Инвентаризация и отражение ее результатов в бухгалтерском учете

    1.3. Порядок проведения и оформления инвентаризации. 

    В соответствии со ст.12 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в организации в обязательном порядке должна быть проведена инвентаризация. 

    Порядок проведения инвентаризации имущества  и  финансовых  обязательств предприятия и оформления   ее   результатов   установлен Министерством финансов Республики Беларусь в Инструкции по инвентаризации активов и обязательств. 

    Необходимость   проведения  инвентаризаций,  их периодичность, порядок    проведения,   оформление   ее   конечных результатов определены следующими документами Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180 (далее - Инструкция № 180).

     

    Количество  инвентаризации в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества  и  финансовых  обязательств,  проверяемых  при  каждой  из  них, устанавливаются руководителем предприятия, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. 

    Инвентаризации  проводятся в обязательном порядке: 

• при передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;

 

• при выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;

 

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период наименьших остатков;

 

• при смене  материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

 

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

 

• при установлении фактов краж, ограблений - немедленно при установлении таких фактов;

 

• после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) - немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;

 

• при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей, если иное не установлено в сроки, определенные соответствующими документами.

 

    Принятый  Закон о несостоятельности (банкротстве) предприятий также предполагает необходимость проведения инвентаризации имущества предприятия-должника при проведении конкурсного производства. В практике имеют место случаи, когда происходит ликвидация предприятий без проведения соответствующей работы по выявлению фактического наличия имущества и обязательств. В такой ситуации проведение инвентаризации строго обязательно. 

    Для  проведения  инвентаризации  на  предприятии  создается   постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе: руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии); главного бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб); представителей общественности. При большом объеме работы и наличии на предприятии ревизионной  комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее. 

    Основу  инвентаризации материально-производственных запасов составляет полная или выборочная проверка наличия этих ценностей специально созданной комиссией. Это может быть: 

• постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в организационно-контрольные функции которой входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период (в течение года - в межинвентаризационный период - в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки).

 

• рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций;

 

• разовые комиссии - в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости - по проверке и выборочной инвентаризации.

 

    Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации, причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально ответственного лица, переоценка либо иные действия), определяются порядок и сроки проведения инвентаризации, и назначается председатель инвентаризационной комиссии.

    Вещественная  и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально.  

    Перед  началом  проведения  инвентаризаций  членам   инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала  и  окончания  проведения  работ.  Запрещается проводить   инвентаризацию   ценностей   при   неполном   составе членов инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результата недействительным.  

    До  начала проверки фактического наличия  имущества  инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации  приходные  и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей: 

• опломбирует помещения, в которых находятся  материальные ценности;

 

• проверяет весы, мерную тару;

 

• получает  от материально ответственных лиц  отчет с документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей, расписку в том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие в их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

 

    Материально ответственное лицо дает расписку о том, что  к началу инвентаризации все расходные  и  приходные  документы  на  имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии все ценности, поступившие на  их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. 

    Сведения  о фактическом наличии имущества  и реально  учтенных  финансовых обязательств записываются инвентаризационные описи (акты инвентаризации) не менее чем в двух экземплярах. 

    Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения  в описи данных о фактических остатках  основных  средств,  запасов,  товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

    Фактическое  наличие  имущества  при  инвентаризации  определяют  путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. 

    Инвентаризации  подлежит все имущество (все виды имущества, принадлежащие предприятию независимо от его местонахождения; имущество, не принадлежащее предприятию, но числящееся в бухгалтерском учете; имущество, не учтенное по какой-либо причине) и все виды финансовых обязательств. 

    Пунктом 2 Инструкции № 180 определен перечень инвентаризируемых активов и обязательств организации. В ходе инвентаризации документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств (в т.ч. неучтенных) путем: 

• сопоставления с данными бухгалтерского учета;

 

• выявления активов и обязательств, частично потерявших свое первоначальное назначение (потребительские свойства) и устаревших морально;

 

• выявления сверхнормативных и неиспользуемых активов и обязательств с целью их учета и последующей реализации или списания;

 

• проверки  обязательств с целью правильного  формирования доходов и расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, а также достоверности сумм дебиторской и кредиторской задолженности и др.;

 

• проверки  образования и использования  источников собственных средств, средств  целевого финансирования и др.

 

    Обратим внимание, что инвентаризации подлежат активы и обязательства организации независимо от их местонахождения, а также активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.) (п.5 Инструкции № 180). 

    Согласно  п.7 Инструкции № 180 перед составлением годовой бухгалтерской отчетности провести инвентаризацию активов и обязательств необходимо в следующие сроки: 

• основных  средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой  продукции - не ранее 1 ноября;

 

• незавершенного  производства и полуфабрикатов - не ранее 1 ноября;

 

• денежных  средств - не ранее 1 декабря;

 

• обязательств  и других активов - не ранее 1 декабря.

 

    Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации. Для проведения инвентаризации руководитель организации издает Приказ (приложение 1) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указывается конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После подписания руководителем приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии. Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ–23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации. 

    До  проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты: 

• осуществляется  ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

 

• заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

 

• соответствуют ли должности материально ответственных  лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

 

• созданы ли материально ответственным лицам  условия для обеспечения сохранности  материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

 

• оснащены  ли места хранения материальных ценностей  необходимыми измерительными приборами;