Контроль за состоянием дебиторской задолженности

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет  на административно-хозяйственные и прочие расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет (11, C.167).

Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками  организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. К счету 73 "Расчеты с  персоналом по прочим операциям" могут быть открыты субсчета:

- 73-1 "Расчеты по предоставленным  займам",

- 73-2 "Расчеты по возмещению  материального ущерба" и др.

На субсчете 73-1 "Расчеты по предоставленным  займам" отражаются расчеты с  работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).

По дебету счета 73 "Расчеты с  персоналом по прочим операциям" отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 "Касса" или 51 "Расчетные счета".

На субсчете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются  расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

В дебет счета 73 "Расчеты с  персоналом по прочим операциям" суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и 98 "Доходы будущих периодов" (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 "Брак в производстве" (за потери от брака продукции) и др.

Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" ведется по каждому работнику организации (11, C.294).

Счет 75 "Расчеты с учредителями" предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с учредителями (участниками) организации (акционерами акционерного общества, участниками полного товарищества, членами кооператива и т.п.): по вкладам в уставный (складочный) капитал организации, по выплате доходов (дивидендов) и др.

К счету 75 "Расчеты с учредителями" могут быть открыты субсчета:  75-1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал";  75-2 "Расчеты по выплате доходов" и др.

При создании акционерного общества по дебету счета 75 "Расчеты с учредителями" в корреспонденции со счетом 80 "Уставный капитал" принимается на учет сумма  задолженности по оплате акций.

Выплата начисленных сумм доходов  отражается по дебету счета 75 "Расчеты  с учредителями" в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. При выплате доходов от участия  в организации продукцией (работами, услугами) этой организации, ценными бумагами и т.п. в бухгалтерском учете производятся записи по дебету счета 75 "Расчеты с учредителями" в корреспонденции со счетами учета продажи соответствующих ценностей. Суммы налога на доходы от участия в организации, подлежащие удержанию у источника выплаты, учитываются по дебету счета 75 "Расчеты с учредителями" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Аналитический учет по счету 75 "Расчеты  с учредителями" ведется по каждому  учредителю (участнику), кроме учета  расчетов с акционерами - собственниками акций на предъявителя в акционерных обществах. Учет расчетов с учредителями (участниками) в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 75 "Расчеты с учредителями" обособленно (24, C.465).

Счет 76 "Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами" предназначен для обобщения информации о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами  по имущественному и личному страхованию, по претензиям; по суммам, удержанным из оплаты труда работников организации в пользу других организаций и отдельных лиц на основании исполнительных документов или постановлений судов, и др. К счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" могут открываться субсчета согласно специфике своей деятельности и условиям хозяйствования, такие как:

- 76-1 «Расчеты по имущественному  и личному страхованию»;

- 76-2 «Расчеты по претензиям»;

- 76-3 «Расчеты по причитающимся  дивидендам и другим доходам»;

- 76-4 «Расчеты по депонированным  суммам» и др.

Аналитический учет по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» ведут по каждому дебитору и кредитору. Сальдо по счету 76 определяют по оборотной  ведомости по аналитическим счетам счета 76. Учет расчетов с разными  дебиторами и кредиторами в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 76 обособленно.

Дебиторская задолженность предприятия  имеет свой состав, который отражает способ образования обязательств. В связи с этим суммы дебиторской задолженности хранятся на разных счетах предприятия, и только годовой баланс содержит обобщенную информацию о задолженности дебиторов перед организацией. Поэтому очень важно представлять, какие статьи входят в состав дебиторской задолженности, чтобы избежать неточностей и ошибок в составлении отчетности. Основные правила по учету дебиторской задолженности содержатся в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденном приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года №34н и вступившем в силу с 1 января 1999 года. Так, требования, выраженные в иностранной валюте. Отражаются в бухгалтерской документации в рублях с пересчетом по официальному курсу Центрального Банка, действующему на дату составления баланса.

       В соответствии  с п. 77 Положения по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации  [26], дебиторская задолженность, по  которой срок исковой давности  истек, другие долги, нереальные  к взысканию, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации.

При этом документами, подтверждающими  обоснованность расходов по списанию дебиторской задолженности, являются:

- акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) [27] за период, в котором возникли обстоятельства, свидетельствующие о безнадежности к взысканию задолженности (ликвидация организации-должника, истечение срока исковой давности и тому подобное);

- приказ о списании безнадежной  к взысканию задолженности.

Кроме того, для признания долга  безнадежным в связи с истечением срока исковой давности необходимы документы, позволяющие точно установить дату возникновения дебиторской задолженности и истечения срока исковой давности. Такими документами могут быть, например, договор, счет на оплату, акт выполненных работ, оказанных услуг.

Порядок отражения в бухгалтерском учете списания дебиторской задолженности зависит от того, создается резерв по сомнительным долгам или нет.

Порядок списания дебиторской задолженности  с истекшим сроком исковой давности, а также другие долги, не реальные для взыскания, урегулирован п. 77 Приказа № 34н [28]. В соответствии с указанной нормой бухгалтерского стандарта дебиторская задолженность с истекшим сроком годности, а также другие долги, нереальные для взыскания, могут списываться организацией за счет созданного резерва.

Одновременно за балансом учитывается сумма списанной задолженности. В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности в данном случае отражается следующими бухгалтерскими записями:

- Дебет  63 «Резервы по сомнительным  долгам» Кредит  62 «Расчеты с  покупателями и заказчиками» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») - списана за счет созданного резерва сумма дебиторской задолженности;

- Дебет  007 «Списанная в убыток  задолженность неплатежеспособных  дебиторов» - учтена за балансом сумма списанной дебиторской задолженности.

Несколько слов следует сказать  в отношении сроков исковой давности. Как следует из ст. 195 ГК РФ [16], под  сроком исковой давности понимается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. По общему правилу, установленному ст. 196 ГК РФ, срок исковой давности составляет три года. Статьей 200 ГК РФ установлено, что течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. Пунктом 2 ст. 200 ГК РФ определено, что по обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения [16].

По обязательствам, срок исполнения которых не определен либо определен  моментом востребования, течение исковой давности начинается с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства, а если должнику предоставляется льготный срок для исполнения такого требования, исчисление исковой давности начинается по окончании указанного срока.

Следует заметить, что срок исковой  давности может быть прерван [16].

Если резерв по сомнительным долгам не создавался, то списанная задолженность, причем в сумме, в которой она  была отражена в бухгалтерском учете (с учетом НДС), относится на финансовые результаты. В соответствии с п.п. 11 и 14.3 ПБУ 10/99 «Расходы организации» [23] списанная дебиторская задолженность включается в состав прочих расходов.

При этом следует иметь в виду, что списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания. При этом она учитывается за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Аналитический учет по счету 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу. Такие действия необходимы для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности в  данном случае отражается следующими записями:

- Дебет  91-2 «Прочие расходы»  Кредит  62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») - списана сумма дебиторской задолженности (с НДС);

- Дебет  007 «Списанная в убыток  задолженность неплатежеспособных  дебиторов» - учтена за балансом сумма списанной дебиторской задолженности.

Если от покупателей в порядке  взыскания поступили причитающиеся  организации суммы, то сумма дебиторской  задолженности списывается с  забалансового учета и отражается в составе прочих доходов организации на основании п. 7 ПБУ 9/99 .

При этом в бухгалтерском учете  организации делаются следующие  записи:

- Дебет  51 «Расчетные счета» (50 «Касса»)  Кредит  91-1 «Прочие доходы» - отражена  сумма списанного долга, возвращенного  должником, в составе прочих  доходов;

- Кредит  007 «Списанная в убыток  задолженность неплатежеспособных  дебиторов» - списана сумма возвращенного  долга с забалансового счета.

Если сумма созданного резерва  меньше суммы безнадежных долгов, подлежащих списанию, разница (убыток) подлежит включению в состав внереализационных расходов, производится запись: Дебет  91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы», Кредит  62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Сумма резерва по сомнительным долгам, не полностью использованная в текущем  отчетном периоде, может быть перенесена на следующий отчетный период. При этом сумма вновь создаваемого по результатам инвентаризации резерва должна быть скорректирована на сумму остатка резерва предыдущего отчетного периода. Если должник погасил задолженность, производятся записи:

Дебет  51 «Расчетные счета» Кредит  62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и др. (отражено полное (частичное) погашение  задолженности);

Дебет  63 «Резервы по сомнительным долгам» Кредит  91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы» (сумма неиспользованного резерва включена в состав прочих доходов).

Если дебиторская задолженность  не списана, но под данную задолженность  был создан резерв по сомнительным долгам, а должник погашает долг, сумму резерва необходимо восстановить.

При этом в бухгалтерском учете организации должна быть сделана запись: Дебет  63 «Резервы по сомнительным долгам» Кредит  91-1 «Прочие доходы» - восстановлена сумма созданного резерва при погашении должником дебиторской задолженности [32].

Если резерв не создавался, суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, включаются в расходы организации (п. 14.3 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99) [23]. При этом производится запись: