Материально-техническое снабжение

     Сводная потребность предприятия формируется  с учетом товарно-материальных ценностей, находящихся на хранении на центральных и цеховых складах предприятия.

     Годовая заявка предоставляется предприятием  в Дирекцию по коммерции Компании  в соответствии с графиком приема заявок, направленным в адрес предприятия  не позднее, чем за месяц до планируемой даты рассмотрения производственно-финансового плана предприятия в Компании и  должна соответствовать производственно-финансовому плану предприятия на следующий год. 

     Порядок заполнения годовой заявки:

• наименование;
• марка, размер, ГОСТ, ТУ;
• единицы измерения;
• общее количество;
• в том числе инвестиции;
• в том числе производственные нужды;
• в том числе по кварталам;
• ориентировочная цена за единицу (рублей с НДС);
• общая сумма (рублей с НДС);
• сумма с разбивкой по направлениям;
• производитель, поставщик.

     Полученные годовые заявки систематизируются подразделением Дирекции по коммерции Компании  по группам и по направлениям.

     За  правильность составления годовой  заявки, полноту и своевременность  предоставления информации ответственность  несет руководитель предприятия.  На основании полученных годовых заявок от предприятий Дирекция по коммерции Компании   определяется объем централизованных закупок материально-технических ресурсов по каждому предприятию Компании отдельно. Объем централизованных закупок по каждому предприятию определяется по следующему принципу:

• 80% суммарного объема закупок и 20% номенклатурных наименований поставляется централизованно;
• 20% от суммарного объема закупок и 80% номенклатурных наименований предприятиями приобретается самостоятельно.

       В годовых заявках предприятий Дирекция по коммерции Компании  выделяет объем централизованных закупок и формирует план распределения поставок с разбивкой по номенклатурным группам. Срок формирования  плана распределения поставок и объема  централизованных закупок - 15 дней с момента поступления в Дирекцию по коммерции Компании  годовой заявки, составленной в соответствии с требованиями настоящего Положения. Сформированные планы централизованных закупок подписываются руководителем Дирекции по коммерции и направляются подразделениям и в Дирекцию по финансам и экономике.

     Централизованная  закупка материально-технических ресурсов осуществляется Дирекцией по коммерции Компании   на основании ежеквартальных (ежемесячных) заявок от предприятий.  В случае если у предприятия возникают потребности в материалах, которые не были отражены в годовой заявке, предприятие формирует ежеквартальные (ежемесячные) потребности с полным включением данных потребностей. В некоторых случаях материалы, определенные к централизованным закупкам могут быть переданы Дирекцией по коммерции   на самостоятельную закупку при условии, что централизованная закупка данных материалов является экономически нецелесообразной. В данном случае Дирекция по коммерции обязана письменно уведомить подразделение о передаче данных материалов на самостоятельную закупку.

           Сроки представления  подразделениями уточнений, изменений и дополнений к ежемесячному (квартальному)  - до 15 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.  Ежеквартальные уточненные заявки на поставку импортных материалов подаются в Дирекцию по коммерции в следующие сроки:

• на 1 квартал следующего года до 15 ноября текущего года;
• на 2 квартал до 15 февраля;
• на 3 квартал до 15 мая;
• на 4 квартал до 15 августа.     

     На  их основе Дирекция по коммерции  формируется ежеквартально (ежемесячно) план закупок импортных материалов. Заявка на приобретаемые материалы  должна содержать исчерпывающую информацию о заказываемом товаре, полное наименование, технические характеристики, ГОСТ (ТУ), вариантность упаковки, комплектация, сортность, а так же другие сведения характеризующие требуемый продукт. В случае недостатка информации о товаре предприятия Компании обязаны предоставить ее в требуемый срок по запросу Дирекции по коммерции Компании. Ответственность за полноту и своевременность предоставления информации по техническим характеристикам и требованиям к заявленным материалам, несет руководитель предприятия. Заявки на уникальную, специфическую продукцию (оборудование), а также материалы имеющие длительный срок изготовления и доставки (импорт), должны предоставляться заранее, в зависимости от сроков изготовления, доставки материалов, но не позднее, чем за 45 дней до планируемого начала срока изготовления материалов.  Внесение изменений и дополнений в квартальную заявку по оборудованию и  импорту, возможно только в случае возникновения аварийной ситуации. Основанием для внесения изменений и дополнений является заявка предприятия аварийного характера, подписанная директором предприятия.

     Порядок и сроки формирования расходных и доходных статей бюджета компании  определены Положением «О бюджете ООО «ПХ «Автокомпоненты». Бюджет обеспечивает выполнение плановых поставок сырья и материалов во все подразделения компании для их текущей деятельности.

     Расчеты за поставку материально-технических ресурсов осуществляются в соответствии с условиями, заключенных договоров поставки в следующем порядке:

- на условиях предоплаты (частичной или полной);

- по фактически произведенным отгрузкам;

- по фактически полученным материально-техническим ресурсам.

     Исполнитель по договору несет ответственность  за своевременное и правильное оформление документов на платеж по закрепленным договорам и за обоснованность расходования денежных средств.

     Подразделения предприятия обязаны предоставлять в Дирекцию по коммерции Компании следующие отчеты:

     - план закупок на следующий месяц  до 10 числа месяца, предшествующего планируемому периоду;

     - отчет о централизованных и самостоятельных закупках за прошедший месяц  до 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;

     - отчеты о запасах материально-технических ресурсов предоставляются ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом;

     - перечень неликвидного имущества ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

     Руководитель предприятия несет ответственность за своевременность и полноту предоставления указанной информации. 

     3.3. Совершенствование работы с поставщиками

     Надежность  поставщика является важной компонентой  успеха и устойчивости компании. Особенно в кризис.

     Для создания качественного продукта требуется  не только выбор и оценка поставщика, но и управление поставщиками. Управление поставщиками — это создание портфеля поставщиков и управление этим портфелем.

     Для создания портфеля поставщиков, необходим  анализ номенклатуры закупаемых материалов и деление их по категориям:

1. Некритические для производства/продаж — те материалы, которые можно легко заменить аналогами и отсутствие которых не приведет к остановке производства или потере клиентов;
2. Основные материалы для производства/продаж. К ним относятся и расходные материалы для оборудования;
3. Проблемные материалы — это материалы из категории основных, которые сложны в закупке, транспортировке, хранении, обработке (например, дефицитные, скоропортящиеся, опасные, требующие особых условий);
4. Стратегические материалы — те наиболее значимые высокорентабельные материалы, которые сейчас и в будущем будут основными, и из них будет изготавливаться основной продукт, который в настоящий момент находится в разработке.

     Далее в зависимости от категории материалов определили и категории поставщиков. На рисунке 4.4.1. представлена зависимость роли поставщика и роли материалов в ООО «ПХ «Автокомпоненты».  

     Для определения,  каким основным требованиям соответствует тот или иной тип поставщика,   делим их на обычные, квалифицированные, надежные и стратегические поставщики¹².

     Обычные поставщики, поставщики некритических материалов достаточно большого списка наименований. Частота поставок разная: и однократная, и регулярная, и периодическая. На них приходиться порядка 40% операций по оформлению и приемке заказов. Поэтому предъявляются следующие требования к обычным поставщикам:

1. Удобство работы с ним: минимальное плечо поставки (от момента заказа до прихода товара), обязательная доставка силами поставщика по согласованному графику, удобная комплектация, при многократных поставках в месяц оформление единым счетом и пакетом документов и др.;
2. Стандартное качество и низкие цены;
3. Целесообразное сотрудничество по договорным обязательствам.

     При этом оптимальным количеством поставщиков  по одному виду товара выбрали  двух поставщиков с разделением объема закупок между ними 50:50. Для подстраховки менеджер по закупкам должен будет периодически проводить мониторинг рынка и иметь еще 2 страховочных поставщиков на случай необходимости «перехвата» товара.

     В кризисной ситуации некритические  материалы становятся первым претендентом на снижение затрат по ним. Необходимо проведение тщательного анализа всей номенклатуры и определить, от каких товаров можно отказаться, а какие можно заменить более дешевыми аналогами, по каким товарам можно снизить требование по качеству.

     Квалифицированный поставщик: поставка основных материалов — наиболее затратная часть. Частота поставок, в большинстве случаев, регулярная. Любая задержка в поставке материалов или некачественная комплектация может обернуться остановкой производства. Для компенсации этого приходится держать очень большие страховочные запасы, что серьезно увеличивает затраты. Материалы со скрытыми дефектами, попадая в производство, приводят к дефектам готовой продукции и рекламациям клиентов. Поэтому к квалифицированным поставщикам предъявляются следующие требования:

1. Надежное снабжение: строгое соблюдение оговоренных сроков, точность комплектации, резервирование материалов на складе поставщика, доставка силами поставщика;
2. Стабильное качество продукции, кроме того, поставщик берет на себя функции проверки качества выпускаемой продукции и гарантирует проверку качества;
3. Обязательная отсрочка платежа. При этом идеальным сроком посчитали наличие инвестиционного ресурса в 7 дней (т.е. с момента, когда сырье уже в виде готовой продукции отгружено клиенту и за него получены деньги, до момента оплаты кредиторской задолженности остается 7 дней).

     При этом определяем, что количество поставщиков по одному виду продукции будет также 2 (в некоторых случаях 3) с распределением объема закупок между ними 70:30, т.е. один основной поставщик, другой запасной. Здесь мониторинг рынка должен проводиться постоянно, но основной акцент делается на развитии партнерских отношений с выбранными поставщиками. И поэтому крайне важно серьезно отнестись к оценке поставщика при его выборе. Замена поставщика может обойтись компании очень дорого.

     Надежные поставщики: поставка проблемных материалов, которых оказалось не так много. Но риски и затраты по ним были очень высокие. Среди них оказались также и товары, которые приходилось закупать в большом объеме за границей из-за периодически возникающего дефицита на российском рынке, долго ждать поставки и долго хранить. На проблемные материалы приходилось 24% затрат и 18% времени простоя производства.

     После анализа всех видов проблем определяем, что поставщики проблемных материалов должны соответствовать следующим требованиям:

1. Готовность проводить совместные программы по оптимизации поставок: менять нормы отгрузки, качество упаковки, частоту поставок, заботиться о повышении сохранности продукции, безопасности транспортировки, хранения, обработки;
2. Совместное фокусирование на создании стоимости, в том числе способность и готовность поставщика взять часть процесса обработки на свое производство, а также проводить обучение рабочих и операторов грамотной работе с сырьем, оказывать технологическое консультирование и поддержку;
3. Близость поставщика. Для удаленных поставщиков — наличие каналов распределения или региональных складов, близких к нашему производству; или предоставление такого срока кредита, пусть и в несколько траншей, который будет погашаться, как минимум, в момент обработки закупленного сырья;
4. Долгосрочные договоры.