Управління зовнішньоекономічним підрозділом

      Організаційна структура управління ЗЕД визначається тією метою і завданнями, які вона покликана вирішувати. ЇЇ мета - максимізація прибутку на довготривалий період за рахунок ефективної участі в міжнародному підприємництві. Організаційна структура управління ЗЕД, як і внутрішньофірмового управління, повинна постійно розвиватися і вдосконалюватися, пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі і сфері управління. Її форми і методи не можуть залишатися незмінними [10].

      Перед підприємствами - суб'єктами ЗЕД завжди стоять два важливих питання:

      1. Як сформувати найбільш сприйнятливу  і ефективну оргструктуру управління?

      2. Як керувати нею, щоб досягти  поставленої мети?

      На  формування організаційної структури  управління ЗЕД значний вплив  здійснюють такі фактори:

• розмір фірми;
• значення і характер зарубіжної діяльності;
• ступінь диверсифікації і складність продукції, що випускається;
• характер експортної і виробленої на іноземних підприємствах продукції;
• специфіка ринків приймаючих країн і рівень конкуренції на них та ін.

 

     Відділ  зовнішньоекономічних зв'язків, або  підрозділ ЗЕД, є складовою системи  управління підприємством-суб’єктом  ЗЕД.

     До  його складу входять: протокольний відділ, відділ науково-технічного співробітництва, відділ маркетингу і ряд інших.

     ВЗЕЗ  зазвичай очолює начальник відділу. Відділ складається із ланок (груп, секторів, бюро і спеціалістів). Організаційна структура управління відділом ЗЕД підприємства схематично може бути представлена таким чином (рис. 1.1).

        

        
 

      Рис. 1.1. Схема відділу зовнішньоекономічних зв'язків по секторах 

     Кожен із секторів (груп) має свої конкретні  завдання і виконує відповідні функції. Наприклад, комерційний сектор повинен забезпечувати: виконання зобов'язань з міжнародних контрактів і угод, участь у підготовці і проведенні комерційних переговорів; організацію поставок згідно контракту і контроль за їх виконанням; перегляд рекламацій по експорту й імпорту та ін.

     Економічний сектор покликаний забезпечувати прогнозування і планування ЗЕД підприємства; аналіз ефективності експортно-імпортних операцій; контроль за виконанням плану; валютний контроль і т.д.

     Сектор  маркетингу як ведуча служба підприємства вивчає кон’юнктуру світових товарних ринків, приймає участь у визначенні цін на експортну продукцію, в розробці і здійсненні рекламних заходів, аналізі конкурентів, можливостей руху товару і т. ін.

     Завдання  науково-технічного сектору: вивчати  діючі на світовому ринку технічні вимоги до товару; аналізувати технічний  рівень і якість продукції, її конкурентоздатність; брати участь в розробці пропозицій по оновленню виробництва, випуску нової продукції; забезпечувати технічне обслуговування експортної продукції та ін.

     Протокольний  сектор готує і організовує протокольні  заходи, виконує доручення керівництва  фірми по зустрічах, прийому і  проводах представників зарубіжних фірм, які прибули на підприємство з візитом [7].

     На  великих підприємствах підрозділ  ЗЕД може складатися з груп та фахівців (рис.1.2).

        
 
 
 
 
 

     Рис.1.2. Схема підрозділу ЗЕД, створеного по групах 

     Можна виділити функції та завдання даних  груп:

     1. Інженерно-технічна. Її головне завдання  полягає в створенні і зміцненні  експортного потенціалу і виробничо-технологічної бази підприємства в цілому. Її функції:

• участь в розробці нових експортних виробів і випробуваннях дослідних зразків;
• розробка пропозицій по модернізації виробництва і освоєнню нових технологій;
• вивчення вимог зарубіжних споживачів до якості продукції, що експортується, забезпечення їх обліку проектувальниками і виробниками;
• організація технічного обслуговування продукції, що експортується.

     2. Комерційна. Функції:

• забезпечення виконання зобов'язань по міжнародних контрактах і угодах;
• участь в підготовці і проведенні комерційних переговорів;
• організація експортних і імпортних постачань;
• підготовка пропозицій про зняття з виробництва виробів, що не мають попиту на зовнішньому ринку;
• розробка заходів щодо підвищення рентабельності експортних постачань і раціоналізації імпорту.

     3. Економічна. Функції:

• прогнозування і планування ЗЕД підприємства;
• аналіз ефективності експорту і імпорту;
• прогнозування очікуваного результату від ЗЕД: величини прибутку, рентабельність, масштаби розширення збуту, валютна виручка і т.д.[4]

     Іноді зовнішньоекономічні служби фірми  будуються на двох рівнях:

• вищий - у вигляді центральних служб стратегічного управління зовнішньоекономічною діяльністю;
• низовий - у вигляді відділів оперативної роботи.

      Управління  підрозділом являє собою процес організації праці з метою виконання мети та завдань даного підрозділу. Забезпечується управління підрозділом певними методами управління.

      Найчастіше  виділяють наступні методи:

      1) адміністративні (організаційно-розпорядчі);

      2) економічні;

      3) соціально-психологічні [4].

     Адміністративні методи - системи прямого адміністративного впливу на підлеглих, які здійснюють керівні органи або окремі керівники в межах своїх повноважень для досягнення цілей.

