Контроль за состоянием дебиторской задолженности

Дебет счет 60, субсчет «Авансы выданные», 

Кредит счет 51 «Расчетный счет».

 Счет 62 «Расчеты с покупателями  и заказчиками».

ООО «ТК «Лидер» как и большинство  компаний находящиеся вместе с ним  в одном сегменте экономике «Оптовая торговля продуктами питания  кондитерского  направления» в современных рыночных условиях следуют желаниям клиентов и все чаще используют коммерческое кредитование - предоставляют отсрочки платежей.

Операции по отгрузки товара с условием об отсрочки платежа являются преобладающими. По факту передачи товара с условием об отсрочки бухгалтерия дает проводку

Дебет счет 62, субсчет «Расчеты с  покупателями и заказчиками», 

Кредит счет 90, субсчет «Выручка».

 Счет 68 «Расчеты по налогам  и сборам». 

В числе поставщиков ООО «ТК  «Лидер» есть компания, не являющаяся резидентом РФ. Согласно законодательства РФ при импорте товаров на территорию РФ для дальнейшей его реализации, на ООО «ТК «Лидер» возлагается обязанность по уплате Налога на добавленную стоимость по приобретенным товарам. После уплаты НДС по ввезенным товарам дается проводка:

Дебет счет 68, субсчет «НДС по ввезенным товарам», 

Кредит счет 51 «Расчетный счет».

По окончании отчетного периода, при составлении налоговой декларации,  сумма НДС по ввезенным на территорию Российской федерации товарам и  уплаченная  в Федеральную налоговую службу уменьшает сумму НДС подлежащего уплате в отчетном периоде.

Счет 69 «Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению».

В случае переплаты при расчетах по социальному страхованию, пенсионному  обеспечению, обязательному медицинскому страхованию работников организации. Примером образования такой дебиторской задолженности может служить факт перечисления денежных средств в сумме превышающей сумму отчислений рассчитанных за отчетный период. В этом случае на счете 69 образуется дебетовое сальдо отражающее наличие дебиторской задолженности фондов перед компанией.

 В ходе осуществления своей  хозяйственной деятельности  сотрудники  компании в целях мониторинга  ситуации на рынке кондитерских  изделий совершают рабочие поездки  и посещают выставки продукции  для ознакомления с новинками предлагаемыми поставщиками на рынок. Так же для ведения деятельности у компании возникает необходимость для приобретения товаров и услуг, оплата которых осуществляется наличным путем. Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы используется Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача из кассы денежных средств осуществляется по распоряжению руководителя. Выдача из кассы сумм подотчетным лицам сопровождается расходным кассовым ордером. Расходный ордер выписывается в одном экземпляре подписывается кассиром и главным бухгалтером, также расходный кассовый ордер подписывается лицо получившим в кассе денежную наличность. На основании подписанного подотчетным лицом расходного кассового ордера выданная сумма является дебиторской задолженностью подотчетного лица перед компанией и отражается на счете 71. На основании расходного кассового ордера бухгалтерия делает запись:

Дебит счета 71«Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса»

Сумма полученная подотчетным лицом  считается дебиторской задолженностью перед компанией до момента предоставления подотчетным лицом авансового отчета.

 Счет 73 «Расчеты с персоналом  по прочим операциям».

Задолженность по этому счету образуется в случае задолженности работников по предоставленным займам, возмещению материального ущерба. ООО «ТК Лидер» ежемесячно проводит инвентаризацию склада. В случае если по результатам инвентаризации обнаружен недостаток товарно- материальных ценностей, сумма недостач согласно договора материально-коллективной ответственности делится на материально ответственные лица. В таком случае бухгалтерией делается запись

Дебит счета 91, субсчет « прочие расходы»

Кредит счета 41 «Товары»

Затем суммы недостач списывается на МОЛ

Дебит счета 73, субсчет «Недостачи, потери и порча»

Кредит счета 91 , субсчет « прочие расходы

 Счет 75 «Расчеты с учредителями». 

При наличии задолженности учредителей  по вкладам в уставный, складочный капитал по дебиту счета 75 образуется сальдо. В ООО «ТК «Лидер» такой задолженности нет. 

 Счет 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами».

 В случае наличия задолженностей  по прочим договорам, по возмещению  ущерба по страховому случаю, расчетов по претензиям в пользу  организации, расчетов по причитающимся дивидендам и др. бухгалтерией даются проводки с использованием дебита счета 76.  

В условия конкурентной борьбы за покупателя и увеличения объемов  продаж, коммерческой политикой ООО  «ТК «Лидер»  разработаны различные  бонусные и маркетинговые программы. Такие же программы применяются и во взаимодействии с поставщиками. По результатам которых в конце расчетного периода, при определенных условиях,  определенных соглашением сторон или в маркетинговых договорах, ООО «ТК «Лидер» выплачивает покупателю и получает от поставщиков ретро-бонусы или маркетинговые вознаграждение, в зависимости от договора. В результате этого контрагента могут быть сразу несколько договоров. По одним они являются должниками, а по другим кредиторами. В таких случаях дебиторская задолженность покупателей уменьшается путем подписания сторонами акта зачета взаимных требований. Контроль за своевременностью зачета взаимных требований возлагается на бухгалтерию. После подписания акта взаимозачета бухгалтерия дает проводки

Дебет счета 76  «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям»,        

Кредит счета 62, субсчет «Расчеты с покупателями и заказчиками» 

Суммы санкций, признанных должником  или по которым получены решения  суда об их взыскании, ООО «ТК «Лидер» включают в состав внереализационных доходов.  При этом производится запись:

Дебет счет 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами», субсчет  «Расчеты по претензиям», 

Кредит счет 91 «Прочие доходы и  расходы», субсчет «Прочие доходы»  на сумму начисленного штрафа (пени, неустойки). 

По окончанию отчетного периода  главный бухгалтер в соответствии с действующими нормативными актами отражает дебиторскую задолженность  во втором разделе актива балансе на основе бухгалтерских записей, произведенных по счетам синтетического учета, формируя оборотно-сальдовые ведомости по счетам на которых ведется учет дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность отражается в бухгалтерской отчетности в составе активов организации, поскольку представляет собой часть имущества организации, принадлежащую ей по праву, но находящуюся у других хозяйствующих субъектов. Со временем эта задолженность должна быть оплачена организации денежными средствами или поставкой товаров (оказанием услуг, выполнением работ).

При составлении бухгалтерской отчетности главный бухгалтер группирует дебиторскую задолженность по срокам образования на:

 Краткосрочную - платежи по  которой ожидаются в течение  12 месяцев после отчетной даты;

Долгосрочную - платежи по которой  ожидаются по истечение 12 месяцев после отчетной даты.

Рассмотрев и проанализировав  систему бухгалтерского учета дебиторской  задолженности можно сделать  вывод, что бухгалтерский учет дебиторской  задолженности в ООО «ТК «Лидер»  построен правильно.

 

2.3. Оценка организации  внутреннего контроля дебиторской задолженности в ООО «ТК «Лидер»

 

Контроль за состоянием дебиторской  задолженностью в ООО «ТК «Лидер»  можно раздели на несколько этапов.

Первый этап. Этап заключения договора.

На данном этапе происходит проверка фирмы покупателя или поставщика. Правилами фирмы установлен пакет документов, который необходимо представить для заключения с ООО «ТК «Лидер» договора поставки продукции.

Контрагенты юридические лица, должны предоставить следующий пакет документов: копию Свидетельства о государственной регистрации юридического лица; копию Свидетельства о постановке на  учет в налоговом органе; копию Устава; Решение об избрании исполнительно органа; Приказ о назначении директора.

Для контрагентов физических лиц так  же предусмотрен пакет документов, который включает в себя следующий перечень документов: Свидетельство о регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя; Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе; Копия паспорта.

После проверки наличия всех документов составляется договор, в котором сторонами согласовываются порядок и сроки оплаты, порядок и сроки поставки, момент перехода прав собственности на поставляемую продукцию, устанавливаются  штрафы за несвоевременную оплату или поставку продукции, при необходимости учитывается возможная мотивация клиента за своевременный возврат денежных средств, проверяется подписание документов контрагентом.  Проверка наличия всех необходимых документов  осуществляется юристом компании. В случае если все необходимы документы имеются в наличии, с контрагентом заключается договор поставки, и он заносится в реестр покупателей. В случае если пакет документов не полный юрист извещает об этом торгового представителя, привлекшего к сотрудничеству  данного покупателя.

После подписания договора поставки с клиентом, последний заносится в реестр покупателей в который вносится: наименование клиента, № договора, лицо ответственное за своевременную оплату данным клиентом.

ООО «ТК «Лидер» придерживается такой стратегии продаж, которая позволяла бы, увеличивать долю присутствия товара на рынке и соответственно увеличивало бы  оборот товара. Достижение такого результата на рынке товаров кондитерского направления возможно лишь при условии, что компания будет предоставлять своим клиентам отсрочку платежа.

