы эффективного управления временем.
Тайм-менеджмент даст руководителю следующие преимущества:
- понимание, что является важным для достижения поставленных целей;
- более быстрое достижение целей;
- успех на работе и в личной жизни;
- умение избегать стрессовых ситуаций или умение выходить из стресса с минимальными потерями;
- достижение большего за меньшее время;
- использование сэкономленного времени для достижения других целей;
- приятная работа с начальником и подчиненными;
- больше простора для творчества;
- больше свободного времени для себя.
Причины дефицита времени руководителя:
- отсутствие приоритетов при выполнении дел;
- спешка при выполнении объемных заданий;
- большой поток всевозможных рутинных дел;
- несвоевременное изучение деловой переписки;
- работа по вечерам и выходным;
- постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных;
- работа не по своему профилю;
- непрерывные помехи в работе;
- уточнение сведений, постоянное переспрашивание.
Итак,
сущность управления временем – максимально
эффективно организовать своё рабочее
время, правильно расставить приоритеты,
решить все поставленные задачи в отведённые
сроки, при этом не переутомиться, во время
придти домой и переключиться на личные
дела, никак не связанные с делами служебными.
1.2
Основные законы и секреты управления
временем
Прежде чем приступать к выполнению какой-либо задачи, руководитель должен следовать алгоритму, представленному на рисунке 1.
Рисунок
1 - Алгоритм выполнения задачи
Рассмотрим
несколько законов тайм-
а)
«Десять заповедей тайм-менеджмента»
приведены в таблице 1. После изучения
любого предмета рано или поздно забывается
многое, кроме самого основного. Эти заповеди
– «то, что должно остаться после того,
как все забудется».
Таблица 1 - «Десять
заповедей тайм-менеджмента» [3]
№ | ТМ-критерии | ТМ-заповеди |
1 | Материализованность и обозримость задач и информации | Материализуйте мысли и задачи. Находясь "в голове", они не контролируемы. |
2 | Измеримость результатов, времени и эффективности. | Хотите управлять – измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений. |
3 | Системность, согласованность, скоординированность работы | Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы – нет результата. |
4 | Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования | Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения. |
5 | Целеориентированность, определенность направления | Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей. |
6 | Приоритизированность, сфокусированность на главном | Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы. |
7 | Инвестиционность, ориентация на развитие | Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается. |
8 | Своевременность исполнения | Ловите удачные возможности. План – средство это делать, но не самоцель. |
9 | Контролируемость исполнения | Создавайте обзор всех делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы "ничего не забываете" и всегда добиваетесь своего. |
10 | Легкость работы | Управляйте рабочей нагрузкой; работайте "меньше, но умнее". "Загнанный как лошадь" менеджер – профнепригоден. |
б) Принцип Парето. Итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал принцип, названный впоследствии его именем. Иногда его называют "правилом 80/20". Его суть представлена на рисунке 2.
Применительно для рабочей ситуации руководителя – за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% от общего итога.
Правила экономии усилий [4]:
- концентрируйтесь на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль;
- не пытайтесь повысить показатели по всем направлениям деятельности одновременно;
- рутинную работу поручайте специалистам, которые могут сделать ее более профессионально;
-
выбирайте работодателей с
- делайте только то, что у вас получается лучше всего;
- обращайте внимание на странности и "иронию судьбы";
- в каждой области определяйте, какие 20% усилий могут привести к 80% результатов;
- ставьте перед собой важные цели;
- помните, что "всех денег не заработаешь";
-
максимально используйте
Рисунок
2 - Принцип Парето
в)
Закон Мёрфи – это универсальный философский
принцип. Закон и семь его следствий приведены
в таблице 2 в строгой и канонической формулировках,
[5]
Таблица 2 – Закон
Мёрфи и его следствия
№ | Строгая формулировка | Каноническая формулировка |
1 | 2 | 3 |
Закон Мёрфи | Если проводится n испытаний, результат каждого из которых оценивается булевой функцией z, причём результат «ложь» является нежелательным, то для достаточно большого n обязательно хотя бы для одного испытания A получим нежелательный результат | Если какая-нибудь неприятность может случиться, она случается |
Окончание
таблицы 2
1 | 2 | 3 |
1 и 2 | Если имеется оценочная функция, причем желательными значениями являются неотрицательные, и известно, что для n испытаний функция достаточно достоверно даёт неотрицательные значения, то всегда найдётся m < n, такое, что для m испытаний функция обязательно даст весомое количество отрицательных значений. | 1 Всё не так легко,
как кажется.
2 Всякая работа требует больше времени, чем вы думаете. |
3 | Если есть несколько
возможных вариантов исхода каждого
из событий, и часть вариантов
является нежелательной, причём в разной
степени, то при возрастании количества
испытаний вероятность |
Из всех неприятностей произойдет именно та, ущерб от которой больше |
4 | Если исход события зависит от бесконечного числа априорных факторов, причём из них найдено n таких, о которых достоверно известно, что их наличие приведёт к нежелательному исходу, то всегда существует как минимум (n + 1)-й такой фактор. | Если четыре
причины возможных |
5 | При неограниченном возрастании количества испытаний вероятность нежелательного исхода возрастает (стремится к единице). | Предоставленные сами себе события имеют тенденцию развиваться от плохого к худшему |
6 | Для любого процесса найдётся такой, без завершения которого невозможен данный. | Как только вы принимаетесь делать какую-то работу, находится другая, которую надо сделать ещё раньше |
7 | Устранение факторов, могущих привести к нежелательному исходу, обнаруживает новые такие факторы. | Всякое решение плодит новые проблемы |
Конечно, «закон» Мёрфи — это не закон в том смысле, в каком это слово принято употреблять в учебниках, однако он тоже действует. Можно сократить его действие путём тщательного планирования и анализа поставленных задач, расширения временных рамок для какой-либо поставленной задачи, чтобы в вероятных экстренных обстоятельствах суметь выполнить её в срок.