Информационная поддержка бизнес-процессов на промышленном предприятии

Таблица 3.10 - Матрица сопоставления бизнес-процессам предприятия КФУ

 

     Проанализировав полученную матрицу, можно увидеть, что в основном преобладает средняя  оценка – три. В целом все процессы происходят довольно медленно, так  как обработка информация производится вручную, а это приводит к временным задержкам и ошибкам. Как следствие, время подготовки и выполнения заказа непозволительно затягивается. Для устранения выявленных недостатков необходимо провести оптимизацию  и автоматизацию бизнес-процессов.

     Перечислим  некоторые методы оптимизации бизнес-процессов.

1. Метод параллельного выполнения технологических операций бизнес-процесса. Этот метод позволяет сократить общее время выполнения бизнес-процесса. В настоящий момент длительность бизнес-процессов играет решающую стратегическую роль для компании, определяет ее конкурентоспособность и выживаемость на динамичном конкурентном рынке.
2. Метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса. Если схема описанного бизнес-процесса получилась достаточно сложной, запутанной, содержащей много входов и выходов, - можно с большой долей вероятности утверждать о неоптимальности данного бизнес-процесса. Объясняется это тем, что управлять таким бизнес-процессом и реализовать его будет сложно, что в свою очередь будет приводить к ошибкам и нестыковкам. Данный метод предлагает заняться упрощением бизнес-процессов, которое приводит к улучшению всех его показателей, а также повышению эффективностью управления им.
3. Метод устранения временных разрывов. Оказывается, что в современных компаниях на реальное выполнение работы уходит только 20% времени. 80% времени - это простои бизнес-процессов. Причины могут быть самые различные – от задержки информации на каком-либо этапе работ до не вовремя выданных со склада необходимых материалов. Поэтому применение метода устранения временных разрывов является актуальным и эффективным инструментом, который позволяет сократить время бизнес-процесса в несколько раз.
4. Минимизация устной информации. Использование в бизнес-процессе устной информации приводит к несоответствиям и неэффективности. Во-первых, устная информация имеет свойство сильно искажаться при передаче ее от одного участника бизнес-процесса к другому. Вторая причина вызвана тем, что за устную информацию нельзя назначить ответственного. Поэтому нужно сделать так, чтобы в рамках бизнес-процессов все информационные потоки были по возможности документированы.
5. Стандартизация форм сбора и передачи информации. Повысить эффективность бизнес-процессов позволяет метод стандартизации форм сбора и передачи информации. Во многих компаниях отсутствуют типовые формы документов, а это усложняет их обработку.
6. Организация точек контроля. Точка контроля - эта работа, целью которой является контроль соответствия результатов определенной технологической операции в бизнес-процессе сформулированным требованиям к ее результату. В случае обнаружения несоответствия организуется обратная связь, в рамках которой результат должен быть скорректирован. Существует два типа точек контроля: внедренные в бизнес-процесс и «наблюдающие» за процессом.

 
     

2. Работа  по оптимизации бизнес-процессов

 

     Одной из целей создаваемой информационной системы должно стать создание электронного каталога моделей (на примере модульных зданий и бытовок), производимых в цехах, а также связь этого каталог с прайс-листом. То, что в цехах работают только со стандартными заказами (не создают образцы на заказ), значительно облегчает задачу. Большая часть нагрузки по подготовке электронного каталога ложится на дизайнера-технолога. Он должен подготовить технологическую документацию и ведомость комплектации на каждую модель. Тогда после занесения этой документации в каталог, можно сразу будет получить стоимостной расчет, и весь комплект чертежей и спецификаций для изготовления конкретной модели. А это значительно уменьшит время над подготовкой передачи заказа в производство. Оптимизацию бизнес-процессов можно проводить с предположением, что такой электронный каталог уже создан.

     Бизнес-процесс  «Оформление заказа».

     От  качества работы менеждера и правильной приемки заказа зависит очень многое. В первую очередь, - будет ли доволен заказчик. Поэтому очень важно предварительно подготовить и хорошо оснастить его рабочее место.

     При правильной подготовке рабочего места  менеджера, занимающегося приемом заказов, продать покупателю можно лишь то, что реально можно сделать. Для этого менеджера необходимо обеспечить электронным каталогом с ассортиментом продукции, информацией о состоянии склада материалов, прайс-листами, а также средствами для расчета и оформления заказа. Менеджер помогает заказчику выбрать модель с помощью электронного каталога. Причем уже при выборе модели продавец (ориентируясь по информации о состоянии склада материалов) может сообщить клиенту, поступит ли заказ сразу в производство или же понадобиться некоторое время на закупку недостающих материалов. Информация о выбранной заказчиком модели заносится в базу данных «Заказы». При этом автоматически рассчитывается стоимость заказа. В регистрационной карточке заказа так же учитываются сервисные (адрес доставки и телефоны клиента) и дополнительные параметры (размер предоплаты).  Оговорив условия оплаты и доставки, продавец печатает автоматически подготовленные необходимые документы (договор и счет на оплату заказа).

     И хотя в данном бизнес-процессе у  нас стало на одну технологическую  операцию больше, но это с лихвой окупается удобством для клиентов.

     

     Рисунок 13.3 - Бизнес-процесс «Оформление заказа»

     При оптимизации данного бизнес-процесса можно использовать два метода – метод уменьшения входов и выходов бизнес-процесса и метод минимизации устной информации. Применение автоматизированных средств регистрации заказа позволяет увеличить скорость выполнения операций бизнес-процесса.

     Бизнес-процесс  «Выполнение заказа».

     При формировании заказа на предыдущем шаге автоматически сформировалась вся  необходимая документация для передачи заказа в производство,  накладная на получение необходимых материалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающих материалов. Это позволило удалить ставшие ненужным вспомогательные бизнес-процессы «Технологическая проработка заказа» и «Выдача материалов со склада». Подобный подход позволяет практически полностью исключить субъективные ошибки и значительно сократить время выполнения заказа.

     Еще один шаг по оптимизации данного  бизнес-процесса - можно применить метод параллельного выполнения работ. Распределение труда в цехах позволит увеличить производительность труда и сократить время выполнения заказа. Все работы по изготовлению заказа выполняются одним мастером поэтапно. Поэтому предлагаем каждый этап по производству заказа закрепить за конкретным мастером. То есть у каждого мастера в мастерской будут свои функциональные обязанности. На самый трудный участок работ – сборка готовой модели– можно назначить двух мастеров. Тогда не придется производить сокращение численности штата.

     При такой организации производства первые три этапа - Обработка и изготовление каркасов, изготовление облицовочных материалов – можно проводить параллельно (см.рис.3.2).

     Так же можно предложить использовать при оптимизации данного бизнес-процесса еще один метод – метод организации точек контроля. Первую точку контроля предлагается внедрить перед последней операцией бизнес-процесса - сборкой модели. В случае обнаружения технологического несоответствия изготовленных элементов, они будут отправлены на доработку. Это позволит уменьшить количество брака в готовых изделиях, которое гораздо труднее обнаружить и устранить. Вторую точку контроля предлагается внедрить перед сдачей готового заказа.

      Таким образом, после применения всех вышеперечисленных методов оптимизации получается следующую модель бизнес процесса «Выполнение заказа»:

     Рисунок 14.3 - Бизнес-процесс «Выполнение заказа»

 

     Бизнес-процесс  «Доставка заказа».

     Из  матрицы соответствия видно, что  данный бизнес-процесс в общем  проходит неплохо, средний балл получился 4,5. Но все же можно оптимизировать его,   автоматизировав вторую операцию – создание документов на получение заказа. Все необходимые документы уже сформированы и хранятся в базе данных «Заказы». Продавцу остается только распечатать их и передать водителю. 

     

     Рисунок 15.3 - Бизнес-процесс «Доставка заказа»

 

     Бизнес-процесс  «Разработка новой модели». Данный процесс оценивается в 4,5 балла. Он не нуждается в оптимизации.

     Бизнес-процесс  «Технологическая проработка заказа». Данный бизнес-процесс можно совсем удалить, так как вся необходимая технологическая документация теперь храниться в электронном каталоге и может быть передана в производство сразу после оформления договора на заказ.

     Бизнес-процесс  «Доставка материалов со склада». После оформления заказа в базе данных сразу формируется накладная на получение необходимых материалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающих материалов. Заказанные материалы сразу передаются в производство. Поэтому данный бизнес-процесс мы можем тоже удалить.

     Бизнес-процесс  «Работа бухгалтерии». Невозможно четко и экономично работать, не имея точного представления о состоянии дел на предприятии. Полное и оперативное получение такой информации можно обеспечить лишь используя компьютерные программы во всех подразделениях предприятия, а особенно в бухгалтерии. Оптимизация бизнес-процесса  «Работа бухгалтерии» происходит в основном за счет автоматизации всего документооборота цехов, так как работа бухгалтерии напрямую зависит от скорости обработки информации на предприятии.

     

     Рисунок 16.3 - Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»

 

     Бизнес-процесс  «Работа склада». Точные сведения о наличии материалов на складе, возможность контролировать график выполнения заказов, реально оценивать объемы доходов и расходов жизненно необходимы для любого руководителя предприятия. Поэтому автоматизация складского хозяйства так же очень важна. При оптимизации бизнес-процесса «Работа склада» был использован метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса. Теперь стало на одну операцию меньше – ведомость на закупку недостающего материала оформляется автоматически сразу же после оформления договора. Автоматизировав работу склада, можно существенно сократить время выполнения заказа. Накладная на получения материалов для выполнения заказа не проходит теперь длинную цепочку исполнителей (технологический отдел, бухгалтерия), а сразу же поступает на склад после оформления договора. Работа кладовщика так же значительно облегчается.