Бухгалтерский учет денежных средств

    При системе выдачи заработной платы  по пластиковым карточкам работодатель должен информировать работника о ее размере. Статья 136 ТК РФ определяет, что работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за конкретный период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Не следует забывать, что заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.[3] 

Выдача  наличных денег под  отчет 

    Кроме того, на предприятии могут выдаваться наличные деньги под отчет работнику  на хозяйственно-операционные расходы, на служебные командировки, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

    В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40; далее - Порядок) предприятия могут выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем предприятия.

    Подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы наличные денежные средства, обязано отчитаться об израсходованных суммах по авансовому отчету и сдать остаток неизрасходованных сумм в кассу.

    При наличии у конкретного подотчетного лица задолженности по ранее выданному  ему авансу бухгалтер не имеет  права выдавать под отчет новые денежные суммы.

    Таким образом, денежные средства под отчет  одному и тому же лицу более одного раза в сутки могут выдаваться только при наличии полного отчета данного лица по предыдущей полученной им под отчет сумме. Но даже если сотрудник не отчитался за предыдущий полученный аванс, а ему были выданы дополнительные денежные средства, ответственности за это действующим законодательством не предусмотрено. Арбитражные суды в подобных ситуациях придерживаются позиции, что деньги, выданные под отчет, не переходят в собственность работника, если он не представил авансовый отчет в положенный срок. Они лишь формируют задолженность физического лица перед организацией.

2. Порядок оформления кассовых документов

В соответствии с разд. II и III Порядка оформление кассовых документов, таких как приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, предусмотрено только для операций по приему и выдаче наличных денег.

    Оформление  указанных документов в отношении  операций по приему и выдаче ценных бумаг, хранящихся в кассе организации, Порядком не предусмотрено. Поскольку в кассе организации помимо денежных средств могут храниться и иные ценности (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки в дома отдыха и санатории, другие денежные документы, а также ценные бумаги), а кассир несет полную материальную ответственность за все ценности, хранящиеся в кассе, целесообразно ввести на предприятии следующее:

    - закрепить в распорядительном  документе, какие именно ценности  подлежат хранению в кассе  организации помимо денежных  средств;

    - разработать регламент по порядку  приема-передачи и хранению ценных  бумаг внутри организации. В  регламенте указать, какими документами  оформляется прием-передача ценных  бумаг между работниками, в  случае необходимости самостоятельно  разработать формы по учету ценных бумаг и иных денежных документов.

    Применение  контрольно-кассовой техники

    В силу ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг.

    Вместе  с тем организации и индивидуальные предприниматели, в соответствии с  порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при выполнении, в частности, следующих видов деятельности:

    - продажи газет и журналов, а  также сопутствующих товаров  в газетно-журнальных киосках  при условии, что доля продажи  газет и журналов в их товарообороте  составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;

    - продажи ценных бумаг;

    - продажи лотерейных билетов;

    - продажи проездных билетов и  талонов для проезда в городском  общественном транспорте;

    - обеспечения питанием учащихся  и работников общеобразовательных  школ и приравненных к ним  учебных заведений во время  учебных занятий;

    - торговли в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив.

    При этом населению выдаются соответствующие  бланки строгой отчетности. Порядок  утверждения формы бланков строгой  отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством РФ.

    На  практике часто возникает ситуация, при которой подотчетному лицу выделяются денежные средства, например на приобретение хозтоваров, а в качестве документа, подтверждающего оплату товара, продавец вместо чека ККТ выдает товарный чек или другой документ, подтверждающий покупку.

    Расходы организации на приобретение товаров  за наличный расчет через подотчетное  лицо должны подтверждаться авансовым  отчетом по унифицированной форме N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Чек ККТ поименован как один из документов, удостоверяющих расходование подотчетным лицом выданной ему суммы, но отсутствие кассового чека при наличии иных документов само по себе не отрицает факт уплаты наличных денежных средств поставщику.

