Бухгалтерский учет денежных средств

    Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

    По  окончании сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир обязан:

    - в платежной (расчетно-платежной)  ведомости против фамилии лиц,  которым не произведены указанные  выплаты, поставить штамп или  сделать отметку от руки: "Депонировано";

    - составить реестр депонированных сумм;

    - в конце платежной (расчетно-платежной)  ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих  депонированию суммах, сверить их  с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить надпись  своей подписью;

    - записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ___".

    Бухгалтер производит проверку отметок, сделанных  кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и  депонированных по ним сумм.

    Депонированные суммы после этого сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

    При выдаче (расходовании) денежных средств  счет 50 "Касса" будет кредитоваться. Счет, корреспондирующий со счетом 50, будет отражаться в соответствующей графе ПКО.

    Необходимо  обращать внимание на то, чтобы:

    - ПКО и квитанции к ним, а  также РКО и заменяющие их  документы должны быть заполнены  бухгалтерией четко и ясно  чернилами, шариковой ручкой или  выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства;

    - в наличии должны быть все  разрешительные подписи, предусмотренные  формой документов. Причем подписи  должны быть не любые, а подлинные подписи лиц, имеющих право подписывать такие документы;

    - в приходных и расходных кассовых  ордерах указывается основание  для их составления и перечисляются  прилагаемые к ним документы.  Если в РКО или ПКО указаны  прилагаемые документы, то эти документы должны быть в наличии;

    - выдача приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих  их документов на руки лицам,  вносящим или получающим деньги, запрещается;

    - прием и выдача денег по  кассовым ордерам может производиться  только в день их составления;

    - расписка в получении денег  может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении  денег по платежной (расчетно-платежной)  ведомости сумма прописью не указывается;

    - выдача денег из кассы, не  подтвержденная распиской получателя  в расходном кассовом ордере  или другом заменяющем его  документе, в оправдание остатка  наличных денег в кассе не  принимается. Эта сумма считается  недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, находящиеся в кассе, но не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия;

    - сумма прописью должна начинаться  с большой буквы и с начала  строки, что позволит избежать злоупотреблений кассира. Ведь в ряде случаев достаточно легко, например, "одну тысячу двести рублей" превратить в "двадцать одну тысячу двести рублей";

    - приходные и расходные кассовые  ордера или заменяющие их документы  немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы наряду с самими ПКО и РКО погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

    Но  мало оформить поступление и выдачу денежных средств ПКО и РКО. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

    Кроме того, кассир должен все поступления  и расходования денежных средств зафиксировать в кассовой книге. Кассовая книга должна быть на предприятии одна. Ее нумеруют, прошнуровывают и опечатывают печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

    Записи  в кассовую книгу делаются кассиром сразу после получения или  выдачи денег по каждому ордеру или  другому заменяющему его документу. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

    Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Все сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

    Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера предприятия.

    Вполне  естественно, что предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги. Но здесь есть тонкости - в кассе могут оставаться не любые суммы, а только в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс могут пересматриваться. Предприятия не вправе накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

    Под лимитом понимается вся сумма  денежных средств, которая может оставаться в кассе предприятия на конец дня без нарушения кассовой дисциплины.

    Предприятия имеют право хранить в своих  кассах наличные деньги сверх установленных  лимитов лишь в целях оплаты труда, выплаты пособий по социальному  страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

    Лимит денежных средств в кассе контролируется ежедневно и проверяется по отчетам  кассира и/или кассовой книге.

    Также необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами между  юридическими лицами по одной сделке.

    Предельный  размер расчета наличными деньгами по одному платежу установлен Указанием Банка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У и составляет по одной сделке 100 тыс. руб.

    Юридические лица и индивидуальные предприниматели  могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные  ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц с учетом положений п. 1 Указания N 1843-У.

    Наличные  деньги, принятые юридическими лицами, не являющимися кредитными организациями, и индивидуальными предпринимателями  от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц в случаях, соответствующих  законодательству Российской Федерации, не могут расходоваться на цели, указанные в абз. 1 п. 2 Указания N 1843-У, и подлежат сдаче в полном размере в кассы кредитных организаций (их структурных подразделений).

    Предельный  размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между  юридическими лицами. Расчеты наличными  деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

    Ответственность за нарушение норм, указанных выше, предусмотрена Кодексом РФ об административных правонарушениях.

    Нарушение порядка работы с денежной наличностью  может повлечь применение штрафных санкций. Нарушение порядка работы с денежной наличностью, выразившееся в осуществлении расчетов наличными  деньгами с другими организациями  сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 руб. до 5000 руб.; на юридических лиц - от 40 000 руб. до 50 000 руб.

    В то же время, даже если ошибка уже совершена, то важно помнить о том, что  в соответствии со ст. 4.5 КоАП РФ постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения.

    Для хранения денежных средств и проведения безналичных расчетов предприятие открывает расчетный счет. Расчетный счет открывается в любом банке (филиале банка).

    Чтобы открыть расчетный счет, нужно  предъявить в банк свидетельство  о постановке на учет в налоговом  органе.

    Кроме него необходимо представить следующий пакет документов:

    - заявление на открытие счета,  подписанное должностными лицами  организации, имеющими право подписи;

    - нотариально заверенные копии  документов о государственной  регистрации юридического лица;

    - нотариально заверенные копии  учредительных документов;

    - свидетельство о постановке на  учет в налоговом органе;

    - нотариально заверенная карточка  с образцами подписи и оттиском  печати;

    - приказ о назначении директора  предприятия и главного бухгалтера, если данное должностное лицо  будет иметь право подписи платежных документов.

    Банк  может потребовать представить  дополнительные документы.

    Итак, на расчетном счете осуществляется хранение имеющихся в наличии  денежных средств предприятия. На него зачисляется выручка, поступившая  безналично от покупателей, заказчиков, сдаются денежные средства из кассы предприятия, штрафы, пени, полученные от контрагентов за нарушение условий заключенных договоров, могут возвращаться по каким-либо причинам денежные средства от поставщиков, из бюджета и т.п. С расчетного счета производится большинство платежей предприятия: в бюджет и внебюджетные фонды, поставщикам, возвращаются денежные суммы покупателям (например, в случае возврата полученного аванса), производится снятие денег в кассе и т.д.

    Чтобы сдать денежные средства в банк, необходимо заполнить объявление на взнос наличными (код формы документа по ОКУД 0402001), представляющее собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции (п. 2.1.1 Положения о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях).