Аудит розрахунків по заробітній платі

Суб’єктами  внутрішньогосподарського контролю або  аудиту виступають особа або группа осіб, які наділені відповідними правами та обов’язками зі здійснення контрольних функцій над об’єктами контролю.

Суб’єктами  внутрішнього контролю або аудиту виступають:

а) суб’єкти організації (керівник, власник або  підпорядкований йому орган - на них  покладено обов’язок організувати контрольну діяльність на підприємстві);

б) суб’єкти здійснення контролю (працівники підприємства, які підпорядковані керівнику підприємства; підрозділи апарату управління, на яких делеговано контрольні функції  адміністрацією).

Характеристику  суб’єктів аудиту  щодо забезпечення вимог оплати праці можна структурувати  наступним чином (рис. 1.).

Рисунок 1 - Завдання суб’єктів внутрішньогосподарського контролю або аудиту за дотриманням  виплат працівникам

 

Управлінський персонал та бухгалтери виконують згідно своїх посадових інструкцій попередній, поточний та наступний контроль. Суб’єкти ведення бухгалтерського обліку виконують наступні контрольні процедури  щодо облікового відображення фактів господарського життя з виплат працівникам  в первинних документах, регістрах  обліку й у регламентованих та управлінських звітах:

- перевірка  дотримання чинного законодавства,  норм колективного договору та  соціального пакету стосовно  облікового відображення виплат  працівникам;

- встановлення  правильності розрахунку величини  соціальних гарантій, які залежать  від продуктивності виконання  трудових обов’язків;

- забезпечення  єдиних методологічних засад  облікового відображення виплат  працівникам та формування й  подання фінансової, податкової, статистичної  та управлінської звітності щодо  даного об’єкту облікового відображення  звітності.

Бухгалтер здійснює перевірку законності виплат працівникам як відповідно до поданих  документів, чинного законодавства, так і в межах затвердженого  рівня виплат у колективному договорі.

Аудитор вивчає середовище контролю вже з моменту першого знайомства з підприємством (його керівником, бухгалтером). Основними моментами, які від повинен з'ясувати є:

• вплив організаційної структури, виду і масштабів діяльності підприємства на особливості бухгалтерського обліку;
• структура управлінської системи, розподіл повноважень і відповідальності;
• особливості взаємовідносин власників з безпосередніми керуючими справами, між директором та головним бухгалтером, Ступінь взаємної довіри;
• ставлення адміністрації, директорів і власників організації до питань бухгалтерського обліку;
• відношення облікового персоналу до своїх обов'язків.

Необхідну інформацію щодо перерахованих питань одержують у результаті спостереження, особистих бесід, ознайомлення з  установчими документами.  
Суб'єктивно оцінивши середовище, в якому функціонує облікова система, аудитор вивчає саму систему обліку.

Особливу  увагу потрібно звернути на рівень професіоналізму бухгалтерів, визначити  їх компетентність і, по можливості, чесність. Більшою мірою саме ці якості визначають ефективність роботи всієї облікової  системи.

Система внутрішнього контролю - це спеціальні процедури, введені керівництвом (власниками, директором, головним бухгалтером) для  недопущення або оперативного виявлення  та усунення як випадкових, так і  навмисних перекручень в обліку і звітності; забезпечення збереження майна організації.

Система внутрішнього контролю будується на:

• розподіл обов'язків (для запобігання зловживань та розкрадань необхідно поділ обов'язків зі зберігання матеріальних цінностей, здійснення угод та обліку. Крім того, у випадку, коли кожен відділ буде вести облік своєї діяльності повністю, то зростає небезпека надання ним неправдивих даних з метою покращення показників);
• наявності ефективних процедур санкціонування операцій (для здійснення операцій необхідна наявність рішення відповідальних осіб, виконання всіх формальностей);
• своєчасному належному документування операцій (при великому інтервалі часу між здійсненням операції і фактом її обліку зростає ймовірність помилки);
• фактичний контроль за майном і документацією (тобто використання технічний засобів і процедур, що запобігають втрату, вилучення або неправомірне зміна облікової документації);
• здійсненні незалежних перевірок (це одна з функцій внутрішнього аудиту).

