Классификация и учет материально-производственных запасов

Затем проводится оценка поступления  товарно-материальных ценностей имевшихся  в отчетном периоде, на которые счета-фактуры  пока не поступили. Аудитор должен убедиться, что они правильно отражены на счетах по ценам последнего поступления  от данного поставщика.

Очень важно, чтобы аудитор в  целях последующего контроля сразу  же по окончании инвентаризации снял копию инвентаризационной ведомости, поскольку на практике встречались  случаи, когда в инвентаризационные ведомости вносились существенные изменения.

В инвентаризационные ведомости, составляемые по результатам инвентаризации, включают данные о выявленных излишках и недостачах. Аудитор проверяет правильность данных, включенных в инвентаризационную ведомость, то есть проводит сверку фактического наличия, основываясь на своих записях  результатов инвентаризации и учетных  данных. При этом аудитор обращает внимание на возможные признаки, свидетельствующие  о сокрытии недостач, а именно: неоговоренные  исправления цен, количества и сумм отдельных товаров (материалов) в  ведомостях, подчистки записей; добавление и дописки цен в инвентаризационные ведомости; исправленный подсчет единиц товара по страницам описи; проверки отдельных товаров в конце  описи и другие.

Если по результатам проведенной  инвентаризации выявлены расхождения  фактического и учетного количества, то необходимо выяснить:

а) насколько часто встречаются  расхождения и какова их значимость;

б) влияние этих расхождений на план выборочной аудиторской проверки. Если общая сумма превышает допустимую ошибку, то аудитор должен принять  решение о том, как следует  оценить сальдо отчетов товарно-материальных ценностей. Вероятнее всего аудитор  увеличит объем выборки, однако, если очевидно, что уровень ошибок слишком  высок, то простейшим способом разрешения проблемы будет требование аудитора к клиенту сплошной инвентаризации запасов в ближайшие сроки  и о совершенствовании системы  внутреннего контроля.

Если по результатам проведенной  инвентаризации выявлены расхождения  фактического наличия и учетных  данных, должен быть выпущен приказ руководителя предприятия и в  соответствии с его предписаниями  расхождение должно быть исправлено. Учетные данные следует заменить фактическими или же, если материально-ответственное  лицо не согласно в недостаче, его  доводы должны быть проанализированы и проведена повторная инвентаризация. Кроме того, проверяется своевременность  и эффективность взыскания с  ответственных лиц задолженности  по недостачам ценностей, выявленные за прошлые периоды.

Практика показывает, что учет выявленных излишков и недостач ведет к отклонениям  от предписанных норм бухгалтерского учета, например, часто недостачи  засчитываются излишками в отношении  разных товаров, излишки и недостача  неверно отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, должны быть оприходованы по дебету счетов товарно-материальных ценностей и  по кредиту счета 80 «Прибыли и убытки». Выявленные недостачи должны быть отнесены на счет расчетов с виновными лицами (субсчет 73-3 «Расчеты по возмещению материального  ущерба»). Недостача товаров может  быть отнесена на издержки, если виновники  не установлены или во взыскании  с виновных лиц отказано судом.

При проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей аудитор может столкнуться  с некоторыми трудностями.

Трудности идентификации. Отдельные  виды запасов сложно определить а, следовательно, и оценить из-за сложностей, связанных  с особенностями технологического процесса. В этом случае следует  использовать такие методы идентификации  запасов, применение которых могло  бы гарантировать получение надежных аудиторских доказательств. Иногда в этом случае требуется консультация специалистов.

Кроме того, в организациях может  быть большое количество (до нескольких тысяч) наименований или менее однородных запасов, которые могут иметь  довольно сложную систему идентификации. Такое разнообразие усложняет проверку.

Трудности в определении количества обусловлены:

а) применением выборочного исследования - в рамках одной проверки обычно невозможно проверить все запасы одним методом, однако в случае полного  несоответствия учетных записей  о запасах фактическому наличию, практически нет другого выхода, как попытаться проверить все  товарно-материальные ценности, отказавшись  от выборочного исследования;

б) трудностью посетить одновременно все места хранения запасов;

в) спецификой контрольных процедур - необходимо убедиться, что не было повторного счета, случайного или намеренного  недоучета ценностей;

г) природой инвентаризуемых ценностей (например, инвентаризация щепы, запасов  бревен на целлюлозно-бумажных комбинатах, незавершенного производства в химической промышленности и т.д.).

Таким образом, аудитор, проверив соответствие применяемых методов оценки нормам учета, сможет сформировать мнение относительно того, насколько верно и субъективно  они отражены в финансовой отчетности.

При проверке полноты оприходования и правильности списания товарно-материальных ценностей аудитору следует знать, что для контроля операций приобретения материальных ценностей и расчетов с поставщиками используется журнал-ордер № 6, а при использовании электронно-вычислительных машин - машинограммы кредитовых и дебетовых оборотов по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Записи в журнале-ордере № 6 ведутся позиционным способом - по каждому документу (счете-фактуре). Если при приемке материальных ценностей установлена недостача грузов в пути сверх норм естественной убыли или предъявлена претензия поставщику по сортности, комплектности и т.п., то на сумму недостачи (претензии) по дебету счета 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Выявленные при приемке излишки материалов приходуются обычной записью:

- дебет счета 10 «Материалы»;

- кредит счета 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками».

И показываются в журнале-ордере № 6 отдельными строками как неотфактурованные поставки. При проверке полноты оприходования товарно-материальных ценностей анализируются расчетные документы, поступающие от поставщиков: платежные требования, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями. Прибывшие на предприятия товарно-материальные ценности должны своевременно приходоваться на склад или, если они сразу не переданы в производство, оформляться как поступившие на склад и отпущенные затем в производство, о чем в документах делаются специальные отметки. В этом случае работник склада подтверждает наличие и передачу товарно-материальных ценностей в производство. Как свидетельствует ревизионная практика иногда порядок передачи ценностей в производство, минуя склад, нарушается, что приводит к злоупотреблениям.

Товарно-материальные ценности должны приходоваться в соответствующих  единицах измерения. Приемка и оприходование товарно-материальных ценностей от поставщиков может оформляться приходными ордерами, выписываемыми на основании расчетных и других сопроводительных документов поставщиков, но на фактически принятое количество ценностей.

Особенно тщательно аудитор  должен анализировать документы  на списание материалов в производство и их нормирование. Наибольшее распространение  в качестве расходных документов получили лимитно-заборные (лимитные) карты.

Существенную роль играет контроль за достоверным отражением в бухгалтерском  учете и балансе стоимости  материалов, то есть оплаченных, но еще  не прибывших к концу отчетного  периода грузов. Этому вопросу  необходимо уделить достаточно внимания, так как иногда допускаются случаи неправомерного отражения некоторыми организациями по статье «Материальные  ценности в пути» выявленных при  приемке материалов недостач, различных  претензионных сумм по расчетам с  поставщиками, дебиторской задолженности  за оплаченные и длительное время  неоприходованные (а под час и похищенные) ценности. Поэтому объектами аудиторского контроля должны стать учетные записи в журнале-ордере № 6 или в заменяющей его машинограмме в части расчетов за оплаченные материальные ценности, находящиеся в пути. В своей работе аудитор может столкнуться с проверкой фактов выпуска и реализации неучтенной продукции. Неучтенная продукция - фактически выпущенная и реализованная продукция, которая по бухгалтерским документам не значится выпущенной и реализованной. Для изготовления неучтенной продукции создаются излишки сырья. Это делается разными способами, например:

- за счет занижения показателей  сдатчиков продукции;

- излишне списывается сырье  сверх норм естественной убыли  или заменяется сырье более  ценное на менее ценное и  др.

Подобные нарушения не только приводят к крупным хищениям денег и  материальных ценностей, но и ухудшают качество выпускаемой продукции. На государственных предприятиях такие  злоупотребления встречались довольно часто. Однако в настоящее время  на акционерных и частных предприятиях продолжают выпускать неучтенную продукцию, поскольку с сумм, полученных от ее реализации не нужно платить налог  государству и дивиденды акционерам. Аудитор может столкнуться с  такого рода злоупотреблениями при  проведении проверки по поручению органа дознания, прокурора, следователя и  суда по находящимся в их производстве делам и материалам о нарушении  законодательства или по просьбе  годового собрания акционеров. Следует  подчеркнуть, что это наиболее сложная  в аудиторской практике работа.

На аудиторской фирме, как правило, работают специалисты в области  учета и контроля. Между тем, для  подтверждения выводов бухгалтерской  ревизии, возникает необходимость  в организации экспертиз и  привлечения различного рода специалистов. Поэтому аудиторские фирмы могут  привлекать для своей работы экспертов-специалистов, особенно при проведении аудиторских  проверок по поручению следственных и судебных органов.

Совершенствование учета и контроля наличия и движения производственных запасов предприятия на мой взгляд следует производить по следующим  направлениям.

Во-первых, упрощать оформление операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей.

Во-вторых, исходя из требований рыночной экономики, совершенствовать методологию  бухгалтерского учета материальных ресурсов. До настоящего времени нет  единого мнения о классификации  производственных запасов, их оценке в  текущем учете, составе отклонений в стоимости материалов и т.д. До настоящего времени среди экономистов  отсутствует единое мнение по организации  учета тары. Нет единого подхода  в начислении износа малоценных и  быстроизнашивающихся предметов.

В-третьих, следить за тщательным и  своевременным проведением инвентаризаций, контрольных и выборочных проверок, которые имеют важное значение в  сохранности материалов.

Решение этих и других проблем позволит наладить более действенный и  менее трудоемкий учет и аудит  за наличием, движение и использованием материальных ресурсов, а также достичь  их экономии.

4. Пожарная безопасность и организация  пожарной охраны

Организацию пожарной охраны и руководство  ею в стране осуществляет Государственная  служба пожарной охраны (ГСПО) Министерства внутренних дел РФ, В субъектах  Российской Федерации -- соответствующие  службы пожарной охраны республик, краев, областей.

Наиболее крупные города, административные центры и особо опасные в пожарном отношении объекты охраняются военизированными пожарными частями (ВПЧ), а менее  крупные города, поселки городского типа и другие объекты -- профессиональными  пожарными частями (ППЧ) Министерства внутренних дел.

Государственная пожарная инспекция  ГСПО МВД РФ через свои органы на местах (районные пожарные инспекции) осуществляют надзор за выполнением  противопожарных мероприятий в  соответствии с правилами и нормами  всеми федеральными, республиканскими и местными предприятиями, организациями  и отдельными гражданами.

4.1 Организация пожарной охраны  на предприятиях торговли

Основные требования пожарной безопасности для действующих предприятий  торговли и общественного питания, баз и складов государственной, потребительской кооперации, рабочего снабжения и других объектов установлены  «Правилами пожарной безопасности ППБ-01-93».

В соответствии с действующим законодательством  ответственность за обеспечение  пожарной безопасности на указанных  предприятиях несут руководители, работодатели этих объектов.

Ответственность за пожарную безопасность отделов, секций, цехов, мастерских, торговых ларьков, палаток, павильонов, буфетов, закусочных, кафетериев, отдельных  складов, кладовых и других помещений  несут их заведующие или другие должностные  лица, специально назначенные приказом руководителя, работодателя предприятия. Таблички с указанием лиц, ответственных  за пожарную безопасность, вывешиваются на видных местах. Эти лица обязаны  обеспечить выполнение действующих  правил на вверенных им объектах.

На основании правил пожарной безопасности для отдельных помещений баз, складов, предприятий торговли и  общественного питания, руководители соответствующих подразделений  разрабатывают конкретные инструкции о мерах пожарной безопасности с  учетом физико-химических и пожароопасных  свойств хранимых товаров и технологического оборудования. В инструкциях должны быть отражены: порядок содержания территории, помещений и путей  эвакуации; условия и нормы хранения товаров, места курения, применения открытого огня и производства огневых  работ; специальные противопожарные  мероприятия, порядок применения средств  пожаротушения и вызова пожарной помощи; обязанности и действия, рабочих и служащих при пожаре и др.

Руководитель предприятия, работодатель, а также заведующие структурными подразделениями и другие должностные  лица, а также работники, виновные в нарушении правил, в зависимости  от характера нарушений и их последствий, несут ответственность в установленном  прядке.