У компании отсутствует кредитная  политика, и соответственно нет четкого  регламента по определению размера  и глубины кредита по каждому  клиенту. Глубина и размер кредита  установлен лишь на группы клиентов. Так  клиентам, относящимся к группе «Розница» размер кредита составляет пять тысяч рублей на срок семь дней, клиентам, относящимся к группе «Опт» размер кредита составляет десять тысяч рублей на срок семь дней. Контроль, за  соблюдением контрагентом-покупателем условий договора по отсрочке платежа ложится на торговых представителей, которым на каждый месяц устанавливается план продаж, и которые зачастую не смотрят на то, что у клиента уже имеется просроченная задолженность. 

Второй этап. Этап работы с контрагентом.

Отслеживание правильности заполнения документов отгрузки является немаловажной частью работы с дебиторской задолженностью. Поскольку именно первичные документы являются основанием появления у контрагента обязательств, а в дальнейшем могут служить письменными доказательствами в суде.

Правильность и полнота заполнение документов отслеживаются бухгалтерией. В случаи выявления документа  подтверждающего факт поставки продукции  контрагенту покупателю оформленного с нарушением, работник бухгалтерии  делает в реестре исходящих товарных накладных отметку, что документ  оформлен с нарушением. Наиболее часто встречающиеся нарушения: отсутствие документа подтверждающего передачу товара; на накладной подтверждающей факт передачи товара покупателю отсутствует печать покупателя, свидетельствующая о принятии товара; подпись лица получившего товар не соответствует подписи в доверенности на получение товара выданной уполномоченному лицу покупателя. Выявленные документы подлежат приведению их в надлежащее состояние путем замены. Замена ложится на менеджеров по продажам.

Первоначальный контроль за своевременность  оплаты за поставленный товар, осуществляется торговым представителем компании, передавшим заявку на поставку товара, путем напоминания  и уведомления контрагента об образовавшейся задолженности. В случае если действия торгового представителя не привели к погашению или уменьшению величины дебиторской задолженности, им пишется служебная записка на имя руководителя отдела продаж и задолженность переходит на следующий этап контроля.

Третий этап. Этап определения причин невозврата дебиторской задолженности.

Руководством ООО «ТК «Лидер»  проводятся еженедельные оперативные  совещания с лицами ответственными за состояние дебиторской задолженности. Программное обеспечение ООО  «ТК «Лидер» позволяет построить отчет по просроченной дебиторской задолженности, который показывает общую величину дебиторской задолженности и величину просроченной дебиторской задолженности. Отчет можно построить в разбивке по клиентам и увидеть наименование клиента, сумму его задолженности, в том числе просроченную, по каким документам и количество дней  просрочки.  На этом этапе ответственные лица определяют, чем вызван факт просрочки дебиторской задолженности. Проводятся переговоры с контрагентом по возврату дебиторской  задолженности. Обычно переговоры делятся на несколько этапов:

1. Переговоры менеджера с контрагентом;

2. Переговоры руководителя отдела  продаж с контрагентом;

3. Переговоры службы безопасности  с контрагентом.

Переговоры с менеджером обычно проводятся для того, чтобы окончательно понять, чем является просрочка оплаты и подтвердить или опровергнуть предположения.

Переговоры с руководителем  отдела продаж обычно проводятся для  того, чтобы выработать схему возврата задолженности. 

Переговоры со службой безопасности проводятся для определения юридических действий для работы с должником и принятие решения.

В случае если должник возвращает долг, то работа с должником продолжается, но при этом ему устанавливается  другой лимит кредита или уменьшается  величина максимальной предоплаты, путем подписания дополнительных соглашений к договору поставки, выполнению работ или оказания услуг. В случаи если, меры, предпринятые на этом этапе, не принесли результата, дебитора передают в ведение юридического отдела компании. Передача задолженности сопровождается служебной запиской подписанной руководителем организации или коммерческим директором.

Четвертый этап. Этап принятие решения, имеющего юридические последствия.

На этом этапе решается, каким  образом истребовать задолженность: в судебном порядке, в порядке уступки права требования (цессии) либо реструктуризации задолженности. После принятия решения производятся действия, имеющие юридические последствия.

Это тот этап, на котором дебиторская  задолженность отслеживается, а  так же предпринимаются шаги для ее сокращения. Работа на этом этапе должна быть построена на ежедневной работе с задолженностью. Сотрудник юридического отдела предпринимает попытки урегулирования вопроса в досудебном порядке, путем переговоров с компетентными лицами контрагента. Дает разъяснения, какими потерями может обернуться для контрагента рассмотрение дела в Арбитражном суде. Высылает в адрес контрагента письма уведомления и претензионные письма. Если и эти действия не убедили должника погасить задолженность, готовятся материалы и подается заявление на рассмотрение дела в Арбитражном суде. После вынесения решения по делу, задолженность погашается, либо списывается на внереализационные расходы.