Международные выставки

     4. обосновываются выбор стенда  и его конструкция, позволяющая  демонстрировать соответствующие  экспонаты;

     5. подбирается персонал и проводится обучение его работе на выставке. Персонал должен хорошо знать экспонируемый товар, уметь показать его в действии, а также объяснить его основные функции и преимущества;

     6. составляется план проведения маркетинговых исследований, реализация которых призвана обеспечить решение маркетинговых проблем;

     7.  подготавливаются необходимые материалы  для каталога выставки. Как правило,  такой каталог создается организациями  данного мероприятия за несколько  месяцев до его начала и  содержит краткую информацию  об участниках данной ярмарки  или выставки;

     8. составляется план и в соответствии  с ним организуются транспортировка,  складирование, хранение и страхование  экспонатов;

     9. организуется рекламная кампания, призванная привлечь внимание  потенциальных посетителей ярмарки  или выставки к факту участия  фирмы в ее работе;

      10. создаются и изготавливаются  соответствующие информационные  материалы;

     11. согласовываются все организационные  вопросы с оргкомитетом ярмарки  или выставки;

     12. печатаются и рассылаются приглашения  потенциальным посетителям ярмарки  или выставки, в которых заинтересована  фирма.

     Решение перечисленных задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию в  работе конкретной ярмарки или выставки.

     Все, что упустили или оставили «на  потом», не в лучшую сторону отразится  на имидже фирмы, на окупаемости участия  в выставке. Желательно, чтобы все  переговоры с оргкомитетом, заказ  оборудования и услуг, контроль над  их выполнением вел один уполномоченный представитель фирмы. Прямые затраты  на участие в выставке состоят  из затрат на выставочную площадь (оборудованную  или необорудованную), дополнительное оборудование и регистрационный  сбор. Косвенные затраты включают затраты на: оформление стенда; изготовление рекламно-информационных материалов и  сувениров; реклама в средствах  массовой информации с приглашением посетить стенд на выставке; транспортные расходы на перевозку экспонатов; проезд к месту проведения выставки и обратно, проживание в гостиницах; питание персонала, представительские  и хозяйственные расходы. 

4. Выставочный стенд

     Выставочный стенд обычно называют визитной карточкой  экспонента. Затраты на монтаж и  оформление стенда – дорогое удовольствие. И в то же время, предприятие всё  равно должно стремится к покупке лучшего места для стенда и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль и успех предприятия. Выставочный стенд — это лицо фирмы. Оформление должно быть выдержано в едином стиле и концентрировать внимание на экспонатах.

     Каждый  экспонент должен стремиться расположить  стенд:

1. напротив и справа от главного входа,
2. на центральных внутренних проходах,
3. в углах,
4. вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

     И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

1. вдали от выходов и центральных проходов,
2. в задней части зала,
3. позади больших колонн, лестниц,
4. лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия

     Первый  вопрос, который возникает перед  фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера  необходим стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителя.

     Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

     Линейный  стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов.

     Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

     «Полуостров:  этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию.

     «Остров»: идеальное решение для крупных предприятий, т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.

     «Сквозной»: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.

     «Визави»: состоит из двух расположенных друг против друга стендов, обычно линейных.

     «Стенд  в ряду»: стенд, находящийся в середине ряда и открытый для осмотра с одной или двух (противоположных) сторон;

     «Блок-стенд»: это стенд, расположенный в отдельности от всех других стендов и открытый для осмотра со всех сторон;

     Вопрос  выбора типа стенда относится к числу  важнейших вопросов, от которого в  значительной степени зависит успех  участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно  выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

     Если  есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы  понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

     Фирма должна четко определить тематический план своей экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стенда используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их количество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями.

     На  большинстве выставок принято часть  рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких  материалов должен находиться на выставочном  стенде. Реклама для раздачи посетителям  может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.

     Ее  цель — оставить у посетителей  материал для последующего более  детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным  клиентам.

     Помимо  общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные или  информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей  других фирм, посещающих стенд. Такие  материалы лучше хранить в  рабочей зоне, вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

     Стенд оформляется с помощью отдельных  рекламных элементов:

• надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак) в некоторых случаях и телефон;
• плакатов, для оформления стен стенда;
• экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;
• мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.

     Самое существенное для туристского предприятия  состоит в том, чтобы уловить  новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую  роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, хорошая работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой  стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в  количестве выставочных метров, но в их качестве.

     Наконец, фирма-экспонент может воспользоваться  стендом на открытой площадке. Такой  стенд в основном используется для  товаров, имеющих большие размеры, например грузовые автомобили, троллейбусы  и др.

     В зависимости от вида проводимого  мероприятия отдельные аспекты  оформления стенда могут быть приведены  в соответствие с целями ярмарки  или выставки, при этом необходимо учитывать состав экспонентов и  возможные сегменты посетителей.

     При оформлении стенда обеспечивается его  соответствующее оснащение и  производится установка необходимого технического оборудования. В результате создаются все необходимые условия  для успешной работы персонала, занятого на ярмарке или выставке. 

5. Проведение  выставки

     Застройка выставочного павильона (организация  процесса въезда экспонентов, ввоза  оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности). Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона. Организация сервис-бюро. Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы).

     Проведение  протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет).

     Реализация  деловой программы:

• Регистрационные листы
• Социологическое исследование
• Отчетные и рекламные материалы мероприятия
• Подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест)
• Регистрация участников, раздача материалов
• Ведение протокола
• Проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы
• Сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия

     Подготовка  ежедневной  программы дня. Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки. Обеспечение работы информационного  центра (продажа каталогов, консультации экспонентов, организационные вопросы). Обеспечение работы VIP зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций). Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне. Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины, шоу-программы, концерты) на сценической площадке. Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение. Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра. Организация графика встреч официальных лиц и партнеров. Реализация социологического исследования по проекту. Организация видео- и фотосъемки. Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ. 

6. Структура мероприятий деловой  программы выставки

     Современная выставка — многоуровневый инструмент маркетинга, место, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать продукцию и формировать образ своей фирмы. Профессиональную составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разных мероприятий. Для компаний-организаторов деловая программа выставки - инструмент «принудительного» привлечения целевой аудитории.

     Официальные мероприятия

     К официальным мероприятиям относятся: церемония открытия/закрытия выставки, пресс-конференции, визиты официальных  лиц, официальные приемы /фуршеты, церемонии  награждения лауреатов конкурсов  и т.д.

     Профессиональные  мероприятия

     Для профессиональных мероприятий важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному в  названии типу. Различают следующие  типы мероприятий:

     Конгресс - съезд, собрание. Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс

     Форум - массовое собрание, съезд. По структуре и технологиям подготовки форум похож на конгресс.

     Конференция - большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп. Имеет более научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке.