Лекции по "Бухгалтерскому учету"

Если иное не обусловлено в конфигурации, по умолчанию для формирования отчета или выполнения обработки необходимо выбрать пункт «Отчеты» или «Обработки» в меню «Операции» главного меню программы. На экран будет выдан список существующих в системе отчетов (обработок).В этом списке клавишами или мышью следует выбрать нужное наименование и затем нажать кнопку «ОК».При вызове отчета (обработки) на экран будет выдана экранная форма отчета или обработки, которая, как правило, представляет собой запрос параметров предстоящего действия (период составления отчета, полноту, глубину детализации и т.д.).Внешний вид формы настройки отчета, в общем случае, может быть любым и определяется при создании отчетов и обработок в конфигурации. В выданной форме следует установить необходимые параметры и нажать кнопку «Сформировать» или подобную. Для отказа от формирования отчета следует нажать клавишу Esc или закрыть окно запроса, нажав кнопку «x»закрытия окна.

Ввод реквизитов настройки отчета                                                          Внешний вид формы настройки отчета, ее свойства, поведение управляющих элементов определяются на этапе конфигурирования и, в общем случае, могут быть самыми разнообразными.

Для работы в форме отчета (обработки) используются общие приемы работы в формах. Подробно эти приемы описаны в главе »Общие принципы работы с формами».

При заполнении настроек отчета, если это обусловлено  конфигурацией, форма может проверять корректность и полноту настроек. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения.

Если в  форме настройки отчета вводится некоторый период, задаваемый датой начала и датой конца, то в форме также может присутствовать кнопка (обычно….),  расположенная рядом с вводимыми датами, которая предоставляет более удобный способ ввода периода: при нажатии на эту кнопку выдается диалог ввода периода.

Ввод счета  может выполняться как непосредственным вводом кода счета, так и выбором из плана счетов.

При вводе  кода с клавиатуры используется маска  кода счета, которая ускоряет ввод кода счета, если счет является субсчетом. Использование маски позволяет не вводить разделители кодов счетов-субсчетов и пропускать редко используемые позиции в коде счета. Использование маски устанавливается в параметрах системы («Сервис — Параметры — Бухгалтерия»).

При непосредственном вводе кода введенный с клавиатуры код сверяется с планом счетов. Если такого кода нет, автоматически открывается план счетов для выбора счета. Если в конфигурации определено более одного плана счетов, то при вводе кода подразумевается план счетов, указанный в параметре «Основной план счетов» («Сервис - Параметры — Бухгалтерия»).

При вводе  счета может быть указан как счет, указываемый в проводках (не имеющий субсчетов), так и счет-группа (для которого могут вводиться субсчета). Это позволяет выводить итоги как по отдельным субсчетам счета, так и по счету в целом.

При выборе вида субконто выдается список в котором мышью или клавиатурой следует выбрать требуемый вид. Если отчет строится по конкретному счету то список будет содержать только те виды субконто, которые заданы для данного счета. При этом список может быть вообще недоступен, если по выбранному счету не ведется аналитический учет.

Если реквизит диалога предназначен для выбора значения субконто, этот реквизит будет иметь разный тип в зависимости от выбранного вида субконто. В зависимости от вида субконто ввод значения будет аналогичен одному из описываемых в этом разделе типов реквизитов. В большинстве случаев в качестве типа субконто выступает справочник. Если в настройке отчета выбираются счета без аналитического учета, или вид субконто не выбран, поле ввода значения субконто будет недоступно.

Для очистки  значения, которое вводится путем  выбора из списка, следует использовать пункт «Очистить значение» из меню «Действия» главного меню программы. Кроме того, для очистки значения в форме может присутствовать кнопка «X» рядом с редактируемым значением.

Для установки различных  опций (возможных вариантов) построения отчета в форме могут использоваться элементы управления типа «флажок» и «поле со списком».

После того, как  реквизиты заполнены, можно выполнить формирование отчета (обычно кнопка «Сформировать») или запустить обработку данных.

Просмотр  отчета

Созданный отчет открывается  обычно для просмотра в редакторе  таблиц системы 1С:Предприятие. Если в  окне редактора видна только часть формы, можно использовать клавиши управления курсором и линейки прокрутки для вывода на экран остальной ее части.

 

При просмотре отчета в табличном документе существует возможность поиска нужной информации, а также возможность накопления отдельных сумм в буфере обмена.

При необходимости перед  печатью отчет может быть отредактирован. Чтобы иметь такую возможность, следует в редакторе таблиц включить режим редактирования путем выбор пункта «Только просмотр» в меню «Вид» главного меню программы.

Отредактированная печатная форма может быть сохранена в файле на диске. Для этого следует выбрать пункт «Сохранить» или «Сохранить как» в меню «Файл» главного меню программы.

Детализация (расшифровка) отчета

Важной особенностью построения отчетов в 1С:Предприятии  является возможность получения детализации (расшифровки) информации выведенной в отчете.

Под детализацией отчета понимается автоматическое построение других отчетов «раскрывающих» какие  либо данные этого отчета или открытие объектов, которые отражаются в этом отчете.

Возможность детализации  определяется в самом отчете на этапе  конфигурирования. При просмотре  отчета о возможности получения  детализации можно судить по форме  курсора мыши. При перемещении курсора по отчету на определенных ячейках он может принимать вид лупы .

Это значит, что по этим ячейками может быть получена детализация (расшифровка отчета).

Внимание! Расшифровка отчета может выполняться только при включенном режиме в табличном документе «Только просмотр».Для получения детализации (расшифровки) ячейки, на которой курсор мыши принимает форму лупы, следует дважды щелкнуть мышью в любом месте данной ячейки или установить указатель в таблице на эту ячейку и нажать клавишу Enter. При этом будет выполнена детализация ячейки.

Собственно содержание детализации (расшифровки) определяется в конфигурации и зависит от сути отчета вообще и конкретной ячейки в частности. При вызове детализации может быть построен более детальный отчет, который будет содержать информацию, расшифровывающую сумму, выведенную в детализируемой ячейке. Может быть открыта форма объекта, который отражался в этой ячейке. Например, если ячейка отражала проводку, то может быть открыта операция, в которой будет активизирована та проводка, которая содержалась в отчете. В отдельных случаях, если для ячейки отчета предусмотрено несколько вариантов детализации, при вызове детализации может быть выдано меню, в котором пользователь должен выбрать способ детализации ячейки отчета.

Печать отчета.

Для вывода отчета на принтер  следует в меню «Файл» главного меню программы выбрать пункт «Печать». На экран будет выдан стандартный диалог для настройки параметров печати.

В этом диалоге следует  установить необходимые параметры  печати: выбрать принтер, диапазон страниц для печати, количество копий, и нажать кнопку «ОК» для выполнения печати.

При необходимости перед  печатью можно просмотреть отчет  в том виде, как он будет напечатан. Для этого следует выбрать  пункт «Просмотр» в меню «Файл» главного меню программы.

При просмотре можно  использовать кнопки «След.» и «Пред.» для вывода на экран следующей и предыдущей страниц просматриваемого документа, и кнопку «2 Стр./1 Стр.» для переключения в режим одновременного просмотра двух страниц документа и обратно.

Для изменения масштаба изображения можно использовать мышь или кнопки «Развернуть» и «Свернуть».

Если указатель мыши находится в пределах просматриваемого документа, нажатие левой кнопки дискретно увеличивает масштаб  изображения. Всего существует 3 фиксированных  масштаба просмотра; при достижении самого крупного нажатие левой кнопки мыши вновь показывает документ в самом мелком масштабе.

Для восстановления одной из ранее сохраненных настроек необходимо нажать кнопку  или выбрать пункт «Открыть настройку» в меню «Действия» главного меню программы. На экран будет выдан список сохраненных наборов параметров.

В этом списке необходимо клавишами или мышью  выбрать имя одного из ранее сохраненных наборов параметров. После нажатия кнопки «ОК» список будет закрыт, а реквизиты формы будут заполнены восстановленными значениями.

Для отказа от восстановления набора параметров следует  нажать кнопку «Отмена».

Кнопка «Удалить» позволяет удалить настройку из списка.

11. «Ввод  входящих остатков»

Если вы начинаете  вести учет в 1С:Предприятии «с начала», то есть на вновь созданном предприятии, то, после выполнения описанных выше настроек, можно непосредственно вводить операции по отражению формирования уставного фонда предприятия и т.д.

Однако, если вы начинаете  вести учет в 1С:Предприятии на предприятии, на котором уже ведется бухгалтерский учет, то после выполнения описанных выше настроек учета вам будет необходимо ввести входящие остатки на момент начала ведения учета в

1 С: Предприятии.

Входящие остатки в 1С Предприятии вводятся как обычные  операции, в которых в качестве проводок в корреспонденции с некоторым вспомогательным счетом вводятся собственно остатки по счетам и объектам аналитики.

Определение даты начала учета. Прежде всего нужно определиться с датой, начиная с которой вы будете вести учет (вводить бухгалтерские операции) в 1С:Предприятии. Наиболее удобно начинать вести учет с начала года (это позволит потом получать баланс за любой период этого года). Можно также начать вести учет и с начала квартала и с начала месяца и даже с произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между необходимостью ввода большого количества операций с начала выбранного периода до текущего момента и той пользой, которая будет получена от возможности в дальнейшем составления отчетов за целый период. Разумеется следует учитывать также и саму возможность получения в имеющемся у вас учете остатков на эту дату. Рекомендуется начинать вести учет с начала квартала или с начала месяца.

Итак, выбрав некоторую  дату начала учета, вы определяете, что  на эту дату будут вводиться входящие остатки, а начиная с этой даты будут вводиться текущие бухгалтерские операции.

Установка периода расчета итогов. После того, как дата начала учета определена, можно установить период расчета итогов. Он устанавливается в режиме «Управление бухгалтерскими итогами». Так как в качестве периода расчета итогов в 1С:Предприятии устанавливается квартал, следует выбрать квартал, которому принадлежит определенная вами дата начала учета. После выбора квартала следует нажать кнопку «Установить расчет».

 

Определение даты ввода входящих остатков. Так как входящие остатки будут вводиться в виде бухгалтерских операций, то нужно определить дату ввода этих операций.

Дата ввода остатков должна быть меньше даты начала учета. Обычно это предыдущая дата. Например, если в качестве даты начала учета вы выбрали «01.04.98», то дата ввода остатков будет «31.03.98».

Перед началом  ввода остатков рекомендуется дату ввода остатков установить в качестве рабочей даты в режиме «Сервис - Параметры — Общие».

Основной принцип ввода входящих остатков. Основным принципом ввода остатков является ввод операций, в которых счет, по которому вводится остаток, корреспондирует с некоторым фиктивным счетом, например, «00».

Например, нужно ввести следующие входящие остатки на 01.04.98:

По счету 451 - 1000000 т.

По счету 671 - 1230000 т.

В этом случае необходимо ввести операцию со следующими проводками.

Дата Дебет Кредит Сумма

31.03.98 451 00 1000000

31.03.98 00 601 1230000

В этом простейшем примере подразумевается, что по данным счетам не ведется учет ни по субсчетам, ни по валюте, ни по аналитике.

На практике, разумеется, ввод входящих остатков должен производиться с учетом наличия субсчетов и различных настроек учета, заданных в плане счетов.

 

 

При вводе  входящих остатков в проводках вводятся только самые детальные остатки, которые существуют по данному счету.

Если в  плане счетов для данного счета  ведутся субсчета, то при вводе остатков (как кстати и вообще при вводе операций) следует указывать конкретный субсчет. То есть, остаток по каждому субсчету вводится отдельно.

Если по счету ведется  учет в валюте, то при вводе остатков следует указывать конкретную валюту и задавать в проводке и валютный остаток, и рублевое покрытие. То есть, остаток по каждой валюте вводится отдельно.