Аудитору  слід вивчити і зрозуміти кожен  з елементів системи внутрішнього контролю на даному підприємстві. При  цьому аудитор повинен взяти  до уваги два аспекти: які саме методи та процедури передбачені  на підприємстві і застосовуються вони на практиці.

У ході дослідження  внутрішнього контролю аудитору необхідно  брати до уваги властиві будь-якій системі внутрішнього контролю вади. Не може бути системи ефективної на сто відсотків. Найбільш очевидне обмеження  обумовлено необхідністю утримувати в  розумних, тобто економічних, межах  витрати на проведення контрольних  процедур, з тим щоб ці витрати  не виявилися невідповідними по відношенню до виявляються збитків від помилок  та шахрайств.

До числа  факторів, що стримують ефективність внутрішнього контролю, відносяться:

• орієнтація більшої частини видів внутрішнього контролю на очікувані типи операцій, а не на рідкісні операції;
• можливість помилки, яка може бути допущена персоналом внутрішнього контролю внаслідок недбалості, неуважності, помилки або неправильного розуміння інструкцій;
• ймовірність того, що особа, відповідальна за здійснення контролю, може зловживати своїм становищем;
• внутрішній контроль може бути обійдений в результаті таємного шахрайського змови ряду осіб як всередині підприємства, так і за участю зовнішніх сторін.

Однак, незважаючи на властиві будь-якій системі контролю вади, наявність навіть простих видів  контролю може сприяти досягненню аудитором  впевненості в тому, що всі операції належним чином записані в облікових  регістрах. При оцінці внутрішнього контролю мета аудитора - визначення рівня  довіри, яку він може зробити цього  контролю. Результати дослідження системи  внутрішнього контролю впливають на визначення типу, часу і масштабу незалежних аудиторських процедур.

При визначенні ефективності систем внутрішнього контролю важливого значення набувають багато факторів:

• коло працівників, які беруть участь у формуванні інформації на підприємстві, і наявність у них відповідальності за доручену справу;
• наявність упорядкованих взаємовідносин між ними щодо ведення справ і формування інформації;
• наявність технічних засобів контролю;
• наявність технології контролю;
• контрольовані параметри.

СВК передбачає наявність:

• компетентного персоналу з чітко визначеними правами і обов'язками;
• поділу відповідних обов'язків (за зберігання активів та їх обліку, по здійсненню операцій, з обліку) ;
• дотримання необхідних процедур при здійсненні операції.;
• контролю за збереженням документації (нумерація, складання під час здійснення операції або відразу ж після цього, простота і ясність);
• фактичного контролю над активами і документацією (фактична перевірка матеріально-відповідальною особою);
• незалежної перевірки виконання обов'язків (внутрішній аудит).

Тести системи  внутрішнього контролю запасів наведено в дод А.

2.4 Тестування операцій та залишків рахунків оплати праці

 

Завдання  аудиту операцій з виплат працівникам  підприємства (часовий розріз):

а) попередній контроль:

– перевірка  наявності трудових книжок працівників;

– врахування пільг згідно переліку поданих документів, що надають на це право працівнику;

– доцільність  джерел фінансування соціально гарантованих виплат працівникам;

– відповідність  нормам чинного законодавства та внутрішнім документам операцій з виплат працівникам;

б) поточний контроль:

– контроль за повнотою та цільовим використанням  коштів, спрямованих на соціальні  заходи;

– перевірка  джерел здійснення виплат працівникам;

– своєчасність погашення кредиторської заборгованості за виплатами працівникам;

– правильність та повнота облікового відображення операцій з виплат працівникам в  первинних документах, регістрах  обліку, Головній книзі, бухгалтерській звітності;

в) наступний  контроль:

– достовірність  відображення операцій з виплат працівникам  в системі бухгалтерського обліку та звітності (фінансовий, статистичний, податковій, управлінській);

– оформлення первинних документів, облікових  регістрів та Головної книги з  дотриманням законодавчо встановлених вимог;

– відповідність  нарахованого і фактично виплаченого  рівня заробітної плати та інших  виплат чинному законодавству та іншим нормативним документам;

– правильність розрахунків з фондами соціального  страхування та бюджетами різних рівнів;

– додержання термінів виплат працівникам, задекларованим в розпорядчих документах підприємства.

Виходячи  з необхідності ефективного виконання  завдання аудиторського контролю операцій з виплат працівникам раціоналізації вимагає процес організаційно-методичних заходів контролю. Під процесом розуміють  певну узгоджену послідовність  виконання визначених дій для  досягнення поставленої мети.

 Можна виділити три основні етапи організації та здійснення аудиту оплати праці:

• підготовчий передбачає розгляд та оцінку діючої на підприємстві системи трудових відносин, вивчення і оцінку застосовуваних систем оплати праці та стимулювання; попереднє тестування систем контролю і обліку, аналіз діяльності кадрової служби підприємства;
• докладна перевірка  спрямована на виявлення повноти та точності оцінки зобов’язань за виплатами працівникам;
• заключний – систематизують та аналізують виявлені помилки і порушення та визначають їх вплив на достовірність показників фінансової, податкової та статистичної звітності з урахуванням розрахованого рівня суттєвості помилок.

Результати  аудиторської перевірки оформлюють підсумковою документацією, форма  якої залежатиме від типу виконаних  процедур та передбачена в договорі на проведення аудиту. Отриманий висновок є складовою загального аудиторського  висновку щодо всієї фінансової звітності.

Організація та методика проведення аудиту оплати праці та інших виплат працівникам  має бути об’єктом постійної уваги  як науковців, так і спеціалістів даної галузі, що пов’язано з  високою трудомісткістю виконуваних  перевірок, постійних змін в трудовому, податковому законодавстві, широкою  варіантністю форм оплати праці.

Правильність нарахування заробітної плати визначають так:

• перевіряється правильність застосування розцінок шляхом зіставлення з документом, де вони передбачені, а також уточнюється, чи відповідає стаж працівника, його розряд, тип підприємства, сезон, асортимент продукції застосовуваним розцінкам;
• уточнюється, чи правильно визначено обсяг виконаної роботи і кількість відпрацьованого часу шляхом їхнього зіставлення з обліковими листками, подорожніми листками, табелем виходу на роботу, системами приймання виконаних робіт за актами приймання-здавання робіт;
• арифметичне перевіряється правильність нарахування суми шляхом множення розцінки на кількість днів роботи, на суму товарообороту, на кількість виробленої продукції тощо.

Під час перевірки правильності нарахування і виплати заробітної плати слід встановити:

• чи відповідають дані відомостей на виплату заробітної плати тарифікаційним спискам працівників;
• наявність у відомості печатки, підписів керівника та бухгалтера;
• чи немає у відомостях підчисток і необумовлених виправлень;
• чи вказані дати виплати і підписи працівників про отримання заробітної плати;
• правильність підрахунків платіжної відомості;
• чи правильно пораховані суми утриманих і перерахованих податків із заробітної плати працівників;
• ідентичність підписів у відомості й особовій справі.

Заробітна плата за період відпустки  нараховується у такому порядку. Середній заробіток для оплати відпустки  розраховують, виходячи із заробітку  за дванадцять останніх місяців (календарних), що передували місяцю виходу у відпустку. Ця сума ділиться на 12 (або 11 за перший рік роботи). Отриманий середньомісячний заробіток ділиться на середньомісячну  кількість робочих днів протягом року (з урахуванням вихідних і  святкових днів). Отриманий середньоденний заробіток перемножується на число робочих днів відпустки. На суму вирахованих відпускних дають запис: дебет рахунка 81 “Витрати на оплату праці”, кредит рахунку 66 “Розрахунки з оплати праці”.