    Согласно Закону N 54-ФЗ организации и предприниматели, переведенные на уплату единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, вправе не применять ККТ при условии выдачи по требованию покупателя документа (товарного чека, квитанции и т.п.), подтверждающего прием денежных средств за приобретенный товар. Данным Законом не определены особые требования к форме документа, подтверждающего оплату товаров, выдаваемого взамен чека, однако он должен содержать следующие обязательные сведения:

    - наименование документа;

    - порядковый номер документа, дату его выдачи;

    - наименование организации (фамилию,  имя, отчество индивидуального  предпринимателя);

    - ИНН продавца;

    - наименование и количество оплачиваемых  приобретенных товаров (выполненных  работ, оказанных услуг);

    - сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;

    - должность, фамилию и инициалы  лица, выдавшего документ, и его  личную подпись.

    Таким образом, организация может подтвердить  свои расходы, связанные с приобретением товара за наличный расчет у продавца, не только чеком ККТ, но и иным документом, например товарным чеком, при этом продавец документально подтверждать свое право не применять контрольно-кассовую технику не обязан. 

3. Открытие  расчетного счета

 

    В настоящее время все предприятия, организации, объединения и учреждения независимо от формы собственности свободные денежные средства должны хранить в учреждениях банка. Для выполнения этих операций в соответствии с законодательством РФ о предприятиях и предпринимательской деятельности каждое предприятие вправе открывать в любом банке по своему усмотрению расчетный и другие счета для хранения денежных средств и осуществления через эти счета всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

    Все расчеты по обязательствам с юридическими лицами и предпринимателями, имеющими свой расчетный счет в банке, производятся, как правило, по безналичному расчету.

    В ст. 846 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) поясняется, что при оформлении договора банковского счета клиенту или указанному им лицу открывается счет в банке на условиях, согласованных сторонами. Банк не вправе отказать в открытии счета, совершение соответствующих операций по которому предусмотрено законом, учредительными документами банка и выданным ему разрешением (лицензией), за исключением случаев, когда такой отказ вызван отсутствием у банка возможности принять на банковское обслуживание либо допускается законом или иными правовыми актами.

    Банки обязаны сообщать в налоговый  орган об открытии (закрытии) счета, об изменении реквизитов счета организации (индивидуального предпринимателя) в течение 5 дней.[1]

    Подпунктом 1 п. 2 ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) определено, что налогоплательщик-организация и индивидуальный предприниматель обязаны письменно сообщать в налоговый орган по месту нахождения организации, месту жительства индивидуального предпринимателя об открытии или закрытии счетов в течение семи дней со дня открытия (закрытия) данных счетов. Нарушение налогоплательщиком установленного НК РФ срока представления в налоговый орган информации об открытии или закрытии им счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5 тыс. руб. (ст. 118 НК РФ).[2]

 

    

2. Порядок учета денежных средств  на отдельных счетах

    Рассмотрим  порядок учета денежных средств  на отдельных счетах.

    Счет 50 используется для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. К названному счету могут быть открыты субсчета:

    - 1 "Касса организации";

    - 2 "Операционная касса";

    - 3 "Денежные документы";

    - 11 "Касса организации в валюте";

    - 33 "Денежные документы в валюте".

    Ценные  бумаги, такие как акции и векселя, на данном счете не отражаются (они  учитываются на счете 58 "Финансовые вложения").

    Счет 51 предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях.

    Операции  по расчетному счету отражаются в  бухгалтерском учете на основании  выписок кредитной организации  по расчетному счету и приложенных  к ним денежно-расчетных документов.

    Счет 52 служит для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в кредитных организациях на территории Российской Федерации и за ее пределами.

    Согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006) (утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н; далее - ПБУ 3/2006) стоимость активов и обязательств (денежных знаков в кассе организации, средств на банковских счетах (банковских вкладах), денежных и платежных документов, финансовых вложений, средств в расчетах, в том числе по заемным обязательствам, с юридическими и физическими лицами, вложений во внеоборотные активы (основные средства, нематериальные активы и др.), материально- производственных запасов, а также других активов и обязательств организации), выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли.