Контроль за состоянием дебиторской задолженности

Еще одним эффективным приемом  контроля за дебиторской задолженностью являются периодические сверки с  покупателями. Ежемесячная сверка задолженности  покупателей должна производится работником финансового отдела или бухгалтерии. Для этого всем покупателям по установленному порядку (например, не позднее 5-го числа каждого месяца) направляются акты сверки, подписанные работником финансового отдела или бухгалтерии и скрепленные печатью организации.  Ежемесячная сверка дебиторской задолженности покупателей, является методом дополнительного оперативного упреждающего  контроля платежной дисциплины покупателей. Акты сверки должны содержать данные по календарному графику погашения задолженности покупателей на предстоящий период за отгруженную им продукцию, т.е. суммы оплаты по календарным датам, с указанием оснований для оплаты, номера и даты выписки отгрузочных документов, а также, данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по просроченным счетам в соответствии с договорными условиями (указанные сверки проводятся независимо от хода претензионной работы по взысканию просроченной задолженности покупателей). В Акте сверки также указывается просьба к покупателю рассмотреть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения в течение 10-ти дней со дня получения Акта, а при наличии разногласий – указать их причины. Акт сверки составляется в 2-х экземплярах: 2-й экземпляр регистрируется в специальном журнале (файле) и хранится в специальной (соответствующей) картотеке в целях последующего контроля своевременности и полноты выверки указанной задолженности; 1-й экземпляр, подписанный начальником финансового отдела и скрепленный печатью организации, отправляется покупателю посредством факсимильной или почтовой связи (заказным или ценным письмом), при этом экономистом по расчетам с покупателями расчетного бюро регистрируется дата и точное время его отправления.

Неотъемлемой частью управления дебиторской  задолженностью является также мотивация сотрудников предприятия, вовлеченных в процесс. Для повышения эффективности системы мотивации, ориентированной на снижение объема просроченной дебиторской задолженности, каждый сотрудник должен быть заинтересован в достижении запланированного уровня дебиторской задолженности. Например, менеджер по продажам премируется не только за выполнение плана по продажам, но и за исполнение обязательств теми покупателями, которым он произвел отгрузку с рассрочкой платежа. Система премий должна быть уравновешена системой наказаний (замечания, предупреждения, лишение премии, служебное расследование, увольнение сотрудника). Но штрафовать нужно не за образовавшуюся просроченную дебиторскую задолженность (если менеджер выполнил все предусмотренные регламентом действия, то ответственность за просроченную задолженность несет только клиент), а за нарушение регламента и процедур управления дебиторской задолженностью. Система мотивации персонала должна быть закреплена в нормативных документах компании в соответствии с трудовым законодательством. К примеру, сотрудники могут лишатья бонусов за следующие действия: оформление заявки на отгрузку продукции при существовании распоряжения о прекращении отгрузки данному клиенту; ошибочное начисление процентов; нарушение регламента предоставления информации о существующих дебиторах; предоставление неверной информации; нарушение установленных правил документооборота и т. д. Менеджер не может нести всю ответственность за нарушение контрагентом своих обязательств, особенно в тех случаях, когда существует кредитная комиссия, которая принимает решение о возможности предоставления рассрочки платежа.

Организация должна вести ежедневный контроль за состоянием дебиторской  задолженности, рекомендуется не реже одного раза в неделю проводить собрание лиц ответственных за состояние дебиторской задолженности, на которых сравнивать показатели отчетной недели с показателями предыдущей, подводить итоги проделанной работы, согласовывать мероприятия по приведению дебиторской задолженности к допустимому значению. 

В случаи если организация столкнулась с тем, что контрагент в установленный договором срок не оплатил товар, услугу, не вернул кредит или, напротив, - не поставил товар, не оказал услуги у компании должен быть установлен регламент в котором расписано какие действия и в какой срок предпринимать для взыскания просроченной задолженности. Обычно на практике эти действия принято делить на 3 следующие стадии:

- мягкое взыскание - это стадия  взыскания (сбора) долгов, состоящая  из комплекса действий по истребованию долга путем телефонных звонков, писем, уведомлений, электронных, SMS-сообщений, т.е. без личных встреч с должником. Срок данной стадии обычно до 30, реже - до 60 дней после наступления просрочки.

- жесткое взыскание - это стадия взыскания долгов, состоящая из личных встреч с должником. Это переговоры, методы психологического воздействия, убеждения и пр. Методы силового воздействия и прочие незаконные методы, посягающие на свободу и неприкосновенность личности к данной стадии, конечно, не относятся. Стадия длится от 30 до 60 дней просрочки, иногда больше.

