Финансовые потоки

Таким образом были проанализированы основные показатели состояния денежных потоков и даны рекомендации для  улучшения управления денежными  потоками. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Автоматизация бухгалтерского учёта.

3.1. Необходимость автоматизации бухгалтерского учёта.

 

В неавтоматизированной системе  ведения бухгалтерского учета обработка  данных о хозяйственных операциях  легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами  и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные  документы часто используются и  в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в  электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские  книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать  или изменить которые без компьютера не возможно.

Компьютерная система  включает в себя следующие элементы.

1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.
2. Программные средства.

1. Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.
2. Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры управления  применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке  сообщений, логическим и другим командам.

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и  снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.
5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая  информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.
6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую  запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

 

3.2. Описание программы Мастер Тур.

 

Программный комплекс "Мастер-тур" предназначен для автоматизации  офисной деятельности компаний-туроператоров, занимающихся отправкой и приемом  туристов. Программа разрабатывается  и поддерживается с 1995 года. На сегодняшний  день ПК "Мастер тур "установлен в  более 250 компаниях России и стран  СНГ.

Можно сказать, что программа  позволяет реализовать практически  все функции, необходимые для  функционирования туристического офиса. Мастер-Тур позволяет:

• формировать турпродукт,
• просчитывать ожидаемую прибыль по туру и размер комиссионных агенту,
• оформить любое число туристов на любой тур в одну или несколько турпутевок,
• распечатать весь пакет необходимых документов туристические путевки, различные списки туристов, ваучеры, анкеты в посольства, финансовые отчетные формы и т.д.
• контролировать проведение тура
• квотировать любые услуги, составляющие тур, что исключает возможность перепродаж
• отслеживать ход оплаты по туру и оценивать текущее финансовое состояние фирмы
• определять стоимость услуг в различных валютах 
  рассылать сообщения по E-Mail поддерживающими MAPI – интерфейс
• настраивать права доступа к различным функциональным блокам программы.

 

Достоинства программы "Мастер-Тур":

Реально работа программы в более чем 200 туристических компаниях России 
универсальная и очень гибкая программа:

• позволяет работать как с групповыми так и с индивидуальными турами любой сложности,
• позволяет квотировать и отслеживать загрузку любой услуги, составляющей тур (не только авиаперелет или проживание в отеле)
• обладает достаточно простым интерфейсом близким к интерфейсу стандартных продуктов фирмы Microsoft
• есть возможности по работе с программой в удаленном режиме доступа в реальном масштабе времени (например через Internet)
• все режимы программы связаны между собой, например, во время оформления тура менеджер может обратиться к базе данных партнеров и освежить в памяти графические образы отелей, предназначенных для включения в состав тура.

В программе реализована возможность удаленного доступа агентство — оператор, позволяющая менеджеру туристического агентства, подсоединившись к серверу туроператора, оценить наличие свободных мест и произвести бронирование. 
в программу входят около 40 стандартных видов документов (отчетов) - это всевозможные списки, листы бронирования, туристические путевки, листы расселения (румминг листы), статистические отчеты, анкеты в посольства и другие отчеты, внешний вид которых легко настраивается готовые решения по взаимосвязи с офисом принимающей компании "Мастер-Interlook" готовый интернет-магазин на базе "Мастер-Тур" -  "Мастер-Web" взаимосвязь с программой для туристических агентств "Мастер-Агент" большие возможности по расширению программы и надстроек (создание новых отчетов, связь с 1С...).

Программа "Мастер-Тур" разделена на несколько функциональных блоков:

"Конструктор туров"  — предназначен для формирования  пакетов услуг и программ туров,  готовых к реализации, калькуляции  их стоимости, расчета прибыли,  комиссионных и т.д., причем каждая  услуга, например стоимость проживания  в отеле, может быть разной  и зависеть от принимающего  туроператора или даже пакета, в котором проживание в этом  отеле используется в композиции  с этими услугами и трансфером. Введя цены "нетто" на услуги, изменяя прибыль или цены "брутто", менеджер получает возможность  просчитать стоимость собранного  блока (тура) на разные сезоны, оценить конкурентноспособность  тура и, в итоге, сформировать  оптимальный тур. Надо отметить, что программа имеет гибкий  аппарат расчета цен, позволяющий  различать цены на услуги, продаваемые  клиенту в пакете или индивидуально, цены на одни и те же услуги, предлагаемые разными партнерами, а также размер комиссионных, даваемых партнерам при продаже тура.

"Реализация турпродукта". Быстро составив тур по индивидуальному желанию клиента, введя паспортные данные клиентов, менеджер получает возможность формировать все необходимые для оформления документы (договора, ваучеры, списки туристов, анкеты в посольство и т.д.) автоматически. Все отчеты делаются в формате популярного редактора Microsoft Word for Windows, что позволяет легко редактировать их в случае необходимости. Кроме этого в программу встроен режим рассылки факсов по модему. Любой Ваш документ можно, при необходимости, отослать в одно или несколько мест в удобное для Вас время. Если Вы выбрали отсроченную рассылку факсов, то программа в заданное время начнет рассылать Ваши факсы по нужным Вам номерам.

"Работа с партнёрами" — позволяет создавать базу данных Ваших партнёров, информация из которой используется мастером рассылки факсов, каждому партнёру можно присвоить определённые признаки, назначить комиссионные в зависимости от тура.

"Финансовое состояние" -  позволяет кассиру распечатывать приходно/расходные ордера, счета фактуры, различные финансовые отчетные документы, экспортировать данные в программу "1С бухгалтерия", дает возможность проконтролировать взаиморасчеты с партнерами и оплату клиентами туров, оценить реальное финансовое состояние фирмы в заданный момент времени.

"Администратор" -  организация безопасной работы. Вы можете определить полномочия работы в программном комплексе каждому сотруднику фирмы — от определения того, с какими режимами может работать сотрудник, до того, к каким турам, странам или отдельным услугам он имеет допуск. В этой части программы Вы имеете возможность настроить шаблоны выходных документов (отчетов).

Справочный блок. В этом разделе редактируется список стран, городов и отелей. Ваш менеджер может легко добавить новую категорию — любой другой справочник.

Требования к программно-аппартному обеспечению программы "Мастер-Тур":

• Сеть: В офисе фирмы может быть установлено любое сетевое обеспечение поддерживающее  протокол TCP/IP С открытым портом 1433.  Базовой сетью является MS Network, как более удобная для администрирования и перспективная в плане реализации удаленного доступа (выхода в глобальные сети, например Internet).
• Компьютер-сервер: Pentium iV / 1024 ОП. База+ПО занимает от 80 Мб на жестком диске.
• Компьютер-клиент: Не ниже Pentium-II, 128 МГб ОП.Клиентская часть на жестком занимает около 40 МГб.

 

3.3. Работа с программой Мастер Тур Финансы.

 

Система «Мастер-Тур: Финансы» предназначена  для ведения управленческого  финансового и бухгалтерского учета  в туристической компании.  
Основные принципы системы:  

• учет финансовых проводок на базе плана счетов (план счетов аналогичен 1С),  
• учет работы нескольких юридических лиц в одной базе с возможностью получения как консолидированной отчетности, так и отчетности по каждой отдельно взятой компании,
• многовалютный учет,
• учет каждой проводки в трех валютах – в валюте расчета (в которой была совершена операция), в базовой валюте (например, $), в национальной валюте (руб.),
• трехступенчатый расчет финансового результата – на основе планируемой себестоимости (по контрактным или планируемым ценам), фактической себестоимости (по фактически выставленным счетам от партнеров), реальной себестоимости (по реальным оплатам партнерам),
• работа в единой базе данных с туристическим блоком Мастер-Тур.

Основной экран системы:

Участки учета, автоматизированные системой:

• Учет кассовых операций
• Учет операций по расчетному счету
• Расчеты с подотчетными лицами
• Формирование себестоимости
• Расчеты с поставщиками
• Учет основных средств
• Учет нематериальных активов
• Учет материалов
• Реализация туров
• Расчеты с покупателями
• Кадровый учет
• Начисление и выплата зарплаты
• Формирование финансовых результатов
• Отчетность по туристической деятельности
• Общая отчетность

Учет кассовых операций.

На  этом участке автоматизирована работа кассы в туристической компании – прием средств в счет оплаты путевок, возвраты по путевкам, расчеты  по неосновной деятельности и все  другие виды операций, набор которых  ограничен только планом счетов. Оплату по путевкам, полученную в кассу, менеджеры  могут видеть в туристическом  блоке Мастер-Тур (сумма и история  оплаты путевки).

 

 

 

 

 

 

 

Журнал кассовых операций (рабочее  место кассира):

Документ "Приходный кассовый ордер":

 

Документ "Расходный кассовый ордер":

Учет операций по расчетному счету:

Рабочее место бухгалтера, занимающегося банковскими операциями. Возможно оформить приход или расход средств с расчетных счетов компании, как по путевкам, так и по остальным  видам деятельности.

 

 

 

 

 

Журнал банковских документов:

Документ "Входящий платеж":

 

 

Документ "Исходящий платеж":

Документ "Банковская выписка":

Расчеты с подотчетными лицами.

Получение отчетности по истории  и составу подотчетных средств, как по компании в целом, так и  по каждому отдельному подотчетному лицу.

Формирование себестоимости.

На этом участке реализована  возможность проведения планируемой  себестоимости услуг, включенных в  путевки, учет фактической себестоимости (учет счетов, полученных от поставщиков), учет реальной себестоимости (учет оплат  партнерам)