Контроль и ревизия

После проведения подготовительной организационной  работы на предприятии ревизор приступает к непосредственной ревизии, в ходе которой используются способы и приемы документального и фактического контроля.

Для систематизации материалов ревизии ревизор должен регистрировать вскрытые факты нарушений, злоупотреблений и другие недостатки в работе предприятия в своих рабочих документах. Регистрация установленных фактов в документах должна производиться по отдельным разделам ревизии в соответствии со структурой (содержанием) основного акта документальной ревизии.

Изъятия ревизорами необходимых подлинных документов, когда сохранность их в ревизуемом предприятии не гарантируется, а также в случаях выявления фиктивных документов, совершения подделок и подлогов производится на основании письменного распоряжения судебно-следственных и других органов, имеющих на это право. Взамен изъятых документов в делах ревизуемого предприятия представляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями ревизующего и главного бухгалтера или другого ответственного лица ревизуемого предприятия.

На последующих этапах ревизионного процесса оформляются материалы  ревизии, реализуются материалы  ревизии и организуется контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизии.

Результаты ревизии оформляются  актом, который подписывается руководителями ревизионной группы (контролером-ревизором), а при необходимости и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации.

Акт ревизии считается документом, обобщающим результаты ее проведения и имеющим юридическую силу, т.е. принимаемые в качестве источников доказательства. Такие свойства акта ревизии обусловливают необходимость соблюдать общий порядок его оформления.

Акт ревизии должен быть также лаконичным документом, написанным просто, ясно, деловым языком.

Акт составляется, как правило, в трех экземплярах. Один экземпляр оформленного акта ревизии вручается руководителю ревизуемой организации или лицу, им уполномоченному, под роспись в получении с указанием даты получения. Другой - направляется руководителю организации, назначившей ревизию, а третий - остается в делах контрольно-ревизионного отдела. Все приложения к основному акту ревизии нумеруются: в конце акта необходимо перечислить все приложения к нему. Акт ревизии состоит из вводной (общей) и описательной (основной) частей.

В вводной части акта указываются объект и объем ревизии, время ее проведения, проверяемый период, состав ревизионной комиссии, руководители ревизионной организации, информация о проверяемой организации (организационно-правовая форма, реквизиты. вид деятельности и т.д. ). Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.

В акт ревизии должны включаться всесторонне проверенные  и документально обоснованные факты  нарушений, злоупотреблений, бесхозяйственности, порчи и недостач, излишнего списания материальных ценностей и т.д. Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми.

В акте ревизии не должна даваться правовая и морально-этическая  оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации квалифицировать их поступки, намерения и цели (в частности «расхитил денежные средства», «присвоил государственное имущество»).

 

9. Права и обязанности ревизора.

В рыночных условиях хозяйствования, в период широкого использования автоматизированных систем управления и компьютеризации и при наличии разных форм собственности значительно повышается роль контроля, усиливаются функции и задачи государственной контрольно-ревизионной службы.

Качество и эффективность ревизионной работы зависят от правильности подбора и квалификации ревизоров.

Основной служебной обязанностью ревизора является качественное и своевременное проведение ревизий и проверок. При выполнении служебных обязанностей он обязан:

- знать действующее законодательство, постановления правительства, приказы  и распоряжения вышестоящих органов,  инструктивные и другие нормативно-правовые  материалы, относящиеся к деятельности  ревизуемого предприятия, и строго  ими руководствоваться в практической работе;

- владеть всем комплексом  способов и приемов контрольно-ревизионной работы и умело их использовать в процессе практической деятельности;

- объективно освещать  выявленные ревизией факты нарушений и злоупотреблений с указанием виновных лиц, размера причиненного материального ущерба и причин вскрытых нарушений и злоупотреблений;

- оказывать помощь работникам ревизуемой организации в устранении вскрытых недостатков и допущенных нарушений, объяснять действующие положения, если ошибки и недостатки в работе были допущены в результате их незнания;

- участвовать в выработке  мер по устранению выявленных  в процессе ревизии недостатков  и нарушений в работе ревизуемой  организации;

-доложить коллективу  ревизуемой организации результаты ревизии;

- проверить выполнение решений по результатам предыдущей ревизии и отразить в акте полноту и своевременность его выполнения

Для успешного выполнения своих  обязанностей ревизору предоставлены  следующие права:

- требовать предъявления всех необходимых по ходу ревизии материалов, характеризующих деятельность ревизуемой организации и отдельных должностных лиц;

- требовать от руководителя  ревизуемой организации проведения контрольных обмеров выполненных объемов работ, проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов; проводить контрольные проверки правильности их проведения;

- рассматривать и опечатывать  при необходимости кассы, склады, кладовые, архивы и другие помещения; 

- запрашивать от других организаций (предприятий, учреждений) справки и копии документов по операциям с ревизуемой организацией;

- изымать в установленном порядке  подлинные документы, содержащие  подлог, и сохранность которых  не гарантируется;

- получать от должностных лиц  письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе ревизий;

- передавать по согласованию  с лицом, назначившим ревизию, материалы в правоохранительные органы, принимать меры к возмещению ущерба и привлечению к административной и дисциплинарной ответственности виновных лиц

Ревизор несет ответственность  в установленном порядке за несвоевременность, неполноту и ненадлежащее качество проводимой ревизии, необъективность освещения результатов ревизии, полное или частичное сокрытие обнаруженных нарушений и злоупотреблений или их занижение, неправильность и необоснованность выводов по результатам ревизии и неполное установление материального ущерба, использование служебного положения в корыстных целях.

 

10. Методы документального контроля

Системность в ревизии достигается комбинированным использованием различных способов и приемов логического и математического, документального и фактического контроля.

Существуют две группы методов  документального контроля.

Методы формально-правовой проверки документов предполагают:

- проверку соблюдения правил  составления, полноты и

подлинности оформления документов;

- сопоставление учетных и отчетных  показателей с показателями бизнес-планов  и установленными нормативами; 

- проверку соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, т.е. проверка соответствия отраженных в документах операций установленным правилам;

- проверку арифметических расчетов - перерасчет, т.е. арифметический  контроль.

Методы проверки реальности (достоверности) отраженных в документах обстоятельств и процессов подразумевают:

- сопоставление данных документов, отражающих операции с данными документами, которые являлись основанием для этих операций;

- получение письменного подтверждения от третьих лиц о реальности остатков на счетах денежных средств, счетах расчетов и других;

- проверку записей в регистрах бухгалтерского учета и отчетности, правильности корреспонденции счетов;

- аналитические процедуры (самостоятельно  осуществляемые ревизором расчеты, часто значительные по объему);

- прослеживание, то есть проверяющий исследует некоторые первичные документы, проверяет отражение их данных в регистрах аналитического и синтетического учета, находит заключительную корреспонденцию и убеждается в правильности (неправильности) отражения в учете соответствующей операции;

- специальные методы (встречная проверка, взаимная проверка, контрольное сличение, восстановление натурально-стоимостного учета, логическое исследование хозяйственных операций);

- подготовку альтернативных балансов, как промежуточных - сырья, материалов, выхода продукции, так и заключительного.

Методические приемы документального контроля также  подразделяются на:

Приемы проверки отдельного документа:

Формальная проверка, т.е. визуальная проверка документов: проверка правильности заполнения реквизитов, отсутствия неоговоренных исправлений, наличия и подлинности тех реквизитов, которые предусмотрены для данного типа документов.

Арифметическая проверка предполагает пересчет итоговых результатов, взаимоувязки начислений и удержаний и т.д.

Нормативно-правовая проверка подразумевает проверку соблюдения различных нормативов, инструкций, положений.

Приемы проверки нескольких документов по однотипным или взаимосвязанным хозяйственным операциям (встречная проверка, взаимная сверка).

Встречная проверка представляет собой сопоставление двух различных вариантов одного и того же документа, а также учетных регистров, которые находятся в двух различных организациях либо в двух различных подразделениях одного и того же предприятия (позволяет выявить: излишнее списание товарно-материальных ценностей, денежных средств, присвоение выручки от реализации продукции, работ и услуг).

Взаимная сверка - сопоставление различных по своему наименованию и характеру документов, в которых отражаются различные аспекты одной и той же или нескольких взаимосвязанных операций (позволяет выявить: создание неучтенных излишков готовой продукции, сырья, материалов, необоснованного начисления и выплаты заработной платы и других).

Приемы проверки системных  бухгалтерских записей (контрольное сличение, восстановление количественно-суммового учета, хронологическая проверка товарно-материальных ценностей и денежных средств, сканирование, подготовка альтернативного баланса).

Контрольное сличение - проверка главным образом количественной информации о движении однородных ценностей за межинвентаризационный период. Особенности контрольного сличения позволяют выявить злоупотребления персонала, которые связаны: с созданием неучтенных излишков отдельных видов ТМЦ; с сокрытием части выручки, полученной от населения за реализацию и др.

Хронологическая проверка движения товарно-материальных ценностей и денежных средств заключается в том, что их остатки определяют не только на дату той или иной инвентаризации, но при необходимости - на каждую дату (на конец каждого дня) любого межинвентаризационного периода.

Сканирование, т.е. просмотр первичных документов и отчетов, составленных на их основе материально, ответственными лицами за ряд смежных периодов.

Прослеживание - прием, при котором анализируется первичный документ, устанавливается его реальность, правильность обработки, переноса в учетный регистр и обоснованность бухгалтерской записи.

Подготовка альтернативного  баланса - позволяет выявить отклонения от нормативного расхода сырья, материалов, выхода продукции и тем самым убедиться в достоверности исчисленного финансового результата.

 

 

11. Оценка доброкачественности  документов в ходе ревизии

Документ - это письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ — основа информационной системы предприятия.

Документы имеют важное значение для  анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных (холостых) расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производство.

В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях организации.

Экономическое значение документов заключается также в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в организации и в ее отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и др. по отдельным видам производства продукции.