     Цей вплив здійснюється шляхом видачі обов'язкових  для виконання наказів, розпоряджень, приписів, які примушують підлеглих виконувати чергові задачі (завдання). Формою адміністративного впливу є також видані різні положення, інструкції та інші службові документи, які визначають права та обов'язки службових осіб апарату управління.

     Адміністративні методи управління умовно можна поділити на організаційні і розпорядчі.

     Організаційні методи, в основному, вирішують наступні завдання:

     1)  підбір і розстановку кадрів;

     2)  постановку завдань для кожного  виконавця;

     3)  визначення їх функцій, прав  і обов'язків;

     4)  проведення інструктажів для  працівників;

     5)  планування та організацію їх  виконання;

     6)  погодження роботи в часі і  просторі;

     7)  контроль виконання [22].

     За  допомогою цих методів певними  способами і прийомами досягається ефективне функціонування керуючої і керованої систем та їх структурних елементів.

     Під економічними методами управління розуміють такі способи і прийоми впливу, які ґрунтуються на використанні економічних законів та інтересів, які дозволяють планомірно, ритмічно організувати виробничу діяльність і прямо або опосередковано стимулювати підрозділ чи окремих виконавців на підвищення ефективності роботи.

     Отже, економічні методи управління забезпечують регулювання процесів виробництва і розподілу за допомогою використання економічних важелів: собівартості, ціноутворення, зарплати, фонду матеріального заохочення, прибутку та інших.

     На  відміну від адміністративних, економічні методи довготривало та поступово діють на об'єкт управління, скеровуючи його у бажане русло за допомогою матеріальних стимулів та інтересів окремих виконавців або цілих колективів.

     Але не тільки адміністративні та економічні методи мають бути в арсеналі управління підрозділом підприємства. Щоб не порушувався системний підхід, вони повинні застосовувати також і соціально-психологічні методи.

     Соціально-психологічні методи мають різноманітний арсенал  способів та прийомів впливу, які відпрацьовані  і рекомендуються соціологією, психологією, педагогікою та іншими науками, які  вивчають людину і міжособистісні стосунки.

     Соціально-психологічні методи можна поділити на:

     1)   планування соціального розвитку (покращення умов праці, побуту, відпочинку);

     2)   розвитку трудової і соціальної активності колективу (соціальні заохочення інтересів, обмін досвідом, путівки тощо);

     3)   стимулювання ініціативи (повноваження виступати від колективу (фірми) на конференціях, входження до складу комісій, комітетів, публічна похвала, клопотання про нагороди, публічна видача грамот, подяка із занесенням до трудової книжки, рекомендації для виступу по радіо, у пресі, телебаченню) [4].

     Арсенал методів із створення здорового  мікроклімату в підрозділі великий. У зарубіжній та вітчизняній практиці використовуються наставництво, поручительство, рекомендації, обговорення сам на сам, у колективі тощо.

     Отже, при побудові організаційної структури  управління зовнішньоекономічною діяльністю на фірмі, як правило, відбувається комбінування різних типів і формування унікальних, оригінальних структур управління, що відповідають умовам діяльності на зовнішніх ринках саме даної фірми саме на даному ринку і, саме з даною продукцією [16]. 
 
 

 

      

РОЗДІЛ 2

  ОСОБЛИВОСТІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ЗОВНІШНЬОЕКОНОМІЧНИМ ПІДРОЗДІЛОМ (НА ПРИКЛАДІ ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВА ДП «ДОЛМАРТ УКРАЇНА») 

      2.1. Аналіз фінансово-господарської діяльності досліджуваного підприємства  
 

      Компанія  ДП «Долмарт Україна» заснована в 1993 році і є імпортером й дистриб'ютором вин, коньяків і шампанського провідних  виробників зі всього світу. Вже впродовж 18 років компанія «Долмарт Україна» - одна з провідних компаній-імпортерів алкогольних напоїв і елітних вин в Україні.

      Місія компанії «Долмарт Україна» полягає  у відродженні і розвитку культури пиття вина в Україні. В асортименті компанії представлені французькі, італійські, австралійські вина, вина Іспанії і Нового Світу від провідних виробників.

      Основною  метою  ДП «Долмарт Україна» є досягнення лідируючих позицій на ринку елітного алкоголю, засобами досягнення цього  є висококласний, професійний рівень обслуговування, індивідуальний підхід до кожного з клієнтів.

      Клієнтами підприємства є найбільші мережі супермаркетів, ресторани, бари, готелі по всій Україні. Тісна співпраця  з клієнтами дозволяє підприємству рухатися до своєї мети - підвищувати  інтерес споживачів до вина, сприяти популяризації знань про історію виноробства, про процес виробництва вина і культуру пиття. Підприємство також експортує харчові продукти українського виробництва в країни СНД та Європи.

      Для оцінки ефективності господарської  діяльності ДП «Долмарт Україна», користуючись фінансовою звітністю підприємства, проаналізуємо основні фінансово-господарські показники його діяльності у їх динаміці (табл. 2.1.). 
 

     Таблиця 2.1 

     Основні показники фінансово-господарської  діяльності ДП «Долмарт Україна» в 2006-2008 рр.