- юридическое взыскание - это  стадия принудительного взыскания  долгов посредством обращения  в судебные органы и органы  принудительного исполнения постановлений  судов. Иногда к данной стадии относят и возбуждение уголовного дела, жалобы в государственные надзорные и контрольные органы. Стадия условно начинается после 60 или 90 дней просрочки и длится до получения денежных средств или до признания долга безнадежным.

Для определения эффективности работы с долгами на стадии профилактики может быть использована методика, при которой сравнивается задолженность, которую должники уплатили в срок, и задолженность, которую в срок не оплатили. Учет в показателях задолженности, срок оплаты которой не наступил, не всегда дает объективный показатель эффективности работы с долгами. Именно анализ того, погашают ли должники свои долги в срок (а не сколько всего долгов вообще), наиболее объективно показывает, насколько качественно в организации настроена система профилактики возникновения проблемных долгов. То есть для данной методики следует вместо величины общей задолженности брать величину задолженности, срок оплаты которой наступил.

 Также отметим, что перед  расчетом показателя следует  определиться, за какой период рассматриваются показатели. Для целей сравнения эффективности деятельности компании показатель целесообразно рассчитывать за определенный период: допустим, только по задолженности, возникшей и не погашенной в текущем месяце, году, за 3 года, 10 лет - в зависимости от цикла погашения задолженности, являющегося базовым для конкретной компании.

1. Показатель - "размер просроченной  задолженности".

Наиболее важный показатель, измеряемый в процентах от общего размера  задолженности по формуле:

 

,

 

где - показатель "размер просроченной задолженности",

РОЗ - общий размер задолженности,

РПЗ - размер просроченной задолженности.

Показатель является интегральным для оценки всей системы управления долгами. По мнению экспертов, 20-процентный размер просроченной задолженности является критическим для организации.

При расчете данного показателя в качестве варианта целесообразно  в значение общего размера задолженности  подставить не всю задолженность, а  только ту, срок оплаты которой наступил, т.е. посчитать сумму погашенной и не погашенной в срок задолженности. Это позволит более реально определить эффективность деятельности по работе с задолженностью.

2. Показатель - "процент должников  - просрочников".

Данный показатель определяет качество работы с каждым должником по формуле:

 

,

 

где - показатель "процент должников - просрочников",

КДП - количество должников - просрочников,

ОКД - общее количество должников, которые заплатили и не заплатили  в срок (как вариант - указываются  все должники, т.е. и те, кто еще не должен платить).

Если данный показатель составляет 1%, следовательно, только 1 из 100 должников  оказался в просрочниках, что свидетельствует  о высоком уровне работы с должниками. Но следует понять - с какой группой  должников сравнивалось количество "просрочников": если учитывались должники, которые должны заплатить через год, то процент "просрочников" будет ниже, и показатель не будет отражать реальности картины.

 

2 Раздел. Оценка внутреннего  контроля за состоянием дебиторской  задолженностью.

 

2.1. Общая характеристика деятельности ООО «ТК «Лидер»

 

Общество  с ограниченной ответственностью «  Торговая компания «Лидер» зарегистрировано первоначально как Общество с  ограниченной ответственность «Ювента» 22.05. 2006 года, в последствии переименовано  в Общество с ограниченной ответственность «Торговая компания «Лидер». Компания действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственности», иными действующим законодательством Российской федерации и Республики Башкортостан, а также для осуществления хозяйственной и коммерческой деятельности на территории Республики Башкортостан и за ее пределами Уставом общества.

Предприятие является коммерческой организацией, уставный капитал которой разделен на доли, определенных учредительным договором размеров.

Бухгалтерский учет в ООО «ТК «Лидер»» ведется  в соответствии с требованиями и  допущениями, установленными федеральным  законом от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском  учете», а также в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению.

На предприятии  за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет ответственность  руководитель.

Главный бухгалтер  ведет учет на основании учетной политики ООО «ТК «Лидер»», составленной для целей бухгалтерского учета и налогообложения. Данный документ представляет собой краткое руководство по организации учета.

Общество имеет в собственности  обособленное имущество, учитываемое  на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать  и осуществлять имущественные и  личные неимущественные права, исполнять  обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Организация имеет круглую печать, содержащую ее полное фирменное наименование на русском языке, ИНН и ОГРН.

Полное фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «Торговая компания «Лидер». Сокращенное наименование – ООО «ТК «Лидер»

Местонахождение компании: 450511, Республика Башкортостан, уфимский район, д. Вавилово, ул. Трактовая, д. 7/3.

ООО «ТК «Лидер» является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели своей предпринимательской  деятельности получение прибыли.

Основными видами деятельности ООО  «ТК «Лидер» являются:

Оптовая торговля, в том числе  неспециализированная торговля пищевыми продуктами, включая напитки;

Внешняя торговля (осуществление экспотно-импортных  сделок, включая бартерные).

         Уставный  капитал ООО «ТК «Лидер» составляется из номинальной стоимости долей его участников и определяет минимальный размер его имущества, гарантирующего интересы его кредиторов. Размер уставного капитала ООО «ТК «Лидер» составляет 15000 рублей.

Высшим органом оправления компании является генеральный директор, назначаемый решением участника Общества. Генеральный директор осуществляет свою деятельность в соответствии с трудовым договором.

          Согласно  основному виду деятельности  ООО "ТК "Лидер" осуществляет  поставку товара как в крупные торговые сети (Матрица, Пятерочка, Ярмарка, Продтовары), так и в другие продуктовые магазины и рынки города Уфы и Республики Башкортостан.

            На сегодняшний день численность  сотрудников составляет 79 человек.

             ООО "ТК "Лидер" является крупным дистрибьютором российских и зарубежных кондитерских фабрик на территории Республики Башкортостан. На сегодняшний день ООО "ТК "Лидер" сотрудничает с девятнадцатью предприятиями по поставке товаров в число поставщиков входят такие производители как:

 АО "Баян Сулу" г. Костанай, Республика Казахстан;

 ЗАО Конти-Рус г. Курск;

 ООО "АВК" г. Москва;

ОАО "Ламзурь" г. Саранск;

ООО «Санфрут-трейд» г. Пермь и др.

            Политикой компании определена  отгрузка продукции крупным и  мелким оптом торговым  предприятиям Уфы и Республики Башкортостан со средней наценкой 18-25%, условия расчета либо предоплата, либо отсрочка платежа - крупным  торговым сетям  определена  отсрочка  платежа 30-45  календарных дней,  мекими оптовиками  -  7-14 календарных дней.

ООО «ТК «Лидер» молодое предприятие, на современном этапе оно находится  в стадии «развития», в перспективе  ООО «ТК «Лидер» планирует  стать одним из лидеров на рынке  кондитерских изделий Республики Башкортостан

Высшим органом управления ООО «ТК «Лидер» является его учредители. Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется генеральным директором - единоличным исполнительным органом общества. Структура управления представлена в приложении В.

           2.2. Оценка системы бухгалтерского учета расчетов с дебиторами в ООО «ТК «Лидер».

 

Согласно плану счетов, для учета  дебиторской задолженности ООО  «ТК «Лидер»  применяет следующие  счета:

60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» ;

62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками»

         68«Расчеты по налогам и сборам»;

69 «Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению»;

70 «Расчеты с персоналом по  оплате труда»;

71 «Расчеты с подотчетными лицами»; 

73 «Расчеты с персоналом по  прочим операциям»;

75 «Расчеты с учредителями»; 

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В бухгалтерском учете дебиторская  задолженность отражается по дебету счетов: 

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками».

Основной хозяйственной деятельностью  ООО «ТК «Лидер» как уже  было сказано, является оптовая торговля продуктами питания. У компании заключен рад дистрибьюторских договоров на поставку товара, по условиям некоторых из них ООО «ТК «Лидер» в счет предстоящих поставок должно вносить предоплату за поставляемый товар. После оплаты счетов по дебиту счета 60 субсчет 2 «Расчеты по авансам выданным» формируется дебиторская задолженность контрагента-продавца.

Аналитический учет по счету 60 субсчет  «Расчеты по авансам выданным» ведется  по поставщикам.

В некоторых случаях, согласно условиям договоров поставки по оплате товаров, работ или услуг, ООО «ТК «Лидер» обязуется  вносить предоплату в счет предстоящих поставок товара, путем перечисления денежных средств со своего расчетного счета на расчетный счет продавца. Одной из последних операций такого рода в сентябре 2012 года ООО «ТК «Лидер», согласно условий договора на поставку товара (изготовление упаковки для новогодних подарков) внесло предоплату. При этом в бухгалтерии произвелась запись :