Инвентаризация товарно - материальных ценностей

товаров за инвентаризационный период. 

      В этом случае может быть  получена  машинограмма  расчёта естественной

убыли по предприятию, на основании которой недостача  в пределах  норм  убыли

списывается  в  установленном  порядке.   Акт   результатов   инвентаризации

оформляют вручную. Однако более часто  сличительная  ведомость  выдаётся  на

печатающее устройство ЭВМ в законченном виде, т. е.  с учётом  естественной

убыли. Итоги ведомости  подводятся по странице и в  целом  по  документу.  На

ЭВМ может быть получен и акт результатов  инвентаризации. 

      С  помощью  ЭВМ  можно   совершенствовать   инвентаризационную  работу

следующим образом. При поступлении счёта поставщика при акцепте в  платёжном

требовании поставить  код продукции. Затем  необходимо  обработать  платёжное

требование в  вычислительном центре и передать на склад, где в это  платёжное

требование занести фактическое количество поступившего товара. Если  имеются

отклонения,  то  составляется  соответствующий  акт.  Заведующий   магазином

должен дать информацию на ЭВМ о том, в  какую  ячейку  заложен  товар,  код,

место хранения, код  товара, количество. 

      При отпуске товаров должны быть  использованы  отборочные  листы,  где

материально ответственное  лицо на основании  товарно-транспортной  накладной

отмечает и в  какой ячейке был  выбран  товар.  Таким  образом,  можно  иметь

сведения  о  ценностях,  находящихся  на  участках.  Используя  их  на  день

инвентаризации  выдаётся опись ценностей на месте  хранения. Члены комиссии  в

этой же описи  просчитывают ценности,  записывают  их  в  графу  «фактическое

наличие» и ежедневно  по мере просчёта  листов  подписывают  и  сдают  их  на

обработку, по графе  «примечания» отмечают фиктивные ценности. 

      После сдачи последнего  отборочного   листа  на  вычислительном  центре

выдаётся  сличительная  ведомость.  Этот  метод  способствует  высвобождению

работников,  исключает  ошибки,  пропущенные   позиции,   экономит   бумагу.

Позволяет производить  автоматический взаимный зачёт по пересортице. 

      Также передовым методом  является  АРМ  «Баланс»  –  предназначен  для

введения системы  бухгалтерских счетов (включая интересующий  нас счёт  841)

предприятия,  обработки  бухгалтерских  проводок,   на   основе   реализации

основного алгоритма  бухгалтерского учёта – принципа двойной записи. 

      Функции АРМ «Баланса» заключаются  в следующем: 

. введение системы  синтетических счетов (в нашем случае без счётов, которые

   имеют отношение  к счёту 841), а также субсчетов  и аналитических счетов; 

. обработка проводок; 

. разноска сумм  проводок в соответствии с  заданной  пользователем  системой

   синтетических  и аналитических счетов; 

. выпуск машинограмм,  аналогичных  по  содержанию  главной  книге,  сводной

   оборотной  ведомости, балансу (см. Приложение 9-11); 

. выпуск машинограмм  по отдельным  синтетическим   и  аналитическим  счетам,

   аналогичных   по  содержанию  главной книге,  оборотной ведомости   (см.

   Приложение 12-14); 

      как мы убедились из рассмотренного  пункта значение  использования   ЭВМ

при проведении инвентаризации и  выведении  её  результатов,  очень  велико.

Согласно рассмотренному материалу можно сделать следующий вывод. 

      Основными задачами машинной  обработки на данном участке  учёта являются

: получение выходных  документов в кратчайшие сроки,  сокращение  трудоёмкости

инвентаризационных  работ. Большой эффект  при  обработке  инвентаризационных

документов   даёт   применение   ЭВМ.   С   их    помощью    составляют    и

инвентаризационную  ведомость.  На  таких  машинах  можно  составлять  также

сличительную ведомость. Применения ЭВМ создаёт условия  для повышения  уровня

автоматизации рассмотренного участка учётных работ. С  внедрением  устройств

регистрации  автоматически  считываемых  кодов  возникает  совершенно  новые

возможности,  связанные  с  резким  сокращением  сроков   инвентаризации   и

повышением достоверности  результатов обработки. 

      В  универсальном  торговом  комплексе  №  5  в  связи   с   отсутствием

автоматизации  инвентаризационной  работы  и  учёта  её  результатов,  очень

большой объём  счётной  информации,  технической  работы.  На  их  проведение

тратится  много  времени  и  трудовых  ресурсов.  Универсальному   торговому

комплексу  №  5  можно  только  пожелать  успехов  в  изыскании  средств  на

автоматизацию инвентаризации. 
 
 

Глава 3. Анализ инвентаризационной работы и пути её совершенствования. 
 

3.1. Контроль и  анализ достоверности и качества  инвентаризационных

материалов. 

      Значительное повышение эффективности  инвентаризационной  работы  может

быть достигнуто за счёт совершенствования методики проверки достоверности  и

качества материалов инвентаризации. 

      Высокое качество  проведения  инвентаризации  обеспечивается  за  счёт

соблюдения  сроков  и  внезапности  проведения;  квалификационного   подбора

состава членов комиссии; точного пересчёта фактического  наличия  ценностей;

правильного   оформление   инвентаризационных   описей;   своевременной    и

правильной подготовки данных бухгалтерского учёта и выведения  результатов. 

      Анализ недостач, выявленных в  последние годы, свидетельствует   о  том,

что 46-60 % их  возникает по  причине некачественного и несвоевременного

проведения инвентаризаций. 

      Низкое качество инвентаризационной  работы вызывается: 

. несоблюдением  принципа внезапности; 

.   нарушением   количественного   и    качественного    подбора    состава

   инвентаризационных  комиссий; 

. неправильным  составлением инвентаризационных  описей; 

. нарушением сроков  выявления результатов инвентаризаций. 

      Например, выявленные недостатки  в универсальном торговом  комплексе   №

5, были вызваны  нарушениями  в  инвентаризационной  работе,  приведённые  в

таблице 3.1. 

      Приведённые  данные  показывают  тенденцию  роста  негативных  явлений

инвентаризационной  работы.  Значительное  количество   отклонений   вызвано

нарушениями сроков инвентаризаций, приписками товаров  в  инвентаризационных

описях  и  несоблюдением  внезапности   проведения   инвентаризации.   Плохо

осуществлялся контроль за качеством инвентаризаций, что  вызвало  рост  суммы

недостач товарно-материальных ценностей на 151,2 %. 
 

                                                                 Таблица 3.1 

      Причины    низкого    качества    инвентаризаций,     способствовавшие

возникновению недостач в УТК № 5 за 1997 г. 
 
 

|причины                  |прошлый   |отчётный  |отчётный  |отклонение|

|                         |год       |год       |год в % к |от        |

|                         |          |          |прошлому  |прошлого  |

|                         |          |          |году      |года      |

|                         |кол-|сумм|кол-|сумм|В   |В   |В   |В   |

|                         |во  |а,  |во  |а,  |кол-|сумм|кол-|сумм|

|                         |случ|тыс.|случ|тыс.|ве  |е.  |ве  |е.  |

|                         |аев,|р.  |аев,|р.  |случ|    |случ|    |

|                         |ед. |    |ед. |    |аев,|    |аев,|    |

|1                        |2   |3   |4   |5   |6   |7   |8   |9   |

|Недоброкачественные      |18  |780 |26  |1086|144 |172,|+8  |+256|

|инвентаризации           |    |    |    |    |   |3   |    |    |

|из них:                  |    |    |    |    |    |    |    |    |

|нарушение сроков         |8   |416 |10  |440 |125 |105,|+2  |+24 |

|инвентаризаций           |    |    |    |    |    |7   |    |    |

|нарушение состава        |3   |124 |4   |213 |133 |171,|+1  |+89 |

|комиссий                 |    |    |    |    |    |7   |    |    |

|несоблюдение  внезапности |3   |102 |5   |124 |166,|118 |+2  |+22 |

|                         |    |    |    |    |7   |    |    |    |

|приписки товаров, не     |4   |138 |7   |259 |175 |187,|+3  |+121|

|имевшихся в  наличии      |    |    |    |    |    |6   |    |    |

|из них в  течение:        |    |    |    |    |    |    |    |    |

|до 1 года                |–   |–   |2   |67  |–   |–   |–   |–   |

|от 1 до 2 лет            |1   |56  |1   |68  |–   |121,|–   |+12 |

|                         |    |    |    |    |    |4   |    |    |

|в том числе  не проведение|3   |82  |4   |124 |133 |151,|+1  |+42 |

|контрольных проверок     |    |    |    |    |    |2   |    |    |

|качества инвентаризаций  |    |    |    |    |    |    |    |    | 
 

      В связи с этим возникает  необходимость решения следующих  проблем: 

. определение  рационального количества проведённых  инвентаризаций; 

. сокращение  сроков  проведения  и  улучшения  их  качества  в  результате

   совершенствования  методов. 
 
 

      Наибольший эффект  будут  иметь   инвентаризации  в  том  случае,  если

контрольно-инвентаризационные службы будут вести систематические  наблюдения

за деятельностью  предприятий. 

      Тогда инвентаризационные бригады  уже на этапе  составления   заданий  и

рабочих  планов  и  инвентаризаций  могли  бы  решать,  в   каких   торговых

предприятиях необходимо провести внезапные сплошные инвентаризации  товарно-

материальных ценностей,  что  придало  бы  плановым  инвентаризациям  больше

целесообразности  и повысило их эффективность, так  как  при  выборе  объектов

для  проведения   инвентаризации   ревизоры   могли   бы   руководствоваться

объективными выводами анализа данных отчётности. 

      На качество, оперативность и  экономичность  проведения  инвентаризации