Внутрішнє середовище організації: сутність, поняття, характеристика, методи оцінки

Ще одним напрямом розподілу  праці в організації є формулювання завдань. Завдання — це доручена робота, серія робіт або частина роботи, яка має бути виконана заздалегідь встановленим способом у заздалегідь обумовлені терміни. На основі рішення керівництва про структуру кожна посада включає низку завдань, які розглядаються як необхідний внесок в досягнення мети організації.

Завдання організації  за видами робіт традиційно поділяться на три категорії: робота з людьми; робота з предметами; робота з інформацією.

Технологія є четвертою важливою внутрішньою змінною. Більшість людей розглядають технологію як щось, пов'язане з винаходами, машинами, наприклад, напівпровідниками та комп'ютерами. Проте технологія є ширшим поняттям. За визначенням відомого на Заході соціолога Ч. Перроу, технологія - засіб перетворення сировини (праці, інформації або матеріалу) в кінцеві продукти або послуги. Всі типи технологій поділяються на три категорії:

1) одиничне, або індивідуальне  виробництво;

2) масове або багатосерійне  виробництво;

3) безперервне виробництво.

Завдання та технології тісно  пов'язані між собою. Виконання  завдання неможливе без використання конкурентної технології як засобу перетворення ресурсів, що надходять на вході, у  форму, що отримується на виході. Вплив  цієї змінної на управління значною  мірою визначався чотирма великими переворотами в технології: промисловою  революцією, стандартизацією і механізацією, застосуванням конвеєрних складальних  ліній та комп'ютеризацією.

Жодна технологія не може бути корисною і жодне завдання не може бути виконане без співпраці людей, які становлять п'яту внутрішню змінну організації. Керівництво досягає цілей організації через своїх співробітників. Отже, люди є центральним чинником у будь-якій системі управління. Якщо керівництво — окремі менеджери — не визнають, що кожен працівник є особою зі своїми неповторними переживаннями і запитами, здатність організації досягти поставлених цілей невелика.

Людська змінна розглядається  в управлінні в трьох напрямках: поведінка людей (окремих людей, людей у групах, поведінка керівника), менеджер у ролі лідера, вплив менеджера  на поведінку окремих людей і  груп.

Дуже сильно впливає на поведінку людей їх сприйняття того, що оточує. Люди реагують не на те, що насправді  відбувається в їх оточенні, а на те, що вони сприймають як таке, що дійсно відбувається. Немає двох осіб, які  сприймали б щось однаково. Ще один аспект відмінностей між людьми - це соціальні установки, індивідуальне  ставлення до чого-небудь. Ставлення  до роботи є важливим чинником, що визначає, як люди реагуватимуть на зміну умов праці. Якщо у вас особисто або  у вашій групі сформувалося негативне  ставлення до певного виду діяльності, то у випадку доручення цієї справи вам ставлення залишиться різко негативним.

Окрім цього на поведінку  людини істотно впливає її оточення. Психолог У. Мішель довів, що всі особисті характеристики, навіть такі важливі  риси особи, як чесність і здатність  викликати довіру, залежать від ситуації. Майже всі поводяться чесно в  одних ситуаціях і нечесно - в  інших. Ці висновки мають дуже велике значення, тому що вказують на важливість створення такої обстановки на роботі, яка підтримувала б тип поведінки, бажаний для організації [7, с.163-165].

Таким чином, однією з найбільш відомих в Україні і за кордоном позицій щодо виокремлення чинників внутрішнього середовища, є розроблена М. Месконом, М. Альбертом і Ф. Хедоурі теорія, відповідно до якої основними змінними внутрішнього середовища виступають цілі, завдання, структура, технологія, а також люди (персонал організації). На погляд багатьох вчених, ця позиція — це розвиток відомої теорії "діаманта" Г. Лівітта, який виділив чотири змінні організації: завдання або місія; структура; технологія; індивіди. Дослідник підкреслював значення кожного елементу та взаємозв'язків, наявних між ними, — зміна в одному з них обумовлює трансформації в інших. Схема "діаманта" Г. Лівітта відображена на рис. 1.2.

Рис. 1.2. "Діамант" Г. Лівітта [7, с.166]

За аналогічним принципом  побудована і відома модель "7-S" компанії МакКінсі (Т. Пітере, Р. Уотермен), яка передбачає виокремлення таких змінних внутрішнього середовища, як спільні цінності, стратегія, структура, системи, стиль, співробітники, здібності. Недолік цієї моделі внутрішнього середовища організації - відсутність такої важливої складової, як цілі та місія організації, а перевага - чимала увага до так званих "м'яких" змінних управління, або суб'єктивних параметрів внутрішнього середовища (спільні цінності, стиль, здібності). Т, Пітере і Р. Уотермен, як і Г. Лівітт, підкреслювали взаємозалежність змінних, що природно, оскільки всі вони є елементами однієї системи [26, с.17]. Схема моделі «7S-Мак-Кінсі» зображена на рис. 1.3.

 

Рис. 1.3. Модель «7S-Мак-Кінсі»[21, с.98]

Цікавий підхід до формування внутрішнього середовища організації  розробили Д. Бодді і Р. Пейтон. Вони створили інтегральну модель організації, яка включає такі елементи: цілі, бізнес-процеси, технології, люди, влада, структура, культура організації. Д. Бодді і Р. Пейтона складається з наступних елементів [13, с.311]:

Цілі. У центрі моделі (символічно) - цілі, на досягнення яких спрямована діяльність членів організації, що є  бажаним станом організації в  майбутньому.

Бізнес-процеси. Групи видів  діяльності і технології, за допомогою  яких індивіди "прокладають дорогу" до цілей (процеси розробки товарів, отримання замовлень, виробництва  продукту, доставки, оплати). Члени організації  в процесі спільної праці перетворюють наявні ресурси та створюють нові цінності, досягаючи бажаних результатів.

Технології. Устаткування, використовуване  індивідами для перетворення ресурсів на корисний продукт (будівлі, верстати, офіси, комп'ютери, телекомунікації  та інформаційні системи).

Люди. Маються на увазі  насамперед індивіди, які є членами  організації та роблять для досягнення її мети внесок у формі навиків, знань  та участі в процесі праці. Не слід забувати і про індивідів, що формально  не є членами організації, але  впливають на її діяльність.

Влада. Відносини влади  утворюють ядро менеджменту, формування якого здійснюється в міру відособлення управління як особливого виду діяльності та його інституціоналізації в організації.

Структура. Це спосіб розділення та координації праці в організації  в широкому сенсі. Візуально вона виступає у формі організаційних діаграм. Формальну структуру зазвичай доповнюють неформальні механізми, що роблять не менш істотний вплив  на роботу організації.

Культура. Порівняно з  іншими елементами організації це поняття  базується в основному на нематеріальних категоріях. Нині багато менеджерів вважають організаційну культуру одним із найважливіших інструментів виконання  поставлених завдань. Члени організації  виробляють особливі методи праці, які  у свою чергу можуть впливати на способи виконання робочих завдань  та спілкування колег, включаючи  новачків.

Одним з сучасних підходів до виокремлення внутрішніх змінних  є підхід, за А. Поршневою, 3. Румянцевою та Н. Саломатіновою. Сутність цього підходу становить думка, що внутрішнє середовище кожної організації формується під впливом змінних, що роблять безпосередній вплив на процес перетворень (виробництва продукції, послуг). Це структура організації, її культура та ресурси [22, с.143].

Властивості елементів визначають їхнє місце у внутрішній організації  системи, розвиваються і функціонують у межах системи, тобто є її структуроутворюючою частиною.

У соціально-економічних  системах виокремлюють певні комплекси  елементів – підсистеми. Як елемент  системи підсистема, у свою чергу, є системою щодо її складових. Отже, підсистема – це частина системи, що має характерні риси і виокремлена за певними ознаками. Незважаючи на те, що вона взаємопов’язана з іншими частинами системи, її можна розглядати як самостійну систему [23, с.220].

Наприклад, Монастирський  Г. зазначає, що внутрішнє середовище організації – це все те, що знаходиться  всередині неї, сформоване матеріально-технологічною, фінансово-економічною та соціально-психологічною  підсистемами. Інтегруючу та спрямовуючу  роль у процесі їх функціонування та розвитку відіграє управлінська підсистема. Схема підсистем внутрішнього середовища організації зображена на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Підсистеми внутрішнього середовища організації [7, с.163]

Шморгун Л. на підприємствах виокремлює такі провідні підсистеми, як виробнича, технологічна, технічна, інформаційна, соціальна, просторова, управлінська [23, с.223].

Мошек Г., Гомба Л., Піддубна Л. зазначають, що система складається з комплексу взаємопов’язаних підсистем – соціальної, матеріально-технічної, інформаційної, структури управління, технологічної та фінансово-економічної, за допомогою яких здійснюється процес управління та досягнення цілей усієї системи [9, с.181].

Внутрішнє середовище організації  формується керівниками відповідно до їх уявлень про те, які саме елементи забезпечать її ефективне  функціонування і розвиток. Цим зумовлене  існування різних підходів до структурування внутрішнього середовища організацій.

Організація забезпечує свою життєздатність перетворенням ресурсів, які отримує із зовнішнього середовища, на готовий продукт (вироби, послуги, ідеї) для суб'єктів зовнішнього середовища. Проектує процес перетворення ресурсів на готовий продукт і забезпечує його функціонування система менеджменту, яка зорієнтована на виконання таких ключових завдань:

• визначення цілей організації;
• формування під обрані цілі організаційної структури, що уможливить ефективну взаємодію всіх членів організації згідно з тими функціями, які вони виконуватимуть;
• залучення у процес перетворення тієї технології, яка гарантуватиме оптимальне співвідношення витрат ресурсів і результату;
• підбір персоналу і створення для нього дієвих мотиваційних преференцій (переваг), які б поєднували прагнення людей досягати власних цілей з необхідністю працювати з належною віддачею задля досягнення мети організації.

Незалежно від сфери діяльності, складу і структури зовнішнього  середовища, ці завдання є обов'язковими для керуючої системи будь-якої організації, оскільки їх вирішення формує її внутрішнє  середовище [11, с.112].

Таким чином, у першому  розділі курсової роботи було досліджено сутність середовища організації. Особлива увага була приділена поняттю внутрішнього середовища підприємства, сутності його основних складових елементів та підсистем, а також взаємозв’язку елементів внутрішнього середовища підприємства та їх взаємодії з організацією. Було досліджено та проаналізовано погляди різних вчених на трактування поняття «внутрішнє середовище організації» та виокремлення його основних складових та підсистем.

Провівши дане дослідження, можна зробити висновок, що внутрішнє середовище організації являє собою складну систему елементів і зв'язків між ними, що є об'єктом контролювання та регулювання керівництвом. Зважаючи на різні підходи, можна виділити п’ять основних змінних внутрішнього середовища, які виокремлюються найчастіше: мета, структура, задачі, технологія та люди. Саме на них в першу чергу повинно бути спрямована увага керівництва.

Крім того, було виявлено, що усі внутрішні змінні взаємопов’язані  між собою, впливають одна на одну, групуються в підсистеми, що, в свою чергу, утворює систему, тому дослідження  кожної змінної повинно проводитись  з урахуванням решти змінних.

У наступному розділі курсової роботи буде досліджено загальні методи аналізу внутрішнього середовища організації та показники, що використовуються для цього. 

2. Аналіз методів  та системи показників оцінки  внутрішнього середовища організації

Незалежно від масштабів організації, приймаючи будь-яке стратегічне  рішення щодо свого розвитку, поряд  з дослідженням зовнішнього середовища і конкуренції необхідно проаналізувати власні сили та оцінити поточний стан. В зв'язку з цим виникає необхідність аналізу внутрішнього середовища.

Аналіз і оцінка внутрішнього середовища організації повинна  здійснюватися з урахуванням  тенденцій, що склалися в зовнішньому  середовищі, адже вони взаємопов'язані. У процесі цього перевіряється  вся система господарювання підприємства та окремих його підсистем щодо реалізації можливостей, які зовнішнє середовище надає фірмі, а також вживаються заходи щодо запобігання послаблення  його існування, тобто виявляються  сильні та слабкі сторони фірми. Аналіз проводиться на основі порівняння з  параметрами діяльності інших, насамперед процвітаючих підприємств-конкурентів [21, с.96].

Результати аналізу наукової економічної літератури дозволяють виділити такі загальнонаукові принципи проведення аналізу внутрішнього середовища:

– принцип комплексного аналізу всіх складових підсистем  і елементів підприємства;

– системний підхід, згідно з яким організація розглядається  як складна система, що діє в середовищі відкритих систем і, в свою чергу, складається з ряду підсистем;

– принцип динаміки і  порівняльного аналізу, згідно з  яким оцінювати показники необхідно  в динаміці, а також у порівнянні з аналогічними показниками конкуруючих  підприємств;

– принцип врахування галузевої  і регіональної специфіки підприємства [27, с.213].