Управление временем руководителя

     Поэтому с учётом того, что весь мир живёт  по биологическим часам «жаворонков», возможно «совам» лучше перестроить  свои индивидуальные часы. Согласно исследованиям  сделать это не сложно, для этого  разработано несколько методик, например, техника «шаг в будущее» и прием «часы в голове». Тем более, ранний подъём помогает лучше высыпаться. А это означает большую трудоспособность и улучшение здоровья. 
 

     2.3 Проблемы введения тайм-менеджмента в МОУ Константиновской СОШ 
 

      Первостепенной  проблемой введения тайм-менеджмента в МОУ Константиновской СОШ является тот факт, что только два руководителя из пяти считают, что смогут улучшить показатели своей работы с его введением. Поэтому необходимо мотивировать остальных для участия в обучении. Лучше всего подойдут для мотивации какие-либо данные научных исследований об эффективности использования времени руководителя. Можно привести в пример ранее упоминавшиеся в работе данные фирмы «Esselte Leitz», опросившей 2500 руководителей высшего звена Европы и США, и исследования международной консультационной компании «Chipin&Partner».

      Далее можно выделить ещё ряд проблем:

      а) Проблемы из-за неумения соблюдать  регламент. Умение управлять своим рабочим временем предполагает и соблюдение регламента. Руководитель должен и сам уметь соблюдать регламент, и требовать этого от других. Наиболее важно это для проведения совещаний и иных коллективных мероприятий, когда в определенный момент активен только один (или несколько) человек, а остальные участвуют в процессе пассивно, зачастую просто теряя рабочее время.

     Необходимо  осознавать понятия “дорогие минуты” и “дешевые часы”. Время коллективных мероприятий — пример “дорогих минут”, когда исчезает не только время неподготовленного оратора, но и время всех его слушателей. Важно перераспределять свой труд так, чтобы все то, что может быть сделано в “дешевые часы”, перемещалось туда из “дорогих минут”.

     б) Проблемы ограждения от хронофагов. В школе руководителю физически невозможно оградиться от всех, преследующих его «пожирателей времени». Возможно избежать лишь некоторых - проблемы с компьютерным оборудованием и доступом в Интернет, социальные сети, спам, неумение отказывать и говорить НЕТ, привычка хвататься за все и сразу, недостаток отдыха, привычка полностью полагаться на память, не верная оценка сроков и объемов работ, привычка откладывать ежедневные дела на конец дня. Однако самые главные хронофаги подавить не удастся – телефонные звонки, поступающие в школу по различным вопросам от родителей, высшестоящего руководства, обслуживающих организаций, других школ. Посетителями также могут быть родители учеников, не принять которых директор и его заместители не имеют права. Курсы повышения квалификации обязательны для руководителя раз в пять лет и даже чаще. Экстренные задачи поступают постоянно до нескольких раз в день, чаще всего от высшего руководства, поэтому руководители обязательно должны их выполнять.

     в) Нечёткая постановка задач высшего  руководства.

     г) Низкое материальное стимулирование работников государственных учреждений. Средняя  заработная плата руководителя школы  составляет 15000-17000 рублей.

     д) Низкая доступность нормативных документов Министерства Образования.

     е) Несогласованность поручений различным  сотрудникам.

     ж) Низкая обеспеченность руководителя необходимыми ресурсами. Сюда входит отсутствие личных рабочих телефонов (только смежные), отсутствие на каждом компьютере доступа в Интернет, устаревшее оборудование и программное обеспечение.

     з) Низкий уровень квалификации в работе с программным обеспечением и оргтехникой. Большинство руководителей плохо ориентируются в стандартном пакете Microsoft Office, самостоятельно не в состоянии установить новое программное обеспечение, плохие навыки работы с оргтехникой (сканер, принтер, ксерокс, факс), плохая ориентация в сети Интернет и электронной почте. Эти задачи у современного руководителя должны быть доведены до автоматизма, чтобы на проверку почты или печать документа отводилась одна минута. Необходимо либо отправить руководителя на компьютерные курсы, либо нанять персонал, отвечающий за работоспособность электронных средств и программного обеспечения.

     и) Невосприятие личной инициативы сотрудников.

     к) Неполное понимание поставленных задач.

     л) Проблема по минутам распланированного  рабочего дня. Это не правильно. Всегда нужно оставлять временные зазоры между задачами, потому при возникновении форс-мажора руководителю придется убирать одно из ключевых заданий. 
 

     В практической части курсовой работы был произведён анализ эффективности  использования рабочего времени  руководителей МОУ Константиновской СОШ. Опрошены пять руководителей школы  – директор и четверо заместителей по составленным анкетам. Произведён анализ полученных данных, выявлены основные недостатки в использовании рабочего дня.

     Выяснено, что руководителям не удаётся  следовать своим планам, вследствие чего приходится брать работу на дом  или задерживаться на работе дольше своих сотрудников, их рабочее место  не всегда прибрано, существенную часть  заданий руководители передают сотрудникам  в устной форме, «коллективные планёрки»  отнимают много времени, большинство сотрудников выполняют задания не в срок, руководители часто не успевают их контролировать, всем руководителям приходится заниматься рутинной работой. Были выделены основные хронофаги – просьбы коллег по работе, посетители, экстренные задачи, проблемы с компьютерным обеспечением и доступом в Интернет, неумение отказывать, привычка хвататься за всё и сразу, телефонные звонки.

      При анализе теста о биологических  часах руководителя выявлено, что  двое являются «жаворонками», двое –  «совами» и один руководитель принадлежит  к типу «голубей», или «аритмиков». Далее даны некоторые рекомендации.

     В ходе анализа выявлены проблемы внедрения  тайм-менеджмента в МОУ Константиновской СОШ, главной из которых оказалась отсутствие мотивации самих руководителей. А также некоторые другие: проблемы из-за неумения соблюдать регламент, проблемы ограждения от хронофагов, нечёткая постановка задач высшего руководства, низкое материальное стимулирование работников государственных учреждений, низкая доступность нормативных документов Министерства Образования, несогласованность поручений различным сотрудникам, низкая обеспеченность руководителя необходимыми ресурсами, низкий уровень квалификации в работе с программным обеспечением и оргтехникой. 
 
 
 
 
 
 

     3 Рекомендации по улучшению использования  времени руководителей МОУ Константиновской  СОШ 
 
 

     3.1 Этапы введения тайм-менеджмента в МОУ Константиновской СОШ 
 

     Для внедрения тайм-менеджмента в деятельность этой организации необходимо провести тренинг для руководителей МОУ Константиновской СОШ.

     Цели  обучения:

     - получение руководителями МОУ Константиновской СОШ знаний теоретических основ современного тайм-менеджмента и самоменеджмента;

     - получение актуальной информации о концепциях практического применения разнообразных инструментов тайм-менеджмента;

     - последующее практическое применение  изученных методов в работе  с целью эффективного использования  рабочего дня руководителями.

     Учебно-методическое обеспечение: комплект раздаточного материала для каждого слушателя (программа, схемы, таблицы).

     Материально-техническое обеспечение:

     - компьютерный класс с доступом в Интернет;

     - проектор;

     - экран.

     Необходимо  разработать учебную программу  и приступить к внедрению тайм-менеджмента.

     Первым  шагом является заполнение предложенных анкет для оценки текущего состояния вопроса. Анкеты позволяют оценить уровень ТМ-компетенции руководителей и сделать обучение более индивидуальным. Этот этап был выполнен в полной мере, выделены ключевые навыки, которые необходимо развить у руководителей:

     - ограждение от хронофагов;

     - умение чётко следовать плану;

     - искусство делегировать полномочия;

     - умение говорить «нет»;

     На  втором этапе проводится тренинг по программе «Тайм-менеджмент: гибкие методы», адаптированной к деятельности школы. Здесь необходимо рассказать руководителям о методах и секретах управления временем, о которых рассказывалось ранее в курсовой работе. Предполагается, чтобы на нём присутствовали не только руководители, но и весь преподавательский состав МОУ Константиновской СОШ.

     На  тренинге также предполагается дать следующие практические рекомендации:

     а) Что делать, если Вас все время отрывают от работы другие сотрудники? - Выделить в своем графике блоки, когда Вы будете с ними общаться, а в остальное время ограничивайте общение. Через некоторое время окружающие привыкнут. Конечно, это правило срабатывает не всегда и не со всеми, но всё-таки необходимо выделить «время приёма».

     б) Необходимость найма на работу системного администратора, в обязанности которого войдёт устранение неполадок с компьютерным обеспечением и другим оборудованием, установка специализируемых программ, устранение проблем с Интернетом, а также обучение сотрудником  самостоятельно решать эти проблемы.

     в) Введение «обеда по расписанию». Не каждый руководитель при своей загруженности  успевает обедать во время, а иногда обходится без обеда. Однако время  обеда необходимо в работе ещё  и как время отдыха, поэтому  важно ввести в график каждого  руководителя 30 минут на времяпровождение в столовой.

     г) Построение рабочего дня руководителя и выделение важных и ключевых задач индивидуально согласно биоритмам  организма. Здесь каждому руководителю необходимо рассказать о влиянии  биоритмов на его работоспособность  и показать эффективное время  для наиболее успешного решения  задач при работоспособности  от 80%, выделить время для занятия  рутинными делами, когда работоспособность  не превышает 50%.

     д) Когда руководитель расписывает с вой день поминутно. Это, конечно, хорошо, однако в результате анкетирования было выяснено, что четверо руководителей из пяти выделили основным поглотителем времени экстренные задания. Поэтому в данном случае целесообразно планировать только ключевые задачи на день, разделяя их по важности  срочности.

     е) Необходимо избегать несогласованности  поручений различным сотрудником  при низком обеспечении, например, оргтехникой (если в МОУ Константиновской СОШ  один проектор и один экран, то не может  проводится одновременно два семинара с использованием презентации).

     ж) Выделить «время для идей». Такое  время может выделяться раз в  неделю, например, на 1 час. Оно должно использоваться совершенно противоположно «планёркам», когда руководители знакомят сотрудников с необходимыми задачами на неделю. В это время сотрудники выносят свои предложения по более  эффективной работе школы в целом  или поставленной на повестке дня  проблемы. Ведь часто субъективный взгляд одного человека мешает организации  развиваться. «Время для идей» полезно  именно с той стороны, что у  каждого человека своё мнение и своё представление по каждому вопросу.

     з) Часто разногласия у руководителя и подчинённого возникают из-за неумения слушать и нечёткой, неточной формулировке задачи. Прежде всего, эти качества необходимо развивать. Для это существует такая простая методика – необходимо добиться обратной связи, то есть переспросить как Вас поняли, попросить повторить просьбу.

     и) Особое внимание следует также уделить  мотивации. Необходимо разработать  мероприятия направленные на усиление мотивации с учётом того, что стимулом может быть не только материальное поощрение, но и перспективы карьерного роста или предоставление социального  пакета.

     Советы, которые будут предложены на тренинге [1, с.153-156]:

     - в данное время занимайтесь  только одним делом – полное  сосредоточение на одном вопросе  позволит решить его быстрее  и при максимальном количестве  полезных результатов; 

     - несложные, ежедневно повторяющиеся  дела доведите до автоматизма;

     - «эффективный начальник – эффективный  подчинённый» - умейте организовывать  работу своих подчинённых, заставляйте  их самосовершенствоваться;

     - необходимо научиться правильно читать, выделять в тексте важное;

     - активней используйте оргтехнику  – это позволяет быстрее найти  нужную информацию;

     - планируйте свой отдых – отдыхать  надо тогда, когда устали, а  не когда появиться такая возможность;

     - лучше организуйте своё рабочее  место, «творческий беспорядок»  необходимо структурировать, чтобы  всё лежало на своих местах.