Международные выставки

       Совещание - заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал, а участники выставки - профессиональную аудиторию.

     Семинар - групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации. Имеет практический характер, число участников более ограничено. Распространенный тип делового мероприятия на выставке

     Симпозиум - совещание, конференция по специальному научному вопросу. Предполагает профессиональную аудиторию

       «Круглый стол» - обсуждение, дискуссия по актуальной теме. Принцип организации равноправие участников.

     Заседание профессионального  клуба, объединения, союза.

     Специальные показы - используются для демонстрации комплексных технологических процессов в различных отраслях.

     Специализированные  салоны (аукционы, смотры).

     Конкурсная  программа

     Важной  составляющей выставок являются конкурсы, проводящиеся отраслевыми ведомствами и авторитетными организациями. Для проведения конкурса формируется конкурсная комиссия, разрабатывается положение о конкурсе и условия участия. Важной составляющей выставок является профессиональная заявка на участие в конкурсе (рассылается участникам выставки вместе с заявочной документацией). Особого внимания организаторов требует разработка процедуры отбора и оценки экспонатов и вопросы инфраструктуры (оборудование дегустационных залов, протокольные вопросы, информирование общественности о результатах конкурса, процедура награждения лауреатов).

     Образовательные мероприятия

     Тренинги - краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки

     Консультационные  пункты - работа специалистов на выставке, оказывающих методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого рынка.

     Презентационные мероприятия

     Дни страны/области/региона (компании, общественной организации) - представляют собой комплексные мероприятия, включающие протокольные мероприятия, семинары, симпозиумы, конференции, деловые встречи, презентационную программу.

     Фестивали и конкурсы по тематике выставки и по смежным темам.

     Тематические  экскурсии для специалистов, учащихся ВУЗов организуются организаторами выставок по предварительным заявкам. Чтобы экскурсия была успешной, разрабатывается  специальный «презентационный маршрут» по выставке, охватывающий интересующий аспект. В штате компании-организатора должен быть «экскурсовод», который  владеет содержательной стороной вопроса. Экспоненты должны быть предупреждены  о приходе гостей, тогда они  смогут подготовиться, а экскурсанты  получат сувениры и подарки.

     Рекомендации  по подготовке и проведению мероприятий деловой  программы

     Мероприятия деловой программы выставки требуют  отдельной большой работы по их подготовке и проведению. Особое внимание при  их организации необходимо уделить  следующим вопросам:

• правильный выбор организатора;
• создание «работающего» рабочего органа (оргкомитет, рабочая группа);
• разработка программы, реальной отвечающей нуждам рынка и интересной специалистам;
• реклама мероприятия (практика показывает, что недостаточно общей рекламы, необходима целевая рассылка, обзвоны, способы «персональных» приглашений);
• подготовка помещений и оборудования (связь, аудиовизуальные средства, элементы оформления интерьера);
• подготовка информационных материалов для участников (программа, тезисы, информационные материалы и сувенирная продукция выставки);
• обеспечение перевода (для мероприятий с международным участием);
• организация регистрации, обслуживания;
• обработка итоговых материалов.

7. Информационная  поддержка выставки

     Распространение престижной рекламы на выставке, организация  специальных семинаров, симпозиумов  и конференций, специализированных «дней страны», празднование тысячного  или десятитысячного посетителя и других мероприятий в значительной степени способствуют созданию благоприятного имиджа в отношении компании –  экспонента и ее товаров у посетителей  выставки, в официальных и деловых  кругах, среди широкой общественности, поскольку информации о выставке находит широкое отражение в средствах массовой информации, а в ряде случаев сопровождается заказными статьями и материалами ее участников.

     Пресс – конференции на выставках –  ярмарках организуют для получения  благоприятных откликов в местных  средствах массовой информации, а  также в случае выведения на рынок  нового товара, по случаю дня фирмы  или страны, данного стенда (или  павильона). При этом сообщаемая на пресс – конференции информация должна иметь если не сенсационное, то хотя бы неожиданное, интересное сообщение. Выступление представителя соответствующего стенда (павильона) на выставке – ярмарке  тщательно готовится. Им должен быть не руководитель компании, а специальный  сотрудник, ответственный за PR –  работу. В текст выступления на пресс – конференции включаются цифры и факты, способные заинтересовать аудиторию; устная презентация сопровождается мультимедийными материалами или  слайдами, а также видео-, теле- и  кинофильмами.

     Подготовка  пресс – конференции на выставке предполагает определение места  и времени ее проведения, рассылку пригласительных билетов, составление  текста выступлений, внесение в него дополнений и поправок, подготовку комплектов рекламных и прочих материалов, составление сметы расходов, подготовку пресс-релиза, проверку подготовленности зала.

     На  подготовительном этапе организации  выставки необходимо разработать ее рекламную концепцию на основе результатов  мониторинга СМИ, учитывающего различные  целевые аудитории, и задач, поставленных организатором. На этой стадии происходит формирование системы информационной поддержки выставки. Информационными  партнерами должны стать центральные  и специализированные газеты и журналы, информационные агентства, рейтинговые  радиостанции, специализированные ТВ-программы, то есть СМИ , имеющие обширную географию распространения, большой тираж, создающие наибольший общественный резонанс, привлекающие внимание широкой общественности.

     Схемы взаимодействия организаторов  выставки со СМИ

     Компания-организатор  выставки сотрудничает со средствами массовой информации, используя различные  схемы

• прямая продажа выставочных площадей, покупка рекламных площадей
• бартерные отношения (обмен выставочной площади на рекламную)
• информационное спонсорство
• партнерство в организации выставочного проекта

     Этапы рекламной кампании

     Рекламная кампания выставки проходит в два  этапа. На первом этапе делается акцент на привлечение максимально возможного количества экспонентов, на втором этапе — на привлечение посетителей (реальных или потенциальных потребителей различных видов данной продукции или услуг). При этом следует отметить, что реклама в специализированных СМИ достаточно хорошо работает на привлечение специалистов, а ежедневные газеты и журналы, информационные агентства, радио играют наиболее существенную роль в информировании рядовых посетителей. Опыт работы со СМИ позволяет говорить о целесообразности работы с 30-40 центральными и специализированными изданиями российского масштаба и 20 -30 региональными.

     Рекламная кампания включает обязательную факсовую адресную рассылку информационных сообщений (обязательно в отдел информации и конкретному журналисту, занимающемуся  освещением данной проблемы) по существующей в компании базе данных СМИ. Рассылка производится по мере получения информации из выставочного отдела компании, но не реже одного раза в месяц на начальной стадии и раз в две недели непосредственно перед выставкой. Это достаточно эффективный способ заявить о себе в разделе новостей многих СМИ часто появляются наши анонсы.

     Рассылка

     К технике продвижения выставочного проекта относится почтовая рассылка потенциальным участникам выставки рекламно-информационных материалов выставки (первая волна), пригласительных билетов  и программы мероприятий (вторая волна). Используется также факсовая рассылка (эта недорогая услуга предоставляется  сегодня многими компаниями). Для  доставки материалов VIP клиентам используются курьерские службы. Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур. Руководители этих организаций, а также субъектов Федерации (если это необходимо) могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки. Оргкомитет совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественными и другими заинтересованными организациями утверждает программу проведения выставки. Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки осуществляет рабочая группа, утвержденная решением Оргкомитета на своем первом заседании. Оргкомитет решает принципиальные вопросы подготовки выставки и ее мероприятий, утверждает концепцию, рабочая группа — оперативные. Заседания Организационного комитета целесообразно проводить один раз в месяц , рабочей группы — один раз в две недели.

     Государственная поддержка обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб  выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, местом обсуждения корпоративных проблем, способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии. Участниками церемонии открытия также являются члены Оргкомитета, приглашенные представители законодательной  и исполнительной власти, руководители министерств и ведомств, крупных  российских и зарубежных компаний, общественности, участники выставки, СМИ. По согласованному с Оргкомитетом сценарию церемонии официального открытия выставки, официальным лицам, видным общественным и политическим деятелям предоставляется слово для приветственного обращения к собравшимся. В последний день работы выставки проходит торжественная церемония закрытия, на которой участникам выставки вручаются дипломы по результатам профессиональных конкурсов.

     Работа  с представителями  СМИ на выставке

     На  территории выставки необходима организация  пресс-центра, где журналисты могут  получить всю информацию не только о выставке, но и о компаниях - участницах. В пресс-центре всегда должны быть пресс-релизы, программа мероприятий, каталог. Новая услуга организаторов:  пресс-боксы (пресс-релизы компаний-экспонентов, компакт-диски, слайды), что позволяет экономить время представителей СМИ. 

8. Подведение  итогов выставки

     После завершения работы ярмарки или выставки следует подвести итоги участия  фирмы в данном мероприятии. Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав  количество заключенных на продажу  или поставку договоров, а если такие  цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

     Если  все же конечная цель – продажа  продукции, то косвенным показателем  может служить количество розданных  прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться  на несколько месяцев.

     По  окончании каждой выставки составляется записка, коротко отражающая все  проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь  в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.