Управление временем руководителя

     Через месяц после тренинга проводится пост-тренинг. На нем анализируются успехи и неудачи первого этапа применения тайм-менеджмента и заполняется, так называемый, ТМ-профиль по «10 заповедям тайм-менеджмента». Пример заполнения ТМ-профиля представлен на рисунке 14. 

 

Рисунок 14 – Пример заполнения ТМ-профиля [15]

     Профиль строится по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании:

     - личный тайм-менеджмент – степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе руководителей;

     - командный тайм-менеджмент – качество «ТМ-взаимодействия» по горизонтали внутри команды;

     - корпоративный тайм-менеджмент – качество «ТМ-взаимодействия» руководителя со своими подчиненными.

     Даже  поверхностный взгляд на построенный  ТМ-профиль позволяет выявить «провисы», наиболее приоритетные направления развития, актуальные проблемы для решения в ходе обучения тайм-менеджменту. Но тем не менее нужно провести его детальный анализ и после этого при необходимости просвети уже специализированный пост-тренинг, в ходе которого будут разобраны теоретические основы выявленных проблем. 
 

     3.2 Влияние введения тайм-менеджмента на деятельность руководителей 
 

     В общем благотворном влиянии тайм-менеджмента можно выделить две главные составляющие. Во-первых, лучшая организация дел, более разумное распределение их во времени. Во-вторых, выявление резервов времени, которые до сих пор использовались не самым эффективным образом.

     Предполагаются  следующие улучшения в деятельности руководителей:

     - отстранение от хронофагов;

     - использование приёмов тайм-менеджмента для более чёткой структуризации своей деятельности;

     - умение выделить наиболее продуктивное  время для «мозгового штурма»  и менее продуктивное – для  рутинных дел;

     - правильное делегирование полномочий  в случаях, когда это действительно  необходимо, возможно и эффективно  и для руководителя и для  его сотрудника;

     - умение более эффективно использовать  рабочее время на «коллективных  планёрках»;

     - освоение тактичной формы отказа;

     - умение правильно, а не максимально  планировать свой день;

     - рабочий день должен заканчиваться  в 18-00;

     - работа не будет оставаться  «на дом»;

     - умение выделять для себя главное  и работать в этом направлении,  не раскидываясь по мелочам;

     - появление отдыха в течение  дня для руководителя;

     - избегание излишней суетливости;

     - доведение до автоматизма ежедневно  повторяющихся дел;

     - отсутствие проблем с компьютерным  обеспечением, оргтехникой и доступом  в Интернет;

     - порядок на рабочем месте руководителя;

     - прививание данной методики управления  временем всему преподавательскому  составу;

     - улучшение системы мотивации  в организации;

     - налаживание обратной связи с  коллективом;

     - появление более разностороннего  подхода к возникающим в ходе  работы МОУ Константиновской  СОШ проблемам благодаря введению  «времени для идей»;

     - благодаря работе по своим  биологическим часам руководитель  всегда будет отдохнувший и  с хорошим настроением;

     - выделение времени для приема  посетителей позволяет в течение  рабочего дня сконцентрироваться  на основной деятельности;

     - высвобождение дополнительных единиц  рабочего времени для дополнительного  занятия основной деятельностью  или для отдыха. 

     В третьей части курсовой работы полностью  рассмотрены этапы внедрения  тайм-менеджмента в МОУ Константиновской СОШ, описано необходимое для этого учебно-методическое и материально-техническое обеспечение. Написаны советы и практические рекомендации, которые предполагается дать на тренинге помимо законов и принципов тайм-менеджмента. Далее приведён прогноз улучшения использования времени руководителей после тренинга и пост-тренинга, который будет проводится через месяц.

     Предполагается  частичное ограждение от хронофагов, овладение приёмами тайм-менеджмента, освоение тактичной формы отказа, умение правильно планировать свой день, который будет теперь заканчиваться в 18-00, а не «как получится», работа не будет оставаться «на дом», у руководителя появится больше времени на отдых, наладится обратная связь с коллективом, а также произойдёт высвобождение дополнительных единиц рабочего времени для дополнительного занятия основной деятельностью или для отдыха. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 
 
 

     Изучив  раздел менеджмента под названием  «Управление временем», можно сделать  вывод о том, что тайм-менеджмент касается в большей степени организации  рабочего времени, чем его экономии. Нужно так использовать время, чтобы  обеспечить выполнение максимального  числа задач, которые в свою очередь  обуславливают выполнение промежуточных  задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени  руководитель должен согласовывать  с планами подчиненных, чтобы  достичь максимального эффекта.

     Эффективное использование времени зависит  в первую очередь от самого руководителя - для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования  своего времени, добиться большей эффективности  в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени. 

     В курсовой работе изучены основные приемы и методики тайм-менеджмента, позволяющие рационализировать рабочее время сотрудника вообще и руководителя в частности: «Десять заповедей тайм-менеджмента», принцип Парето, закон Мёрфи и его следствия, закон Паркистона, Getting Things Done (GTD, «как привести дела в порядок») – система Аллена, иногда также называемая «43 папки», система управления временем Б. Франклина, матрица Эйзенхауэра. Рассмотрены секреты, помогающие руководителям решать специфические задания – метод «швейцарского сыра» и «поедание слона» для больших дел, «каждое утро съедай по лягушке» и «сделай это сейчас» для дел, не отнимающих больше 10 минут.

     Отдельный параграф посвящён хронофагам современного руководителя, делегированию полномочий и умению тактично отказать, а также таким факторам как биологические часы руководителя, влияние физического и эмоционального состояния на трудоспособность, степень развитости правого и левого полушарий головного мозга, сфере их специализации и возможности их развития.

     В практической части курсовой работы был произведён анализ эффективности  использования рабочего времени  руководителей МОУ Константиновской СОШ. Опрошены пять руководителей школы  – директор и четверо заместителей по составленным анкетам: «Насколько эффективно Вы распределяете своё рабочее время?» и «Жаворонок или Сова? Определение Ваших биологических часов». Был произведён анализ полученных данных и выявлены основные недостатки в использовании рабочего дня.

     Руководителям не удаётся следовать своим планам, вследствие чего приходится брать работу на дом или задерживаться на работе дольше своих сотрудников, их рабочее  место не всегда прибрано, существенную часть заданий руководители передают сотрудникам в устной форме, «коллективные планёрки» отнимают много времени, большинство сотрудников выполняют задания не в срок, руководители часто не успевают их контролировать, всем руководителям приходится заниматься рутинной работой. Также в результате анализа были выделены основные хронофаги – просьбы коллег по работе, посетители, экстренные задачи, проблемы с компьютерным обеспечением и доступом в Интернет, неумение отказывать, привычка хвататься за всё и сразу, телефонные звонки.

      При анализе теста о биологических  часах руководителя выявлено, что  двое являются «жаворонками», двое –  «совами» и один руководитель принадлежит  к типу «голубей», или «аритмиков». Далее обобщенно разобран рабочий день руководителя с точки зрения его биологических часов и даны некоторые рекомендации.

     В ходе анализа выявлены проблемы ведения  тайм-менеджмента в МОУ Константиновской СОШ, главной из которых оказалась отсутствие мотивации самих руководителей, потому что только двое из них видели возможность более эффективно использовать своё рабочее время. А также некоторые другие: проблемы из-за неумения соблюдать регламент, проблемы ограждения от хронофагов, нечёткая постановка задач высшего руководства, низкое материальное стимулирование работников государственных учреждений, низкая доступность нормативных документов Министерства Образования, несогласованность поручений различным сотрудникам, низкая обеспеченность руководителя необходимыми ресурсами, низкий уровень квалификации в работе с программным обеспечением и оргтехникой, невосприятие личной инициативы сотрудников, неполное понимание поставленных задач, проблема по минутам распланированного рабочего дня.

     В третьей части полностью рассмотрены  этапы внедрения тайм-менеджмента в МОУ Константиновской СОШ, описано необходимое для этого учебно-методическое и материально-техническое обеспечение. Написаны советы и практические рекомендации, которые предполагается дать на тренинге помимо законов и принципов тайм-менеджмента. Далее приведён прогноз улучшения использования времени руководителей после тренинга и пост-тренинга, который будет проводится через месяц.

     Предполагается  частичное ограждение от хронофагов, овладение приёмами тайм-менеджмента, освоение тактичной формы отказа, умение правильно планировать свой день, который будет теперь заканчиваться в 18-00, а не «как получится», работа не будет оставаться «на дом», у руководителя появится больше времени на отдых, наладится обратная связь с коллективом, а также произойдёт высвобождение дополнительных единиц рабочего времени для дополнительного занятия основной деятельностью или для отдыха.

     Целью работы являлось предложение рекомендаций по улучшению использования времени руководителей МОУ Константиновской СОШ. В ходе курсовой работы цель достигнута, задачи решены. 
 

Литература 
 

          1 Потапов, С.В. Как управлять  временем: Учебник для среднего  профессионального образования/С.В.  Потапов. – М.: Эксмо, 2006. – 160 с.

     2 Захаренко, Г. Тайм-менеджмент: Учебник для высшего профессионального образования/Г. Захаренко. – СПб.: Питер, 2004. – 130 с.

     3 «Десять заповедей тайм-менеджмента» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.improvement.ru/consult/diagnost2/

     4  Филонович, С.Р. Лидерство и практические навыки менеджера: 17-модульная программа для менеджеров "Управление развитием организации" Модуль 9/ С.Р. Филонович.  - M.: "ИНФРА-М", 1999. – 328 с.

     5 Закон Мёрфи [Электронный ресурс]. – Режим доступа:  http://www.genon.ru/GetAnswer.aspx?qid=738a4fa4-cc95-4406-9fbd- 7982b3ac530b

     6 Паркинсон, С.Н. Законы Паркинсона: Сборник: Пер. с англ. /С.Н. Паркинсон.  – М.: Эксмо, 2007. – 448 с

      7 Система управления временем  Б. Франклина [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.levitas.ru/franklin.htm

      8 Getting Things Done [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://selfgrowth.ru/timemanagement/2010/05/metod-gtd-ili-kak-zakonchit-nachatoe/

      9 Матрица Эйзенхауэра [Электронный  ресурс]. – Режим доступа: http://college.ru/timemanagement/page5.html

      10 Матрица Эйзенхауэра [Электронный  ресурс]. – Режим доступа: http://coach4win.ru/archives/1267/ui-matrix-524-600

      11 «Сова-жаворонок» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://college.ru/timemanagement/page9.html  

      12 Сферы специализации полушарий  головного мозга  [Электронный  ресурс]. – Режим доступа: http://www.mnemonica.ru/mindmap/pochemu-intellektualnye-karty

     13 Друкер, П.Ф. Эффективный управляющий: Учебник для высшего профессионального образования/П.Ф. Друкер. – М.: Вильямс, 2007. – 105 с.

     14 «Как тактично отказать?» [Электронный  ресурс]. – Режим доступа: http://selfhacker.ru/2008/05/iskusstvo-taktichno-skazat-net/

     15 ТМ-профиль [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.rosbo.ru/articles.php?cat_id=22&id=152 
 
 
 
 
 
 

Приложение А – Анкета для руководителей «Жаворонок или Сова. Определение Ваших биологических часов» 

1) В котором часу Вы встаете без будильника?