Управление временем руководителя

     - расставляйте приоритеты;

     - не извиняйтесь, скажите слова сожаления;

     - не бойтесь отказывать начальству. Отказываясь, объясните, что загруженность повлияет на вашу трудоспособность;

     - проще помешать просьбе, чем сказать "нет";

     - не отказывайтесь сразу же. Скажите, что подумаете над этим предложением, и через некоторое время вернетесь к нему;

     - "дело не в вас, а во мне". Похвалите идею, проект, и пожалейте, что это не совсем то, что вам нужно.

     В приложении Б представлена стандартная вежливая формула отказа. 

     В первой главе курсовой работы были рассмотрены основные методики тайм-менеджмента, позволяющие рационализировать рабочее время руководителя: «Десять заповедей тайм-менеджмента», принцип Парето, закон Мёрфи и его следствия, закон Паркистона, Getting Things Done, система управления временем Б. Франклина, матрица Эйзенхауэра. Рассмотрены секреты, помогающие руководителям решать специфические задания – метод «швейцарского сыра» и «поедание слона» для больших дел, «каждое утро съедай по лягушке» и «сделай это сейчас» для дел, не отнимающих больше 10 минут. Отдельный параграф посвящён хронофагам современного руководителя, делегированию полномочий и умению тактично отказать, а также таким факторам как биологические часы руководителя, влияние физического и эмоционального состояния на трудоспособность, степени развитости правого и левого полушарий головного мозга, сфере их специализации и возможности их развития.

     2 Анализ управления временем руководителей МОУ Константиновской СОШ 
 
 

     2.1 Оценка эффективности рабочего времени руководителей МОУ Константиновской СОШ 
 

      Для оценки эффективности рабочего времени  руководителей МОУ Константиновской СОШ была разработана анкета «Насколько эффективно Вы распределяете своё рабочее время?», представленная в приложении В. Были опрошены 5 руководителей МОУ Константиновской СОШ:

1) Директор – Чепурна Е.П.

2. Заместитель директора по учебной работе – Кравец З.И.
3. Заместитель директора по методической работе – Грамотинская С.Г.
4. Заместитель директора по воспитательной работе – Мастакова Н.А.
5. Заместитель директора по безопасности – Молчанова Ф.Н.

      В результате проведённого индивидуального  опроса, ответы респондентов были сопоставлены, выявлены вопросы, мнения по которым  однозначно сходились, и вопросы  с принципиально разными ответами.

      Произведём  анализ полученных в результате анкетирования  данных:

      При ответе на первый и второй вопросы: «Планируете ли Вы Ваш рабочий  день?» и «Выделяете ли Вы в Ваших планах важные и неважные, срочные и несрочные дела?» все респонденты ответили единогласно, что их рабочий день всегда распланирован и выделены важные и неважные, срочные и несрочные дела.

      Однако  при ответе на третий вопрос «Часто ли Вы берете работу домой, чтобы закончить все в срок», ответы респондентов разделились. Диаграмма распределения ответов на третий вопрос представлена на рисунке 9.

     Рисунок 9 – Ответы на вопрос: «Часто ли Вы берете работу домой, чтобы закончить все в срок?» 

      При ответе на четвёртый вопрос: «Задерживаетесь ли Вы на работе дольше, чем Ваши коллеги и сотрудники?» четверо ответили положительно и только один респондент сказал, что не задерживается на работе дольше.

      При ответе на пятый вопрос: «Как Вы обычно планируете свою деятельность?», мнения разделились между двумя ответами из пяти предложенных. Диаграмма распределения ответов на пятый вопрос представлена на рисунке 10.

Рисунок 10 – Ответы на вопрос: «Как Вы обычно планируете

свою  деятельность?» 

     При ответе на шестой вопрос: «Материализуете ли Вы мысли и задачи на бумаге или электронных носителях?» ответы разделились, это отражена на рисунке 11.

       

      Рисунок 11 – Ответы на вопрос: «Материализуете ли Вы мысли

и задачи на бумаге или электронных носителях?» 

      При ответе на седьмой вопрос: «Как Вы можете охарактеризовать своё рабочее место?», трое респондентов ответили: «Всё лежит  на своих местах, чётко структурировано  и я в любой момент за секунды  могу найти любую информацию», двое – «Творческий беспорядок, но, тем  не менее, я в нём ориентируюсь».

      При ответе на восьмой вопрос: «В каком  виде Вы передаёте задачи коллегам по работе?», мнения разошлись с точностью  до наоборот, это представлено на рисунке 12.

 

     Рисунок 12 – Ответы на вопрос: «В каком виде Вы передаёте задачи

коллегам  по работе?» 

     Ответ на девятый вопрос: «Что отвлекает  Вас от основной деятельности?», даёт возможность выявить основных хронофагов по мнению руководителей МОУ Константиновской СОШ. Диаграмма «пожирателей времени» у руководителей представлена на рисунке 13. 

     

     Рисунок 13 – Основные хронофаги руководителей 

     При ответе на десятый вопрос: «Эффективны ли Ваши коллективные планёрки?», четверо руководителей ответили: «Да, однако приходится тратить на решение вопросов много времени» и один – «Да, вопросы решаются быстро».

      При ответе на одиннадцатый вопрос: «Ваши  сотрудники точно и в отведённые сроки выполняют задания, которые  Вы им передали?», четверо руководителей  ответили: «Выполняют полностью, но не в срок» и только один руководитель ответил – «Да».

      Возможными  причинами невыполненных заданий  сотрудников при ответе на двенадцатый  вопрос были выделены:

      - нехватка времени;

- некомпетентность  сотрудников;

- неумение  слушать;

- отсутствие  контроля с Вашей стороны.

     Ответ на тринадцатый вопрос был практически единогласен – все руководители, кроме одного часто занимаются рутинной работой, которую могли бы выполнить их подчинённые.

     Как выяснилось при ответе на последние  вопросы, все руководители слышали  о тайм-менеджменте, однако только двое видят возможность с его помощью  более эффективно использовать своё рабочее время.

Из  анализа анкеты можно сделать  выводы:

- руководители  планируют свой рабочий день;

      - руководители верно и ответственно  подходят к планированию задач,  разделяя их по важности и  срочности, а также фиксируя  их на электронных и бумажных  носителях;

      - не у каждого руководителя получается следовать своим планам, вследствие чего приходится брать работу на дом или задерживаться на работе дольше своих сотрудников;

     - рабочее место руководителя организовано  так, что он сам может найти  нужную вещь за секунды;

     - не все руководители передают  задачи свои сотрудникам в  электронном и бумажном виде, существенная часть заданий передаётся  в устной форме, что является  недостатком;

     - из 13 предложенных хронофагов руководители выделили 6 основных, представленных на рисунке 13;

     - выяснено, что коллективные планёрки  в МОУ Константиновской СОШ  эффективны, однако отнимают много  времени;

     - большинство сотрудников, которым  руководители делегировали какие-либо  поручения, выполняют их полностью,  но не срок. Руководители связывают  это с нехваткой времени, некомпетентностью  сотрудников, неумением слушать  и отсутствием контроля с их  стороны;

     - всем руководителям часто приходится  заниматься рутинной работой;

     - все руководители слышали о тайм-менеджменте, однако только двое «доверяют» этой методике, так как большинство не видят возможным более эффекивно использовать своё время. 
 

     2.2 Определение биоритма руководителей  МОУ Константиновской СОШ 
 

     Для определения биоритма руководителей МОУ Константиновской СОШ был разработан тест: «Жаворонок или Сова? Определение Ваших биологических часов», представленный в приложении Б. Были опрошены 5 руководителей МОУ Константиновской СОШ.

     В результате проведённых опросов, было выяснено, что двое из них относятся  к «совам», двое – к «жаворонкам» и только один – к «голубям»  или «аритмикам».

     «Жаворонки» просыпаются рано утром, и в первой половине дня чувствуют себя бодрыми и энергичными. Работоспособность в этот интервал времени у них высокая, но вечером падает, затем наступает сонливость, и они рано ложатся спать. «Утро вечера мудренее» — это их главный девиз.

     «Совы» засыпают, как правило, довольно поздно и просыпаются, естественно, поздно. Они встают с трудом, поскольку глубокий сон у них наступает утром. Работоспособность "сов" нарастает постепенно в период от обеда к вечеру.

     Ученые  выделяют и третий тип людей —  «голуби» или «аритмики», работоспособность которых практически одинакова в течение дня. К этому типу в основном относятся люди, занимающиеся физическим трудом.

      График  зависимости работоспособности  руководителя от времени суток представлен  на рисунке 7 для таких типов как «сова» и «жаворонок». Поскольку «голубь» не имеет чётких установок, может «приспособится к обстоятельствам», поэтому в науке нет аналогичного графика для этого типа.

      «Жаворонок» на 50% готов к работе уже в 6-00. Поэтому к 8-00, когда начинается его рабочий день, работоспособность достигает порядка 70%. Значит люди, относящиеся к такому типу должны решать основные вопросы до перерыва на обед, поскольку в этот период их работоспособность колеблется с 70 до 100%, причём пик её приходится примерно на 9-30 – 10-00. Возможно, в это время стоит решать ключевые вопросы, проводить или присутствовать на важных переговорах. После обеда работоспособность достигнет высокого уровня только к 16-00, однако после этого опять появляется тенденция падения. Так к концу рабочего дня, а именно к 18-00 она снижается почти до 50%, а значит оставаться после работы «жаворонкам» крайне не рекомендуется. Работа, взятая на дом, также вряд ли будет выполнена на должном уровне.

      «Сова»  готова к работе только к 10-00 – 11-00 часам, несмотря на то, что рабочий день начинается в 8-00, когда трудоспособность «совы» только 50%. Значит, до обеда лучше  выделить время на рутинную работу, не требующую решения новых задач. Совещания не будут эффективными. Их лучше назначить на вторую половину дня, а именно на 16-00 – 17-00, когда готовность к работе достигает 90%. Решение вопросов происходит быстро, хорошая возможность  для решения стратегических задач. Однако пик работоспособности наблюдается  с 20-00 до 23-00, когда она вырастает  до 100%. Поэтому вопреки правилам тайм-менеджмента о том, что нельзя брать работу на дом, «совам» при необходимости можно его нарушить. Возможно, для такого типа людей подойдёт свободный график, работа в вечернюю смену или работа на дому. Однако после 23-00 рекомендуется отправляться ко сну в связи с тем, что готовность к работе стремительно падает до 20%.

     Пока нет серьезных научных инструментов, позволяющих работать с головным мозгом. Определение биологических часов человека происходит на примитивном уровне - в виде тестов с вопросами такого типа: «Во сколько вы ложитесь спать?» или «Как вы организуете свой досуг?» Вопрос, как люди с разными хронотипами переносят работу по сменам, и как это учесть при организации посменной работы предприятия недостаточно изучен. Однако при организации деятельности предприятия (сейчас не идёт речь о МОУ Константиновской СОШ, так как в учебных заведениях строго регламентирован рабочий день государством) с графиком, например, в 2 смены, логичнее было разделять «сов» и «жаворонков» для большей эффективности работы предприятия в целом.

     Эксперименты  показывают, что, уровень сенсомоторных реакций в вечернее время у «сов» такой же, как и в утреннее, поэтому утром они могут справляться с любой работой не менее успешно, чем вечером. Также точно известно, что биологические часы, встроенные в клетки, могут перестраиваться.