Управління зовнішньоекономічним підрозділом

     За допомогою ФВА можна досягнути таких результатів:

• визначення і проведення загального аналізу собівартості бізнес-процесів на підприємстві;
• визначення і аналіз основних, додаткових і непотрібних функціональних витрат;
• виключення непотрібних функцій та скорочення часу, необхідного для виконання функцій;
• порівняльний аналіз альтернативних варіантів зниження витрат в управлінні за рахунок впорядкування функцій структурних підрозділів підприємства;
• організація сумісного виконання функцій;
• перерозподіл ресурсів, що вивільнились в результаті удосконалень;
• аналіз інтегрованого поліпшення результатів діяльності підприємства.

     В результаті функціонально-вартісного аналізу було визначено, що сьогодні в рамках організаційної структури відділу ЗЕД підприємства менеджери із ЗЕД здійснюють операції як імпорту так і експорту, тобто переобтяжені інформацією (рис.3.1).  
 

        
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис.3.1. Організаційна структура відділу ЗЕД ДП «Долмарт Україна» 

     Пропонується в рамках впровадження процесного підходу розділити завдання й обов’язки менеджерів із ЗЕД. Нова організаційна структура буде виглядати (рис. 3.2). 

       
 
 
 
 
 
 

 
 

 
 
 
 

Рис.3.2. Організаційна структура відділу ЗЕД ДП «Долмарт Україна»

(після  впровадження процесного підходу) 

     Таким чином, на ДП «Долмарт Україна» доцільно сформувати організаційну структуру, що є поєднанням функціонального і процесного підходів, тобто всі основні функціональні підрозділи підприємства залишаються незмінними, а підрозділ ЗЕД формується у вигляді команд, орієнтованих на процес та кінцевий результат. Обов’язки менеджерів із ЗЕД щодо імпортних та експортних операцій доцільно розмежувати. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      3.2. Розробка мотиваційних інструментів щодо підвищення ефективності управління зовнішньоекономічним підрозділом на підприємстві 

      Підвищення  ефективності управління зовнішньоекономічним відділом передбачає мотивацію персоналу, покращення корпоративної культури та соціально-етичної політики на підприємстві.

      Послідовність дій з удосконалення корпоративної  культури на ДП «Долмарт Україна»  складається з таких етапів:

      1. Аналіз клімату й оцінка стану  корпоративної культури (цінностей, норм, стилю поведінки);

      2.  Створення уявлення про те, яким має бути підприємство та його окремі підрозділи;

      3. Визначення напрямів стратегічних  змін щодо подолання недоліків  і розвитку позитивних тенденцій  і їх послідовне здійснення.

     Що  ж до мотивації, то однією із важливих задач мотиваційної роботи в ДП «Долмарт Україна» є формування стабільного трудового колективу, здатного досягати великих кінцевих результатів. Ось чому основним завданням мотивації праці персоналу досліджуваного підприємства є залучення його до активних продажів, результатом яких є прибуток підприємства.

      Напрямки  удосконалення управлінням мотивацією персоналу відділу ЗЕД на підприємстві ДП «Долмарт Україна» включають:

     1. Керівництву ДП «Долмарт Україна»слід враховувати, що працівники відділу ЗЕД можуть бути мотивовані чимось, безпосередньо не пов'язаним з їх роботою. Динамічні співробітники, що володіють значним потенціалом зростання, як правило, захоплені спортом, хобі або іншою справою, що не має відношення до роботи. Ці зовнішні інтереси не повинні вступати в суперечність з роботою. Керівництво ДП «Долмарт Україна» може використовувати прагнення співробітників добиватися високих результатів в тій області, якою вони захоплені, щоб стимулювати їх зростання і мотивацію на робочому місці. Позитивне відношення до захоплень підлеглого обов'язково позначиться на його роботі.

     2. Необхідно навчити підлеглих  вимірювати ступінь успішності  виконаної роботи. Співробітники,  які постійно стежать за своєю  діяльністю, здатні помічати і  документувати зростання власного  професіоналізму. Вони створюють для себе таблиці оцінок і краще за самого керівника відзначають свої перемоги і поразки.

     3. Щоб підвищити мотивацію, необхідно  знайти індивідуальний підхід  до кожного підлеглого. Один із  способів це зробити на ДП «Долмарт Україна» - делегування повноважень, цілей і завдань кожному працівнику відділу ЗЕД при розробці загального плану або проекту. Інший спосіб - надати підлеглим можливість самостійно виробляти власні стратегічні завдання і плани.

     4. Напрямками удосконалення мотивації праці відділу ЗЕД на досліджуваному підприємстві є також встановлення чіткої градації оплати для персоналу, яка полягає в наступному:

     Заробітна платня має бути з трьох складових  частин:

• перша виплачується за виконання посадових обов'язків: всі одержують зазначену умовами роботи винагороду за своє виконання обов'язків;
• друга визначається вислугою років: її також одержують всі співробітники, і вони визначається згідно сітки (табл.3.2);

      третя визначається результатами, досягнутими  в попередній звітний період: ця частина виплати для всіх співробітників встановлюється відповідно до вищенаведеного розрахунку.

Таблиця 3.2

     Сітка надбавочного коефіцієнту за вислугу  років (%)

 

     Більша  сума додаткової оплати керівництва  обумовлюється їх високим рівнем завантаженості та їх знанням специфіки  роботи фірми: підприємству надзвичайно невигідно, якщо такий керівник перейде працювати до конкурентів.

     Менша грошова мотивація для декларантів  обумовлюється можливістю їх заміни, яка не потребує додаткових витрат на навчання. Разом з тим, деяка  мотивація потрібна й їм, інакше керівництву ДП «Долмарт Україна» доведеться постійно спілкуватись з кадровим агентством.

     5. Начальнику відділу ДП «Долмарт Україна» можна порекомендувати створення банку ідей. Найпростіший спосіб - завести спеціальний блокнот, файл або поштову скриньку на стіні і заносити в нього ідеї підлеглих. Це спонукатиме працівників відділу ЗЕД до пошуку нових ідей вдосконалення діяльності та підвищить їх самооцінку.

     6. Слід використовувати мотивацію  знаннями. Захоплена навчанням людина  обов'язково виросте на посаді  і розвине в собі додаткові навики. Тому слід використовувати знання і навчання як нагороду і мотивуючий чинник. ДП «Долмарт Україна» може направляти на додаткове навчання, конференції і тренінги тих співробітників відділу ЗЕД, які добилися значних результатів в роботі, і чиї успіхи отримали визнання товаришів по службі.

     7. Важливим напрямом мотивації  є мотивація контролем. Основна  ідея полягає в тому, щоб надати  співробітникам відділу ЗЕД можливість  самостійно ухвалювати рішення  з усіх питань, які не вимагають  централізованого контролю. Так, можна дозволити персоналу самостійно вносити зміни до будь-яких аспектів свого робочого середовища, які не несуть загрозу безпеці і іміджу організації.

     Таким чином, напрямки удосконалення управлінням мотивацією персоналу відділу ЗЕД на підприємстві ДП «Долмарт Україна» включають вимірювання ступеню успішності виконаної роботи, індивідуальний підхід до кожного підлеглого, встановлення чіткої градації оплати для персоналу, створення банку ідей, мотивацію знаннями та мотивація контролем. 
 

 

ВИСНОВКИ 
 

      Управління  підрозділом являє собою процес організації праці з метою  виконання мети та завдань даного підрозділу. Забезпечується управління підрозділом певними методами управління.

      Організаційна структура управління ЗЕД як складова частина внутріфірмового управління визначається, насамперед, загальною стратегією підприємства, а також стратегією ЗЕД як її складової. Організаційна структура управління ЗЕД визначається тією метою і завданнями, які вона покликана вирішувати. ЇЇ мета - максималізація прибутку на довготривалий період за рахунок ефективної участі в міжнародному підприємництві. Головне завдання зовнішньоекономічного підрозділу полягає в управлінні ЗЕД як елементом єдиної цілісної системи внутріфірмового управління.

     Загальні  принципи зовнішньоекономічної діяльності - це невелика кількість загальновизнаних у всьому світі правил, що стали своєрідними загальновідомими істинами (аксіомами), яких дотримуються всі учасники міжнародних ділових операцій. І хоча в різноманітних виданнях набір цих принципів може відрізнятися, однак у кінцевому результаті, вони зводяться до трьох головних: науковість, системність, взаємовигідність.

      Здійснення зовнішньоекономічних операцій на Україні регулюється Законами України; Указами Президента України; Декретами Кабінету Міністрів України; Положеннями Міністерства економіки України, Міністерства Зовнішньоекономічних Зв'язків, інших відомств, що регулюють окремі питання тарифного і нетарифного характеру; угодами, укладеними Україною з іншими державами і іншими законодавчими актами України.

     В результаті аналізу було встановлено, що на досліджуваному підприємстві в 2008 році спостерігалось збільшення майже всіх показників в порівнянні з 2007 роком. Так, показник доходу від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) в 2008 році склав 162962,4 тис. грн., що на 21718,2 тис. грн., або 15,38% більше за показник минулого року. Підприємство ДП «Долмарт Україна» після сплати всіх податків та зборів в 2008 році отримало показник 3058,3 тис. грн., що більше показниківі минулих періодів.

     Відділ  ЗЕД на ДП «Долмарт Україна» складається з семи осіб – начальника відділу, чотирьох менеджерів із ЗЕД та двох декларантів. Обов’язками даного відділу є пошук постачальників та покупців на зовнішніх ринках, складання контракту на імпорт та експорт товарів ДП «Долмарт Україна», контроль за надходженням коштів на валютний рахунок, контроль за виконанням замовлення, митне оформлення і відвантаження товару контрагенту.

     Процесом  здійснення експортних та імпортних  операцій на ДП «Долмарт Україна» займаються безпосередньо менеджери із зовнішньоекономічних зв'язків, що виконують усі функції, пов'язані з експортом та імпортом товарів.

      Експорт підприємства переважає над імпортом. Зокрема в 2006 році це переважання склало 2610,1 тис. грн., в 2007 році – 1929,7 тис. грн., а в 2008 році -  7543,4 тис. грн.

      Враховуючи  визначену ефективність експорту та імпорту на підприємстві, динаміку експорту-імпорту, а також відсутність  штрафних санкцій по зовнішньоекономічним операціям, можна здійснити висновки про достатньо ефективну діяльність зовнішньоекономічного відділу ДП «Долмарт Україна». Проте підприємству слід визначити певні напрямки удосконалення управління зовнішньоекономічним підрозділом підприємства.

      Організаційна структура управління ЗЕД підприємства значним чином обумовлює ефективність здійснення підприємством зовнішньоекономічних операцій. На підприємстві ДП «Долмарт Україна» відділ ЗЕД складається  з начальника та рівноправних підлеглих, кожний з яких виконує широкий спектр завдань. Разом з тим, така система управління ЗЕД підприємства є недосконалою: