Контроль за состоянием дебиторской задолженности

Дебет  91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»,

Кредит  62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и др. (списана  сумма дебиторской задолженности).

В дальнейшем, если должник вернет ранее списанный долг, производится запись:

Дебет  51 «Расчетные счета» и др. Кредит  91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы» (погашена задолженность).

Списанную задолженность также  необходимо отражать по дебету забалансового  счета 007  «Списанная в убыток задолженность  неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания. При погашении такого долга производится запись по кредиту счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» .

В срок, установленный для приема требований от кредиторов, ликвидационная комиссия должна выявить дебиторскую задолженность организации и взыскать ее с должников. Для этого она направляет письма должникам с требованием выплатить деньги или вернуть имущество.

Ликвидационная комиссия должна принять  все меры по взысканию дебиторской задолженности.

Если должники отказываются платить, организация должна обратиться с  иском в суд. В этом случае представлять интересы организации в суде будут  члены ликвидационной комиссии.

Операции в бухгалтерском учете  при погашении дебиторской задолженности и поступлении денежных средств от организаций-должников отражаются следующим образом:

Дебет 50 «Касса», 51 «Расчетный счет»  Кредит 62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами» - поступление в кассу или на расчетный счет денежных средств от покупателей, работников организации или прочих должников.

Если организация для расчета  НДС определяет выручку по оплате, она должна исчислить налог с  суммы взысканной дебиторской задолженности.

Данная операция оформляется в  бухгалтерском учете следующим  образом:

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 68 «Расчеты по налогам  и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» - начислен НДС с суммы взысканной дебиторской задолженности.

Пунктом 12 ПБУ 10/99 «Расходы организации» [23] установлено, что если у организации  имеется дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой  давности, и ее нереально взыскать, то такую задолженность необходимо учесть в составе внереализационных расходов. Впоследствии такую задолженность списывают на убытки организации.

Данная операция отражается в бухгалтерском  учете следующим образом:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - учтена в составе внереализационных расходов задолженность, по которой истек срок исковой давности;

Дебет 99 «Прибыль и убытки» Кредит 91«Прочие доходы и расходы», субсчет  «Прочие расходы»- списана на убытки задолженность, нереальная для взыскания.

Согласно п. 1 ст. 265 НК РФ [17]  в  состав внереализационных расходов, не связанных с производством  и реализацией, включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с  производством и (или) реализацией. К таким расходам, в частности, относятся суммы убытков от списания безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ) [17].

В соответствии с п. 2 ст. 266 НК [17] РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными  к взысканию) признаются:

- долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности;

- долги, по которым в соответствии  с гражданским законодательством  обязательство прекращено вследствие  невозможности его исполнения, на  основании акта государственного  органа или ликвидации организации.

При этом, по мнению налоговых органов, получение постановления служебных  приставов об окончании исполнительного  производства по осуществлению судебного  решения о взыскании с дебитора суммы долга в связи с отсутствием  у должника имущества, а также акт судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскания (в связи с отсутствием у должника имущества и доходов) не могут служить основанием для признания дебиторской задолженности в целях налогообложения безнадежной.

Если в целях обложения налогом на добавленную стоимость дата возникновения налоговых обязательств устанавливается по мере поступления денежных средств, то в соответствии с п. 5 ст. 167 НК РФ [17] при неисполнении покупателем до истечения срока исковой давности встречного обязательства, связанного с поставкой товаров (выполнением работ, оказанием услуг), датой оплаты товаров (работ, услуг) признается наиболее ранняя из следующих дат:

- день истечения срока исковой  давности;

- день списания дебиторской  задолженности.

Таким образом, суммы убытков по вышеуказанным долгам могут быть учтены в составе внереализационных расходов при формировании налоговой базы для исчисления налога на прибыль только при наличии документов, подтверждающих нереальность взыскания долгов.

 

1.3. Внутренний контроль за состоянием дебиторской задолженности

 

Для того чтобы минимизировать риски, связанные с дебиторской задолженностью, фирме необходимо постоянно держать  ее под контролем. Но, к сожалению, ни оценка контрагентов, ни работа с  авансами, ни страхование задолженности и другие широко применяющиеся меры далеко не всегда позволяют уберечься от «повиснувшей» дебиторской задолженности. 
         Поэтому нужен комплексный подход.  Именно своевременный контроль и анализ позволят вовремя выявить просроченную задолженность и оперативно принять меры по ее взысканию.

Управление дебиторской задолженностью – целый процесс, который подразумевает  определенное количество этапов. Начинается он еще до подписания договора.

Сегодня эффективное управление дебиторской  задолженностью означает отсутствие просроченных долгов. Любая задержка поступления средств от контрагента может создать для бизнеса серьезные проблемы, так как «перехватить» денег в банке на текущих условиях удается далеко не всем. Есть три основополагающих принципа, позволяющих минимизировать риск возникновения просроченных долгов: оценка платежеспособности, установление лимитов на размер и сроки дебиторской задолженности, жесткий контроль соблюдения разработанных правил.

Главное в управлении дебиторской  задолженностью – создание четких и понятных правил и ознакомление с ними клиентов и сотрудников отвечающих за состояние дебиторской задолженности.

Для эффективного контроля за состоянием дебиторской задолженности исполнительными  органами должны быть разработаны и утверждены Положение «О контроле за состоянием дебиторской задолженности» и Инструкция «По управлению дебиторской задолженностью» в которых должна быть четка определена политика предприятия в отношении кредитования своих покупателей, должны быть установлены критерии согласно которым кредитный комитет мог бы принимать решения о предоставлении кредита  (в виде отсрочки платежа). 

Для того чтобы в снизить вероятность  возникновения просроченной или  еще хуже безнадежной дебиторской  задолженности, компании целесообразно проверять контрагентов-покупателей до заключения с ними договоров для того чтобы застраховаться от всех известных способов обмана контрагентом фирмы.

Перед заключением договора необходимо проверять :

- учредительные документы со  всеми изменениями и дополнениями, подтвержденными соответствующими свидетельствами о регистрации (нотариально удостоверенные копии);

- свидетельство о государственной  регистрации юридического лица;

- свидетельство о государственной  регистрации физического лица  в качестве индивидуального предпринимателя;

- выписка из ЕГРЮЛ. Выписка  действительна только на момент  выдачи, хотя обычаи делового  оборота признают ее актуальной  месяц, но по большому счету  следует запрашивать выписку  и на дату заключения договора (оригинал или нотариально удостоверенная копия);

- протоколы общего собрания  участников об избрании органов  управления;

- Справки Федеральных налоговых  служб о наличии/отсутствии задолженностей  перед бюджетами.

Кроме того, нужно грамотно составить  договор, а именно: установить в договоре штрафы за несвоевременную оплату продукции/выполненных работ, проверить подписание документов контрагентом, количество документов и т. д.

Важно: при составлении любого договора и дальнейшей работе по договору вы сразу же должны готовиться к возможному обращению в арбитражный суд.

Именно поэтому необходимо помнить, что документы, представляемые в  арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий (договоры, накладные, доверенности, заявки и прочие), должны соответствовать требованиям, установленным для этого вида документов.

Оригиналы документов обязательно  должны храниться в организации, и ни один документ не должен быть утерян.

 Начиная взаимоотношения с  новыми контрагентами компании  должны уяснить важное и очень  актуально для  современных условий правило – «Самый эффективный способ оценки платежеспособности покупателя — анализ накопленного опыта работы с ним, в том числе нарушений договорных условий».  Поэтому, для того что бы дебиторская задолженность образовавшаяся в результате передачи товаров работ или услуг, клиенту не имевшему истории взаимоотношений с компанией, не превратилась  в сомнительный или безнадежный долг  - товары и услуги поставляются только после полной предоплаты. Если исполнение обязательств контрагентом не подкреплено банковской гарантией, залогом или поручительством.

Установление лимитов для каждого  контрагента, пользующегося отсрочкой  платежа, – один из самых простых  способов управления риском возникновения  просроченной дебиторской задолженности. Существуют разные подходы к определению порогового значения дебиторской задолженности на контрагента, но в любом случае логика должна быть примерно следующая.

 Определение допустимого размера  дебиторской задолженности. На  уровне компании определяется  максимально допустимый размер дебиторской задолженности. Лимит дебиторской задолженности компании не должен превышать сумму кредиторской задолженности перед поставщиками и объем краткосрочных банковских кредитов, привлекаемых на пополнение оборотных средств компании. Другими словами, кредитование клиентов перекладывается на плечи поставщиков компании и банков. При этом, разумеется, дебиторская задолженность и обязательства предприятия перед своими кредиторами должны быть сбалансированы по срокам. После того как предельно допустимый размер дебиторской задолженности определен, остается распределить эту сумму по контрагентам.

Предоставление отсрочек - это дополнительная услуга, которую оказывает компания своим клиентам, и оказывать её имеет смысл только самым важным, целевым клиентам, не распыляя ресурсы предприятия на другие сегменты рынка.

На практике встречаются различные  решения этой задачи. Одни компании используют баллы, которые присваиваются  контрагентам в зависимости от продолжительности  сотрудничества с ними, результатов анализа финансовой отчетности и т. д. Другие руководствуются стратегическими целями бизнеса, увеличивая объемы коммерческого кредитования для тех клиентов, в которых они более чем заинтересованы. А самое простое решение – распределить лимиты пропорционально средневзвешенным объемам поставок тому или иному контрагенту, которые рассчитываются на основе статистики предыдущих продаж.

Для эффективности контроля необходимо отслеживать правильность заполнения первичных документов, строго контролировать факты оплаты и при необходимости напоминать контрагенту о времени оплаты, начислять штрафы за просрочку платежей, следить за текущей платежеспособностью компании-контрагента.

Должен осуществляться контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями. Для эффективности контроля регистры расчетов с покупателями должны включать следующие основные данные: наименования покупателей (плательщиков) и их юридические адреса, номера и даты заключения договоров, формы оплаты, номера и даты выписки отгрузочных документов и счетов-фактур, срок оплаты и глубина кредита. Также, специалист по расчетам с покупателями, должен представлять начальнику ежедневные отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года) в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров; к данным отчетам прилагаются расшифровки по отклонениям, где отклонения разбиваются по календарным датам их возникновения.

Лицами ответственными за дебиторскую задолженность устанавливаются причины и выявляются виновники отклонений. Причинами могут быть: несвоевременное поступление документов, подтверждающих отгрузку, несвоевременная выписка и высылка покупателям счетов-фактур; ошибки в планировании поступлений от просроченной дебиторской задолженности; или платежная недисциплинированность и другие причины. О факте возникновения отклонений от планируемых поступлений денежных средств начальник финансового отдела по установленному порядку (оперативно, ежедневно) уведомляет начальника отдела соответствующими докладными записками, где, кроме расшифровки отклонений (сумма, покупатель, договор, счет-фактура, длительность просроченной задолженности, т.е. период времени от момента ее возникновения), указывает установленные причины и выявленных виновников.

Данные по оплате из финансового  отдела должны оперативно передаваться в отдела сбыта.

Аналитический учет расчетов с покупателями должен вестись по каждому покупателю и каждому договору с учетом каждого  предъявляемого к оплате счета и должен обеспечить получение данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения

Одновременно с занесением данных по оплате осуществляется контроль методом  сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет выявить: уложился ли покупатель в срок, полноту и своевременность погашения задолженности;

Непрерывный контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый лицами ответственными за состояние  дебиторской задолженности организации позволяет выявить просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.