Контроль и ревизия

Первичные документы проверяют  по форме (полнота и правильность оформления и заполнения реквизитов), по смыслу (законность операции, логическая увязка с отдельными показателями) и с арифметической точки зрения (правильность цен, наценок, сделанных вычислений, таксировка, подсчетов). По качественным признакам документы бывают:  Доброкачественные - это те документы, которые соответствуют следующим перечисленным критериям:

формальный критерий - любой доброкачественный документ должен быть составлен по определенной форме и содержать все необходимые реквизиты. В РФ широко используются типовые межведомственные формы различных первичных документов;

критерий законности - то есть хозяйственные операции, отраженные в документе, должны быть законны по своему содержанию и быть санкционированными в установленном порядке ответственными должностными лицами. Контроль за соответствием осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ должен обеспечивать главный бухгалтер;

критерий действительности - документ должен отражать содержание именно той хозяйственной операции, для которой он был создан, причем отражать это содержание в неискаженном виде относительно объемов, даты, участвующих в хозяйственной операции сторон и лиц и т.д.;

критерий реальности совершенных операций.

Недоброкачественные - те документы, которые не отвечают хотя бы одному из перечисленных критериев, а также отражают осуществленную операцию в искаженном виде и содержат фальшивые факты: например, наряды, где указаны завышенные объем выполненных строительно-монтажных работ и единичные расценки, тарифы, разряды и т.п. При этом документ, которого фактически нет, но он выдается за существующий, считается фиктивным (от лат. - выдумка).

 Различают:

документы, недоброкачественные  по форме, - отражают реальные хозяйственные операции в неискаженном виде и объеме, но могут быть неправильно оформленными или недооформленными;

- документы, недоброкачественные  по существу, т.е. содержащие такую информацию, которая, в конечном счете, оказывает существенное воздействие на достоверность финансовых результатов.

При поиске подложных (недоброкачественных) документов необходимо учитывать следующие  обстоятельства:

- при попытке сокрытия в учете  следов преступления интеллектуальный подлог совершается более простым способом, т.е. путем «подгонки» и информационной увязки данных в документах, «наглядно» связанных между собой и, как правило, в пределах непосредственной доступности исполнителя;

- ряд взаимосвязанных документов по времени составляется раньше сомнительного, следовательно, для «увязки» их исправляют задним числом. Это может вызвать потребность в проведении криминалистической экспертизы по техническому исследованию документов;

- часть документов защищена  системой нумерации в прошнурованных журналах, которая затрудняет приведение всей системы документальных данных в состояние взаимоувязки. В связи с этим возможны технические подделки, т.е. материальный подлог, также требующий проведения криминалистической экспертизы;

- так называемые первичные документы  в общей информационной цепи не являются истинно первичными, т.е. изначальными (у первичного документа - расходного кассового ордера на выплату перерасхода подотчетной суммы - обязательно должен быть источник информации: запись в сводном учетном регистре, авансовый отчет, приказ на командировку).

 

12. Методы фактического контроля

Методы фактического контроля включают:

Инвентаризацию - способ фактической проверки наличия товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также контроля за их сохранением. Большинство случаев недостатков, краж, растрат обнаруживается с помощью инвентаризации. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

б) недостача имущества и его  порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства, сверх норм - на счет виновных лиц, а если виновные не установлены - на финансовые результаты организации.

Осмотр. Этот методический прием довольно часто применяется материально ответственными лицами, например, при принятии товарно-материальных ценностей, при осмотре места хранения ТМЦ, незавершенного строительства. Результаты осмотра сопоставляются с нормативными требованиями, содержанием хозяйственных договоров, бухгалтерских документов и записей с последующей корректировкой.

Обследование - непосредственное изучение компетентными работниками определенных объектов хозяйственной системы (состояние складского хозяйства, наличие охраны, сигнализации, исправность весоизмерительных приборов). Для обследования чаще привлекаются работники правоохранительных или финансовых органов, а также специалисты.

Контрольный запуск сырья  в производство или контрольный раскрой материалов осуществляется с целью проверки сырья и материалов в производстве, выхода готовой продукции, отходов производства, производительности оснащения, а также установления реальности разработки и применения норм расходования сырья и материалов, топлива и т.п. Этот способ контроля фактического расходования является эффективным средством выявления случаев необоснованного списания сырья и материалов на производство продукции как по завышенным нормам, так и свыше установленных норм. Результаты контрольного запуска оформляются актом, которые подписывают ревизор, технолог и работники организации.

Лабораторный анализ качества сырья, материалов и готовой продукции - его целью является уточнение существенных характеристик сырья, материалов и готовой продукции и получение на этой основе качественно новой информации.

Проверку объемов выполненных  работ. Фактический объем выполненных работ на отдельных участках сопоставляется с объемом работ, оформленных документами, на основании которых осуществлены начисления заработной платы и списания материалов, а также с объемом работ, предусмотренных проектно-сметной, нормативной и технологической документацией. Кроме того, с помощью контрольного обмера можно установить факты завышения выполненных работ. При выявлении завышенной стоимости выполненных работ не допускается зачет стоимости выполненных, но не включенных в акты приемки работ. По результатам контрольного обмера ревизор составляет акт и сведение перерасчета стоимости работ. Эти документы подписывают ревизоры, представители заказчика и подрядчика.

Получение устных и письменных объяснений, справок и ответов  на заранее разработанные анкеты. Письменные объяснения материально ответственных и должностных лиц нужны для выявления причин допущенных нарушений и виновных лиц. Объяснения оказывают содействие вспомогательному выяснению обстоятельств и условий нарушений и недостатков, реальности хозяйственных операций и достоверности фактов злоупотреблений.

Контрольную покупку  - специальный, по особой программе организованный методический прием фактического контроля, потенциально позволяющий определить правильность и законность отпуска товаров покупателям и расчетов с ними в условиях непосредственного совершения указанных хозяйственных операций. Контрольная покупка призвана способствовать выявлению и документальной фиксации фактов обмана покупателей, нарушения лицензионных правил торговли и других.

 

13. Порядок изъятия документов

Документы, подлинность или правильность составления которых вызывает сомнения либо требует дополнительной проверки, подлежат изъятию.

Изъятия ревизорами необходимых подлинных  документов, когда сохранность их в ревизуемом предприятии не гарантируется, а также в случаях выявления фиктивных документов, совершения подделок и подлогов производится на основании письменного распоряжения судебно-следственных и других органов, имеющих на это право. Взамен изъятых документов в делах ревизуемого предприятия представляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями ревизующего и главного бухгалтера или другого ответственного лица ревизуемого предприятия.

Изъятые документы прилагаются  только к первому экземпляру акта ревизии, направляемому судебно-следственным органам. Передача ревизионных материалов осуществляется органом, назначившим данную ревизию, путем направления письма с указанием в нем перечня документов.

В ходе проведения процедуры изъятия документов в обязательном порядке должно быть обеспечено присутствие материально ответственных лиц, деятельность которых подвергается проверке. При наличии у них возражений или замечаний по существу проверяемых вопросов контролеры должны провести повторную проверку, ознакомив эти лица с ее результатами.

 

14. Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность товарно-материальных ценностей.

Во  время  ревизии  сохранности  материальных  ценностей ревизор  проверяет правильность учета и  соблюдения условий  их  хранения. 

Сохранность материалов  обеспечивается,  прежде  всего, правильным  их  хранением  на  складах (кладовых).  Ревизор проверяет,  как оборудованы складские помещения,  имеются ли в них стеллажи и навесы, ограждения, сигнализация и другие  средства,  обеспечивающие  сохранность материальных ценностей и предохраняющие их от порчи или снижения качества. 

Должно  быть  проверено  наличие  противопожарных средств и соответствие их инструкциям органов по пожарной охране.

Склады  и  кладовые  должны  быть  обеспечены  исправными  весовыми  и  измерительными  приборами,  мерной  тарой. Периодически их необходимо переосвидетельствовать и подвергать  клеймению. В  ходе ревизии ревизор  должен проверить  исправность  весового  хозяйства,  а  также  установить допускаются  ли  в  ревизуемой  организации  факты  приемки материалов без взвешивания, подсчета, измерения.

При осмотре  складов и других мест хранения материальных  ценностей  ревизор  проверяет  порядок  их  хранения.

Размещение материалов  в  складском  помещении  производят по соответствующим  секциям (группам материалов), а внутри их – по отдельным видам, типосорторазмерам. Такой порядок дает возможность быстрой приемки, отпуска и проверки фактического наличия материалов.

Также ревизором оценивается работа бухгалтера по учету ТМЦ в связи  с контролем за работой кладовщиков  и своевременность предоставления отчетности; определяется, проводится ли учеба с материально-ответственными лицами; выявляются случаи проведения внеплановой инвентаризации, состав инвентаризационных комиссий и дается оценка о профессиональном соответствии выполняемой работе; проверяется правильность отражения в учете выявленных инвентаризационных разниц.

Выявленные  в  процессе  обследования  складских  посещений нарушения  условий  хранения  материальных  ценностей,  их  порча или неудовлетворительное  качество  следует подтвердить  составлением промежуточного акта за подписью комиссии, принимавшей участие  в  обследовании,  а также  заключениями технической  экспертизы или анализами лабораторий.

 

15. Ревизия поступления товарно-материальных ценностей.

Однократность  использования  материалов  обязывает предприятия постоянно возобновлять процесс их приобретения. Ревизор  выясняет  источники  поступления материалов на предприятии.  К  ним  относятся: 

• внесение  материалов  в  счет вклада  в  уставный (складочный)  капитал: Д 10 К 75
• безвозмездное  поступление  материалов: Д 10 К 98, субсчет «Безвозмездные поступления»
• приобретение  материалов  у  поставщиков за плату: Д 10 К 60, Д 19 К 60
• покупка материалов подотчетными лицами за наличный расчет: Д 10 К 71
• оприходование материалов, изготовленных в  цехах  собственного  производства: Д 10 К 23
• поступление  материалов от  ликвидации  основных  средств: Д 10 К 91-1 
• полученных  в  результате операций по договорам,  предусматривающим  исполнение обязательств  не  денежными  средствами: Д 10 К 60
• оприходование  излишков материалов, выявленных при инвентаризации: Д 10 К 91

При ревизии  поступления материалов ревизор, прежде всего, должен выяснить как

организован бух. учет материалов:

1) если ТМЦ  учитываются в процессе приобретения  и списания по учетной цене, то используются счета 10, 41, 15, 16;

2) если ТМЦ  учитываются по фактической себестоимости,  то применяют только счет 10.

Основным  источником  поступления  материалов  является приобретение их у поставщиков в соответствии с договорами.  В договорах предусматривается номенклатура  поставляемых материалов,  сроки поставки,  количество,  цена,  порядок расчетов,  санкции за  просрочку поставки,  недопоставку продукции,  нарушение графика отгрузки (доставки). При невыполнении условий договора поставщик уплачивает пени, штрафы, неустойки. 

Оперативный контроль за выполнением  договоров ведется в отделе  маркетинга (отделе  снабжения)  предприятия-покупателя в разрезе поставщиков и сроков поставки, что позволяет  контролировать  соблюдение  поставщиками  договорной дисциплины.

Поступившие  от  поставщиков  расчетные  и  другие  сопроводительные  документы:  платежные  требования,  счета-фактуры,  товарно-транспортные  накладные,  квитанции  железнодорожной  накладной  и  др. –  регистрируются  отделом маркетинга (отделом снабжения) в Журнале учета поступающих  грузов. 

Во  время  ревизии  необходимо  ознакомиться  с  географией поставщиков, проследить, как осуществляется контроль за  поступающими  грузами.  Ревизор  должен  проверить,  как ведется Журнал учета поступающих грузов, все ли его реквизиты заполняются.